Trong hoạt động bán hàng, hợp đồng bán hàng là văn bản cam kết giữa doanh nghiệp và khách hàng, xác định quyền lợi, trách nhiệm và điều khoản thanh toán. ERPNext cung cấp mô-đun Sales Contract tích hợp trực tiếp với quy trình bán hàng, giúp quản lý hợp đồng từ khâu soạn thảo, ký kết điện tử đến theo dõi tiến độ nghiệm thu và thanh toán. Bài viết này hướng dẫn CEO và nhà quản lý cách triển khai, tối ưu hóa quy trình hợp đồng để giảm thiểu rủi ro và đẩy nhanh dòng tiền.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ Bán hàng ERPNext

Tại sao cần quản lý hợp đồng bán hàng?

Quản lý hợp đồng bán hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp: “Giảm 40% thời gian chờ ký kết, minh bạch điều khoản và đảm bảo dòng tiền đúng hạn.” Không chỉ thế, việc chuẩn hóa hợp đồng bán hàng và quản lý hiệu quả sẽ giúp:

• Chuẩn hoá điều khoản: sử dụng mẫu hợp đồng chung, tránh sai sót và tranh chấp.

• Theo dõi tiến độ: biết ngay bước nào đã hoàn thành, bước nào chậm trễ.

• Tăng tính pháp lý: ký kết điện tử, lưu giữ lịch sử thay đổi.

• Đẩy nhanh dòng tiền: nhắc nhở thanh toán tự động theo điều khoản.

ERPNext tích hợp Sales Contract với Sales Order và Sales Invoice, giúp liên kết mọi thông tin bán hàng trong một hệ sinh thái duy nhất.

Hướng dẫn Thiết lập mô-đun Sales Contract trên ERPNext

Để bắt đầu sử dụng tính năng hợp đồng, quản trị viên cần:

1. Kích hoạt Sales Contract

   • Vào Selling → Settings → Enable Sales Contract.

   • Bật tuỳ chọn Use Sales Contract trong phân hệ Bán hàng.

2. Tạo Contract Template

   • Selling → Contract Template → New.

   • Nhập tên mẫu, chọn điều khoản tiêu chuẩn (thời hạn, hình thức thanh toán, phạt chậm).

   • Sử dụng rich text editor để định nghĩa điều khoản, điều kiện.

3. Cấu hình Permission và Role

   • Phân quyền cho Sales Manager, Legal, Accountant vào module Sales Contract.

   • Đặt quyền sửa, xem, duyệt hợp đồng rõ ràng.

4. Tích hợp Ký điện tử

   • Cấu hình service ký điện tử (DocuSign, Adobe Sign) trong Integration Settings.

   • Liên kết tài khoản và API key để gửi file PDF hợp đồng từ ERPNext.

❯❯ Tham khảo hướng dẫn chi tiết: Ký điện tử trong ERPNext

Tạo Khách hàng và Hợp đồng mẫu

Trước khi soạn thảo hợp đồng, cần chuẩn bị dữ liệu đầu vào:

• Tạo Khách hàng:

  1. CRM → Customer → New.

  2. Nhập đầy đủ thông tin công ty, địa chỉ giao nhận, người đại diện pháp luật.

• Import Hợp đồng mẫu:

  1. Selling → Contract Template → Import Template (file .docx hoặc .pdf).

  2. Kiểm tra và map các trường variable như {{ customer_name }}, {{ start_date }}.

• Tạo Sales Contract:

  1. Selling → Sales Contract → New.

  2. Chọn Contract Template, khách hàng, ngày hiệu lực và ngày hết hạn.

  3. Lưu và Submit để chuyển sang giai đoạn duyệt.

Việc sử dụng Contract Template giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán cho mọi hợp đồng bán hàng.

