Quản lý công nợ phải thu và phải trả hiệu quả với ERPNext

Trong bất cứ doanh nghiệp nào, công nợ chính là huyết mạch quyết định khả năng thanh khoản và uy tín trên thị trường. Việc chậm thu hồi công nợ hay trễ hạn thanh toán cho nhà cung cấp không chỉ làm gián đoạn chuỗi cung ứng, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và mối quan hệ kinh doanh. Với Quản lý công nợ ERPNext, cả CEO lẫn bộ phận kế toán đều có công cụ mạnh mẽ để:

Theo dõi thời gian thực các khoản phải thu và phải trả;
Tự động nhắc nợ khách hàng, đối soát với nhà cung cấp;
Sinh báo cáo phân tích chuyên sâu (Aged Receivables, Aged Payables, Cash Flow…);
Liên kết khép kín giữa Sales Invoice, Purchase Invoice và Payment Entry.

Bằng cách áp dụng mô-đun này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa rủi ro nợ xấu, duy trì thanh khoản dương và tạo nền tảng vững chắc cho tăng trưởng bền vững.
❯❯ Đọc thêm về tổng quan phân hệ tài chính kế toán ERPNext
❯❯ Đọc thêm về Chart of Accounts ERPNext – Hướng dẫn thiết lập

Tại sao cần quản lý công nợ hiệu quả

“Công nợ kịp thời chính là minh chứng cho sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.”

Trong thực tế, nếu doanh nghiệp không kiểm soát tốt công nợ phải thu, dòng tiền sẽ bị “đóng băng” trong những hóa đơn chưa thu, dẫn đến thiếu hụt thanh khoản cho các hoạt động sản xuất–kinh doanh. Ngược lại, nếu không thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp, bạn có thể mất ưu đãi chiết khấu, thậm chí bị cắt tín dụng, gián đoạn nguồn nguyên vật liệu.

Với Quản lý công nợ ERPNext, bạn sẽ:

Giảm tỷ lệ công nợ quá hạn nhờ tính năng nhắc nợ tự động;
Tối ưu dòng tiền lưu chuyển với báo cáo Cash Flow liên tục cập nhật;
Nâng cao hiệu suất làm việc của kế toán khi quy trình được tích hợp khép kín;
Minh bạch mọi giao dịch, sẵn sàng phục vụ kiểm toán và báo cáo nội bộ.

Áp dụng ERPNext sẽ giúp CEO yên tâm về tình hình tài chính, đồng thời tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán để tập trung vào phân tích chiến lược.

Thiết lập hạn mức tín dụng và điều khoản thanh toán

Một bước quan trọng trong quản lý công nợ là xác định rõ hạn mức tín dụng (Credit Limit) và điều khoản thanh toán (Payment Terms), nhằm cân bằng giữa hỗ trợ khách hàng và bảo vệ dòng tiền.

Thiết lập Credit Limit
- Vào Accounts Receivable Settings → Customer Credit Limit.
- Định nghĩa hạn mức riêng cho từng khách hàng hoặc theo nhóm khách hàng.
- Hệ thống sẽ chặn tạo Sales Invoice mới khi khách hàng vượt hạn mức, giúp tránh tình trạng “vượt đòn bẩy” dòng tiền.
Tạo Payment Terms Template
- Vào Accounts Receivable Settings → Payment Terms Template.
- Tạo các mẫu điều khoản như Net 7, Net 15, Net 30, hoặc theo đợt: 50% – 50%, v.v.
- Áp dụng template cho khách hàng ngay trên hồ sơ Customer.
Xử lý On Hold
- Khi khách hàng vượt hạn mức, ERPNext sẽ báo “On Hold” và ngăn chặn phát hành hóa đơn mới.
- Kế toán chỉ có thể tạo hóa đơn khi giao dịch cũ được thanh toán hoặc giãn hạn.

“Đặt trước hạn mức và điều khoản thanh toán giúp tránh rủi ro công nợ “treo” một cách chủ động.”

Với thiết lập này, bạn đảm bảo khách hàng chịu trách nhiệm và doanh nghiệp luôn có tầm nhìn rõ ràng về vốn lưu động.

Tạo Khách hàng và Nhà cung cấp trong ERPNext

Để mọi nghiệp vụ công nợ diễn ra mạch lạc, bạn cần chuẩn hóa hồ sơ Customer và Supplier:

Tạo Customer

Vào Selling → Customer → New.
Điền thông tin chính: tên, nhóm khách hàng (Customer Group), hạn mức tín dụng, điều khoản thanh toán.
Mở tab Accounts để kiểm tra các trường liên quan đến công nợ, đảm bảo dữ liệu chuẩn cho báo cáo.

Tạo Supplier

Vào Buying → Supplier → New.
Điền tên, nhóm nhà cung cấp (Supplier Group), điều khoản thanh toán.
Kiểm tra tab Accounts Payable để xem thông tin công nợ phải trả.

Mỗi Customer/Supplier được liên kết tự động với Sales Invoice, Purchase Invoice và Payment Entry, giúp dữ liệu công nợ luôn nhất quán và sẵn sàng cho báo cáo.

