Đăng ký tư vấn
Đăng ký
  1. Home
  2. »
  3. Phân hệ Bán hàng ERPNext
  4. »
  5. Báo giá ERPNext – Tối ưu quy trình báo giá nhanh chóng và chính xác

Báo giá ERPNext – Tối ưu quy trình báo giá nhanh chóng và chính xác

  • 11/06/2025

  • 30
Quản lý báo giá hiệu quả với ERPNext

Trong kỷ nguyên số hóa và chuyển đổi số, doanh nghiệp luôn tìm cách tối ưu hóa quy trình bán hàng để gia tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Một trong những khâu then chốt là báo giá – nơi ghi nhận nhanh chóng, chính xác nhu cầu và mong muốn của khách hàng, đồng thời thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Với Báo giá ERPNext, bạn không còn phải tự soạn thảo báo giá thủ công qua Excel hay Word; tất cả đều được tự động hóa, liên kết chặt chẽ với danh mục sản phẩm, chính sách chiết khấu và thuế.

Mô-đun Quotation trong phân hệ bán hàng ERPNext cho phép bạn thiết kế mẫu báo giá chuẩn thương hiệu, lưu trữ lịch sử phiên bản và dễ dàng theo dõi trạng thái phê duyệt. Với góc nhìn của CEO và quản lý doanh nghiệp, bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ cách triển khai, cấu hình và tận dụng tối đa Báo giá ERPNext để nâng cao tỉ lệ chuyển đổi, giảm thời gian soạn thảo và tối ưu dòng tiền.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ bán hàng ERPNext
❯❯ Đọc thêm về Tổng quan ERPNext

Tổng quan về ERPNext Quotation – Quản lý báo giá trên ERPNext

ERPNext Quotation là tính năng quản lý báo giá trên phần mềm ERPNext. ERPNext hỗ trợ cơ chế quản lý báo giá linh hoạt, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tạo và quản lý báo giá cho khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Tính năng này không chỉ đơn giản hóa quá trình báo giá mà còn tích hợp với các module khác như quản lý khách hàng, bán hàng, và kho hàng, giúp doanh nghiệp duy trì tính chính xác và đồng bộ trong tất cả các giao dịch.

1. Tạo báo giá nhanh chóng

Với ERPNext, doanh nghiệp có thể tạo báo giá chỉ trong vài bước đơn giản. Hệ thống cho phép nhập thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng, và giá trị của các mặt hàng trực tiếp vào mẫu báo giá. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian, loại bỏ những lỗi có thể xảy ra khi tạo báo giá thủ công, đồng thời bảo đảm thông tin báo giá chính xác.

2. Tùy chỉnh mẫu báo giá

ERPNext cung cấp khả năng tùy chỉnh mẫu báo giá để phù hợp với thương hiệu và yêu cầu của doanh nghiệp. Các thông tin như logo, chi tiết sản phẩm, điều khoản thanh toán và các thông tin liên quan có thể được điều chỉnh dễ dàng. Điều này giúp doanh nghiệp tạo ra các báo giá chuyên nghiệp và mang tính cá nhân hóa cao, đồng thời cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

3. Tính năng quản lý và theo dõi báo giá

ERPNext cho phép doanh nghiệp theo dõi các báo giá đã gửi cho khách hàng, giúp kiểm soát tình trạng của mỗi báo giá (ví dụ: đã được chấp nhận, từ chối, hoặc chờ phản hồi). Hệ thống tự động cập nhật trạng thái báo giá, giúp đội ngũ bán hàng dễ dàng nắm bắt tiến độ và theo dõi các cơ hội bán hàng.

4. Tự động chuyển đổi báo giá thành đơn hàng

Một trong những tính năng nổi bật của ERPNext Quotation là khả năng tự động chuyển đổi báo giá thành đơn hàng khi khách hàng chấp nhận. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình bán hàng, từ báo giá đến đơn hàng, giảm thiểu sai sót và thời gian xử lý, đồng thời đảm bảo rằng không có thông tin nào bị bỏ sót trong quá trình chuyển đổi.

5. Tính năng báo giá linh hoạt

ERPNext hỗ trợ tạo báo giá linh hoạt với các điều kiện chiết khấu, ưu đãi đặc biệt cho khách hàng thân thiết, hoặc các chương trình khuyến mãi. Doanh nghiệp có thể cấu hình giảm giá cho từng sản phẩm, nhóm khách hàng hoặc cho toàn bộ đơn hàng, giúp dễ dàng áp dụng các chính sách giá đa dạng và tối ưu hóa doanh thu.

6. Báo cáo và phân tích báo giá

Hệ thống báo cáo mạnh mẽ của ERPNext cho phép doanh nghiệp phân tích hiệu quả của các báo giá đã gửi. Các báo cáo chi tiết giúp doanh nghiệp theo dõi tỷ lệ chuyển đổi từ báo giá sang đơn hàng, hiệu quả của các chương trình giảm giá, và nhiều thông tin hữu ích khác để cải thiện chiến lược bán hàng.

