Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp buộc phải tối ưu hóa quy trình bán hàng để gia tăng năng suất và giảm thiểu chi phí hoạt động. ERPNext mang đến giải pháp tự động hóa quy trình bán hàng toàn diện, từ việc gửi báo giá, quản lý đơn hàng, lập hóa đơn đến nhắc nhở thanh toán. Với tính năng workflow linh hoạt và tích hợp chặt chẽ cùng CRM, ERPNext giúp các CEO và nhà quản lý nhanh chóng triển khai hệ thống bán hàng không giấy tờ, tăng tốc độ phản hồi khách hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ.

❯❯ Đọc thêm: Giới thiệu tổng quan phân hệ Bán hàng ERPNext
❯❯ Giới thiệu chi tiết module Quản lý bán hàng ERPNext

Tại sao cần tự động hóa bán hàng ERPNext?

Trong môi trường kinh doanh tốc độ cao, việc xử lý thủ công từng báo giá, đơn hàng và hóa đơn không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót. Tự động hóa bán hàng giúp doanh nghiệp:

“Giảm 50% thời gian xử lý đơn hàng, tăng độ chính xác và cải thiện trải nghiệm khách hàng.”

• Loại bỏ công việc trùng lặp: Hệ thống tự động tạo và gửi báo giá, xác nhận đơn hàng, lập hóa đơn mà không cần nhập liệu thủ công.

• Nhanh chóng phản hồi khách hàng: Email và thông báo tự động được gửi ngay khi có thay đổi trạng thái đơn hàng, giúp khách hàng yên tâm và hài lòng hơn.

• Gia tăng hiệu suất: Nhân viên bán hàng tập trung vào chăm sóc khách hàng và xây dựng mối quan hệ thay vì công việc giấy tờ.

Ứng dụng tự động hóa trong phân hệ Bán hàng ERPNext không chỉ giúp tiết kiệm chi phí nhân sự mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót dữ liệu, đồng thời cung cấp báo cáo tức thì về hiệu quả bán hàng. Nhờ đó, CEO và ban quản lý có cái nhìn toàn diện và kịp thời để đưa ra quyết định chiến lược.

Thiết lập tự động hóa bán hàng ERPNext

Để bắt đầu triển khai tự động hóa, quản trị viên cần thực hiện các bước thiết lập cơ bản sau:

1. Kích hoạt Sales Order Workflow

   • Vào Setup → Workflow và chọn Document Type: Sales Order.

   • Tạo mới Workflow với các trạng thái: Draft → Submitted → To Deliver → Completed.

   • Thiết lập Transition tự động: khi Sales Order được “Submit”, hệ thống tự động gửi email xác nhận.

2. Cấu hình Email Alert

   • Truy cập Notification → New.

   • Chọn Document Type: Sales Order.

   • Thiết lập Trigger: On Submit, On Update.

   • Soạn nội dung email bằng Template có sẵn, đính kèm link đơn hàng và thông tin khách hàng.

3. Tạo và gắn Email Template

   • Setup → Email Template: tạo mẫu “Báo giá ERPNext”, “Xác nhận đơn hàng ERPNext”.

   • Sử dụng variables như {{ customer_name }}, {{ grand_total }} để cá nhân hóa nội dung.

4. Kích hoạt Scheduler

   • Vào Settings → System Settings, bật Enable Automatic Email và Scheduler.

   • Kiểm tra Scheduler Log để đảm bảo các Job như send_reminder, send_scheduled_emails hoạt động đúng.

❯❯ Tham khảo chi tiết: Tự động hóa quy trình bán hàng với ERPNext

Tạo Khách hàng, Sản phẩm và Đơn hàng trong Tự động hóa bán hàng ERPNext

Một quy trình tự động hóa hiệu quả bắt nguồn từ dữ liệu chuẩn hóa:

• Tạo Khách hàng:

  1. Vào CRM → Customer → New.

  2. Nhập thông tin: Tên công ty, địa chỉ, email, điều khoản thanh toán.

  3. Lưu và check lại thông tin liên hệ.

• Tạo Sản phẩm:

  1. Vào Stock → Item → New.

  2. Thêm mã sản phẩm, mô tả, đơn vị tính, bảng giá mặc định.

  3. Cấu hình thuế và phí vận chuyển (nếu có).

• Tạo Đơn hàng bán (Sales Order):

  1. Selling → Sales Order → New.

  2. Chọn Khách hàng, Thêm sản phẩm, điều chỉnh giá theo chính sách.

  3. Nhấn Save & Submit để khởi động workflow tự động.

Việc chuẩn hóa đầu vào giúp hệ thống tự động hóa các bước tiếp theo chính xác và nhanh chóng, đảm bảo dữ liệu báo cáo luôn đúng.

Quy trình ghi nhận Đơn hàng và Hóa đơn

ERPNext tự động hóa hai bước quan trọng trong quy trình bán hàng: ghi nhận Đơn hàng và phát hành Hóa đơn.