Quy trình ghi nhận và theo dõi hợp đồng với ERPNext

Soạn thảo hợp đồng

Sau khi tạo Sales Contract, quy trình soạn thảo diễn ra:

1. Sales rep mở hợp đồng ở trạng thái Draft.

2. Chỉnh sửa chi tiết điều khoản, sản phẩm/dịch vụ kèm giá.

3. Gửi yêu cầu duyệt nội bộ qua Workflow: Draft → Under Review → Approved.

Ví dụ: Hợp đồng trị giá 500 triệu đồng, điều khoản thanh toán 30-70, phạt 0.1%/ngày.

Ký kết và nghiệm thu

Khi hợp đồng được duyệt:

1. Ký điện tử: ERPNext tự động gửi file PDF đến khách hàng qua DocuSign.

2. Xác nhận nghiệm thu: khi hoàn tất dịch vụ, Sales rep cập nhật trạng thái Completed.

3. Tạo Sales Order/Invoice: tự động từ hợp đồng đã ký.

❯❯ Xem thêm: Tạo Sales Invoice từ hợp đồng

Cấu hình nhắc nhở và cảnh báo hợp đồng trên ERPNext

Để đảm bảo tiến độ và dòng tiền, cấu hình:

1. Notification:

   • Notification → New: Document Type = Sales Contract.

   • Trigger = Days Before End Date, Days After Start Date.

   • Soạn email nhắc gia hạn hoặc nhắc nghiệm thu.

2. Scheduler Job:

   • Bật send_contract_reminder trong Settings → Scheduler Log.

   • Chạy hàng ngày để gửi nhắc tự động.

“Nhắc gia hạn hợp đồng giúp duy trì tỷ lệ gia hạn lên đến 90%.”

Báo cáo phân tích hiệu quả hợp đồng

ERPNext cung cấp báo cáo chuyên sâu:

• Contract Overview: tổng quan số lượng hợp đồng theo trạng thái.

• Contract Value Trend: biểu đồ giá trị hợp đồng theo tháng/quý.

• Renewal Analysis: tỷ lệ gia hạn và doanh thu tái gia hạn.

• Overdue Contracts: hợp đồng sắp hết hạn chưa gia hạn.

Truy cập Selling → Reports → Contract Overview để xuất báo cáo, lọc theo Customer Group, Sales Rep.

Ví dụ: Q1/2025 đạt tỷ lệ gia hạn 85%, doanh thu tái gia hạn tăng 20%.

Lưu ý khi sử dụng tính năng quản lý hợp đồng ERPNext

• Chuẩn hoá Template: cập nhật điều khoản pháp lý định kỳ.

• Thiết lập Workflow rõ ràng: giảm thời gian duyệt và tránh bottleneck.

• Tích hợp ký điện tử: đẩy nhanh ký kết và lưu trữ.

• Theo dõi báo cáo định kỳ: phát hiện hợp đồng sắp hết hạn kịp thời.

• Đào tạo Sales và Legal: sử dụng module Contract hiệu quả.

“Một quy trình hợp đồng minh bạch tạo niềm tin với khách hàng và đối tác.” Quản lý hợp đồng bán hàng bằng ERPNext giúp doanh nghiệp chuẩn hoá quy trình, giảm thời gian chờ ký kết và đẩy nhanh dòng tiền. Bắt đầu với Contract Template, tích hợp ký điện tử và thiết lập nhắc nhở tự động sẽ mang lại hiệu quả rõ rệt.

Đọc thêm các bài viết trong Module Bán hàng

• Quản lý báo giá hiệu quả với ERPNext

• Quản lý đơn hàng bán chuyên nghiệp bằng ERPNext

• Theo dõi doanh số bán hàng với báo cáo ERPNext

• Quản lý khách hàng CRM trong ERPNext

• Tự động hóa quy trình bán hàng với ERPNext

• Tích hợp thanh toán trực tuyến với ERPNext

• Chiết khấu và chính sách giá linh hoạt trên ERPNext

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe trong việc triển khai và tùy chỉnh ERPNext. Nếu doanh nghiệp đang tìm một hệ thống ERP toàn diện để triển khai quản trị kinh doanh, vận hành từ A-Z, hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!