Đối soát tồn kho và tính giá vốn hàng bán trong ERPNext: Tối ưu quy trình

Giá vốn hàng bán (COGS) là một trong những chỉ số tài chính quan trọng nhất để doanh nghiệp đo lường hiệu quả vận hành và khả năng sinh lời. Tuy nhiên, trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất và phân phối – vẫn gặp khó khăn trong việc kiểm soát tồn kho, tính đúng giá vốn và đồng bộ dữ liệu kế toán. Đây chính là lúc một hệ thống ERP thông minh như ERPNext phát huy thế mạnh.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách ERPNext hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tồn kho và giá vốn một cách chính xác, minh bạch và tự động, từ đó tối ưu lợi nhuận và ra quyết định chính xác hơn.

Vì sao việc tính đúng giá vốn lại quan trọng đến vậy?

Nếu doanh nghiệp không tính đúng giá vốn, mọi con số tiếp theo trong báo cáo tài chính – từ lợi nhuận gộp, chi phí hoạt động, đến lợi nhuận ròng – đều sai lệch. Hậu quả có thể rất nghiêm trọng:

Không xác định được mặt hàng nào có lãi, mặt hàng nào đang lỗ
Khó định giá bán hợp lý, có thể bán lỗ mà không biết
Quản lý tồn kho rối loạn, thất thoát mà không truy ra nguyên nhân
Sai lệch báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến quyết định chiến lược của CEO

Chính vì vậy, tự động hoá việc ghi nhận, đối chiếu và tính toán giá vốn bằng một hệ thống ERP như ERPNext là xu hướng tất yếu.

ERPNext giải quyết bài toán giá vốn như thế nào?

ERPNext tích hợp quản lý kho và kế toán trong cùng một hệ thống. Khi hàng hóa được nhập – xuất kho, hệ thống sẽ tự động tính toán giá vốn dựa trên các phương pháp kế toán đã thiết lập như:

FIFO (First In, First Out): Áp dụng phổ biến cho ngành phân phối
Moving Average: Phù hợp với sản phẩm có giá đầu vào biến động thường xuyên

Kết quả là:
✔️ Tồn kho luôn được cập nhật theo thời gian thực
✔️ Giá vốn hàng bán được tự động tính toán, không lệch dữ liệu
✔️ Mọi bút toán kế toán được sinh ra tự động và có thể truy xuất

Thiết lập ban đầu để ERPNext tự tính giá vốn

Bước 1: Cấu hình phương pháp tính giá vốn

Vào Stock Settings, bạn có thể chọn:

Default Valuation Method: FIFO hoặc Moving Average
Bật “Perpetual Inventory” để ERPNext tự ghi nhận bút toán giá vốn khi có xuất kho

Bước 2: Liên kết tài khoản kế toán

Trong Chart of Accounts, bạn cần tạo:

Tài khoản Stock In Hand (Tài sản – Asset)
Tài khoản Cost of Goods Sold (Chi phí – Expense)

Liên kết các tài khoản này với từng kho hàng (Warehouse) trong phần Accounting Dimensions để ERPNext xử lý tự động.

Bước 3: Tạo sản phẩm và định cấu hình tồn kho

Với mỗi Item, bạn cần:

Bật tùy chọn “Maintain Stock”
Gắn với Default Warehouse
Chọn phương pháp tính giá vốn nếu khác mặc định

ERPNext sẽ ghi nhận mọi thay đổi về số lượng, giá trị kho và sinh bút toán kế toán tương ứng.

Quy trình hoạt động của ERPNext trong thực tế

Khi nhập hàng (Purchase Receipt):

Tăng số lượng tồn kho
Ghi nhận chi phí hàng tồn kho
Nếu bật tính năng kế toán kho, ERPNext sinh bút toán ghi tăng tài sản “Stock In Hand”

Khi bán hàng / xuất kho (Delivery Note hoặc Sales Invoice):

Tự động giảm số lượng tồn
Dựa vào giá vốn hiện tại (FIFO hoặc trung bình), tính giá trị hàng xuất
Sinh bút toán:
- Ghi nhận chi phí giá vốn (COGS)
- Ghi giảm tài sản kho tương ứng

Ví dụ:

Bán 10 chiếc iPhone, mỗi chiếc nhập với giá trung bình 20 triệu → ERPNext tự ghi chi phí COGS là 200 triệu và giảm tồn kho 10 chiếc iPhone.

Báo cáo & đối soát tồn kho minh bạch

ERPNext cung cấp loạt báo cáo mạnh mẽ giúp nhà quản trị nắm bắt tồn kho và giá vốn theo từng mặt hàng, kho hàng, hoặc thời điểm:

Stock Balance – Theo dõi số lượng và giá trị tồn kho
Stock Ledger – Nhật ký biến động tồn kho từng giao dịch
Stock Reconciliation – Công cụ điều chỉnh kho thực tế
Gross Profit Report – Lợi nhuận gộp theo đơn hàng, khách hàng hoặc sản phẩm

Tất cả đều có thể lập lịch gửi báo cáo qua email hằng ngày, tuần hoặc tháng.

Lưu ý và kinh nghiệm triển khai thực tế

Nên chuẩn hoá danh sách sản phẩm (SKU) trước khi nhập liệu
Sử dụng barcode hoặc serial number để kiểm soát kho chính xác
Lên lịch kiểm kho thực tế định kỳ và đối chiếu với ERPNext
Đào tạo nhân sự nhập – xuất kho tuân thủ quy trình
Giới hạn quyền điều chỉnh tồn kho để đảm bảo tính minh bạch

Kết luận

ERPNext không chỉ là công cụ quản lý tồn kho đơn thuần, mà là nền tảng tài chính – kế toán tích hợp, giúp doanh nghiệp:

Tính giá vốn hàng bán chính xác
Kiểm soát thất thoát hàng hóa
Ra quyết định định giá, phân phối dựa trên dữ liệu thực
Tối ưu lợi nhuận từ từng SKU

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP toàn diện, đặc biệt để quản lý tồn kho và giá vốn hiệu quả, ERPNext chính là lựa chọn hàng đầu – mã nguồn mở, linh hoạt và tiết kiệm chi phí triển khai.