Quản lý tài sản cố định và khấu hao hiệu quả trên ERPNext

Tài sản cố định là một phần quan trọng trong bảng cân đối kế toán của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, việc quản lý chúng một cách chính xác và minh bạch lại là một thách thức không nhỏ – đặc biệt khi số lượng tài sản tăng lên cùng với quy mô doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang sử dụng bảng tính Excel hoặc phần mềm đơn lẻ để theo dõi tài sản, thì rủi ro mất kiểm soát, sai lệch khấu hao, hoặc báo cáo không nhất quán là điều khó tránh khỏi.

ERPNext, một nền tảng ERP mã nguồn mở toàn diện, mang đến giải pháp quản lý tài sản cố định và khấu hao tự động – giúp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác và minh bạch trong quản trị tài chính.

Vì sao cần quản lý tài sản cố định chính xác?

Tài sản cố định không chỉ là các thiết bị, máy móc hay phương tiện; chúng là vốn đầu tư dài hạn ảnh hưởng trực tiếp đến:

Giá trị doanh nghiệp
Chi phí vận hành
Kế hoạch tài chính dài hạn

Quản lý không chính xác dẫn đến:

Sai số trong báo cáo tài chính
Khấu hao không đúng kỳ, ảnh hưởng đến lợi nhuận
Không kịp thời thay thế tài sản hư hỏng

Với ERPNext, toàn bộ vòng đời tài sản – từ lúc ghi nhận, sử dụng, bảo trì đến thanh lý – đều được số hóa và tự động hóa. Điều này đặc biệt quan trọng với CFO, kế toán trưởng hoặc quản lý vận hành, giúp họ dễ dàng ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Tổng quan về quản lý tài sản cố định trên ERPNext

ERPNext cung cấp một phân hệ quản lý tài sản cố định toàn diện, giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý và tối ưu hóa vòng đời của các tài sản như máy móc, thiết bị văn phòng, phương tiện vận chuyển và các tài sản hữu hình khác. Phân hệ này hỗ trợ từ việc ghi nhận tài sản, tính khấu hao, bảo trì, chuyển nhượng đến thanh lý tài sản, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.

1. Quản lý tài sản cố định

Trong ERPNext, mỗi tài sản được ghi nhận dưới dạng một bản ghi tài sản (Asset record), là trung tâm của phân hệ quản lý tài sản cố định. Mọi giao dịch liên quan đến tài sản như mua sắm, khấu hao, bảo trì, chuyển nhượng, thanh lý đều được ghi nhận và theo dõi tại đây. Quá trình này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình trạng và giá trị của từng tài sản.

2. Tạo và phân loại tài sản

Trước khi tạo tài sản, doanh nghiệp cần thiết lập các mục hàng (Item) với tùy chọn “Is Fixed Asset” được kích hoạt. Sau đó, tài sản có thể được tạo tự động khi tiếp nhận hàng hóa (Purchase Receipt) hoặc tạo thủ công. Việc phân loại tài sản theo nhóm (Asset Category) giúp quản lý và báo cáo tài sản theo từng loại, như thiết bị văn phòng, phương tiện vận chuyển, máy móc sản xuất,…

3. Khấu hao tài sản

ERPNext hỗ trợ nhiều phương pháp khấu hao như:

Phương pháp khấu hao tuyến tính (Straight Line): Khấu hao đều trong suốt thời gian sử dụng của tài sản.
Phương pháp khấu hao giảm dần (Declining Balance): Khấu hao nhiều hơn trong những năm đầu sử dụng.
Phương pháp khấu hao theo số dư còn lại (Written Down Value): Khấu hao dựa trên giá trị còn lại của tài sản sau mỗi kỳ.

Doanh nghiệp có thể thiết lập lịch trình khấu hao cho từng tài sản, bao gồm tần suất, số kỳ khấu hao và giá trị còn lại sau khi hết thời gian sử dụng.

4. Bảo trì và sửa chữa tài sản

ERPNext cho phép ghi nhận và theo dõi các hoạt động bảo trì và sửa chữa tài sản. Doanh nghiệp có thể tạo lịch bảo trì định kỳ, ghi nhận chi phí và công việc thực hiện, giúp duy trì hiệu suất và tuổi thọ của tài sản.

5. Chuyển nhượng và thanh lý tài sản

Khi tài sản không còn sử dụng hoặc hết thời gian khấu hao, ERPNext hỗ trợ quy trình chuyển nhượng hoặc thanh lý tài sản. Hệ thống tự động tạo các bút toán kế toán liên quan, đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định kế toán.

