Quản lý tài liệu dự án thông minh trên ERPNext

Trong mỗi dự án, khối lượng tài liệu nội bộ, hợp đồng, biên bản họp, bản vẽ kỹ thuật hay file nghiệm thu là vô cùng lớn. Việc quản lý rời rạc trên email, Google Drive hoặc ổ cứng cá nhân không chỉ gây thất lạc mà còn làm giảm hiệu quả phối hợp nhóm. Với ERPNext, doanh nghiệp có thể triển khai hệ thống quản lý tài liệu dự án thông minh, tập trung, bảo mật và dễ truy xuất.

Tính năng quản lý tài liệu tích hợp trực tiếp với từng Project giúp bạn kiểm soát phiên bản, phân quyền truy cập và đồng bộ tài liệu trên mọi thiết bị.

❯❯ Đọc thêm về Tổng quan phân hệ Quản lý Dự án ERPNext

Tại sao cần quản lý tài liệu dự án trong ERPNext

“Tài liệu bị thất lạc là rủi ro – tài liệu được kiểm soát là tài sản.” – PM tại MBW Digital

Doanh nghiệp thường gặp:

Khó truy xuất tài liệu cũ.
Gửi nhầm phiên bản giữa các phòng ban.
Tài liệu nhạy cảm bị chia sẻ không kiểm soát.

ERPNext giúp tập trung tài liệu trong cùng hệ thống, tiết kiệm thời gian và bảo mật hơn.

Cách lưu trữ và gắn tài liệu vào dự án

Trong ERPNext:

Mỗi Project có tab Attachments để tải lên tài liệu liên quan.
Có thể gắn tài liệu vào Task, Milestone, Meeting, Timesheet.
Hỗ trợ định dạng PDF, Word, Excel, ảnh, bản vẽ kỹ thuật.
Đồng bộ với Google Drive hoặc Dropbox nếu cần.

Quản lý phiên bản và phân quyền truy cập

Version Control: Khi cập nhật tài liệu, ERPNext lưu trữ các phiên bản trước để có thể khôi phục.
User Permission: Có thể cấu hình ai được xem, chỉnh sửa, tải về hoặc chia sẻ.
Role-based access: Giao quyền theo nhóm như quản lý, kỹ thuật, kế toán…

Tìm kiếm và đồng bộ tài liệu trên toàn hệ thống

Search thông minh: Gõ từ khóa là tìm được tài liệu theo tên, mô tả hoặc dự án liên quan.
Tích hợp với Email: Gửi file đính kèm trực tiếp từ ERPNext.
API đồng bộ: Kết nối với nền tảng quản lý tài liệu khác nếu cần mở rộng.

Best practices khi quản lý tài liệu dự án ERPNext

Tạo cấu trúc thư mục rõ ràng cho từng dự án.
Luôn cập nhật mô tả và tag cho mỗi file.
Thiết lập quy trình duyệt file nội bộ trước khi chia sẻ bên ngoài.
Định kỳ backup và kiểm tra quyền truy cập.

Kết luận

Quản lý tài liệu dự án ERPNext là giải pháp thông minh giúp bạn kiểm soát tốt hơn mọi tài nguyên thông tin của dự án. Khi tài liệu được tổ chức chặt chẽ và truy xuất dễ dàng, hiệu suất làm việc và bảo mật cũng được nâng cao.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe, cung cấp dịch vụ triển khai ERPNext. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Đăng ký tư vấn miễn phí ngay!