Với tính năng Quotation của ERPNext, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả quản lý báo giá, tối ưu hóa quy trình bán hàng và tăng cường sự chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng.

Thiết lập Báo giá trên ERPNext Quotation

Để khai thác tối đa lợi ích từ module Quotation, bạn cần thực hiện các bước cấu hình cơ bản sau:

  1. Bật module Quotation

    • Điều hướng: Settings → Modules → Sales

    • Chuyển trạng thái “Quotation” sang Enabled.

  2. Tạo và quản lý Price List

    • Mở Selling → Price List → New

    • Nhập tên danh sách giá, chọn tiền tệ, ngày hiệu lực.

    • Thêm sản phẩm, gán giá bán chuẩn, chiết khấu theo nhóm khách hàng.

  3. Tùy chỉnh mẫu báo giá (Quotation Template)

    • Vào Settings → Customize Form, chọn Document Type = Quotation.

    • Thêm hoặc điều chỉnh các trường: Validity Period, Discount Percentage, Approver.

    • Kéo thả các thành phần header, footer, logo để đồng nhất nhận diện thương hiệu.

  4. Cài đặt thuế & chiết khấu

    • Truy cập Selling → Taxes and Charges → New.

    • Tạo các mã thuế (VAT, Tiền thu nhập nội địa) và chiết khấu (theo % hoặc giá trị).

    • Gán vào template để hệ thống tự động tính toán khi tạo Quotation.

  5. Thiết lập Workflow phê duyệt

    • Vào Settings → Workflow → New

    • Document Type = Quotation, tạo bước Review và Approve.

    • Đặt điều kiện: nếu giá trị báo giá vượt quá ngưỡng (ví dụ 100 triệu), buộc cấp quản lý phê duyệt.

Sau khi hoàn thiện, mỗi lần Sales tạo Quotation, hệ thống sẽ tự động áp dụng Price List, template, thuế và chiết khấu. Quy trình rõ ràng này giúp giảm thiểu thời gian xử lý và sai sót, đồng thời tăng tính minh bạch cho đội ngũ bán hàng. ❯❯ Tham khảo thêm Tự động hóa bán hàng ERPNext.

Tạo Khách hàng, Nhà cung cấp trong Báo giá

Trước khi gửi báo giá, cần đảm bảo thông tin Khách hàng (Customer) và Nhà cung cấp (Supplier) đã được chuẩn hóa:

  • Khách hàng (Customer)

    1. Selling → Customer → New

    2. Nhập đầy đủ: Customer Name, Customer Group (VIP, Regular, Prospects), Credit Limit, Payment Terms.

    3. Thêm Address and Contact để lưu thông tin liên hệ, đảm bảo gửi báo giá đúng người phụ trách.

  • Nhà cung cấp dịch vụ (Supplier)

    1. Buying → Supplier → New

    2. Nhập Supplier Name, Supplier Group, Payment Terms, các điều khoản hợp tác.

    3. Đính kèm hợp đồng mẫu, cam kết chất lượng (nếu cần).

Việc chuẩn hóa dữ liệu này giúp Quotation tự động link thông tin, giảm gõ tay, nâng cao độ chính xác. Mọi báo giá gửi đi đều chứa thông tin đúng, tránh tình trạng gửi nhầm email hoặc sai tên người nhận.

Báo cáo phân tích Báo giá

ERPNext trang bị bộ báo cáo chuyên sâu, giúp bạn đánh giá tốc độ xử lý và hiệu quả báo giá:

  • Quotation Trend

    • Biểu đồ số lượng báo giá theo ngày, tháng, quý.

    • Phân tích xu hướng mùa vụ.

  • Quotation Conversion Rate

    • Tỉ lệ báo giá chuyển đổi thành đơn hàng.

    • So sánh theo Sales Person, nhóm khách hàng.

  • Aged Quotation Analysis

    • Danh sách báo giá quá hạn chưa phản hồi.

    • Xác định lead cần follow-up gấp.

Truy cập báo cáo:

  1. Selling → Reports → Quotation Trend

  2. Chọn khoảng thời gian và bộ lọc nâng cao.

  3. Xuất CSV/PDF, chia sẻ với Ban Giám đốc.

Ví dụ, năm 2024, Công ty XYZ đã tăng Conversion Rate từ 25% lên 42% nhờ phân tích chi tiết Quotation Trend và điều chỉnh chính sách chiết khấu kịp thời.

Lưu ý khi triển khai tính năng báo giá trên ERPNext

  • Chuẩn hóa template báo giá để đồng nhất nhận diện thương hiệu.

  • Đào tạo Sales: tập huấn để nhân viên biết khai thác hết tính năng Quotation.

  • Áp dụng Approval Workflow: bảo đảm báo giá cao giá trị luôn được kiểm duyệt.

  • Theo dõi KPI định kỳ: sử dụng báo cáo Conversion Rate và Aged Quotation Analysis.

  • Tích hợp CRM: đồng bộ lead để tự động kích hoạt báo giá từ cơ hội bán hàng.

