Lập và kiểm soát ngân sách dự án chặt chẽ trên hệ thống ERPNext

Ngân sách là yếu tố sống còn quyết định sự thành công hay thất bại của một dự án. Nếu không được lập kế hoạch và kiểm soát chặt chẽ, dự án rất dễ bị đội chi phí, ảnh hưởng đến lợi nhuận và dòng tiền doanh nghiệp. Với ERPNext, việc quản lý ngân sách dự án trở nên dễ dàng và trực quan, từ khâu lập kế hoạch đến giám sát thực hiện và đối chiếu chi phí thực tế.

Hệ thống giúp doanh nghiệp thiết lập ngân sách theo từng hạng mục công việc, tự động cập nhật chi phí phát sinh, đưa ra cảnh báo nếu vượt ngưỡng và tạo báo cáo tổng hợp để ra quyết định chính xác.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ quản lý dự án ERPNext

Tại sao cần kiểm soát ngân sách dự án bằng ERPNext

“Không kiểm soát ngân sách là không kiểm soát được rủi ro tài chính.” Quản lý ngân sách là yếu tố vô cùng quan trọng mà bất kỳ nhà quản lý dự án nào cũng đều quan tâm. Tuy nhiên một công cụ đủ tốt mới có thể giúp các nhà quản trị nhanh chóng nhìn ra vấn đề và điều chỉnh sớm.

Các rủi ro phổ biến khi không có công cụ quản lý ngân sách dự án đó là:

Không dự báo chính xác chi phí từng giai đoạn: Thiếu công cụ kiểm soát ngân sách có thể dẫn đến việc dự báo chi phí không chính xác, gây khó khăn trong việc quản lý tài chính dự án.

Thiếu minh bạch trong các khoản phát sinh: Khi không có hệ thống quản lý ngân sách, các khoản chi phí phát sinh có thể không được theo dõi rõ ràng, dẫn đến sự không minh bạch trong báo cáo tài chính.

Vượt ngân sách mà không phát hiện kịp thời: Việc thiếu công cụ giám sát ngân sách khiến bạn khó phát hiện tình trạng vượt ngân sách cho đến khi quá muộn, ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính của dự án.

Với module Quản lý dự án ERPNext, bạn có thể nhanh chóng giải quyết vấn đề ngân sách dự án với nhiều tính năng như:

Lập ngân sách chi tiết đến từng hạng mục: ERPNext cho phép bạn lập ngân sách chi tiết cho từng hạng mục trong dự án, giúp theo dõi chi phí chính xác và rõ ràng.

Tự động cập nhật chi phí thực tế theo tiến độ: Hệ thống tự động cập nhật chi phí thực tế theo tiến độ dự án, giúp bạn có cái nhìn chính xác về tình hình tài chính trong suốt quá trình thực hiện.

So sánh ngân sách kế hoạch với thực tế theo thời gian thực: ERPNext cung cấp khả năng so sánh ngân sách kế hoạch với chi phí thực tế theo thời gian thực, giúp bạn điều chỉnh kịp thời và duy trì dự án trong phạm vi ngân sách.

Với ERPNext, việc kiểm soát ngân sách dự án trở nên dễ dàng và hiệu quả, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách.

Hướng dẫn thiết lập và quản lý ngân sách dự án trong ERPNext

Bước 1. Tạo ngân sách dự án Project Budget

Để bắt đầu, bạn cần tạo một ngân sách cho dự án:

Truy cập vào danh sách ngân sách: Trang chủ > Kế toán > Trung tâm chi phí và Ngân sách > Ngân sách.
Nhấn Thêm ngân sách mới.
Chọn đối tượng ngân sách: Dự án.
Chỉ định Năm tài chính áp dụng cho ngân sách.
Trong bảng tài khoản, chọn các tài khoản thu/chi cần thiết lập ngân sách.
Nhập số tiền ngân sách cho từng tài khoản.
Lưu và gửi để hoàn tất.

Bước 2. Phân bổ ngân sách theo giai đoạn

ERPNext hỗ trợ cơ chế giúp bạn quản lý chi phí theo từng giai đoạn của dự án. Bằng cách Phân bổ ngân sách theo Task/Milestone: Bạn có thể phân bổ ngân sách cho từng nhiệm vụ hoặc mốc quan trọng trong dự án, giúp theo dõi chi phí chi tiết và chính xác hơn.

