Quản lý nhà cung cấp luôn là một trong những yếu tố sống còn của chuỗi cung ứng. Một nhà cung cấp đáng tin cậy giúp đảm bảo chất lượng đầu vào, giữ đúng tiến độ giao hàng, và góp phần quan trọng vào việc tối ưu chi phí vận hành.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn đang quản lý nhà cung cấp một cách thủ công, thiếu tính hệ thống. Hệ quả là thông tin bị phân tán, giao dịch dễ sai sót, chậm trễ trong xử lý đơn hàng, và đặc biệt là khó theo dõi hiệu suất hợp tác của từng đối tác.

Với ERPNext, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi điều đó. Phân hệ Buying của ERPNext cung cấp một nền tảng tích hợp để quản lý nhà cung cấp – từ hồ sơ, lịch sử giao dịch, điều khoản thanh toán, cho tới đánh giá hiệu suất. Tất cả đều được kết nối chặt chẽ với kho, kế toán và quy trình mua hàng.

❯❯ Đọc thêm: Giới thiệu tổng quan phân hệ mua hàng ERPNext

Tính năng quản lý nhà cung cấp trên ERPNext là gì?

Quản lý nhà cung cấp (Supplier Management) trong ERPNext là tập hợp các tính năng giúp doanh nghiệp xây dựng, theo dõi và đánh giá mối quan hệ với nhà cung cấp một cách hiệu quả. Hệ thống cho phép lưu trữ thông tin chi tiết từng nhà cung cấp, quản lý lịch sử giao dịch, hạn mức tín dụng, thời gian thanh toán và hiệu suất giao hàng. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng phân tích, lựa chọn và tối ưu danh sách nhà cung cấp chiến lược.

Vì sao cần quản lý nhà cung cấp hiệu quả bằng ERPNext?

Trong bối cảnh giá cả nguyên vật liệu biến động, năng lực cung ứng thiếu ổn định và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, doanh nghiệp rất cần một công cụ để:

• Tập trung hóa toàn bộ thông tin về nhà cung cấp

• Theo dõi hiệu suất giao hàng, lịch sử thanh toán, độ trễ hóa đơn

• Tự động hóa các quy trình đặt hàng và cảnh báo công nợ

• Đảm bảo tính nhất quán giữa bộ phận mua hàng – kho – kế toán

ERPNext chính là giải pháp giúp số hóa toàn diện quy trình quản lý nhà cung cấp, mang lại tính minh bạch, hiệu quả và khả năng mở rộng dài hạn.

Cách thiết lập hệ thống nhà cung cấp trong ERPNext

Việc cấu hình ban đầu trên ERPNext không hề phức tạp. Các bước cụ thể như sau:

1. Tạo nhóm nhà cung cấp (Supplier Group)
   Giúp phân loại theo ngành nghề, địa lý hoặc mức độ ưu tiên.

2. Khai báo hồ sơ nhà cung cấp (Supplier)
   Bao gồm các trường thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, mã số thuế, điều khoản thanh toán, thông tin liên hệ, ngân hàng,…

3. Tạo mẫu điều khoản thanh toán (Payment Terms Template)
   Hệ thống sẽ dùng mẫu này để tự động tính hạn thanh toán và cảnh báo công nợ.

4. Gắn tài khoản kế toán
   Mỗi nhóm nhà cung cấp có thể được gán tài khoản công nợ riêng trong sơ đồ tài khoản (Chart of Accounts).

Việc thiết lập ban đầu chính xác sẽ giúp hệ thống chạy trơn tru ở tất cả các bước về sau: từ tạo đơn hàng, ghi nhận hóa đơn, tới báo cáo phân tích.

Khai báo nhà cung cấp và các thông tin liên hệ

ERPNext cho phép bạn khai báo nhiều liên hệ và nhiều địa chỉ cho mỗi nhà cung cấp. Ví dụ:

• Người liên hệ phụ trách báo giá

• Người phụ trách kế toán thanh toán

• Địa chỉ văn phòng, địa điểm kho giao nhận

Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với các công ty có nhiều chi nhánh hoặc nhiều phòng ban.

Ngoài ra, hệ thống còn cho phép gắn mã số thuế, tài khoản ngân hàng, đơn vị tiền tệ sử dụng, v.v. → Giúp việc đối chiếu đơn hàng – hóa đơn trở nên chính xác hơn.

Quy trình mua hàng liên kết nhà cung cấp và công nợ

Một điểm mạnh của ERPNext là quy trình mua hàng được số hóa toàn diện, gắn chặt với thông tin nhà cung cấp.