Kết luận 

Báo giá ERPNext không chỉ đơn thuần là mẫu báo giá online; đó là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, nâng cao tính chính xác và chuyên nghiệp. Khi áp dụng đúng cách, doanh nghiệp sẽ:

  • Tiết kiệm thời gian soạn thảo và phê duyệt.

  • Tối ưu chi phí vận hành và in ấn.

  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng tỉ lệ chốt đơn.

MBW Digital là đối tác chứng nhận của Frappe, cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai ERPNext chuẩn quốc tế. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý với giải pháp ERPNext. Đăng ký tư vấn 1-1 ngay hôm nay!

Đọc thêm về ERPNext bán hàng toàn diện

Chia sẻ bài viết

Đăng ký trải nghiệm ERPNext mã nguồn mở và miễn phí #1 tùy chỉnh linh hoạt theo từng lĩnh vực

Đăng ký trải nghiệm và demo

Đánh giá bài viết

5/5 - (1 bình chọn)

Thẻ / Tags

Bài viết cùng chủ đề

Giải pháp ERPNext cho doanh nghiệp phân phối: Số hóa toàn diện từ văn phòng tới thị trường

Giải pháp ERPNext phân phối: Số hóa toàn diện từ văn phòng tới thị trường   

cap-nhat-erpnext-frappe-08-2025

Cập nhật ERPNext & Frappe 08/2025: Cải tiến ERPNext, HR, Cloud, Learning và Drive