Bước 3. Kết nối với Module Kế toán

ERPNext tích hợp chặt chẽ giữa ngân sách dự án và các chứng từ kế toán:

Chứng từ mua hàng (Purchase Invoice): Mọi chi phí phát sinh từ việc mua sắm vật tư, dịch vụ đều được ghi nhận vào ngân sách dự án.
Yêu cầu chi phí (Expense Claim): Các khoản chi phí nhân viên phát sinh trong quá trình thực hiện dự án cũng được liên kết và ghi nhận vào ngân sách.

Bước 4. Tự động tính toán và cảnh báo

ERPNext cung cấp các tính năng giúp bạn kiểm soát ngân sách hiệu quả:

Tính tổng ngân sách tự động: Hệ thống tự động tính toán tổng ngân sách dựa trên các khoản mục đã nhập.
Cảnh báo khi vượt ngân sách: Bạn có thể thiết lập cảnh báo khi chi phí thực tế vượt quá ngân sách đã định, giúp kịp thời điều chỉnh kế hoạch và nguồn lực.

Bước 5. Báo cáo biến động ngân sách

Để theo dõi tình hình chi phí so với ngân sách:

Truy cập Trang chủ > Kế toán > Trung tâm chi phí và Ngân sách > Báo cáo biến động ngân sách.
Báo cáo này giúp bạn so sánh chi phí thực tế với ngân sách đã lập, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời.

❯❯ Xem thêm: Tích hợp dự án và kế toán ERPNext

Theo dõi và kiểm soát chi phí thực tế

Quản lý ngân sách dự án là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả tài chính và tiến độ thực hiện dự án. Trong ERPNext, bạn có thể thiết lập ngân sách chi tiết cho từng dự án, giúp theo dõi và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn thiết lập và theo dõi chi phí dự án ERPNext

Chi phí thực tế cập nhật tự động từ các giao dịch thực tế như hóa đơn mua hàng, yêu cầu thanh toán, bảng lương…
So sánh dự toán và thực tế qua biểu đồ và bảng tổng hợp.
Cost Center và Project Accounting: Phân tách chi phí theo từng dự án, bộ phận.
Multi-currency support: Hỗ trợ kiểm soát ngân sách theo nhiều loại tiền tệ.

Báo cáo ngân sách và cảnh báo vượt ngưỡng

ERPNext cung cấp các báo cáo ngân sách đa chiều:

Budget Variance Report: So sánh ngân sách dự kiến và chi phí thực tế.
Project Profitability Report: Đánh giá lợi nhuận dự án sau khi trừ chi phí.
Real-time Budget Alerts: Gửi cảnh báo khi chi phí phát sinh vượt mức dự kiến.

Những công cụ này giúp nhà quản lý chủ động ra quyết định điều chỉnh phù hợp.

Ngoài ra, bạn cũng có thể dễ dàng thiết lập các tùy chỉnh khác theo nhu cầu để tự động gửi cảnh báo khi ngân sách có vấn đề, tùy theo cách mà bạn đang quản lý dự án trong thực tế. Đây là đặc tính tuyệt vời của hệ thống ERPNext so với các phần mềm ERP khác.

Mẹo để quản lý ngân sách dự án trên ERPNext hiệu quả

Luôn xây dựng ngân sách theo từng Task cụ thể.
Sử dụng số liệu lịch sử để dự báo chính xác hơn.
Thường xuyên cập nhật chi phí phát sinh.
Thiết lập mức cảnh báo và người chịu trách nhiệm phê duyệt.

Kết luận

Quản lý ngân sách dự án bằng ERPNext không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn tối ưu lợi nhuận, hạn chế rủi ro tài chính và nâng cao minh bạch. Đây là bước không thể thiếu trong hành trình chuyên nghiệp hóa công tác quản lý dự án.

Đọc thêm các bài viết khác của Module Projects

______

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe, cung cấp dịch vụ triển khai ERPNext. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Đăng ký tư vấn miễn phí ngay!