Tự động hóa quy trình hóa đơn đầu vào trong ERPNext cho doanh nghiệp

Trong hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp, hóa đơn đầu vào không chỉ là “giấy tờ” ghi nhận chi phí mà còn quyết định trực tiếp đến dòng tiền, việc kê khai thuế và tuân thủ quy định pháp lý. Nếu cứ phải nhập liệu thủ công từng hóa đơn, kế toán dễ mắc sai sót, trễ hạn thanh toán và mất nhiều thời gian cho công tác đối soát. Giải pháp Hóa đơn đầu vào ERPNext (Purchase Invoice) ra đời để khắc phục những điểm nghẽn này:

Tự động trích xuất thông tin từ PDF, hình ảnh hoặc CSV
Đối soát tức thì với phiếu nhập kho (Purchase Receipt) và phiếu chi
Quản lý thuế VAT linh hoạt: 0%, 5%, 10% theo từng mặt hàng
Lưu trữ điện tử toàn bộ chứng từ, tìm kiếm và kiểm tra dễ dàng

❯❯ Đọc thêm về tổng quan phân hệ tài chính kế toán ERPNext
❯❯ Đọc thêm về Chart of Accounts ERPNext – Hướng dẫn thiết lập

Tổng quan về quản lý hóa đơn trên ERPNext

ERPNext cung cấp một hệ thống quản lý hóa đơn đầy đủ, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình phát hành và quản lý hóa đơn đầu vào và đầu ra, từ đó tối ưu hóa các tác vụ kế toán và tài chính. Với tính năng Quản lý hóa đơn, ERPNext giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo lập, theo dõi, và xử lý các hóa đơn mà không gặp phải khó khăn hay sai sót.

Quản lý hóa đơn đầu vào:

Phân hệ quản lý hóa đơn đầu vào của ERPNext cho phép doanh nghiệp ghi nhận và xử lý các hóa đơn từ nhà cung cấp một cách dễ dàng. Hệ thống hỗ trợ nhập liệu tự động từ các hóa đơn, giúp giảm thiểu sai sót khi nhập liệu thủ công. Các thông tin như mã số thuế, chi tiết sản phẩm, giá trị hóa đơn, và thuế VAT đều được hệ thống tự động tính toán và cập nhật, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí và quản lý công nợ phải trả.

Quản lý hóa đơn đầu ra:

Đối với hóa đơn đầu ra, ERPNext cung cấp tính năng tạo hóa đơn bán hàng trực tiếp từ đơn hàng hoặc hợp đồng đã được xử lý. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hành hóa đơn cho khách hàng và theo dõi tình trạng thanh toán. Hệ thống cho phép tự động tính toán các khoản thuế như VAT và giúp tạo báo cáo Aged Receivables để theo dõi các khoản công nợ phải thu.

Tính năng tích hợp và tự động hóa:

Một trong những ưu điểm lớn của ERPNext là khả năng tích hợp hóa đơn với các quy trình khác trong hệ thống. Khi một hóa đơn được tạo, các thông tin sẽ tự động được cập nhật vào các sổ sách kế toán và báo cáo tài chính, giúp giảm thiểu công việc thủ công. Hệ thống cũng hỗ trợ tính năng tự động hóa quy trình thanh toán và gửi thông báo nhắc nhở cho khách hàng hoặc nhà cung cấp khi đến hạn thanh toán.

Với các tính năng này, ERPNext giúp doanh nghiệp đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch tài chính và giúp tiết kiệm thời gian xử lý.

Tại sao cần tự động hóa xử lý hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào không chỉ là chứng từ chi phí, mà còn là dữ liệu nền tảng cho dòng tiền và báo cáo thuế. Trung bình, mỗi hóa đơn đầu vào mất 5–10 phút để nhập liệu, kiểm tra và lưu trữ. Với hàng trăm hóa đơn mỗi tháng, đội ngũ kế toán dễ rơi vào tình trạng:

Quá tải nhập tay, dẫn đến sai sót tên, mã số thuế, số tiền
Thiếu đối soát với phiếu nhập kho để đảm bảo số lượng và giá thành
Trễ hạn thanh toán, làm gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc mất ưu đãi chiết khấu
Khó kiểm tra khi kiểm toán do hồ sơ phân tán

ERPNext giải quyết toàn diện vấn đề này bằng module Purchase Invoice tích hợp OCR, API ngân hàng và nhập liệu CSV/Excel, giúp giảm đến 80% thời gian xử lý và gần như loại bỏ lỗi thủ công.

Thiết lập module Purchase Invoice trên ERPNext

Trước khi triển khai, hãy đảm bảo tài khoản kế toán của bạn có quyền Purchase User hoặc Accounting User. Các bước cấu hình cơ bản:

Kích hoạt module
- Vào Modules → Buying → chọn Purchase Invoice.
- Kiểm tra quyền trong User Permissions để đảm bảo người dùng có thể truy cập và thao tác.
Cấu hình chung
- Vào Buying Settings:
  - Bật Allow Multi Currency nếu làm việc đa ngoại tệ.
  - Bật Allow Tax ID để nhập mã số thuế nhà cung cấp.
  - Đặt Default Price List và Default Warehouse phù hợp với nghiệp vụ.
Import CSV mẫu
- Vào Data Import → chọn Purchase Invoice.
- Tải file mẫu, điền các trường: Nhà cung cấp, Số hóa đơn, Ngày phát hành, Thuế, Tổng tiền…
- Upload lên, ERPNext tự động tạo Purchase Invoice theo dữ liệu CSV.
Kết nối OCR và API ngân hàng (tùy chọn)
- Cài đặt app OCR hoặc tích hợp API của nhà cung cấp dịch vụ.
- Upload PDF/hình ảnh hóa đơn, hệ thống trích xuất tự động các thông tin chính.