ERPNext xây dựng: Giải pháp quản trị toàn diện cho doanh nghiệp ngành xây dựng Ngành xây dựng đang bước vào giai đoạn chuyển mình mạnh mẽ dưới tác động của số hóa và áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng. Không chỉ là những công trường quy mô lớn, các doanh nghiệp xây dựng ngày nay phải đối mặt với bài toán quản trị đa tầng, từ kế hoạch thi công, quản lý tiến độ công trình, vật tư thiết bị, nhân lực, đến kiểm soát tài chính và minh bạch hóa dữ liệu dự án. Trong bối cảnh ấy, việc ứng dụng một nền tảng ERP linh hoạt, toàn diện như ERPNext không chỉ giúp tối ưu quy trình vận hành mà còn trở thành lợi thế chiến lược để nâng cao hiệu quả, kiểm soát rủi ro và phát triển bền vững. Khác với các doanh nghiệp sản xuất hay thương mại, đặc thù ngành xây dựng đòi hỏi hệ thống phần mềm có khả năng quản lý theo dự án, tích hợp tiến độ – chi phí – nguồn lực và hỗ trợ kiểm soát thiết bị thi công xuyên suốt vòng đời công trình. Đây là điểm mà ERPNext thể hiện rõ ưu thế với bộ công cụ quản lý dự án chuyên sâu, khả năng tùy biến quy trình không cần lập trình, và mở rộng tích hợp với phần mềm bảo trì thiết bị như Fatcons, mang lại một hệ sinh thái quản trị đồng nhất cho doanh nghiệp ngành xây dựng. Quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp xây dựng Doanh nghiệp xây dựng thường có quy trình quản lý phức tạp, bao gồm nhiều mảng hoạt động diễn ra song song. Một dự án xây dựng điển hình yêu cầu quản lý xuyên suốt từ khâu lập kế hoạch đến thi công và bàn giao. mô hình Trọng điểm 1: Quản lý dự án và tiến độ thi công Mỗi dự án thường bắt đầu từ việc lập kế hoạch tổng thể (tiến độ, giai đoạn) và phân công công việc. Nhà quản lý phải xây dựng biểu đồ tiến độ (Gantt chart), phân chia dự án thành các công việc, giai đoạn cụ thể và gán nguồn lực phù hợp. Trong quá trình thi công, việc theo dõi tiến độ công trình là tối quan trọng – đảm bảo từng hạng mục hoàn thành đúng hạn để tránh ảnh hưởng dây chuyền. Các dự án lớn có thể triển khai đồng thời nhiều công trường, đòi hỏi giám sát chặt chẽ lịch trình và điều chỉnh kịp thời khi có vướng mắc. Trọng điểm 2: Quản lý nhân sự công trình Tại mỗi công trường, số lượng kỹ sư, công nhân, tổ đội rất lớn và biến động theo giai đoạn. Doanh nghiệp cần theo dõi nhân lực huy động, phân ca kíp làm việc và chấm công hàng ngày. Việc quản lý nhân sự này không chỉ liên quan đến tính lương, mà còn đảm bảo đủ người với kỹ năng phù hợp cho từng công việc. Trọng điểm 3: Quản lý thiết bị, máy móc Ngành xây dựng đòi hỏi nhiều thiết bị thi công chuyên dụng (cẩu, máy xúc, máy ủi, cốp pha, giàn giáo...). Doanh nghiệp phải lập kế hoạch điều phối thiết bị giữa các công trình, theo dõi tình trạng hoạt động của máy móc, lên lịch bảo trì để tránh hỏng hóc đột xuất làm đình trệ công việc. Bên cạnh đó còn quản lý chi phí vận hành (nhiên liệu, khấu hao) và lịch sử sử dụng của từng thiết bị. Trọng điểm 4: Quản lý vật tư và kho bãi Vật liệu xây dựng (xi măng, thép, cát đá...) thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí dự án. Quy trình vận hành bao gồm lập kế hoạch mua sắm vật tư, quản lý kho tại công trường và cấp phát vật liệu theo tiến độ thi công. Cần theo dõi chặt chẽ tồn kho tại mỗi công trình để tránh thiếu hụt gây đình trệ hoặc dư thừa gây lãng phí. Ngoài ra, việc biến động giá cả vật tư đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chi phí mua hàng theo từng thời điểm. Trọng điểm 5: Quản lý khối lượng thi công và nghiệm thu Trong quá trình xây dựng, khối lượng công việc hoàn thành được đo lường thường xuyên để phục vụ nghiệm thu giai đoạn. Doanh nghiệp cần theo dõi khối lượng thực hiện cho từng hạng mục và lập bảng khối lượng nghiệm thu khi đến mốc thanh toán. Việc tính toán chính xác khối lượng đã thi công và được chủ đầu tư hoặc tư vấn giám sát xác nhận là cơ sở để lập hồ sơ thanh toán. Trọng điểm 6: Thanh toán theo giai đoạn và quản lý chi phí Dự án xây dựng thường được chia thành các đợt thanh toán theo tiến độ hoặc cột mốc hoàn thành (như xong phần móng, cất nóc, hoàn thiện...). Doanh nghiệp phải quản lý hợp đồng và các điều khoản thanh toán, xuất hóa đơn theo từng giai đoạn nghiệm thu. Đồng thời, cần tổng hợp chi phí thực tế của từng giai đoạn để đánh giá lãi/lỗ và kiểm soát dòng tiền. Việc quản lý công nợ với chủ đầu tư và nhà thầu phụ cũng là một phần quan trọng của quy trình vận hành. Nhìn chung, doanh nghiệp xây dựng phải vận hành nhiều quy trình đồng thời từ quản lý tiến độ, nhân