Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc hiểu rõ và duy trì mối quan hệ với khách hàng là yếu tố sống còn của mọi doanh nghiệp. Quản lý khách hàng ERPNext không chỉ đơn thuần là lưu trữ thông tin liên hệ, mà là giải pháp toàn diện để xây dựng chiến lược bán hàng bền vững, nâng cao trải nghiệm người dùng và thúc đẩy doanh thu.
ERPNext tích hợp sẵn phân hệ CRM mạnh mẽ giúp các CEO, quản lý kinh doanh theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng – từ tiếp cận, chăm sóc, đến chốt đơn. ❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ bán hàng ERPNext
Tại sao cần quản lý khách hàng ERPNext
Trong thời đại số, dữ liệu khách hàng là tài sản quý giá. Tuy nhiên, nếu không có hệ thống quản lý hiệu quả, dữ liệu đó dễ bị rời rạc, thiếu cập nhật và khó khai thác.
“80% doanh thu đến từ 20% khách hàng trung thành – nhưng bạn có đang chăm sóc đúng nhóm đó không?”
Quản lý khách hàng ERPNext giúp doanh nghiệp:
-
Nắm được toàn bộ lịch sử giao dịch, phản hồi, thói quen mua hàng
-
Xây dựng chiến lược tiếp thị cá nhân hóa
-
Dự báo nhu cầu và cải thiện trải nghiệm dịch vụ
❯❯ Đọc thêm: Tự động hóa quy trình bán hàng với ERPNext
Thiết lập hệ thống Quản lý khách hàng ERPNext
Để sử dụng hiệu quả CRM, doanh nghiệp cần thiết lập một số thành phần cơ bản trong ERPNext:
-
Customer Group – phân loại khách hàng (doanh nghiệp, cá nhân, VIP…)
-
Territory – vùng lãnh thổ phục vụ cho báo cáo doanh số
-
Lead Source – nguồn khách hàng tiềm năng (website, hội thảo, Facebook…)
Các bước thực hiện:
-
Truy cập CRM > Setup và tạo mới các nhóm, vùng, nguồn.
-
Kích hoạt Email Integration để gửi nhận email chăm sóc khách hàng ngay trong ERPNext.
-
Cài đặt CRM Settings để cấu hình nhân viên phụ trách từng vùng, từng nhóm khách.
👉 Có thể liên kết với Tích hợp thanh toán trực tuyến với ERPNext để tự động hóa từ đặt hàng tới thanh toán.
Tạo Khách hàng, Nhà cung cấp và nhóm liên quan
ERPNext cho phép bạn tạo khách hàng theo 2 cách:
-
Tạo từ Lead (khách hàng tiềm năng): khi đủ điều kiện chuyển đổi, chọn “Convert to Customer”
-
Tạo mới trực tiếp tại CRM > Customer > New
Trong biểu mẫu khách hàng, bạn có thể:
-
Gắn vào Customer Group, Territory, nhân viên phụ trách
-
Thêm địa chỉ, liên hệ, số điện thoại, email
-
Liên kết với báo giá, đơn hàng, hoá đơn dễ dàng
Tạo nhà cung cấp cũng tương tự – điều này hữu ích trong mô hình B2B, trung gian bán hàng.
Quy trình ghi nhận Công nợ phải thu và phải trả trong Quản lý khách hàng ERPNext
Công nợ phải thu
Sau khi tạo hoá đơn bán hàng, ERPNext sẽ tự động ghi nhận công nợ:
-
Truy cập Accounts > Sales Invoice để theo dõi hoá đơn
-
Công nợ gắn trực tiếp với từng khách hàng, giúp bộ phận thu hồi công nợ dễ dàng
“Một khách hàng hài lòng trả nợ đúng hạn – nhưng phải có hệ thống nhắc nhở trước.”
Công nợ phải trả
Với nhà cung cấp, sau khi nhận hàng và tạo hóa đơn mua (Purchase Invoice), hệ thống ghi nhận nợ phải trả:
-
Gắn với Supplier cụ thể
-
Phân tích theo hạn thanh toán, dòng tiền
❯❯ Tham khảo thêm: Theo dõi tồn kho thời gian thực cho bán hàng ERPNext
Cấu hình nhắc nợ tự động và email thông báo trong quản lý khách hàng ERPNext
Đây là tính năng “nhỏ mà có võ” trong CRM ERPNext:
-
Truy cập Email Alert > New, chọn đối tượng là Sales Invoice
-
Cài điều kiện “Outstanding Amount > 0” và “Due Date – Today = -3”
-
Soạn mẫu email nhắc nhở thanh toán tự động
Để gửi email:
-
Cấu hình SMTP tại Email Account
-
Bật Scheduler tại System Settings > Scheduler Log để hệ thống gửi định kỳ
“Nhắc đúng lúc, thu đúng hạn, giữ uy tín và dòng tiền ổn định.”
Báo cáo phân tích hiệu quả khách hàng
Các báo cáo quan trọng trong phân hệ khách hàng gồm:
-
Customer Acquisition – số lượng khách mới theo tháng, theo nhân viên
-
Customer Lifetime Value – tổng doanh thu từ từng khách hàng
-
Customer Activity – lịch sử liên hệ, đơn hàng, phản hồi
Cách truy cập:
CRM > Reports hoặc sử dụng thanh tìm kiếm (awesome bar) để gọi nhanh
👉 Kết hợp báo cáo với Dự báo doanh thu chính xác với ERPNext để ra quyết định chiến lược.
Best practices và lưu ý khi triển khai
-
Luôn cập nhật trạng thái khách hàng theo pipeline
-
Gắn nhân viên phụ trách cụ thể cho từng khách hàng lớn
-
Gửi email định kỳ, khảo sát độ hài lòng
-
Phân nhóm khách hàng VIP, tiềm năng để ưu tiên chăm sóc
-
Kết hợp CRM với Marketing Campaign để chạy chương trình khuyến mãi riêng
“Quản lý khách hàng không phải là công cụ, mà là tư duy lấy khách hàng làm trung tâm.”
❯❯ Đọc thêm: Chiết khấu và chính sách giá linh hoạt trên ERPNext
Kết luận
Quản lý khách hàng ERPNext là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn và tăng trưởng bền vững.
👉 Nếu bạn đang cân nhắc triển khai ERPNext, hãy bắt đầu từ phân hệ CRM – hiệu quả thấy rõ sau 1 quý vận hành.