Quy trình ghi nhận công nợ phải thu và phải trả

Công nợ phải thu

Khi phát hành hóa đơn cho khách hàng, ERPNext tự động ghi nhận công nợ:

Vào Selling → Sales Invoice → New.
Chọn Customer, nhập sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá.
Nhấn Save: hệ thống tự động ghi có vào tài khoản Revenue và ghi nợ vào tài khoản Debtors.
Theo dõi báo cáo Aged Receivables để phân nhóm công nợ theo kỳ hạn (0–30, 31–60, 61–90, >90 ngày).

“Aged Receivables giúp bạn phát hiện sớm nhóm khách hàng nợ lâu, từ đó đưa ra biện pháp thu hồi kịp thời.”

Công nợ phải trả

Tương tự, khi nhận hàng và lập hóa đơn nhà cung cấp:

Vào Buying → Purchase Invoice → New.
Chọn Supplier, nhập mặt hàng, số lượng, đơn giá, tài khoản Expense tương ứng.
Sau khi lưu, hệ thống ghi nợ vào tài khoản Expense và ghi có vào tài khoản Creditors.
Dùng báo cáo Aged Payables để kiểm soát các khoản phải trả theo ngày đến hạn.

“Kết hợp Purchase Invoice và Payment Entry ngay khi phát sinh chi tiền giúp báo cáo Payables luôn phản ánh đúng tình hình thực tế.”

Cấu hình nhắc nợ tự động và email thông báo

Nhắc nợ thủ công vừa mất thời gian vừa dễ sót hợp đồng. ERPNext hỗ trợ tự động gửi email nhắc nợ như sau:

Cấu hình SMTP
- Vào Email Account → Add → nhập thông tin SMTP doanh nghiệp.
- Chọn Enable Outgoing và Default Outgoing.
Tạo Notification
- Vào Settings → Notification → New.
- Document Type: Sales Invoice.
- Condition:
```
doc.due_date and doc.get_due_date() < frappe.utils.today() and not doc.is_paid
```
- Message: soạn mẫu email nhắc nợ, đính kèm link PDF hóa đơn.
Kích hoạt Scheduler
- Vào Settings → Scheduler → bật job “Send Notifications”.
- Đặt lịch hàng ngày để hệ thống kiểm tra và gửi email tự động.

“Automation Notification giúp tăng tỉ lệ thu hồi nợ, giảm khối lượng follow-up thủ công cho kế toán.”

Báo cáo phân tích công nợ và dòng tiền

ERPNext cung cấp loạt báo cáo giúp bạn phân tích chi tiết công nợ và dòng tiền:

Aged Receivables: Phân nhóm công nợ phải thu theo ngày quá hạn.
Aged Payables: Phân nhóm công nợ phải trả.
Cash Flow: Báo cáo luồng tiền vào – ra theo ngày, tuần, tháng.
Receivable Analytics: Hiệu suất thu nợ theo Sales Person, Customer Group.
Payable Analytics: Hiệu suất thanh toán theo Supplier Group, Project.

Cách truy cập:

Vào Accounting → Reports.
Chọn báo cáo mong muốn, lọc theo khoảng thời gian, Customer/Supplier, Sales Person.
Xuất file Excel hoặc xem biểu đồ trực tiếp trên giao diện.

Ví dụ, qua báo cáo Aged Receivables của quý I/2025, bạn dễ dàng nhận diện 5 khách hàng có dư nợ quá hạn trên 60 ngày để tập trung đôn đốc.

Lưu ý khi triển khai

“Quản lý công nợ chuyên nghiệp là chìa khóa duy trì thanh khoản và uy tín doanh nghiệp.”

Thiết lập chính sách rõ ràng: Credit Limit, Payment Terms, On Hold.
Tự động nhắc nợ: dùng Notification, Scheduler; giảm thời gian follow-up.
Đối chiếu thường xuyên: kiểm tra Aged Reports hàng tuần, loại bỏ sai sót.
Tích hợp ngay khi thanh toán: sử dụng Payment Entry để cập nhật công nợ tức thì.
Đào tạo nhân sự: hướng dẫn sales, kế toán thao tác đúng quy trình.
Backup dữ liệu: sao lưu định kỳ file CSV của Sales Invoice và công nợ.

Áp dụng những best practices trên sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao nhất khi sử dụng mô-đun công nợ ERPNext.

Kết luận

Quản lý công nợ ERPNext không chỉ giải quyết bài toán thu hồi và thanh toán mà còn cung cấp bức tranh tài chính toàn diện, hỗ trợ CEO ra quyết định kịp thời. Sau khi hoàn thành cấu hình công nợ, bạn nên:

Triển khai module Dòng tiền (Cash Flow) để theo dõi thanh khoản tổng thể.
Xây dựng báo cáo Revenue Analytics và Expense Analytics để phân tích lợi nhuận.
Kết nối ERPNext với tài khoản ngân hàng (Bank Reconciliation) để tự động nhập sao kê.