lực, vật tư, thiết bị đến tài chính dự án. Các mảng này liên kết chặt chẽ với nhau, đòi hỏi hệ thống quản lý hiệu quả để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và trong ngân sách cho phép. Thực trạng quản lý và nhu cầu số hóa của doanh nghiệp xây dựng Hiện nay, nhiều doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam vẫn quản lý theo cách truyền thống, thiếu sự tích hợp thông tin giữa các bộ phận. Việc chỉ chú trọng vào quản lý các dự án thi công ngoài công trường mà bỏ qua các hoạt động vận hành cốt lõi khác, có thể là rào cản khiến các công ty xây dựng khó mở rộng trong dài hạn. Theo đánh giá của giới chuyên gia, xây dựng là ngành có tốc độ ứng dụng công nghệ khá chậm so với các nhóm ngành khác. Thực trạng chung là quản lý rời rạc bằng excel, giấy tờ hoặc phần mềm riêng lẻ dẫn đến dữ liệu phân tán, không đồng bộ và khó kiểm soát, gây ra nhiều nguy cơ như: Mất kiểm soát tiến độ dự án: Khi không có hệ thống theo dõi tập trung theo thời gian thực, ban lãnh đạo khó nắm bắt chính xác tình hình từng công trường. Việc cập nhật tiến độ chậm trễ khiến doanh nghiệp không thể điều chỉnh kế hoạch kịp thời, dẫn đến nguy cơ trễ hạn hợp đồng và bị phạt tiến độ. Dữ liệu chi phí thiếu chính xác, khó tổng hợp: Do sử dụng nhiều file và phần mềm riêng lẻ, thông tin về chi phí nhân công, vật tư, thiết bị không được cập nhật đầy đủ và kịp thời. Hệ quả là chi phí dự án thường vượt ngân sách do không dự báo trước biến động giá vật tư và không theo dõi sát sao việc sử dụng nguồn lực. Việc tổng hợp báo cáo tài chính cho từng dự án trở nên khó khăn, mất thời gian, thậm chí sai lệch số liệu. Phân bổ nguồn lực không hiệu quả: Thiếu dữ liệu thực tế để phân tích khiến doanh nghiệp phân bổ nhân lực và máy móc chưa tối ưu, có nơi thừa, nơi thiếu. Nhiều nguồn lực bị nhàn rỗi hoặc lãng phí, trong khi dự án khác lại trì hoãn vì thiếu nguồn lực cần thiết. Về dài hạn, năng suất lao động sụt giảm và hiệu quả tổng thể của dự án bị ảnh hưởng do quản lý thời gian kém. Khó kiểm soát chất lượng và rủi ro: Khi thông tin hiện trường (sự cố, vấn đề kỹ thuật, an toàn lao động) không được báo cáo kịp thời qua hệ thống, việc xử lý khắc phục bị chậm trễ. Điều này dẫn đến đội chi phí và có thể ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Ngoài ra, việc tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn, môi trường, lao động cũng khó đảm bảo nếu thiếu hệ thống để theo dõi và nhắc nhở. Thiếu cái nhìn tổng thể cho lãnh đạo: Dữ liệu phân tán đồng nghĩa với việc ban giám đốc không có bức tranh tổng thể về toàn bộ hoạt động. CEO khó đánh giá từng dự án, không kịp thời nhận ra dự án nào lãi, lỗ, dự án nào đang gặp vướng mắc. Việc ra quyết định chiến lược vì thế thiếu cơ sở thông tin đáng tin cậy. Những thực trạng trên cho thấy nhu cầu số hóa trong ngành xây dựng là cấp thiết. Một hệ thống quản trị tập trung, tích hợp mọi quy trình sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về kiểm soát tiến độ, chi phí và nguồn lực. Đây chính là lý do nhiều công ty xây dựng đang tìm kiếm một giải pháp ERP phù hợp để “xóa mù” dữ liệu và nâng cao năng lực quản trị của mình. ERPNext - Giải pháp quản trị theo đặc thù của doanh nghiệp ERPNext là một nền tảng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) mã nguồn mở, được sử dụng trên toàn cầu trong nhiều lĩnh vực. Điểm mạnh của ERPNext nằm ở tính toàn diện và linh hoạt, hệ thống bao gồm đầy đủ các phân hệ (module) quản trị từ tài chính, mua hàng, bán hàng, tồn kho, sản xuất cho đến nhân sự, dịch vụ khách hàng. Tất cả các phân hệ này đều được tích hợp trên cùng một nền tảng, giúp dữ liệu thông suốt và nhất quán giữa các phòng ban. Đối với ngành xây dựng, ERPNext đã chứng tỏ là một giải pháp ưu việt khi có thể quản lý đồng thời nhiều dự án và nhiều mảng nghiệp vụ trong cùng một hệ thống, cho phép quản lý cả kế toán và dự án của nhiều công ty hoặc nhiều dự án tại một nơi duy nhất. Nói cách khác, một doanh nghiệp xây dựng có thể quản lý tất cả dự án công trình của mình (kể cả thuộc các pháp nhân khác nhau) trên cùng ERPNext, thay vì phải sử dụng nhiều phần mềm rời rạc. Các module chính của ERPNext phù hợp cho doanh nghiệp xây dựng bao gồm: Module Dự án (Projects): Phân hệ này hỗ trợ quản lý danh mục dự án xây dựng cùng các thông tin về hợp đồng, khách hàng, và đặc biệt là các nhiệm vụ (task) trong từng dự án. Nhà quản lý có thể tạo cấu trúc công việc (WBS), giao việc cho nhân sự, thiết lập mốc thời gian và theo dõi