Quản lý ngân sách và hạn mức mua hàng hiệu quả với ERPNext

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc kiểm soát ngân sách và hạn mức mua hàng đóng vai trò then chốt để bảo đảm không vượt quá khả năng tài chính đã dự trù. Tuy nhiên, nếu sử dụng bảng tính rời rạc hoặc ghi chép thủ công, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát chi phí, mua hàng không theo kế hoạch hoặc vượt quá hạn mức đã phê duyệt.

ERPNext cung cấp một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp:

Thiết lập ngân sách theo từng nhóm chi phí hoặc phòng ban
Kiểm soát hạn mức mua theo từng đơn vị hoặc người dùng
Cảnh báo nếu đơn mua vượt hạn mức hoặc ngân sách
Theo dõi báo cáo so sánh giữa kế hoạch và thực chi

❯❯ Đọc thêm về Quản lý chi phí mua hàng ERPNext

Tổng quan tính năng quản lý ngân sách mua hàng ERPNext

Tính năng quản lý ngân sách mua hàng trong ERPNext cho phép doanh nghiệp thiết lập, kiểm soát và theo dõi chặt chẽ các khoản chi mua sắm theo từng trung tâm chi phí (Cost Center) hoặc dự án. Qua đó, giúp ngăn ngừa tình trạng chi vượt dự toán và tối ưu hóa dòng tiền:

Thiết lập ngân sách linh hoạt theo nhiều chiều: bạn có thể gán hạn mức ngân sách cho từng Cost Center hoặc Project theo năm tài chính. ERPNext còn hỗ trợ phân bổ ngân sách theo tháng (Monthly Distribution), đảm bảo mức chia hợp lý và sát với thực tế
Cảnh báo chi tiêu vượt mức:
- Khi có đơn hàng mua (Material Request, Purchase Order) hoặc ghi nhận chi phí thực tế (qua Purchase Invoice, Journal Entry) chạm ngưỡng ngân sách, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo hoặc chặn truy sửa theo cấu hình (Warn hoặc Stop)
- Bạn có thể chọn cảnh báo hoặc ngăn không cho vượt ngân sách, tạo cơ chế kiểm soát tự động hiệu quả.
Báo cáo chênh lệch ngân sách (Budget Variance Report): cung cấp cái nhìn rõ ràng so sánh giữa chi thực và ngân sách dự kiến trên từng Cost Center hoặc Project, hỗ trợ đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.
Tích hợp chặt với quy trình mua hàng: tính năng ngân sách được tự động áp dụng trong quy trình mua hàng của module Buying. Mọi Material Request hay Purchase Order đều được kiểm tra tự động so với hạn mức đã cấu hình, giúp doanh nghiệp đảm bảo kiểm soát chi xuyên suốt từ lúc đề xuất đến khi thanh toán.

Tại sao nên quản lý ngân sách mua hàng với ERPNext

Tóm lại, quản lý ngân sách mua hàng trên ERPNext là công cụ không thể thiếu để:

Phòng tránh chi tiêu vượt tầm kiểm soát, từ khâu đề xuất đến chốt mua.
Tự động hóa cảnh báo và kiểm soát theo cấu hình, giảm gánh nặng giám sát thủ công.
Nâng cao khả năng quản trị tài chính thông qua báo cáo chi tiết và so sánh chênh lệch rõ ràng.

Hướng dẫn thiết lập ngân sách trong ERPNext

Để sử dụng tính năng Budget trong ERPNext, bạn thực hiện như sau:

1. Truy cập và tạo mới ngân sách

Trên giao diện ERPNext, đi tới Accounting → Cost Center and Budgeting → Budget
Nhấn New để tạo một ngân sách mới.

Bạn sẽ chọn các thông số cơ bản:

Company: đơn vị công ty áp dụng ngân sách.
Fiscal Year: năm tài chính (ký hiệu năm hoặc theo ngày tùy cấu hình hệ thống)
Budget Against: lựa chọn gán ngân sách cho Cost Center hoặc Project, hoặc tạo theo Accounting Dimension tùy nhu cầu
Trong bảng Accounts, thêm các tài khoản chi phí (Expense Accounts) cần lập ngân sách.

