Để đáp ứng sâu vận hành thực tế của doanh nghiệp Việt Nam, MBW Digital vừa qua đã phát triển và nâng cấp phân hệ Bán hàng nguyên bản của ERPNext bằng việc bổ sung Chứng từ Bán hàng (Sales Voucher).
Đây là tính năng thuộc bộ giải pháp MBW Next, giúp chuẩn hóa quy trình bán hàng, tự động hạch toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp quản lý đa dạng loại hình kinh doanh từ bán hàng trong nước đến xuất khẩu.
Bổ sung doctype Sales Voucher làm trung gian hạch toán và ghi nhận doanh thu
Sales Voucher là doctype được bổ sung và mở rộng trên phân hệ Bán hàng của MBW Next (phiên bản được localized cho doanh nghiệp Việt của ERPNext).
Chứng từ này đóng vai trò trung gian giữa Sales Order và Sales Invoice, giúp doanh nghiệp xác định rõ bản chất giao dịch bán hàng trước khi thực hiện ghi nhận doanh thu, công nợ, thuế và các bút toán kế toán liên quan.
Quy trình được mở rộng từ:
Sales Order → Sales Invoice
thành:
Sales Order → Sales Voucher → Sales Invoice
Thông qua Sales Voucher, doanh nghiệp có thể:
- Quản lý tập trung các thông tin thuế liên quan đến hoạt động bán hàng.
- Chuẩn hóa cách ghi nhận doanh thu theo từng loại hình kinh doanh.
- Tự động liên kết dữ liệu giữa bán hàng, kho vận và kế toán.
- Hạn chế việc xử lý thủ công giữa các phòng ban.
Sau khi hoàn tất Sales Voucher, hệ thống tự động tạo Sales Invoice tương ứng, đảm bảo dữ liệu xuyên suốt trên toàn bộ quy trình.
Những điểm tối ưu của hệ thống sau khi nâng cấp
Sau khi bổ sung Sales Voucher, phân hệ Bán hàng trên MBW Next được tối ưu thêm nhiều nghiệp vụ quan trọng. Dưới đây là những cải tiến nổi bật giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu, công nợ và kế toán hiệu quả hơn.
Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ bán hàng theo thực tế doanh nghiệp Việt Nam
Trong thực tế, doanh nghiệp Việt Nam thường phát sinh nhiều loại hình bán hàng khác nhau với cách xử lý kế toán riêng biệt.
Tuy nhiên, ERPNext nguyên bản chưa có cơ chế phân loại chuyên sâu cho các nghiệp vụ này, khiến việc hạch toán và kiểm soát dữ liệu phải thực hiện thêm nhiều thao tác thủ công.
Với Sales Voucher, người dùng có thể xác định loại hình bán hàng ngay từ khi tạo chứng từ, chẳng hạn:
- Bán hàng trong nước
- Bán hàng xuất khẩu
- Bán hàng đại lý
- Bán hàng ủy thác xuất khẩu
- Các hình thức bán hàng đặc thù khác theo doanh nghiệp
Dựa trên loại hình đã lựa chọn, hệ thống tự động áp dụng các quy tắc xử lý tương ứng về doanh thu, thuế và công nợ, giúp chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ trên toàn doanh nghiệp.
Nâng cấp cơ chế quản lý chiết khấu và doanh thu
Trong nhiều doanh nghiệp thương mại và phân phối, chiết khấu bán hàng là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên.
ERPNext tiêu chuẩn chỉ hỗ trợ các hình thức chiết khấu cơ bản, trong khi doanh nghiệp Việt Nam thường cần:
- Chiết khấu theo giá trị đơn hàng
- Chiết khấu theo doanh số
- Chiết khấu thương mại
- Chiết khấu trước thuế hoặc sau thuế
MBW Next đã nâng cấp Sales Voucher để cho phép:
- Khai báo nhiều hình thức chiết khấu khác nhau.
- Tự động phân bổ chiết khấu theo giá trị hoặc số lượng hàng hóa.
- Đồng bộ dữ liệu chiết khấu với doanh thu và sổ sách kế toán.
Nhờ đó doanh nghiệp có thể kiểm soát doanh thu thực tế chính xác hơn và giảm đáng kể thời gian xử lý của bộ phận kế toán.
Tự động hạch toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS)
Một trong những khác biệt lớn nhất giữa ERPNext nguyên bản và MBW Next là khả năng xử lý kế toán theo quy định Việt Nam.
Sales Voucher được kết nối trực tiếp với hệ thống tài khoản kế toán VAS, cho phép tự động hạch toán:
- Doanh thu bán hàng
- Công nợ phải thu khách hàng
- Thuế GTGT đầu ra
- Thuế xuất khẩu
- Chiết khấu thương mại
- Các khoản giảm trừ doanh thu
Hệ thống giúp tách bạch rõ nghĩa vụ thuế, doanh thu và công nợ, đảm bảo số liệu tài chính phản ánh đúng bản chất giao dịch và đáp ứng yêu cầu kiểm soát của doanh nghiệp.
Liên kết dữ liệu xuyên suốt giữa bán hàng, kho và kế toán
Sales Voucher đóng vai trò trung tâm kết nối dữ liệu giữa:
- Sales Order (Đơn bán hàng)
- Delivery Note (Phiếu xuất hàng)
- Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng)
- Payment Entry (Phiếu thu)
- General Ledger (Sổ cái kế toán)
Nhờ cơ chế liên kết này, toàn bộ quy trình từ tiếp nhận đơn hàng, xuất kho, ghi nhận doanh thu đến theo dõi công nợ được quản lý trên cùng một luồng nghiệp vụ thống nhất.
Doanh nghiệp có thể dễ dàng truy vết từng giao dịch, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận và giảm thiểu rủi ro sai lệch dữ liệu.
Sau khi hoàn tất quy trình bán hàng, hệ thống tự động cập nhật các báo cáo doanh thu, công nợ và sổ cái kế toán mà không cần nhập liệu nhiều lần.
Hỗ trợ giao dịch đa tiền tệ
Sales Voucher cho phép doanh nghiệp thiết lập tiền tệ cho từng giao dịch và quản lý nhiều loại ngoại tệ như EUR, USD, GBP, JPY, AUD…
Người dùng có thể thiết lập tỷ giá quy đổi, ghi nhận doanh thu bằng ngoại tệ và theo dõi công nợ đồng thời theo nguyên tệ và VND. Dữ liệu được liên kết với các nghiệp vụ kế toán liên quan, giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác doanh thu và các khoản phải thu phát sinh từ giao dịch quốc tế.
Kết luận
Sales Voucher (Chứng từ bán hàng) là một trong những nâng cấp quan trọng do MBW Digital phát triển trên nền tảng ERPNext. Tính năng này giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình bán hàng, tự động hóa hạch toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và kết nối dữ liệu xuyên suốt giữa kinh doanh, kho vận và kế toán.
Tại Việt Nam, MBW Digital là đối tác triển khai ERPNext chính thức với đầy đủ năng lực tư vấn, lập trình và triển khai hệ thống. Năng lực chuyên môn của đội ngũ được chứng nhận trực tiếp bởi Frappe.
Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu ERPNext và cần đơn vị tư vấn triển khai chuyên nghiệp, bạn có thể:
- Tham khảo dịch vụ tư vấn và triển khai ERPNext trọn gói của MBW Digital.
- Tìm hiểu phiên bản ERPNext đã được bản địa hóa theo tiêu chuẩn thuế, luật kế toán VAS và yêu cầu vận hành tại Việt Nam – MBW Next tại mbwnext.com