trạng thái hoàn thành. ERPNext cũng cung cấp biểu đồ Gantt và báo cáo tiến độ để giám sát dự án một cách trực quan. Module Nhân sự: Đối với quản lý nhân sự công trường, ERPNext hỗ trợ ghi lại thời gian làm việc của nhân viên theo từng công việc/dự án cụ thể. Nhân viên hoặc giám sát công trường có thể nhập khối lượng giờ làm mỗi ngày, gắn với hoạt động và dự án tương ứng. Tính năng này hữu ích để tính lương theo giờ công, đồng thời phân tích chi phí nhân công theo từng hạng mục dự án. Ngoài ra, ERPNext còn hỗ trợ quản lý chấm công thường nhật, và tích hợp với payroll để tính lương tự động. Module Kho vận & Vật tư (Stock): Phân hệ Kho cho phép quản lý vật tư xây dựng tại nhiều kho và địa điểm khác nhau. Doanh nghiệp có thể tạo mỗi công trường như một kho riêng để theo dõi xuất nhập vật liệu tại chỗ. ERPNext hỗ trợ quản lý tồn kho thời gian thực, đặt mức tồn tối thiểu, và cảnh báo khi vật tư sắp hết. Ngoài ra, còn có chức năng Material Request và Stock Transfer hỗ trợ luân chuyển vật tư giữa tổng kho và các công trường một cách minh bạch. Module Mua hàng (Purchase): Module Mua hàng giúp doanh nghiệp xây dựng quản lý quy trình mua sắm vật tư và thuê dịch vụ. Từ khâu yêu cầu mua vật tư, chọn nhà cung cấp, tạo đơn đặt hàng (Purchase Order) đến nhận hàng (Purchase Receipt) và hóa đơn mua (Purchase Invoice) đều được thực hiện trên ERPNext. Hệ thống cho phép quản lý nhà cung cấp, so sánh báo giá và theo dõi lịch sử mua sắm – rất hữu ích khi giá vật liệu xây dựng biến động thường xuyên. Tích hợp với phân hệ Kho và Kế toán giúp tự động hạch toán và cập nhật tồn kho khi mua hàng. Module Tài chính - Kế toán (Accounting): Là một ERP, ERPNext có phân hệ kế toán đầy đủ chức năng, giúp ghi nhận mọi giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Đối với mỗi dự án xây dựng, doanh nghiệp có thể thiết lập một Trung tâm chi phí (Cost Center) để tập hợp chi phí và doanh thu riêng. Toàn bộ chi phí nguyên vật liệu, nhân công, thuê thiết bị… được tự động hạch toán khi phát sinh nghiệp vụ (xuất kho vật tư, chấm công tính lương, nhận hóa đơn thuê máy...). ERPNext hỗ trợ lập báo cáo lãi/lỗ theo dự án, giúp lãnh đạo biết được hiệu quả tài chính của từng công trình. Ngoài ra, hệ thống cũng đảm nhiệm các nghiệp vụ kế toán tổng hợp, công nợ phải thu/phải trả và lập báo cáo tài chính hợp nhất cho doanh nghiệp. Module Tài sản & Thiết bị (Assets): ERPNext có module quản lý tài sản cố định, hữu dụng cho việc quản lý máy móc, thiết bị xây dựng của doanh nghiệp. Mỗi thiết bị được quản lý như một tài sản với đầy đủ thông tin (ngày mua, nguyên giá, khấu hao, hiện trạng…). Hệ thống hỗ trợ lên lịch bảo trì định kỳ và ghi nhận các lần sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị. Việc theo dõi tập trung giúp đảm bảo máy móc luôn an toàn, sẵn sàng sử dụng và kéo dài tuổi thọ thiết bị. Ngoài ra, ERPNext có thể tích hợp với các phần mềm bảo trì chuyên dụng để tối ưu hơn việc quản lý bảo trì. Nhìn chung, ERPNext cung cấp bộ công cụ quản trị toàn diện phù hợp với đặc thù ngành xây dựng. Các phân hệ đều có thể tùy chỉnh cấu hình linh hoạt để đáp ứng nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Đáng chú ý, ERPNext đã được Việt hóa và một số nghiệp vụ kế toán, thuế... bởi cộng đồng ERPNext Việt Nam và đối tác như MBW Digital, giúp doanh nghiệp trong nước triển khai thuận lợi trên môi trường pháp lý và ngôn ngữ bản địa. ERPNext tích hợp Fastcons - phần mềm quản lý thi công dành riêng cho doanh nghiệp xây dựng Ngành xây dựng là một lĩnh vực đặc thù với khối lượng công việc khổng lồ, quy trình phức tạp và sự tham gia của nhiều bên như chủ đầu tư, nhà thầu phụ, tổ đội thi công. Quản lý thi công tại hiện trường không chỉ liên quan đến việc theo dõi tiến độ mà còn gắn liền với việc kiểm soát khối lượng, vật tư, nhân công và dòng tiền theo từng giai đoạn. Chính vì vậy, việc sử dụng một phần mềm ERP tổng thể duy nhất hoặc một công cụ thi công riêng lẻ đều không đủ để giải quyết toàn bộ bài toán vận hành. ERPNext tích hợp với FastCons hỗ trợ quản lý thi công chuyên sâu, mang lại mô hình quản trị hợp nhất cho doanh nghiệp xây dựng. ERPNext đảm nhận vai trò quản trị tổng thể từ tài chính, nhân sự đến chuỗi cung ứng, trong khi FastCons tập trung tối ưu quản lý chi tiết tại công trường. Tại sao không chỉ dùng ERPNext cho thi công? ERPNext là một hệ thống ERP mạnh mẽ với đầy đủ các phân hệ như kế toán, mua hàng, quản lý kho, quản lý hợp đồng, nhân sự và thiết bị. Tuy