Quản lý trả lại hàng mua và đổi trả hàng hóa bằng ERPNext

Trong quy trình mua hàng, việc phát sinh hàng hóa không đạt yêu cầu và cần trả lại là điều không tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không có hệ thống ghi nhận và xử lý đổi trả rõ ràng, sẽ dễ dẫn đến mất kiểm soát tồn kho, nhầm lẫn công nợ và rủi ro trong báo cáo tài chính.

Với ERPNext, tính năng quản lý đổi trả hàng mua giúp doanh nghiệp:

Ghi nhận chính xác số lượng hàng trả
Tự động cập nhật kho
Điều chỉnh công nợ với nhà cung cấp
Truy xuất lịch sử đổi trả dễ dàng

❯❯ Đọc thêm về Quy trình thanh toán nhà cung cấp qua ERPNext

Tổng quan tính năng quản lý trả hàng nhà cung cấp trên ERPNext

Trong quá trình mua hàng, việc phát sinh lỗi như hàng hóa không đạt chất lượng, giao sai số lượng, hoặc không đúng chủng loại là điều khó tránh khỏi. Vì vậy, tính năng quản lý trả hàng nhà cung cấp (Purchase Return) trong ERPNext được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các tình huống đổi trả một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch.

ERPNext cho phép thực hiện quy trình hoàn trả hàng hóa mua thông qua chứng từ Purchase Return – được tạo dựa trên hóa đơn mua (Purchase Receipt) hoặc hóa đơn thanh toán (Purchase Invoice). Khi tạo phiếu trả hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật lại tồn kho, điều chỉnh công nợ phải trả và ghi nhận các bút toán kế toán liên quan.

Một số điểm nổi bật của tính năng này bao gồm:

Cho phép chọn hàng hóa đã nhập để trả lại theo từng dòng sản phẩm, số lượng hoặc theo từng lô (batch/serial number).
Cập nhật lại tồn kho ngay khi phiếu trả hàng được xác nhận, giúp đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác.
Tự động tạo Journal Entry để điều chỉnh chi phí, công nợ và các khoản thuế liên quan.
Có thể kết nối với Supplier Credit Note nếu doanh nghiệp nhận được tiền hoàn lại từ nhà cung cấp.
Hỗ trợ các trường hợp đổi hàng, trả lại một phần đơn hàng hoặc trả toàn bộ.

Lợi ích khi quản lý đổi trả hàng hóa trên ERPNext

ERPNext cung cấp cơ chế quản lý đổi trả hàng hóa nhà cung cấp cực kỳ linh hoạt. Đồng thời, ERPNext cho phép theo dõi các báo cáo liên quan đến lịch sử trả hàng theo nhà cung cấp, sản phẩm, lý do trả lại và hiệu suất xử lý khiếu nại. Nhờ đó, nhà quản lý có thể đánh giá chất lượng nhà cung cấp và cải thiện chính sách mua hàng dựa trên dữ liệu thực tế.

Tính năng trả hàng trong ERPNext được tích hợp liền mạch với các module như Mua hàng, Kế toán và Kho, giúp doanh nghiệp:

Giảm rủi ro thất thoát hàng hóa

Đảm bảo tính minh bạch trong nghiệp vụ mua – trả

Tối ưu hóa quy trình kiểm soát chất lượng và chi phí mua hàng

Thiết lập loại chứng từ đổi trả hàng hóa

Truy cập Buying > Purchase Return, kiểm tra các thiết lập:

Xác định quyền hạn người tạo và phê duyệt
Liên kết tài khoản công nợ khi phát sinh hoàn tiền hoặc trừ công nợ
Kết nối ngược về đơn hàng gốc nếu có

Tạo phiếu trả hàng mua (Purchase Return)

Các bước:

Truy cập Buying > Purchase Receipt, chọn phiếu có lỗi hàng hóa
Nhấn Create > Return để tạo phiếu trả hàng
Ghi rõ lý do, số lượng, ngày trả và kho trả lại
Submit để hệ thống ghi nhận và cập nhật tồn kho

→ Tồn kho sẽ tự động giảm theo số lượng hàng hoàn trả

Liên kết với hóa đơn và điều chỉnh công nợ

Khi doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ trả hàng sau khi đã lập Purchase Invoice, ERPNext cung cấp cơ chế xử lý tự động giúp cập nhật công nợ và sổ sách kế toán một cách chính xác, minh bạch.

Cụ thể:

Tự động điều chỉnh công nợ phải trả: Khi tạo phiếu Purchase Return dựa trên hóa đơn gốc, hệ thống sẽ tự động khấu trừ giá trị hàng trả khỏi công nợ phải trả với nhà cung cấp. Điều này giúp cập nhật số dư công nợ một cách kịp thời và chính xác.

Tạo Credit Note tương ứng: Trong trường hợp nhà cung cấp hoàn tiền hoặc chấp nhận bù trừ vào đơn hàng sau, ERPNext cho phép tạo Supplier Credit Note để ghi nhận giá trị hoàn lại, từ đó cân đối lại dòng tiền và số liệu kế toán.

Tích hợp với báo cáo công nợ và sổ cái kế toán: Mọi giao dịch trả hàng được ghi nhận tự động vào hệ thống kế toán, phản ánh đầy đủ trên các báo cáo như:

Báo cáo công nợ phải trả (Accounts Payable)

Sổ cái nhà cung cấp (Supplier Ledger)

Sổ cái tài khoản chi phí, hàng hóa

Việc xử lý này không chỉ giúp kế toán tiết kiệm thời gian đối chiếu mà còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nguyên tắc kế toán chuẩn quốc tế.

Báo cáo theo dõi hàng trả và lý do đổi trả

Purchase Return Register: danh sách toàn bộ phiếu trả
Item-wise Return Summary: theo mặt hàng, theo nhà cung cấp
Reason for Return Report: tổng hợp lý do trả – hỗ trợ đánh giá chất lượng nhà cung cấp

→ Căn cứ để cải thiện chất lượng đầu vào, loại bỏ nhà cung cấp không đạt

Lưu ý khi quản lý đổi trả ERPNext

Luôn tạo phiếu trả hàng từ phiếu nhận hoặc đơn hàng gốc
Ghi rõ lý do trả, lưu file hình ảnh nếu cần
Đối chiếu báo cáo tồn kho sau mỗi lần đổi trả
Phối hợp chặt giữa kế toán và bộ phận kho để tránh sai lệch

Kết luận

Quản lý đổi trả ERPNext không chỉ là công cụ xử lý sự cố mà còn là cách doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch, kiểm soát tồn kho và làm việc hiệu quả với nhà cung cấp.

Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng Excel hoặc ghi tay để xử lý trả hàng, đây là thời điểm để số hóa với ERPNext.

Với chứng nhận chính thức từ Frappe, MBW Digital cam kết mang đến giải pháp ERPNext hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ triển khai và tùy chỉnh hệ thống ERPNext để phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn 1-1!