Đơn hàng bán

Khi Sales Order đạt trạng thái To Deliver, hệ thống tự động tạo Delivery Note:

1. Mở Sales Order → Chọn Make → Delivery Note.

2. Hệ thống tự động trừ tồn kho và cập nhật trạng thái.

3. Email thông báo giao hàng tự động gửi đến khách hàng.

Ví dụ: Khách hàng “Công ty XYZ” nhận hàng chỉ sau 2 giờ đặt đơn, giúp họ hài lòng và tăng khả năng quay lại.

Hóa đơn bán hàng

Ngay sau khi giao hàng, ERPNext cho phép tạo Sales Invoice tự động:

1. Từ Delivery Note → Chọn Make → Sales Invoice.

2. Xác nhận thông tin, nhấn Submit.

3. Hệ thống gửi hóa đơn PDF qua email và cập nhật công nợ trên báo cáo Aged Receivables.

❯❯ Xem thêm: Báo cáo bán hàng ERPNext

Cấu hình nhắc tự động và email thông báo trong Tự động hóa bán hàng ERPNext

Nhắc nợ tự động là bước then chốt để cải thiện dòng tiền:

1. Cấu hình SMTP

   • Setup → Email Account: nhập thông tin mail server (SMTP), enable Send Emails Automatically.

   • Kiểm tra trạng thái kết nối và gửi thử email.

2. Tạo Notification cho Sales Invoice

   • Notification → New: Document Type = Sales Invoice.

   • Trigger = Days After Due Date (ví dụ 3, 7, 14 ngày).

   • Soạn nội dung nhắc nợ kèm link thanh toán online.

3. Bật Scheduler Job

   • Settings → Scheduler Log: đảm bảo các Job như send_payment_reminder, send_due_date_alert đang chạy.

“Nhắc nợ tự động giúp giảm 80% công nợ quá hạn và cải thiện dòng tiền doanh nghiệp.”

❯❯ Tham khảo: Thanh toán trực tuyến ERPNext

Báo cáo phân tích hiệu quả bán hàng trong tự động hóa bán hàng ERPNext

ERPNext cung cấp đa dạng báo cáo giúp CEO theo dõi và đánh giá hiệu quả:

• Sales Analytics: phân tích doanh số theo khách hàng, sản phẩm, khu vực.

• Aged Receivables: theo dõi công nợ khách hàng theo kỳ hạn.

• Sales Pipeline: đánh giá cơ hội, tỷ lệ win/loss.

• Revenue Trend: biểu đồ xu hướng doanh thu theo tháng/quý.

Truy cập Selling → Reports và chọn báo cáo tương ứng. Bạn có thể xuất ra CSV, PDF hoặc lập Dashboard tùy chỉnh.

Ví dụ: Doanh thu Q1 tăng 25% sau khi áp dụng báo cáo phân tích tệp khách hàng trọng điểm.

Best practices khi triển khai tự động hóa bán hàng ERPNext

• Chuẩn hóa dữ liệu: đảm bảo thông tin khách hàng và sản phẩm đồng nhất.

• Sử dụng Email Template: tạo mẫu chuyên nghiệp, lồng logo và thông tin doanh nghiệp.

• Đơn giản hoá Workflow: chỉ giữ những trạng thái cần thiết để dễ theo dõi.

• Kiểm tra Scheduler Log: thường xuyên xem lịch sử job để kịp thời xử lý lỗi.

• Đào tạo nhân viên: hướng dẫn quy trình, role và trách nhiệm rõ ràng.

“Một workflow rõ ràng là chìa khóa để tăng hiệu suất bán hàng.”

❯❯ Xem thêm case: RTG – Ứng dụng ERPNext trong phân phối

Kết luận

Tự động hóa bán hàng với ERPNext không chỉ giúp tối ưu quy trình và giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng và thúc đẩy doanh thu. Bắt đầu từ việc chuẩn hóa dữ liệu, thiết lập workflow đơn giản và triển khai nhắc nợ tự động sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả.

Đọc thêm

• Quản lý báo giá hiệu quả với ERPNext

• Quản lý đơn hàng bán chuyên nghiệp bằng ERPNext

• Theo dõi doanh số bán hàng với báo cáo ERPNext

• Quản lý khách hàng CRM trong ERPNext

• Tích hợp thanh toán trực tuyến với ERPNext

• Chiết khấu và chính sách giá linh hoạt trên ERPNext

• Quản lý hợp đồng bán hàng bằng ERPNext

• Theo dõi tồn kho thời gian thực cho bán hàng ERPNext

• Quản lý hoa hồng bán hàng dễ dàng với ERPNext

• Dự báo doanh thu chính xác với ERPNext

• Quản lý trả hàng và xử lý khiếu nại bằng ERPNext

• Quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả bằng ERPNext

• Xây dựng chương trình khuyến mãi linh hoạt trên ERPNext

• Thiết lập và tối ưu chính sách giá bán trên ERPNext