Quản lý khách hàng ERPNext – Tối ưu trải nghiệm & gia tăng doanh thu

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc hiểu rõ và duy trì mối quan hệ với khách hàng là yếu tố sống còn của mọi doanh nghiệp. Quản lý khách hàng ERPNext không chỉ đơn thuần là lưu trữ thông tin liên hệ, mà là giải pháp toàn diện để xây dựng chiến lược bán hàng bền vững, nâng cao trải nghiệm người dùng và thúc đẩy doanh thu.

ERPNext tích hợp sẵn phân hệ CRM mạnh mẽ giúp các CEO, quản lý kinh doanh theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng – từ tiếp cận, chăm sóc, đến chốt đơn. ❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ bán hàng ERPNext

Tổng quan quản lý khách hàng trên ERPNext

Quản lý khách hàng trên ERPNext là một tính năng quan trọng trong hệ thống ERP giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng, từ việc tạo hồ sơ, giao dịch bán hàng cho đến các chiến lược chăm sóc và giữ chân khách hàng. Tính năng này cung cấp cơ chế tập trung và tự động hóa thông tin, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và gia tăng doanh thu.

Giới thiệu: Ứng dụng Frappe CRM miễn phí để quản lý lead & bán hàng B2B

Cơ chế quản lý khách hàng

Trong ERPNext, mỗi khách hàng có thể được tạo thành một hồ sơ riêng biệt với đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch, các yêu cầu và thông tin hỗ trợ. Các dữ liệu này được tự động cập nhật và đồng bộ trên toàn hệ thống, giúp nhân viên bán hàng và các bộ phận liên quan dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết. Hệ thống cũng tích hợp các chức năng theo dõi các cơ hội bán hàng, quản lý đơn hàng, báo cáo tài chính và lịch sử giao dịch, giúp nâng cao hiệu quả quản lý.

Ưu điểm

Tăng cường tính chính xác và đồng bộ thông tin: Tất cả dữ liệu về khách hàng được lưu trữ và đồng bộ trong hệ thống, giúp giảm thiểu sai sót và thiếu sót thông tin.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Nhờ vào hệ thống lưu trữ thông tin chi tiết, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ nhanh chóng, cá nhân hóa và đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời.
Tối ưu hóa quy trình bán hàng: Việc theo dõi thông tin khách hàng chi tiết giúp đội ngũ bán hàng dễ dàng xác định nhu cầu và điều chỉnh chiến lược bán hàng hiệu quả.
Dễ dàng theo dõi và phân tích: Các báo cáo và phân tích về hành vi khách hàng giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định thông minh về các chiến lược bán hàng, ưu đãi và chăm sóc khách hàng.

Với tính năng quản lý khách hàng trên ERPNext, doanh nghiệp không chỉ cải thiện trải nghiệm của khách hàng mà còn tối ưu hóa quy trình bán hàng và gia tăng doanh thu hiệu quả.

❯❯ Đọc thêm: Tự động hóa quy trình bán hàng với ERPNext

Các tính năng của quản lý khách hàng trên ERPNext

ERPNext cung cấp các tính năng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả:

Tạo và lưu trữ hồ sơ khách hàng: Doanh nghiệp có thể tạo hồ sơ chi tiết cho từng khách hàng, bao gồm thông tin cơ bản, lịch sử giao dịch và yêu cầu đặc biệt.
Quản lý liên hệ và giao dịch: Hệ thống ghi lại mọi giao dịch, đơn hàng và thanh toán của khách hàng, giúp theo dõi quá trình bán hàng và hỗ trợ khách hàng.
Phân nhóm khách hàng: ERPNext cho phép phân nhóm khách hàng theo khu vực, loại hình (B2B, B2C) hoặc doanh thu, giúp áp dụng chiến lược bán hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
Tạo báo giá và đơn hàng: Doanh nghiệp có thể tạo báo giá trực tiếp cho khách hàng và chuyển thành đơn hàng tự động khi khách hàng chấp nhận, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
Tích hợp khuyến mãi và giảm giá: ERPNext hỗ trợ các chương trình khuyến mãi dành riêng cho từng khách hàng hoặc nhóm khách hàng, tạo sự gắn kết lâu dài.
Quản lý thanh toán và công nợ: Hệ thống theo dõi thanh toán và công nợ phải thu, giúp kiểm soát dòng tiền và thu hồi nợ đúng hạn.
Chăm sóc khách hàng và hỗ trợ: ERPNext cho phép quản lý yêu cầu hỗ trợ khách hàng, theo dõi tiến độ và ghi lại phản hồi, nâng cao sự hài lòng.
Báo cáo và phân tích: ERPNext cung cấp báo cáo chi tiết về hành vi khách hàng, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra chiến lược bán hàng và marketing hiệu quả hơn.

