Tích hợp quản lý dự án và kế toán trên ERPNext

Nhiều doanh nghiệp triển khai dự án nhưng vẫn quản lý tài chính và kế toán trên hệ thống riêng biệt, dẫn đến sai lệch số liệu, chậm trễ trong báo cáo và khó kiểm soát ngân sách. Với ERPNext, bạn có thể tích hợp toàn diện giữa mô-đun quản lý dự án và kế toán, từ đó theo dõi chi phí, dòng tiền và lợi nhuận theo từng dự án một cách chính xác và tự động.

Việc tích hợp này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát tài chính dự án theo thời gian thực.

Tại sao cần tích hợp dự án và kế toán trên ERPNext

“Nếu không tích hợp kế toán, mọi dữ liệu tài chính chỉ là dự đoán.” Các vấn đề thường gặp khi không tích hợp dự án và kế toán:

Không kiểm soát được chi phí phát sinh theo từng dự án
Khi không tích hợp kế toán với dự án, các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án không được theo dõi một cách chi tiết, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát ngân sách.
Mất thời gian đối chiếu dữ liệu giữa hệ thống dự án và hệ thống kế toán
Việc phải đối chiếu thủ công giữa hai hệ thống khác nhau không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót, gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Không đánh giá được hiệu quả tài chính thực sự của từng dự án
Khi không có sự liên kết giữa dự án và kế toán, doanh nghiệp không thể đánh giá chính xác hiệu quả tài chính của từng dự án, dẫn đến khó khăn trong việc ra quyết định chiến lược.

ERPNext giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề trên bằng cách:

Đồng bộ hoàn toàn quy trình dự án và kế toán, giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí và doanh thu chính xác.
Tự động cập nhật số liệu tài chính từ các dự án vào hệ thống kế toán, giảm thiểu sai sót thủ công.
Cung cấp cái nhìn toàn diện và chính xác về hiệu quả tài chính của từng dự án, hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn.

Kết hợp ERPNext trong việc tích hợp dự án và kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính và nâng cao hiệu quả công việc.

❯❯ Đọc thêm về Tổng quan phân hệ quản lý dự án ERPNext và Phân hệ kế toán ERPNext

Cơ chế liên kết giữa mô-đun Dự án và Kế toán

Mỗi Project trong ERPNext có thể gắn với một Cost Center riêng.
Các giao dịch như Purchase Invoice, Expense Claim, Timesheet, Sales Invoice đều có thể gắn trực tiếp vào Project.
Chi phí, doanh thu được phân loại theo hạng mục, thời gian và đơn vị thực hiện.

Cơ chế này giúp phản ánh chi phí trực tiếp – gián tiếp, và lợi nhuận dự án một cách rõ ràng.

Các loại chứng từ kế toán gắn với dự án

Purchase Invoice: Hóa đơn mua hàng gắn theo từng hạng mục dự án.
Expense Claim: Yêu cầu hoàn ứng cho nhân sự triển khai dự án.
Timesheet: Ghi nhận thời gian làm việc, tự động quy đổi chi phí.
Sales Invoice: Ghi nhận doanh thu theo từng cột mốc nghiệm thu.

Theo dõi chi phí và doanh thu dự án theo thời gian thực

ERPNext cho phép theo dõi trực tiếp:

Chi phí theo từng task, milestone hoặc giai đoạn.
Tổng chi phí – doanh thu – lợi nhuận lũy kế theo dự án.
So sánh ngân sách và thực tế ngay trên Dashboard tài chính.

Tính năng này giúp nhà quản lý điều chỉnh sớm khi có biến động ngân sách.

Báo cáo tài chính theo từng dự án

Các báo cáo hữu ích bao gồm:

Project Profitability Report: Lợi nhuận thực tế từng dự án.
Budget Variance Report: So sánh kế hoạch và thực tế.
Cost Center Ledger: Giao dịch kế toán theo từng dự án.
Balance Sheet by Project: Bảng cân đối kế toán theo từng nhóm dự án.

Lưu ý khi tích hợp kế toán dự án trong ERPNext

Luôn cấu hình Cost Center tương ứng với mỗi Project.
Gắn đầy đủ thông tin Project khi tạo các chứng từ kế toán.
Định kỳ rà soát Project Profitability để điều chỉnh kế hoạch.
Tận dụng quyền hạn phê duyệt để kiểm soát chi phí nghiêm ngặt.

Kết luận

Tích hợp dự án kế toán ERPNext là giải pháp giúp doanh nghiệp giám sát toàn diện hoạt động tài chính theo từng dự án. Từ chi phí, doanh thu đến lợi nhuận, tất cả được phản ánh minh bạch, tự động và liên tục.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe, cung cấp dịch vụ triển khai ERPNext. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Đăng ký tư vấn miễn phí ngay!