Thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp là yếu tố sống còn giúp duy trì uy tín và mối quan hệ bền vững với các đối tác. Tuy nhiên, ở nhiều doanh nghiệp, quy trình thanh toán vẫn còn thủ công, rời rạc giữa các bộ phận mua hàng – kho – kế toán, dẫn đến rủi ro nợ quá hạn, trễ hạn giao hàng và phát sinh chi phí phạt.

Với ERPNext, doanh nghiệp có thể tự động hóa và kiểm soát toàn bộ quy trình thanh toán nhà cung cấp ERPNext từ khi lập hóa đơn, kiểm tra hàng hóa, đối chiếu công nợ đến thanh toán. Mọi dữ liệu đều được ghi nhận minh bạch, cập nhật tức thời và dễ dàng phân tích dòng tiền.

❯❯ Đọc thêm về Phân hệ mua hàng trong ERPNext

Tại sao cần chuẩn hóa thanh toán nhà cung cấp ERPNext

Thanh toán đúng hạn không chỉ thể hiện uy tín mà còn phản ánh năng lực quản trị dòng tiền của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp gặp rủi ro nghiêm trọng khi không quản lý tốt quy trình thanh toán nhà cung cấp:

• Mất cơ hội hưởng chiết khấu do chậm thanh toán

• Mối quan hệ với nhà cung cấp bị ảnh hưởng, gián đoạn nguồn cung

• Khó kiểm soát công nợ, dự báo dòng tiền thiếu chính xác

ERPNext giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý thanh toán nhà cung cấp thông qua các tính năng:

• Chuẩn hóa quy trình từ nhập hàng, lập hóa đơn đến thanh toán

• Ghi nhận công nợ tự động, tích hợp lịch nhắc thanh toán chính xác

• Phân tích dòng tiền theo thời gian thực và tra soát lịch sử giao dịch dễ dàng

Quy trình thanh toán nhà cung cấp trong ERPNext

Như đã giới thiệu, ERPNext cung cấp khả năng tùy chỉnh linh hoạt cực kỳ cao cho phép doanh nghiệp thiết kế các luồng nghiệp vụ thanh toán một cách dễ dàng, nhanh chóng và đúng với thực tế. Quy trình thanh toán nhà cung cấp ERPNext chuẩn bao gồm các bước:

1. Nhân viên mua hàng tạo Purchase Order

2. Kho vận xác nhận hàng hóa bằng Purchase Receipt

3. Kế toán tạo Purchase Invoice ghi nhận công nợ

4. Hệ thống cập nhật công nợ và hạn thanh toán

5. Kế toán thực hiện thanh toán (ghi nhận Payment Entry)

6. ERPNext đối chiếu công nợ tự động và cập nhật trạng thái thanh toán

→ Mọi bước đều được đồng bộ hóa giữa các bộ phận. Khi có thay đổi, hệ thống tự động gửi thông báo tới các cá nhân liên quan giúp việc cập nhật thông tin luôn được liền mạch, chính xác.

Thiết lập lịch thanh toán và quản lý hạn mức trên ERPNext

ERPNext hỗ trợ tạo Payment Terms Template theo từng nhóm nhà cung cấp:

• Thanh toán ngay, trả sau 30/60/90 ngày

• Trả trước % khi đặt hàng, phần còn lại khi nhận hàng

• Lập lịch thanh toán theo milestone hoặc định kỳ

Doanh nghiệp có thể:

• Tự động tính toán Due Date dựa trên điều khoản

• Thiết lập thông báo tới bộ phận kế toán trước hạn

• Kiểm soát hạn mức thanh toán theo từng supplier

Tích hợp với ngân hàng và tự động đối soát trên ERPNext

ERPNext hỗ trợ kết nối trực tiếp với hệ thống ngân hàng, giúp doanh nghiệp:

• Thực hiện lệnh thanh toán điện tử ngay trên phần mềm ERP, không cần truy cập cổng ngân hàng riêng lẻ.