Quy trình chuẩn:

1. Purchase Request (Yêu cầu mua hàng)

2. Request for Quotation (Yêu cầu báo giá)

3. Purchase Order (Đơn đặt hàng)

4. Purchase Receipt (Ghi nhận hàng đã nhận)

5. Purchase Invoice (Ghi nhận hóa đơn)

Tại mỗi bước, bạn có thể chọn nhà cung cấp từ danh sách đã khai báo, hệ thống sẽ tự động lấy các thông tin liên quan như điều khoản thanh toán, tỷ giá, hạn mức tín dụng…

Đặc biệt, tại bước tạo hóa đơn (Purchase Invoice), ERPNext sẽ:

• Ghi nhận công nợ vào tài khoản kế toán tương ứng

• Cảnh báo nếu vượt hạn mức tín dụng

• Tự động tính hạn thanh toán theo template đã cài

❯❯ Chi tiết tại: Purchase Invoice ERPNext

Theo dõi hiệu suất và lịch sử giao dịch nhà cung cấp

Mỗi nhà cung cấp đều có một “hồ sơ giao dịch” chi tiết trong ERPNext. Những thông tin bạn có thể dễ dàng truy cập gồm:

• Tổng số đơn hàng đã thực hiện

• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn

• Giá nhập trung bình theo từng mặt hàng

• Tổng công nợ còn lại

• Số hóa đơn quá hạn

Điều này rất hữu ích để:

• So sánh giữa các nhà cung cấp khi đàm phán hợp đồng

• Cảnh báo rủi ro từ các nhà cung cấp thường xuyên vi phạm tiến độ

• Đưa ra quyết định hợp tác lâu dài dựa trên dữ liệu

Báo cáo phân tích nhà cung cấp

ERPNext cung cấp nhiều báo cáo mạnh mẽ để giúp CEO và bộ phận mua hàng nắm được bức tranh tổng thể:

• Aged Payables: Theo dõi công nợ theo thời gian (0–30, 31–60, 60+ ngày)

• Supplier-Wise Purchase Summary: Thống kê mua hàng theo từng nhà cung cấp

• Supplier Scorecard: Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp dựa trên nhiều tiêu chí

• Item-Wise Supplier History: So sánh giá và số lần mua của từng mặt hàng theo từng nhà cung cấp

Tất cả báo cáo đều có thể lọc theo thời gian, nhóm sản phẩm, bộ phận mua hàng hoặc trạng thái thanh toán.

Mẹo để quản lý nhà cung cấp hiệu quả với ERPNext

Để quản lý nhà cung cấp hiệu quả với ERPNext, doanh nghiệp nên áp dụng một số thực hành tốt sau:

• Định kỳ đánh giá nhà cung cấp theo KPI rõ ràng (giá, chất lượng, tiến độ)

• Tạo workflow phê duyệt khi thêm nhà cung cấp mới

• Cài đặt hạn mức tín dụng và điều khoản thanh toán riêng cho từng nhóm

• Gắn mỗi PO với PR và PI để đảm bảo khớp đơn hàng – hàng nhận – hóa đơn

“Quản lý tốt nhà cung cấp giúp doanh nghiệp mua thông minh hơn, không phải chỉ là mua rẻ hơn.” – CEO MBW Digital

Kết luận

Quản lý nhà cung cấp bằng ERPNext không đơn thuần là số hóa dữ liệu, mà là một bước tiến lớn trong việc nâng cao năng lực chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Nhờ tính tích hợp mạnh mẽ với các phân hệ mua hàng, kho, kế toán và báo cáo – doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, kiểm soát rủi ro và xây dựng chiến lược mua sắm thông minh hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc:

• Theo dõi hàng trăm nhà cung cấp

• Kiểm soát công nợ

• Đánh giá hiệu suất đối tác

Thì đã đến lúc chuyển sang ERPNext. ERPNext là công cụ tối ưu cho doanh nghiệp đa kênh cần kiểm soát chính xác chính sách giá, chiết khấu và điều kiện thanh toán theo từng kênh. Hệ thống cung cấp các dashboard phân tích doanh số theo nhân viên, nhóm khách hàng, khu vực và thời gian. Với khả năng tùy chỉnh không giới hạn, doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược bán hàng riêng biệt, đồng thời đảm bảo minh bạch dữ liệu và hiệu quả vận hành.

Với chứng nhận chính thức từ Frappe, MBW Digital cam kết mang đến giải pháp ERPNext hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ triển khai và tùy chỉnh hệ thống ERPNext để phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn 1-1!