2. Xác định tổng ngân sách và phân bổ theo tháng

Nhập Budget Amount là tổng ngân sách cho mỗi tài khoản chi phí trong năm.
Thêm Monthly Distribution nếu muốn phân bổ ngân sách theo tháng thay vì chia đều:

Nếu không thiết lập, hệ thống tự chia đều hoặc theo năm.

3. Tạo nhiều ngân sách theo nhóm quản lý

Có thể tạo song song nhiều ngân sách cho các Cost Center, Project hoặc Combination theo nhóm sản phẩm, phòng ban hoặc phân dự án – phù hợp với mô hình phức tạp.

Ví dụ: ngân sách cho từng nhóm sản phẩm hoặc nhà cung cấp, tuy nhiên lưu ý hiện tại chỉ cho phép một Budget record trên mỗi kết hợp (Cost Center + Fiscal Year) – tính năng bổ sung thêm tài khoản cụ thể đang được cải tiến.

Cấu hình hạn mức mua hàng

1. Bật kiểm tra ngân sách trong Buying Settings

Truy cập Buying Settings và bật Enable Budget Checking nhằm áp dụng ngân sách vào các giao dịch mua như:
- Supplier Quotation
- Purchase Order
- Purchase Invoice.

2. Phân quyền phê duyệt

Thiết lập quyền trong Role Permissions để chỉ cấp quyền phê duyệt cho các user ở cấp cao hơn nếu đơn vượt hạn mức.
Khi phát sinh đơn vượt ngân sách, hệ thống sẽ yêu cầu phê duyệt thêm hoặc dừng giao dịch tùy cấu hình Control Action.

Cảnh báo vượt ngân sách và phê duyệt

ERPNext cho phép thiết lập:

Email thông báo khi sắp vượt ngân sách
Điều kiện phê duyệt bổ sung khi vượt hạn mức
Ghi nhận log duyệt vượt ngân sách để minh bạch kiểm toán

❯❯ Đọc thêm về Tự động hóa phê duyệt và cảnh báo trong ERPNext

Báo cáo so sánh ngân sách – thực chi

Module ERPNext bán hàng cung cấp sẵn nhiều mẫu báo cáo để quản lý chi phí, ngân sách mua hàng như:

Budget Variance Report: so sánh kế hoạch và thực tế
Monthly Budget Consumption: theo dõi tiến độ chi ngân sách theo tháng
Department-wise Budget Usage: giám sát từng bộ phận

Các báo cáo có thể trích xuất Excel, PDF và lọc theo thời gian, tài khoản. Ngoài ra bạn cũng có thể tùy chỉnh thêm nhiều báo cáo khác nhau tùy theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Lưu ý khi áp dụng quản lý ngân sách mua hàng trên ERPNext

Luôn cập nhật ngân sách đầu kỳ theo kế hoạch tài chính
Rà soát hạn mức chi theo từng phòng ban mỗi quý
Giao quyền phê duyệt theo cấp bậc rõ ràng
Thiết lập cảnh báo email cho các khoản sắp vượt hạn mức

ERPNext giúp bộ phận mua hàng chủ động hơn, tránh phê duyệt chồng chéo hay mua vượt ngân sách. Ngoài việc kiểm soát liên tục, việc cập nhật thông tin và tổ chức quy trình mua hàng bài bản trên ERPNext sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện những vấn đề trong quản lý mua hàng truyền thống.

Kết luận

Ngân sách mua hàng ERPNext không chỉ là công cụ kế toán mà là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp duy trì tính kỷ luật tài chính.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp kiểm soát chi tiêu, hạn mức và ra quyết định mua hợp lý hơn – ERPNext là lựa chọn lý tưởng.

Với chứng nhận chính thức từ Frappe, MBW Digital cam kết mang đến giải pháp ERPNext hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ triển khai và tùy chỉnh hệ thống ERPNext để phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn 1-1!