Báo giá ERPNext – Tối ưu quy trình báo giá nhanh chóng và chính xác

Trong kỷ nguyên số hóa và chuyển đổi số, doanh nghiệp luôn tìm cách tối ưu hóa quy trình bán hàng để gia tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Một trong những khâu then chốt là báo giá – nơi ghi nhận nhanh chóng, chính xác nhu cầu và mong muốn của khách hàng, đồng thời thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Với Báo giá ERPNext, bạn không còn phải tự soạn thảo báo giá thủ công qua Excel hay Word; tất cả đều được tự động hóa, liên kết chặt chẽ với danh mục sản phẩm, chính sách chiết khấu và thuế.

Mô-đun Quotation trong phân hệ bán hàng ERPNext cho phép bạn thiết kế mẫu báo giá chuẩn thương hiệu, lưu trữ lịch sử phiên bản và dễ dàng theo dõi trạng thái phê duyệt. Với góc nhìn của CEO và quản lý doanh nghiệp, bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ cách triển khai, cấu hình và tận dụng tối đa Báo giá ERPNext để nâng cao tỉ lệ chuyển đổi, giảm thời gian soạn thảo và tối ưu dòng tiền.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ bán hàng ERPNext
❯❯ Đọc thêm về Tổng quan ERPNext

Tại sao cần Báo giá ERPNext

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, việc chậm trễ gửi báo giá hay sai sót trong con số có thể khiến khách hàng thất vọng, mất cơ hội chốt hợp đồng và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu. Thay vì phương pháp truyền thống – soạn báo giá trên Excel, lưu trữ rời và gửi qua email, Báo giá ERPNext cung cấp giải pháp đồng bộ, tích hợp toàn bộ thông tin sản phẩm, bảng giá, chính sách chiết khấu và thuế vào một form duy nhất.

“Tận dụng tự động hóa giúp giảm tới 70% thời gian chuẩn bị báo giá và loại bỏ hoàn toàn lỗi nhập liệu thủ công.”

Với ERPNext, mỗi báo giá được tạo dựa trên Price List cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo giá chính xác, phù hợp với chiến dịch khuyến mãi và chính sách công ty. Bạn còn có thể thiết lập workflow phê duyệt nội bộ, đảm bảo báo giá giá trị cao được cấp trên kiểm duyệt trước khi gửi đi. Tính minh bạch và đồng nhất thông tin giúp quản lý dòng chảy bán hàng trơn tru và nâng cao uy tín doanh nghiệp.

Đừng quên ❯❯ Đọc thêm về Quản lý đơn hàng bán ERPNext để hiểu tiếp quy trình sau báo giá.

Thiết lập Báo giá tự động

Để khai thác tối đa lợi ích từ module Quotation, bạn cần thực hiện các bước cấu hình cơ bản sau:

Bật module Quotation
- Điều hướng: Settings → Modules → Sales
- Chuyển trạng thái “Quotation” sang Enabled.
Tạo và quản lý Price List
- Mở Selling → Price List → New
- Nhập tên danh sách giá, chọn tiền tệ, ngày hiệu lực.
- Thêm sản phẩm, gán giá bán chuẩn, chiết khấu theo nhóm khách hàng.
Tùy chỉnh mẫu báo giá (Quotation Template)
- Vào Settings → Customize Form, chọn Document Type = Quotation.
- Thêm hoặc điều chỉnh các trường: Validity Period, Discount Percentage, Approver.
- Kéo thả các thành phần header, footer, logo để đồng nhất nhận diện thương hiệu.
Cài đặt thuế & chiết khấu
- Truy cập Selling → Taxes and Charges → New.
- Tạo các mã thuế (VAT, Tiền thu nhập nội địa) và chiết khấu (theo % hoặc giá trị).
- Gán vào template để hệ thống tự động tính toán khi tạo Quotation.
Thiết lập Workflow phê duyệt
- Vào Settings → Workflow → New
- Document Type = Quotation, tạo bước Review và Approve.
- Đặt điều kiện: nếu giá trị báo giá vượt quá ngưỡng (ví dụ 100 triệu), buộc cấp quản lý phê duyệt.

Sau khi hoàn thiện, mỗi lần Sales tạo Quotation, hệ thống sẽ tự động áp dụng Price List, template, thuế và chiết khấu. Quy trình rõ ràng này giúp giảm thiểu thời gian xử lý và sai sót, đồng thời tăng tính minh bạch cho đội ngũ bán hàng. ❯❯ Tham khảo thêm Tự động hóa bán hàng ERPNext.

Tạo Khách hàng, Nhà cung cấp trong Báo giá

Trước khi gửi báo giá, cần đảm bảo thông tin Khách hàng (Customer) và Nhà cung cấp (Supplier) đã được chuẩn hóa:

Khách hàng (Customer)
1. Selling → Customer → New
2. Nhập đầy đủ: Customer Name, Customer Group (VIP, Regular, Prospects), Credit Limit, Payment Terms.
3. Thêm Address and Contact để lưu thông tin liên hệ, đảm bảo gửi báo giá đúng người phụ trách.
Nhà cung cấp dịch vụ (Supplier)
1. Buying → Supplier → New
2. Nhập Supplier Name, Supplier Group, Payment Terms, các điều khoản hợp tác.
3. Đính kèm hợp đồng mẫu, cam kết chất lượng (nếu cần).

