Trong vận hành doanh nghiệp hiện đại, sự liên thông giữa bộ phận mua hàng và kho vận là yếu tố tiên quyết để đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả. Tuy nhiên, ở nhiều doanh nghiệp, hai bộ phận này vẫn hoạt động rời rạc: đơn mua hàng lập trên một hệ thống, trong khi kho lại xử lý thủ công, gây chậm trễ, thiếu minh bạch và thất thoát hàng hóa.
Với ERPNext, bạn có thể tích hợp mua hàng và kho ERPNext một cách liền mạch: từ khâu tạo đơn hàng, nhận hàng, kiểm tra chất lượng đến ghi nhận tồn kho – tất cả đều được kết nối tự động và minh bạch.
❯❯ Đọc thêm về Phân hệ mua hàng trong ERPNext
Tại sao cần tích hợp mua hàng và kho
“Mua đúng nhưng nhập sai, kiểm không chặt thì tổn thất là điều tất yếu.” – Trưởng kho vận MBW
Việc thiếu liên kết giữa mua hàng và kho dẫn đến:
-
Trễ thời gian nhận hàng vì không có thông tin đơn mua
-
Nhập kho nhầm chủng loại hoặc số lượng
-
Không kiểm soát được hàng tồn theo thời gian thực
Ngược lại, tích hợp mua hàng và kho ERPNext giúp:
-
Tự động sinh Purchase Receipt từ đơn hàng mua
-
Đồng bộ thông tin về nhà cung cấp, mặt hàng, giá cả
-
Cập nhật tồn kho tức thời và chính xác
Thiết lập liên kết giữa các nghiệp vụ trong ERPNext
ERPNext cho phép thiết lập luồng tự động giữa các module:
-
Buying > Purchase Order → Tạo đơn mua hàng
-
Stock > Purchase Receipt → Tạo phiếu nhập từ đơn mua
-
Stock > Stock Ledger / Bin → Cập nhật tồn kho
-
Accounts > Purchase Invoice → Ghi nhận công nợ sau khi nhận hàng
Lưu ý cấu hình:
-
Cho phép chỉ nhận hàng khi có PO (Purchase Order Based Receipt)
-
Cài đặt tự động định khoản kho
-
Phân quyền người duyệt nhập kho và kiểm hàng
Quy trình nhập kho từ đơn mua hàng trên ERPNext
-
Nhân viên mua hàng tạo PO
-
Kho vận xác nhận đã nhận hàng
-
Tạo Purchase Receipt trực tiếp từ PO (không nhập tay)
-
Ghi chú tình trạng hàng hóa (tốt/xấu/thiếu)
-
Hệ thống tự động cập nhật tồn kho và chờ kiểm duyệt (nếu cần)
→ Giảm thao tác nhập liệu, tăng tính chính xác và minh bạch hóa luồng dữ liệu.
Tự động cập nhật tồn kho và định khoản
Khi hoàn tất Purchase Receipt, ERPNext tự động:
-
Tăng tồn kho thực tế tại kho chỉ định
-
Ghi nhận giá trị hàng tồn kho theo phương pháp định giá đã cài đặt (FIFO, Moving Average…)
-
Gửi dữ liệu sang Purchase Invoice để ghi nhận công nợ tương ứng
Tất cả hoạt động trên được hiển thị rõ ràng trong Stock Ledger và GL Entry.
Kiểm soát chất lượng và phiếu kiểm hàng dễ dàng
ERPNext hỗ trợ quy trình Quality Inspection:
-
Tạo Inspection Template theo từng loại mặt hàng
-
Tạo Quality Inspection cho từng Purchase Receipt
-
Đánh giá đạt/không đạt, ghi nhận lý do nếu hàng lỗi
-
Liên kết với phiếu nhập kho để quyết định có chấp nhận hàng hay không
→ Đảm bảo chất lượng đầu vào và giúp đánh giá lại uy tín nhà cung cấp.
Lưu ý khi tích hợp mua hàng và kho ERPNext
-
Luôn tạo Purchase Receipt từ PO để đảm bảo dữ liệu thống nhất
-
Tận dụng Batch/Lot No nếu quản lý theo lô
-
Tự động thông báo cho phòng kế toán khi nhập hàng thành công
-
Định kỳ đối soát tồn kho vật lý và hệ thống
“Tồn kho không rõ ràng là dấu hiệu của sự thất thoát.”
Kết luận
Tích hợp mua hàng và kho ERPNext là bước chuyển quan trọng giúp doanh nghiệp loại bỏ rủi ro vận hành, nâng cao hiệu quả và chuẩn hóa dữ liệu toàn hệ thống.
Nếu bạn đang gặp tình trạng kho – mua hàng làm việc rời rạc, dữ liệu trễ và sai lệch, đã đến lúc để ERPNext giúp bạn thay đổi điều đó.
Đọc thêm các bài khác của Module Mua hàng
Với ERPNext, bạn có thể quản lý toàn bộ quy trình bán hàng từ báo giá, đơn hàng đến thanh toán, cho cả kênh online và truyền thống. Hệ thống tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với từng phòng kinh doanh.
MBW Digital – Đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe, cung cấp dịch vụ triển khai ERPNext chuyên nghiệp. Hãy liên hệ ngay để nhận tư vấn 1-1 và tối ưu hóa quy trình quản lý của doanh nghiệp!