nhiên, riêng nghiệp vụ thi công tại hiện trường trong ngành xây dựng lại là một mảng cực kỳ đặc thù, đòi hỏi sự chi tiết và linh hoạt mà các giải pháp ERP tổng thể khó đáp ứng trực tiếp. Ví dụ, việc ghi nhật ký công trình, quản lý khối lượng thi công, điều phối tổ đội và kiểm soát vật tư tại nhiều công trường khác nhau đòi hỏi các chức năng chuyên sâu và khả năng cập nhật tức thì từ hiện trường. Đây là khoảng trống mà FastCons lấp đầy. Thay vì cố gắng tùy chỉnh ERPNext để xử lý mọi chi tiết phức tạp của thi công (dẫn đến chi phí cao và hạn chế về hiệu quả), giải pháp tốt nhất là để FastCons đảm nhận vai trò quản lý hiện trường và tích hợp trực tiếp dữ liệu với ERPNext. Cách tiếp cận này không chỉ đảm bảo quản lý thi công tối ưu, mà còn giữ cho hệ thống ERP trung tâm vận hành trơn tru, tập trung vào việc phân tích và ra quyết định chiến lược. FastCons – Chuyên gia quản lý thi công hiện trường FastCons được thiết kế đặc biệt cho ngành xây dựng với đầy đủ tính năng phục vụ quản lý công trình từ A đến Z. Một số chức năng nổi bật của FastCons gồm: Lập và theo dõi tiến độ thi công chi tiết: Quản lý hạng mục công việc bằng biểu đồ Gantt, giám sát đường găng, nhận cảnh báo khi có nguy cơ trễ tiến độ. Quản lý nhật ký công trình và báo cáo ngày: Ghi nhận tình hình thực tế tại công trường mỗi ngày, bao gồm hình ảnh, tình trạng thiết bị và nhân sự. Quản lý khối lượng nghiệm thu: Hỗ trợ lập bảng nghiệm thu theo từng giai đoạn, kiểm soát khối lượng thực hiện chính xác để làm cơ sở thanh toán cho khách hàng hoặc nhà thầu phụ. Điều phối tổ đội và thầu phụ: Phân công nhân lực theo từng hạng mục, theo dõi hiệu suất làm việc của từng đội thi công. Quản lý vật tư tại công trường: Cập nhật nhập – xuất vật tư ngay tại hiện trường, hạn chế thất thoát, đặc biệt hữu ích cho dự án quy mô lớn với nhiều công trình phân tán. Ứng dụng di động cho kỹ sư: Cho phép gửi báo cáo hiện trường, ảnh chụp và thông tin khối lượng theo thời gian thực về văn phòng. Nhờ những tính năng này, FastCons trở thành công cụ không thể thiếu để kiểm soát chặt chẽ hoạt động thi công, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả quản lý tại hiện trường. Trong khi FastCons tập trung giải quyết các nghiệp vụ hiện trường, ERPNext đảm nhận vai trò trung tâm quản trị doanh nghiệp. Hệ thống này tích hợp tất cả các phòng ban và quy trình quan trọng: Kế toán – Tài chính: Theo dõi dòng tiền, công nợ, chi phí và doanh thu theo từng dự án, cung cấp báo cáo tài chính chính xác cho lãnh đạo. Quản lý mua hàng và kho: Kiểm soát chuỗi cung ứng, từ yêu cầu mua vật tư, phê duyệt đơn hàng đến quản lý kho trung tâm và kho công trường. Nhân sự và tiền lương: Đồng bộ dữ liệu nhân sự, bảng công và tính lương từ FastCons về ERPNext, đảm bảo minh bạch và tiết kiệm thời gian. Quản lý thiết bị và bảo trì: Ghi nhận trạng thái thiết bị, lịch bảo dưỡng và chi phí liên quan. Quản lý hợp đồng và thanh toán: Theo dõi tiến độ thanh toán theo từng giai đoạn nghiệm thu, hạn chế rủi ro dòng tiền. ERPNext đồng bộ dữ liệu từ FastCons, giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan, theo dõi nhiều dự án cùng lúc trên một dashboard duy nhất. Điều này rút ngắn thời gian phân tích, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thực tế. Giải pháp tích hợp ERPNext và FastCons mang đến cho doanh nghiệp xây dựng khả năng quản lý thi công chi tiết mà không cần tùy chỉnh ERP phức tạp, nhờ FastCons đảm nhận toàn bộ nghiệp vụ hiện trường và ERPNext quản trị tổng thể về tài chính, hợp đồng, nhân sự. Dữ liệu từ công trường được đồng bộ thời gian thực về hệ thống trung tâm, giúp giảm sai sót, tăng tính minh bạch và hỗ trợ lãnh đạo theo dõi đa dự án trên một nền tảng hợp nhất. Đồng thời, việc liên kết thông tin nghiệm thu với tiến độ thanh toán tối ưu dòng tiền và quản lý công nợ hiệu quả, đảm bảo doanh nghiệp vận hành linh hoạt và kiểm soát tốt rủi ro tài chính. Giải pháp này biến ERPNext thành “xương sống” quản trị, trong khi FastCons đóng vai trò “cánh tay hiện trường”, cùng nhau tạo nên một hệ sinh thái quản lý thống nhất, hiện đại và linh hoạt cho doanh nghiệp xây dựng. ERPNext và ERP truyền thống, đâu là giải pháp toàn diện cho ngành xây dựng? Trên thị trường hiện có nhiều giải pháp phần mềm hỗ trợ quản lý cho doanh nghiệp xây dựng, từ các hệ thống ERP nội địa đến những công cụ chuyên dụng cho từng nghiệp vụ. Tuy nhiên, mỗi giải pháp đều có phạm vi và điểm mạnh yếu khác nhau. Việc sử dụng nhiều phần mềm rời rạc