Thiết lập hệ thống Quản lý khách hàng ERPNext

Để sử dụng hiệu quả CRM, doanh nghiệp cần thiết lập một số thành phần cơ bản trong ERPNext:

Customer Group – phân loại khách hàng (doanh nghiệp, cá nhân, VIP…)
Territory – vùng lãnh thổ phục vụ cho báo cáo doanh số
Lead Source – nguồn khách hàng tiềm năng (website, hội thảo, Facebook…)

Các bước thực hiện:

Truy cập CRM > Setup và tạo mới các nhóm, vùng, nguồn.
Kích hoạt Email Integration để gửi nhận email chăm sóc khách hàng ngay trong ERPNext.
Cài đặt CRM Settings để cấu hình nhân viên phụ trách từng vùng, từng nhóm khách.

👉 Có thể liên kết với Tích hợp thanh toán trực tuyến với ERPNext để tự động hóa từ đặt hàng tới thanh toán.

Tạo Khách hàng, Nhà cung cấp và nhóm liên quan

ERPNext cho phép bạn tạo khách hàng theo 2 cách:

Tạo từ Lead (khách hàng tiềm năng): khi đủ điều kiện chuyển đổi, chọn “Convert to Customer”
Tạo mới trực tiếp tại CRM > Customer > New

Trong biểu mẫu khách hàng, bạn có thể:

Gắn vào Customer Group, Territory, nhân viên phụ trách
Thêm địa chỉ, liên hệ, số điện thoại, email
Liên kết với báo giá, đơn hàng, hoá đơn dễ dàng

Tạo nhà cung cấp cũng tương tự – điều này hữu ích trong mô hình B2B, trung gian bán hàng.

Quy trình ghi nhận Công nợ phải thu và phải trả trong Quản lý khách hàng ERPNext

Công nợ phải thu

Sau khi tạo hoá đơn bán hàng, ERPNext sẽ tự động ghi nhận công nợ:

Truy cập Accounts > Sales Invoice để theo dõi hoá đơn
Công nợ gắn trực tiếp với từng khách hàng, giúp bộ phận thu hồi công nợ dễ dàng

“Một khách hàng hài lòng trả nợ đúng hạn – nhưng phải có hệ thống nhắc nhở trước.”

Công nợ phải trả

Với nhà cung cấp, sau khi nhận hàng và tạo hóa đơn mua (Purchase Invoice), hệ thống ghi nhận nợ phải trả:

Gắn với Supplier cụ thể
Phân tích theo hạn thanh toán, dòng tiền

Cấu hình nhắc nợ tự động và email thông báo trong quản lý khách hàng ERPNext

Đây là tính năng “nhỏ mà có võ” trong CRM ERPNext:

Truy cập Email Alert > New, chọn đối tượng là Sales Invoice
Cài điều kiện “Outstanding Amount > 0” và “Due Date – Today = -3”
Soạn mẫu email nhắc nhở thanh toán tự động

Để gửi email:

Cấu hình SMTP tại Email Account
Bật Scheduler tại System Settings > Scheduler Log để hệ thống gửi định kỳ

“Nhắc đúng lúc, thu đúng hạn, giữ uy tín và dòng tiền ổn định.”

Báo cáo phân tích hiệu quả khách hàng

Các báo cáo phân tích khách hàng trong ERPNext giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả của các chiến lược chăm sóc khách hàng và bán hàng. Dưới đây là các báo cáo quan trọng trong phân hệ khách hàng:

Customer Acquisition: Cho biết số lượng khách hàng mới được thu hút trong một khoảng thời gian nhất định, có thể theo tháng hoặc theo nhân viên bán hàng.
Customer Lifetime Value (CLV): Báo cáo tính tổng doanh thu mà mỗi khách hàng mang lại cho doanh nghiệp trong suốt quá trình mua sắm. Việc phân tích CLV giúp doanh nghiệp xác định giá trị lâu dài của khách hàng, từ đó xây dựng chiến lược giữ chân khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận.
Customer Activity: Ghi lại toàn bộ lịch sử giao dịch và tương tác của khách hàng, bao gồm các đơn hàng, liên hệ với bộ phận hỗ trợ, và phản hồi của khách hàng.

Những báo cáo này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả các chiến lược chăm sóc khách hàng, đồng thời hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược để tăng trưởng doanh thu và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Ngoài các báo cáo mẫu, doanh nghiệp cũng có thể tiến hành tùy chỉnh báo cáo linh hoạt theo nhu cầu để đáp ứng nhu cầu quản trị.

Lưu ý khi quản lý khách hàng trên ERPNext

Luôn cập nhật trạng thái khách hàng theo pipeline
Gắn nhân viên phụ trách cụ thể cho từng khách hàng lớn
Gửi email định kỳ, khảo sát độ hài lòng
Phân nhóm khách hàng VIP, tiềm năng để ưu tiên chăm sóc
Kết hợp CRM với Marketing Campaign để chạy chương trình khuyến mãi riêng

Kết luận

Quản lý khách hàng ERPNext là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn và tăng trưởng bền vững.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe để triển khai ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý với ERPNext. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!