6. Báo cáo tài sản

ERPNext cung cấp các báo cáo chi tiết về tài sản như:

Báo cáo khấu hao tài sản (Asset Depreciation Ledger): Hiển thị số tiền đã khấu hao, số dư còn lại và lịch sử khấu hao của từng tài sản.
Báo cáo giá trị tài sản và khấu hao (Asset Depreciations and Balances): Tổng hợp giá trị tài sản, chi phí khấu hao và giá trị còn lại theo từng kỳ báo cáo.
Sổ cái tài sản cố định (Fixed Asset Register): Cung cấp cái nhìn tổng quan về tất cả tài sản, bao gồm trạng thái hiện tại, giá trị và vị trí của từng tài sản.

Nhờ vào các tính năng này, ERPNext giúp doanh nghiệp quản lý tài sản cố định một cách hiệu quả, từ đó tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động.

Thiết lập phân hệ tài sản cố định trong ERPNext

Phân hệ Fixed Asset trong ERPNext được thiết kế trực quan nhưng đầy đủ, bao gồm:

Cài đặt cơ bản:
- Loại tài sản (máy móc, IT, phương tiện, v.v.)
- Chính sách khấu hao (đường thẳng, giảm dần)
- Tài khoản kế toán liên quan (tài sản, chi phí khấu hao)
Lập danh mục tài sản:
- Tên tài sản, số seri, ngày mua, giá trị
- Đơn vị sử dụng, vị trí đặt thiết bị
- Hóa đơn mua hàng và hợp đồng bảo trì (có thể đính kèm PDF)
Lịch khấu hao tự động:
- Tính toán định kỳ (hàng tháng/quý/năm)
- Gửi email nhắc trước mỗi kỳ khấu hao
- Tự động sinh bút toán khấu hao vào sổ cái

Việc thiết lập đúng ngay từ đầu giúp toàn bộ quy trình vận hành mượt mà và giảm thiểu lỗi nhập liệu.

Ghi nhận tài sản cố định theo quy trình chuẩn

Khi mua tài sản mới

Doanh nghiệp tạo hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice)
Chọn tùy chọn “Asset” để tự động ghi nhận tài sản
ERPNext sẽ tạo bản ghi tài sản cố định kèm lịch khấu hao

Khi thanh lý hoặc chuyển nhượng tài sản

Tạo phiếu thanh lý (Asset Disposal)
ERPNext tự động:
- Ghi giảm giá trị sổ sách
- Tính toán lãi/lỗ nếu có
- Ghi nhận hóa đơn bán tài sản (nếu bán lại)

Khi bảo trì hoặc thay thế linh kiện

Ghi chú thông tin bảo trì vào mục “Maintenance Log”
Cập nhật chi phí phát sinh để theo dõi tổng chi phí sở hữu (TCO)

Báo cáo tài sản cố định đầy đủ, chính xác

ERPNext cung cấp hệ thống báo cáo mạnh mẽ:

Asset Register: Danh sách toàn bộ tài sản, theo nhóm, theo vị trí
Depreciation Schedule: Chi tiết từng kỳ khấu hao, số tiền và trạng thái
Asset Movement: Ghi nhận luân chuyển giữa các bộ phận
Asset Value Report: Giá trị sổ sách, giá trị còn lại, giá trị đã khấu hao

Những báo cáo này giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể để đưa ra các quyết định như:

Đầu tư thêm hay thay thế tài sản
Tối ưu ngân sách đầu tư
Kiểm soát tài sản hiệu quả giữa các chi nhánh

Lợi ích nổi bật của tính năng Tài sản cố định ERPNext

Tự động hóa khấu hao: Không cần tính toán thủ công, khấu hao định kỳ sinh tự động
Quản lý vòng đời đầy đủ: Từ lúc mua, sử dụng, bảo trì, đến thanh lý
Tích hợp kế toán: Sinh bút toán khấu hao, ghi giảm, hạch toán lãi/lỗ
Theo dõi thời gian thực: Báo cáo nhanh theo thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định
Minh bạch & kiểm toán dễ dàng: Đầy đủ hồ sơ, giấy tờ, log chỉnh sửa để phục vụ kiểm toán

Hướng triển khai tiếp theo

Để bắt đầu triển khai phân hệ Tài sản cố định trong ERPNext, bạn nên thực hiện theo các bước:

Rà soát toàn bộ tài sản hiện có: tạo danh mục chuẩn, gán mã, kiểm kê thực tế
Thiết lập hệ thống ERPNext theo đúng chính sách kế toán của doanh nghiệp
Cấu hình lịch khấu hao, phân quyền sử dụng và kiểm soát
Đào tạo nhân sự để cập nhật, kiểm soát, giám sát định kỳ

Kết luận

Tài sản cố định là nguồn lực chiến lược – nếu được quản lý đúng cách sẽ góp phần tối ưu chi phí, tăng hiệu quả sử dụng vốn và mang lại lợi thế cạnh tranh.

ERPNext không chỉ là công cụ ghi nhận, mà là giải pháp toàn diện giúp bạn:

Tự động hóa khấu hao
Kiểm soát vòng đời tài sản
Đảm bảo tính chính xác cho báo cáo tài chính

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe trong việc triển khai và tùy chỉnh ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!