Trong kỷ nguyên số, việc cung cấp giải pháp thanh toán trực tuyến ERPNext không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thu tiền mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Tính năng này cho phép doanh nghiệp tích hợp các cổng thanh toán điện tử như PayPal, Stripe, VNPay… vào quy trình bán hàng, giúp khách hàng dễ dàng thanh toán ngay sau khi nhận hóa đơn. Với ERPNext, mọi bước thiết lập và quản lý dòng tiền đều được tự động hóa, đảm bảo an toàn, minh bạch và giảm thiểu sai sót so với phương thức thu tiền truyền thống.
❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ Bán hàng ERPNext
❯❯ Xem chi tiết Level 2: Giới thiệu chi tiết module Quản lý bán hàng ERPNext
Tại sao cần thanh toán trực tuyến?
Thanh toán trực tuyến đang trở thành xu hướng tất yếu trong thương mại điện tử và B2B, nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán nhanh chóng, an toàn và tiện lợi. Đối với doanh nghiệp:
“Giảm thời gian thu tiền từ 30% đến 50% so với thanh toán chuyển khoản thông thường.”
-
Rút ngắn vòng quay vốn: tiền về nhanh chóng ngay khi khách hàng nhấn thanh toán.
-
Tăng trải nghiệm khách hàng: họ không phải chờ đợi xác nhận, thanh toán liền mạch.
-
Tự động hóa ghi nhận: ERPNext tự động đối soát, ghi sổ mà không tốn nhân sự nhập liệu.
Kết nối trực tiếp cổng thanh toán vào hệ thống ERP giúp CEO và CFO nắm bắt chính xác dòng tiền, giảm rủi ro trễ hạn và nâng cao hiệu quả quản trị.
Thiết lập cổng thanh toán trong ERPNext
Để tích hợp cổng thanh toán trực tuyến với ERPNext, thực hiện:
-
Chọn cổng thanh toán
-
Hỗ trợ: PayPal, Stripe, Authorize.net, VNPay, Momo…
-
Xin API Key / Secret từ nhà cung cấp.
-
-
Cấu hình Payment Gateway
-
Setup → Payment Gateway → New.
-
Chọn tên gateway, nhập API Key, Secret, URL callback.
-
-
Liên kết với Payment Account
-
Accounting → Payment Account → New.
-
Chọn loại “Gateway Account”, liên kết với gateway vừa tạo.
-
-
Thiết lập Payment Request
-
Selling → Payment Request → New.
-
Chọn Sales Invoice, tích hợp Payment URL.
-
Gửi email kèm link thanh toán.
-
❯❯ Tham khảo: Thanh toán trực tuyến ERPNext
Tạo và gửi Sales Invoice với link thanh toán
Sau khi tạo Sales Invoice, bạn có thể gắn link thanh toán:
-
Vào Selling → Sales Invoice → Chọn invoice cần thanh toán.
-
Nhấn Send để mở email dialog.
-
Tích chọn Include Payment Request Link.
-
Soạn nội dung email, đính kèm link: khách hàng chỉ cần click để thanh toán.
ERPNext tự động tạo Payment Request record, theo dõi trạng thái (Paid, Unpaid) và gửi nhắc nợ nếu cần.
Quy trình ghi nhận thanh toán
Nhận thanh toán tự động
Khi khách hàng thanh toán qua gateway:
-
Gateway callback gửi thông tin về ERPNext.
-
Hệ thống tự động cập nhật Payment Request thành “Paid”.
-
Ghi nhận Journal Entry, đối ứng công nợ.
Ví dụ: Khách hàng thanh toán qua VNPay, sau 2 phút, ERPNext tự động ghi nhận và cập nhật công nợ.
Xử lý thanh toán ngoại tuyến
Với chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt:
-
Vào Accounting → Payment Entry → New.
-
Chọn Payment Type: Receive, liên kết với Sales Invoice.
-
Nhập thông tin tài khoản, số tiền, phương thức.
-
Submit để ghi nhận và cập nhật Aged Receivables.
Cấu hình nhắc thanh toán và email thông báo
Để nhắc khách hàng thanh toán:
-
Notification → New
-
Document Type = Payment Request.
-
Trigger = Days After Creation (3, 7, 14 ngày).
-
Nội dung nhắc nợ, kèm link thanh toán.
-
-
SMTP Setup
-
Setup → Email Account: đảm bảo mail server hoạt động.
-
Test gửi email tự động.
-
-
Scheduler Job
-
Kiểm tra Scheduler Settings, bật job send_payment_reminders.
-
“Nhắc tự động giúp giảm 70% công nợ quá hạn và cải thiện dòng tiền.”
Báo cáo phân tích dòng tiền và thanh toán
ERPNext cung cấp các báo cáo chuyên sâu:
-
Payment Reconciliation: đối soát giữa invoice và payment.
-
Aged Receivables: công nợ còn phải thu.
-
Cash Flow Statement: dòng tiền vào ra theo kỳ.
Truy cập Accounting → Reports, chọn báo cáo tương ứng, xuất CSV/PDF hoặc tạo Dashboard tùy chỉnh.
Ví dụ: Doanh nghiệp A đánh giá Cash Flow monthly để điều chỉnh kế hoạch chi.
Best practices khi triển khai thanh toán trực tuyến
-
Đảm bảo API Key, Secret được lưu trữ an toàn.
-
Chọn cổng thanh toán phù hợp với đối tượng khách hàng.
-
Tạo mẫu email thanh toán chuyên nghiệp, rõ ràng.
-
Kiểm tra định kỳ Scheduler và Notification log.
-
Đào tạo nhân viên chăm sóc khách hàng quy trình thanh toán.
“Một quy trình thanh toán mượt mà là chìa khóa để tăng trải nghiệm và lòng trung thành của khách hàng.”
Kết luận
Thanh toán trực tuyến ERPNext không chỉ giúp doanh nghiệp thu tiền nhanh chóng mà còn tối ưu quản trị dòng tiền. Hãy bắt đầu bằng việc chọn cổng phù hợp, cấu hình Payment Gateway và thiết lập Email Notification. Theo dõi báo cáo dòng tiền để cải thiện kế hoạch tài chính.