“Chuẩn bị kỹ bước nhập liệu và cấu hình sẽ giúp giảm 50% lỗi khi triển khai hàng loạt chứng từ.”

Tạo và quản lý nhà cung cấp

Một hồ sơ Supplier chuẩn xác giúp quá trình xử lý hóa đơn mượt mà:

Tạo Supplier:
1. Vào Buying → Supplier → New.
2. Điền Supplier Name, Supplier Group, Tax ID, Payment Terms.
3. Lưu và kiểm tra tab Accounts Payable để xác nhận thông tin công nợ.
Cập nhật chi tiết:
- Contact Person: tên, email, điện thoại.
- Address: địa chỉ xuất hóa đơn, kho nhận hàng.
- Credit Days: số ngày thanh toán tối đa, gắn liền với điều khoản thanh toán.
Import Supplier từ CSV:
- Vào Data Import → Supplier để upload danh sách, tránh phải nhập thủ công hàng loạt.

“Một Supplier đầy đủ thông tin giúp giảm sai sót trong bước đối soát và nhắc nợ.”

Quy trình ghi nhận và đối soát hóa đơn đầu vào

Nhập liệu và xác nhận hóa đơn

Vào Buying → Purchase Invoice → New.
Chọn Supplier, “Invoice Number”, “Posting Date” và “Due Date”.
Thêm dòng Item hoặc Expense Account, nhập Qty, Unit Price, VAT Rate, Discount.
Nhấn Save và Submit để ERPNext tự động ghi nợ vào Expense/Asset và có vào Creditors.

“Xác nhận đúng ngay từ đầu giúp tránh nhầm lẫn khi đối soát sau này.”

Đối soát với nhập kho và thanh toán

Purchase Receipt: Khi hàng về kho, ERPNext tự động so khớp số lượng và đơn giá.
Stock Entry: Xử lý chênh lệch về trọng lượng hoặc chi phí phát sinh nếu cần.
Payment Entry: Khi thanh toán, chọn Purchase Invoice, nhập số tiền, ngày trả; hệ thống ghi có vào Bank/Cash và ghi nợ Creditors.

Sau bước Payment Entry, trạng thái hóa đơn được cập nhật thành “Paid” và không còn hiển thị trong báo cáo Aged Payables.

Cấu hình tự động nhắc và phê duyệt hóa đơn

Để không bỏ sót hóa đơn chờ duyệt hay thanh toán, bạn nên thiết lập:

Workflow
- Vào Workflow → New, chọn Document Type: Purchase Invoice.
- Tạo các state: Draft → Waiting Approval → Approved → Rejected.
- Gán role phù hợp: Clerk lập hóa đơn, Manager duyệt.
Notification
- Vào Settings → Notification → New.
- Document Type: Purchase Invoice, Condition: doc.workflow_state=="Waiting Approval".
- Người nhận: Purchase Manager, kèm link đến hóa đơn.
Scheduler
- Bật job “Send Notifications” để site gửi email nhắc duyệt hoặc nhắc thanh toán hàng ngày.

Với 2 tính năng Workflow và Notification trên ERPNext sẽ giúp đảm bảo không hóa đơn nào bị bỏ sót trong quá trình xử lý dữ liệu kế toán và bán hàng.

Báo cáo phân tích chi phí đầu vào và VAT

ERPNext hỗ trợ nhiều báo cáo phân tích chuyên sâu:

Purchase Register: Tóm tắt tất cả hóa đơn theo ngày, nhà cung cấp.
Expense Analytics: Phân tích chi phí theo Account, Cost Center, Project.
VAT Register (Input): Tổng hợp VAT đầu vào theo kỳ, hỗ trợ kê khai thuế.
Aged Payables: Nhóm hóa đơn chưa thanh toán theo độ tuổi nợ.

Cách sử dụng:

Vào Accounting → Reports.
Chọn báo cáo, lọc theo thời gian, nhà cung cấp hoặc tài khoản.
Xuất Excel/PDF để gửi Ban Giám đốc hoặc nộp tờ khai thuế.

Ví dụ, báo cáo VAT Register quý II/2025 giúp kế toán tổng hợp chính xác số thuế được khấu trừ.

Ngoài các báo cáo hệ thống sẵn có, ERPNext cũng hỗ trợ cơ chế tùy chỉnh báo cáo linh hoạt cho phép người dùng thiết kế ra các mẫu báo cáo riêng, tùy theo mục đích sử dụng trong thực tế.

Lưu ý khi triển khai Purchase Invoice ERPNext

Tự động hóa và quy trình chuẩn mực là chìa khóa xử lý hóa đơn đầu vào hiệu quả. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý:

Chuẩn hóa định dạng hóa đơn từ nhà cung cấp (PDF/CSV).
Sử dụng OCR để giảm 70% thời gian nhập liệu.
Áp dụng Workflow rõ ràng, tránh bỏ sót duyệt.
Đào tạo định kỳ cho nhân viên về thao tác trên ERPNext.
Kiểm tra Aged Payables hàng tuần, đảm bảo dòng tiền ổn định.

Kết luận

Việc triển khai Hóa đơn đầu vào ERPNext mang lại lợi ích rõ rệt: giảm thời gian nhập liệu, tối ưu công tác đối soát, đảm bảo tuân thủ thuế và minh bạch chi phí. Sau khi hoàn thành module này, doanh nghiệp nên:

Triển khai Quản lý công nợ để kết nối khép kín chi phí – thanh toán.
Cấu hình Dòng tiền (Cash Flow) để theo dõi thanh khoản tổng thể.
Kết nối ERPNext với ngân hàng để tự động nhập sao kê và kiểm soát giao dịch.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe trong việc triển khai và tùy chỉnh ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!