• Tự động đối chiếu giao dịch với hóa đơn, xác minh nhanh số tiền đã chuyển có khớp với công nợ.

• Đính kèm ủy nhiệm chi hoặc sao kê ngân hàng vào từng phiếu thanh toán, giúp lưu trữ đầy đủ hồ sơ kế toán.

Với khả năng tùy chỉnh và tích hợp linh hoạt của mình, ERPNext sẽ giúp doanh nghiệp:

• Cắt giảm đến 80% thao tác nhập liệu thủ công cho bộ phận kế toán.

• Đảm bảo độ chính xác cao cho dữ liệu tài chính, tránh sai sót khi ghi nhận thanh toán.

• Rút ngắn thời gian đối chiếu công nợ với nhà cung cấp – minh bạch, rõ ràng, dễ kiểm soát.

Theo dõi công nợ và báo cáo thanh toán dễ dàng

ERPNext cung cấp nhiều báo cáo hỗ trợ theo dõi công nợ:

• Accounts Payable: Tổng quan nợ phải trả

• Payment Due Report: Lịch thanh toán theo ngày

• Cash Flow Forecast: Dự báo dòng tiền theo hạn mức công nợ

• Supplier Ledger: Lịch sử thanh toán theo nhà cung cấp

Dữ liệu rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động dòng tiền và hạn chế rủi ro tài chính. ERPNext cho phép tùy chỉnh báo cáo một cách dễ dàng và nhanh chóng, giúp bạn tạo các báo cáo chính xác và chi tiết về tình hình tài chính, sản xuất, bán hàng và nhiều yếu tố khác.

Mẹo kiểm soát thanh toán hiệu quả với ERPNext

Để quản lý công nợ và dòng tiền thanh toán nhà cung cấp chặt chẽ, doanh nghiệp nên lưu ý:

• Thiết lập sẵn các mẫu Payment Terms Template cho từng nhóm nhà cung cấp (30 ngày, trả ngay, từng đợt…) để đảm bảo tính nhất quán.

• Luôn tạo hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) từ phiếu nhập hàng (Purchase Receipt) nhằm hạn chế sai sót và bỏ sót công nợ.

• Kích hoạt email nhắc thanh toán tự động trước ngày đến hạn 3 ngày, giúp tránh trễ hẹn và giữ uy tín với nhà cung cấp.

• Ghi chú lý do nếu hoãn hoặc thay đổi lịch thanh toán, phục vụ việc đối soát và lưu vết trong báo cáo công nợ.

• Duy trì công nợ minh bạch, cập nhật theo thời gian thực sẽ giúp doanh nghiệp có lợi thế hơn khi đàm phán chính sách chiết khấu hoặc điều khoản tín dụng với nhà cung cấp.

Kết luận

Thanh toán nhà cung cấp ERPNext là mảnh ghép cuối cùng giúp hoàn chỉnh chuỗi mua hàng – kho vận – tài chính trong doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong kiểm soát dòng tiền và công nợ với nhà cung cấp, hãy bắt đầu bằng việc áp dụng quy trình chuẩn hóa với ERPNext. Mời bạn đọc thêm:

• Quản lý nhà cung cấp hiệu quả với ERPNext

• Tự động hóa đặt hàng với ERPNext

• Theo dõi đơn mua hàng và quản lý tiến độ trên ERPNext

• Quản lý yêu cầu mua hàng (Purchase Request) trong ERPNext

• Báo cáo và phân tích chi phí mua hàng bằng ERPNext

Bán hàng online hay offline, theo mô hình B2B hoặc B2C – ERPNext đều có thể đáp ứng trọn vẹn. Phần mềm giúp quản lý báo giá, đơn hàng, tình trạng thanh toán và tồn kho liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ CEO và quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng. ERPNext cho phép tùy chỉnh giao diện, biểu mẫu, báo cáo phù hợp với từng ngành hàng và kịch bản vận hành.

Liên hệ ngay với MBW Digital – đối tác triển khai ERPNext chính thức duy nhất ở Việt Nam để được tư vấn thêm về ERPNext.