Việc chuẩn hóa dữ liệu này giúp Quotation tự động link thông tin, giảm gõ tay, nâng cao độ chính xác. Mọi báo giá gửi đi đều chứa thông tin đúng, tránh tình trạng gửi nhầm email hoặc sai tên người nhận.

Quy trình ghi nhận Công nợ phải thu và phải trả

Việc theo dõi công nợ chặt chẽ sau khi báo giá được chốt thành đơn hàng là yếu tố quyết định dòng tiền doanh nghiệp. ERPNext hỗ trợ quy trình từ lúc xuất hóa đơn đến ghi nhận thanh toán và phân tích công nợ.

Công nợ phải thu

Khi khách hàng đồng ý báo giá, quy trình công nợ phải thu diễn ra như sau:

“Theo dõi aged receivables giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình trạng dòng tiền, từ đó giảm thiểu rủi ro nợ xấu.”

Tạo Sales Invoice
- Chọn Quotation đã chốt → Make → Sales Invoice.
- Kiểm tra lại số liệu, ngày hạch toán.
Ghi nhận Payment Entry (Receive)
- Vào Accounting → Payment Entry → New.
- Chọn Payment Type = Receive, liên kết Sales Invoice.
- Nhập số tiền, phương thức (chuyển khoản, tiền mặt) và lưu.
Báo cáo Aged Receivables
- Mở Accounts Receivable → Aged Receivables.
- Lọc theo ngày, khách hàng để xác định hóa đơn quá hạn và lập kế hoạch thu hồi.

Công nợ phải trả

Đối với chi phí phát sinh liên quan đến mua hàng hoặc dịch vụ hỗ trợ báo giá:

Tạo Purchase Invoice
- Buying → Purchase Invoice → New, chọn nhà cung cấp.
- Nhập dịch vụ, giá trị, thuế suất.
Ghi nhận Payment Entry (Pay)
- Vào Payment Entry, chọn Payment Type = Pay, liên kết Purchase Invoice.
- Lưu thông tin ngày, số tiền, phương thức thanh toán.
Báo cáo Aged Payables
- Vào Accounts Payable → Aged Payables, theo dõi nghĩa vụ trả ngay và quá hạn.

Xem chi tiết quy trình tại ❯❯ Purchase Invoice ERPNext.

Cấu hình nhắc nợ tự động và email thông báo

Để giảm thiểu tình trạng khách hàng quên thanh toán và duy trì mối quan hệ bền chặt, bạn có thể thiết lập tính năng nhắc nợ tự động:

Cấu hình Email Account (SMTP)
- Settings → Integrations → Email Account → New.
- Nhập thông tin SMTP (Gmail, Office365), đánh dấu Enable Outgoing và chạy test.
Scheduler Settings
- Settings → Scheduler Settings, bật Send Payment Reminders.
- Đặt lịch chạy hàng ngày lúc buổi sáng.
Tạo Email Template
- Email → Email Template → New.
- Template Type = Payment Reminder, Subject: “⏰ Nhắc thanh toán hóa đơn #{{ doc.name }} đến hạn”.
- Body: lời nhắc lịch sự, link dẫn đến xem chi tiết hóa đơn trên cổng khách hàng.
Định nghĩa Notification
- Notification → New, Document Type = Sales Invoice.
- Trigger = Before Due Date, sử dụng Email Template đã tạo.

“Nhắc nợ tự động giúp giảm 50% tỉ lệ hóa đơn quá hạn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.”

Báo cáo phân tích Báo giá

ERPNext trang bị bộ báo cáo chuyên sâu, giúp bạn đánh giá tốc độ xử lý và hiệu quả báo giá:

Quotation Trend
- Biểu đồ số lượng báo giá theo ngày, tháng, quý.
- Phân tích xu hướng mùa vụ.
Quotation Conversion Rate
- Tỉ lệ báo giá chuyển đổi thành đơn hàng.
- So sánh theo Sales Person, nhóm khách hàng.
Aged Quotation Analysis
- Danh sách báo giá quá hạn chưa phản hồi.
- Xác định lead cần follow-up gấp.

Truy cập báo cáo:

Selling → Reports → Quotation Trend
Chọn khoảng thời gian và bộ lọc nâng cao.
Xuất CSV/PDF, chia sẻ với Ban Giám đốc.

Ví dụ, năm 2024, Công ty XYZ đã tăng Conversion Rate từ 25% lên 42% nhờ phân tích chi tiết Quotation Trend và điều chỉnh chính sách chiết khấu kịp thời.

Best practices và lưu ý khi triển khai

Chuẩn hóa template báo giá để đồng nhất nhận diện thương hiệu.
Đào tạo Sales: tập huấn để nhân viên biết khai thác hết tính năng Quotation.
Áp dụng Approval Workflow: bảo đảm báo giá cao giá trị luôn được kiểm duyệt.
Theo dõi KPI định kỳ: sử dụng báo cáo Conversion Rate và Aged Quotation Analysis.
Tích hợp CRM: đồng bộ lead để tự động kích hoạt báo giá từ cơ hội bán hàng.

“Một quy trình chuyên nghiệp cần công nghệ và kỷ luật tuân thủ.”

Kết luận

Báo giá ERPNext không chỉ đơn thuần là mẫu báo giá online; đó là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, nâng cao tính chính xác và chuyên nghiệp. Khi áp dụng đúng cách, doanh nghiệp sẽ: