Trong kỷ nguyên số, việc cung cấp giải pháp thanh toán trực tuyến ERPNext không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thu tiền mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Tính năng này cho phép doanh nghiệp tích hợp các cổng thanh toán điện tử như PayPal, Stripe, VNPay… vào quy trình bán hàng, giúp khách hàng dễ dàng thanh toán ngay sau khi nhận hóa đơn. Với ERPNext, mọi bước thiết lập và quản lý dòng tiền đều được tự động hóa, đảm bảo an toàn, minh bạch và giảm thiểu sai sót so với phương thức thu tiền truyền thống.
❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ Bán hàng ERPNext
❯❯ Xem chi tiết Giới thiệu chi tiết module Quản lý bán hàng ERPNext
Tổng quan tính năng thanh toán trực tuyến của ERPNext
Tính năng thanh toán trực tuyến của ERPNext giúp doanh nghiệp xử lý giao dịch tài chính nhanh chóng và hiệu quả thông qua tích hợp với các cổng thanh toán điện tử. ERPNext hỗ trợ thanh toán trực tuyến cho các đơn hàng bán, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch tài chính.
Cơ chế hoạt động
ERPNext tích hợp với các cổng thanh toán phổ biến như Stripe, PayPal, Razorpay và nhiều cổng thanh toán khác. Khi khách hàng thực hiện thanh toán qua cổng thanh toán được tích hợp, hệ thống ERPNext tự động cập nhật trạng thái thanh toán của đơn hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý dòng tiền dễ dàng. Điều này không chỉ giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng mà còn tối ưu hóa quy trình thu tiền cho doanh nghiệp.
Ưu điểm
-
Tiết kiệm thời gian: Các giao dịch thanh toán được xử lý tự động, giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên khi phải xử lý thủ công các khoản thanh toán.
-
Đảm bảo tính chính xác: ERPNext tự động đồng bộ hóa dữ liệu thanh toán và đơn hàng, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi nhận giao dịch.
-
Tăng cường bảo mật: Việc tích hợp với các cổng thanh toán có uy tín đảm bảo tính bảo mật cao cho thông tin tài chính và bảo vệ khách hàng khỏi các rủi ro khi thanh toán trực tuyến.
-
Quản lý dễ dàng: Doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý tất cả các giao dịch thanh toán trực tuyến thông qua các báo cáo chi tiết trong ERPNext, từ đó đưa ra quyết định tài chính chính xác.
Tính năng thanh toán trực tuyến của ERPNext giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả quản lý tài chính, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình thanh toán, mang lại trải nghiệm người dùng tuyệt vời.
Hướng dẫn thiết lập cấu hình tích hợp thanh toán trực tuyến trên ERPNext
Để thiết lập tích hợp thanh toán trực tuyến trên ERPNext, bạn cần thực hiện các bước cấu hình để kết nối hệ thống với các cổng thanh toán điện tử như Stripe, PayPal, hoặc Razorpay. Dưới đây là các bước cơ bản để cấu hình tính năng thanh toán trực tuyến:
1. Cấu hình cổng thanh toán
-
Vào Accounts > Payment Gateway trong ERPNext.
-
Chọn cổng thanh toán mà bạn muốn tích hợp (ví dụ: PayPal, Stripe, Razorpay, v.v.).
-
Nhập các thông tin cần thiết từ cổng thanh toán như API Key, Secret Key hoặc các mã xác thực được cung cấp bởi cổng thanh toán.
2. Kết nối với cổng thanh toán
-
Đăng nhập vào tài khoản của bạn trên cổng thanh toán (ví dụ: Stripe, PayPal).
-
Lấy API Key và các thông tin bảo mật khác từ cổng thanh toán của bạn.
-
Nhập thông tin API Key vào các trường yêu cầu trong ERPNext, như API Key, Secret Key, v.v.
-
Lưu cấu hình và kiểm tra kết nối.
3. Cấu hình các điều kiện thanh toán
-
Trong ERPNext, bạn có thể thiết lập các điều kiện thanh toán liên quan đến cổng thanh toán đã tích hợp, ví dụ: thanh toán ngay, thanh toán theo kỳ hạn, v.v.
-
Chọn Selling Settings để cấu hình các điều kiện thanh toán theo chính sách của doanh nghiệp.
4. Kiểm tra và xác nhận hoạt động
-
Sau khi cấu hình, thử tạo một đơn hàng và thực hiện thanh toán qua cổng thanh toán đã thiết lập.
-
Kiểm tra xem dữ liệu thanh toán có được cập nhật tự động vào ERPNext hay không.
-
Đảm bảo rằng giao dịch được xử lý chính xác và trạng thái thanh toán được đồng bộ hóa đúng cách.
5. Báo cáo và theo dõi
-
ERPNext sẽ tự động ghi lại tất cả các giao dịch thanh toán trong báo cáo tài chính.
-
Bạn có thể theo dõi các giao dịch thanh toán trực tuyến thông qua các báo cáo về Cash Flow, Aging Report và Payment Entries trong hệ thống.
Sau khi hoàn tất các bước trên, ERPNext sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thanh toán trực tuyến một cách tự động và hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình tài chính.
Tích hợp với các cổng thanh toán online là một nghiệp vụ phức tạp. Bạn có thể cần tới các đối tác triển khai ERPNext chuyên nghiệp để đảm bảo không xảy ra sai sót. Liên hệ với MBW Digital – nếu bạn đang cần triển khai ERPNext tổng thể và hiệu quả ngay hôm nay.
Tạo và gửi Sales Invoice với link thanh toán
Sau khi tạo Sales Invoice, bạn có thể gắn link thanh toán:
-
Vào Selling → Sales Invoice → Chọn invoice cần thanh toán.
-
Nhấn Send để mở email dialog.
-
Tích chọn Include Payment Request Link.
-
Soạn nội dung email, đính kèm link: khách hàng chỉ cần click để thanh toán.
ERPNext tự động tạo Payment Request record, theo dõi trạng thái (Paid, Unpaid) và gửi nhắc nợ nếu cần.
Quy trình ghi nhận thanh toán
Nhận thanh toán tự động
Khi khách hàng thanh toán qua gateway:
-
Gateway callback gửi thông tin về ERPNext.
-
Hệ thống tự động cập nhật Payment Request thành “Paid”.
-
Ghi nhận Journal Entry, đối ứng công nợ.
Ví dụ: Khách hàng thanh toán qua VNPay, sau 2 phút, ERPNext tự động ghi nhận và cập nhật công nợ.
Xử lý thanh toán ngoại tuyến
Với chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt:
-
Vào Accounting → Payment Entry → New.
-
Chọn Payment Type: Receive, liên kết với Sales Invoice.
-
Nhập thông tin tài khoản, số tiền, phương thức.
-
Submit để ghi nhận và cập nhật Aged Receivables.
Cấu hình nhắc thanh toán và email thông báo
Để nhắc khách hàng thanh toán:
-
Notification → New
-
Document Type = Payment Request.
-
Trigger = Days After Creation (3, 7, 14 ngày).
-
Nội dung nhắc nợ, kèm link thanh toán.
-
-
SMTP Setup
-
Setup → Email Account: đảm bảo mail server hoạt động.
-
Test gửi email tự động.
-
-
Scheduler Job
-
Kiểm tra Scheduler Settings, bật job send_payment_reminders.
-
“Nhắc tự động giúp giảm 70% công nợ quá hạn và cải thiện dòng tiền.”
Báo cáo phân tích dòng tiền và thanh toán
ERPNext cung cấp các báo cáo chuyên sâu:
-
Payment Reconciliation: đối soát giữa invoice và payment.
-
Aged Receivables: công nợ còn phải thu.
-
Cash Flow Statement: dòng tiền vào ra theo kỳ.
Truy cập Accounting → Reports, chọn báo cáo tương ứng, xuất CSV/PDF hoặc tạo Dashboard tùy chỉnh.
Ví dụ: Doanh nghiệp A đánh giá Cash Flow monthly để điều chỉnh kế hoạch chi.
Lưu ý khi triển khai tích hợp thanh toán trực tuyến trên ERPNext
Tích hợp thanh toán trực tuyến trên ERPNext có thể giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán, nhưng để triển khai thành công, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng:
Chọn cổng thanh toán phù hợp: Lựa chọn cổng thanh toán phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và khả năng tích hợp với ERPNext.
Kiểm tra tính bảo mật: Đảm bảo rằng các cổng thanh toán tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật, bảo vệ thông tin tài chính của khách hàng.
Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu: Kiểm tra kỹ lưỡng quá trình đồng bộ dữ liệu giữa ERPNext và cổng thanh toán để tránh sai sót trong giao dịch.
Cấu hình đúng các điều kiện thanh toán: Thiết lập chính xác các điều kiện thanh toán, chiết khấu và các loại phí dịch vụ để đảm bảo tính chính xác trong mỗi giao dịch.
Kiểm tra và xác nhận hoạt động: Trước khi triển khai chính thức, hãy thực hiện các bài kiểm tra để xác nhận tính năng hoạt động đúng cách và không gặp sự cố trong quá trình thanh toán.
Kết luận
Thanh toán trực tuyến ERPNext không chỉ giúp doanh nghiệp thu tiền nhanh chóng mà còn tối ưu quản trị dòng tiền. Hãy bắt đầu bằng việc chọn cổng phù hợp, cấu hình Payment Gateway và thiết lập Email Notification. Theo dõi báo cáo dòng tiền để cải thiện kế hoạch tài chính.
MBW Digital tự hào là đối tác chứng nhận của Frappe, cung cấp dịch vụ triển khai ERPNext với chất lượng hàng đầu tại Việt Nam. Liên hệ ngay để nhận tư vấn và triển khai ERPNext hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn!