có thể dẫn đến dữ liệu không thống nhất và khó kiểm soát vận hành. Giải pháp Đặc điểm nổi bật Điểm mạnh Hạn chế So với ERPNext Bravo (ERP Việt Nam) ERP nội địa, mạnh về tài chính – kế toán - Tùy chỉnh cho quy định kế toán Việt Nam- Có module quản lý dự án - Phần mềm thương mại, chi phí triển khai cao- Tùy chỉnh đặc thù phải nhờ nhà cung cấp ERPNext mã nguồn mở, không phí bản quyền, dễ cấu hình theo quy trình doanh nghiệp nhờ no-code/low-code. Bravo linh hoạt kém hơn và phụ thuộc nhiều vào vendor. FastCons (phần mềm thi công) Chuyên sâu quản lý hiện trường, thi công công trình - Theo dõi tiến độ, nhật ký công trình chi tiết- Ứng dụng mobile cho kỹ sư - Chỉ quản lý thi công, không có kế toán, nhân sự, kho- Gây phân mảnh dữ liệu nếu dùng độc lập ERPNext bao quát toàn bộ quy trình. FastCons phù hợp khi tích hợp với ERPNext để bổ sung khả năng quản lý hiện trường. 1C:ERP (nền tảng quốc tế) ERP từ Nga, mạnh về tùy biến theo yêu cầu - Module đầy đủ (kế toán, sản xuất, bán hàng)- Nền tảng lập trình linh hoạt - Không mã nguồn mở- Chi phí triển khai cao, cần lập trình viên 1C- Giao diện truyền thống ERPNext triển khai nhanh hơn, UI hiện đại, tối ưu web/mobile, chi phí thấp hơn và cộng đồng hỗ trợ mạnh mẽ. Phần mềm chuyên dụng (MS Project, GanttProject...) Công cụ đơn lẻ cho lập tiến độ hoặc tính chi phí - Quản lý tiến độ bằng sơ đồ Gantt tốt- Excel phổ biến cho dự toán - Không tích hợp với kho, kế toán, nhân sự- Dữ liệu rời rạc, dễ sai sót khi nhập thủ công ERPNext tích hợp quản lý dự án cùng chi phí, vật tư, nhân lực, cho phép lãnh đạo theo dõi toàn diện và ra quyết định nhanh hơn. Nhìn chung, ERPNext khác biệt ở chỗ là một nền tảng ERP mã nguồn mở, linh hoạt và tích hợp tất cả trong một, trong khi các phần mềm khác thường chỉ giải quyết từng phần hoặc có tính đóng hơn. Doanh nghiệp xây dựng có thể cân nhắc kết hợp ERPNext với một số công cụ chuyên sâu khác (như FastCons, Speedmaint) nếu cần, nhưng cốt lõi vẫn nên có ERPNext để làm “xương sống” quản trị, đảm bảo dữ liệu thông suốt và quản lý tập trung. Kết luận Trong bối cảnh ngành xây dựng cạnh tranh khốc liệt và đòi hỏi ngày càng cao về tiến độ lẫn hiệu quả chi phí, việc chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu sống còn. Các CEO và nhà quản lý doanh nghiệp xây dựng cần một nền tảng quản trị tổng thể để kiểm soát mọi khía cạnh dự án – từ văn phòng đến hiện trường – một cách minh bạch, tức thời. Có thể thấy ERPNext là một nền tảng phù hợp và xứng đáng để triển khai cho chiến lược quản trị số hóa toàn diện trong ngành xây dựng. Toàn diện và tích hợp: ERPNext đáp ứng đầy đủ chức năng cho tất cả phòng ban, thay thế nhiều phần mềm rời rạc bằng một hệ thống duy nhất. Dữ liệu được tập trung, loại bỏ sai lệch và cung cấp cái nhìn tổng quan cho lãnh đạo. Kiểm soát thời gian thực: CEO có thể theo dõi tiến độ, chi phí, doanh thu dự án mọi lúc mọi nơi. Hệ thống tự động cảnh báo chậm tiến độ, vượt ngân sách, giúp ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu cập nhật. Linh hoạt, phù hợp đặc thù Việt Nam: Là mã nguồn mở, ERPNext dễ tùy chỉnh theo quy trình riêng và đã được bổ sung tính năng đáp ứng chuẩn kế toán, quản lý xây dựng tại Việt Nam. Chi phí hợp lý, sở hữu lâu dài: Không tốn phí bản quyền, chi phí triển khai thấp, quyền sở hữu hệ thống và dữ liệu thuộc về doanh nghiệp. ROI cao nhờ giảm lãng phí, kiểm soát thất thoát và tăng hiệu suất. Hỗ trợ chuyên nghiệp: ERPNext có cộng đồng toàn cầu mạnh mẽ và đối tác chính thức tại Việt Nam như MBW Digital, đảm bảo triển khai, đào tạo và vận hành hiệu quả. ERPNext không chỉ là một phần mềm, mà là đòn bẩy chiến lược để CEO hiện thực hóa tầm nhìn quản trị hiện đại, đưa doanh nghiệp xây dựng của mình vươn lên trong kỷ nguyên số hóa toàn diện. Hãy liên hệ MBW Digital tại đây 0983 492 716 để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm demo miễn phí giải pháp ERPNext

ERPNext xây dựng: Giải pháp quản trị toàn diện cho doanh nghiệp ngành xây dựng

Tư vấn chuyển đổi số doanh nghiệp với ERPNext

Liên hệ với chúng tôi

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ DOANH NGHIỆP MOBIWORK VIỆT NAM

đơn vị thành viên của Công ty cổ phần công nghệ MobiWork Việt Nam

Trụ sở chính: Khu văn phòng tầng 3, Tòa nhà CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, Đường Phạm Văn Đồng, Phường Đông Ngạc, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Hotline: 0983 492 716  |  Email: digital@mbw.vn

Lĩnh vực

Dịch vụ

Giới thiệu