Xử lý thanh lý và thanh toán tài sản trên ERPNext

Tài sản cố định là nguồn lực lớn và ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe tài chính, hiệu quả đầu tư của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải mọi tài sản đều sử dụng trọn vẹn vòng đời – đến một thời điểm, tài sản sẽ trở nên lỗi thời, hư hỏng hoặc không còn mang lại giá trị kinh tế. Lúc này, thanh lý tài sản ERPNext là giải pháp chủ động giúp doanh nghiệp loại bỏ những “gánh nặng” không cần thiết, thu hồi vốn, đồng thời đảm bảo sổ sách minh bạch, chuẩn hóa báo cáo tài chính.

Với phân hệ quản lý tài sản, ERPNext cung cấp quy trình thanh lý tài sản ERPNext toàn diện, từ đề xuất, phê duyệt, ghi nhận thanh lý cho đến bút toán tài chính và lưu trữ lịch sử minh bạch – giảm thiểu rủi ro, kiểm soát chặt chẽ và tối ưu nguồn vốn cho doanh nghiệp hiện đại.

❯❯ Đọc thêm về Quản lý tài sản ERPNext

Tại sao cần thanh lý tài sản?

“Thanh lý tài sản ERPNext đúng quy trình là chìa khóa bảo vệ lợi ích doanh nghiệp, đảm bảo minh bạch và tối ưu nguồn vốn.” – MBW Digital

Việc chủ động thanh lý tài sản mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Giảm chi phí vận hành: Loại bỏ tài sản lỗi thời, hư hỏng giúp giảm chi phí bảo trì, lưu kho, khấu hao vô ích.
Thu hồi và tái đầu tư vốn: Kịp thời thu hồi vốn từ tài sản không còn sử dụng để đầu tư vào hạng mục mới sinh lời hơn.
Đảm bảo minh bạch số liệu: Sổ sách luôn khớp với thực tế, phòng tránh rủi ro bị kiểm toán phát hiện “tài sản ảo”, tranh chấp cổ đông.
Chuẩn hóa quy trình, giảm rủi ro: Quy trình duyệt – xử lý – thanh toán rõ ràng, tự động lưu trữ lịch sử, bảo vệ doanh nghiệp trước các tình huống pháp lý.

Các tình huống cần thanh lý tài sản

Không phải lúc nào tài sản cũng vận hành hết vòng đời. Một số tình huống doanh nghiệp cần thực hiện thanh lý tài sản ERPNext gồm:

Tài sản hư hỏng nặng, không thể sửa chữa hoặc chi phí sửa cao hơn giá trị còn lại.
Tài sản công nghệ lỗi thời, không còn đáp ứng quy trình sản xuất, vận hành hiện đại.
Tài sản đã hết khấu hao, sử dụng vượt vòng đời thiết kế hoặc giảm giá trị kinh tế nghiêm trọng.
Sau kiểm kê phát hiện mất mát, hư hỏng nghiêm trọng không thể sử dụng.
Doanh nghiệp tái cấu trúc, thu hẹp quy mô, chuyển đổi mô hình hoặc thay đổi định hướng kinh doanh.

Quy trình thanh lý tài sản chuẩn

Để đảm bảo tính minh bạch, nhất quán và tuân thủ chuẩn mực kế toán, quy trình thanh lý tài sản ERPNext nên gồm các bước sau:

1. Đề xuất thanh lý tài sản ERPNext

Bộ phận quản lý hoặc sử dụng tài sản chủ động lập đề xuất thanh lý trên ERPNext, ghi rõ lý do, trạng thái tài sản, giá trị còn lại.
Đính kèm biên bản kiểm kê, hình ảnh hoặc hồ sơ liên quan.

2. Phê duyệt thanh lý tài sản ERPNext

Ban lãnh đạo, kế toán trưởng hoặc hội đồng phê duyệt sau khi thẩm tra thực tế.
Có thể chọn phương án đấu giá, chào bán hoặc chuyển giao nội bộ nếu còn giá trị sử dụng.

3. Tạo Asset Disposal trên ERPNext

Vào Asset > Asset Disposal > New, chọn tài sản cần thanh lý, nhập giá trị thu hồi, cập nhật lý do và chứng từ kèm theo.

4. Cập nhật trạng thái & ghi nhận sổ sách

ERPNext tự động ghi giảm giá trị tài sản, chuyển trạng thái sang “Disposed”.
Sinh bút toán ghi nhận giảm tài sản, giảm khấu hao lũy kế, tính lãi/lỗ nếu giá trị thu hồi khác giá trị còn lại.

5. Lưu trữ hồ sơ, cập nhật báo cáo

Hệ thống lưu toàn bộ lịch sử thanh lý tài sản ERPNext, dễ dàng truy xuất khi kiểm toán, cổ đông hoặc cơ quan quản lý nhà nước kiểm tra.

Xử lý thanh toán tài sản và bút toán liên quan

Nếu thanh lý tài sản ERPNext thu hồi được tiền, kế toán ghi nhận ngay vào tài khoản ngân hàng/quỹ, cập nhật thu nhập.
Nếu thanh lý không thu được giá trị (cho, phá dỡ), hệ thống chỉ ghi giảm giá trị tài sản, không ghi nhận thu nhập.
ERPNext tự động tạo bút toán lãi/lỗ từ thanh lý tài sản, đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch, tuân thủ chuẩn mực kế toán hiện hành (VAS/IFRS).

Báo cáo, lịch sử và kiểm soát rủi ro thanh lý tài sản

Asset Disposal Report: Thống kê chi tiết mọi giao dịch thanh lý tài sản ERPNext, giá trị còn lại, giá trị thu hồi, lãi/lỗ theo thời gian, nhóm tài sản, chi nhánh.
Asset History: Lưu trữ lịch sử xử lý, kiểm soát các lần thanh lý tài sản ERPNext minh bạch.
Báo cáo phân tích: Giúp CEO và bộ phận tài chính phát hiện xu hướng thanh lý bất thường, kiểm soát danh mục đầu tư mới/chủ động tái cơ cấu tài sản.

Best practices khi thanh lý tài sản

Kiểm kê kỹ lưỡng trước khi thanh lý tài sản, đối chiếu thực tế với sổ sách, đảm bảo không bỏ sót tài sản có giá trị.
Minh bạch hóa hồ sơ, chứng từ: Lưu trữ đầy đủ biên bản kiểm kê, ảnh chụp, hóa đơn, giấy tờ thanh lý.
Định kỳ rà soát, lên danh mục tài sản cần thanh lý tài sản theo kế hoạch tài chính – đầu tư của doanh nghiệp.
Đào tạo đội ngũ quản trị, kế toán nắm vững quy trình thanh lý tài sản, thao tác chính xác trên phần mềm.
Phối hợp chặt chẽ với pháp chế, kiểm soát nội bộ để ngăn ngừa rủi ro và tuân thủ pháp luật.

“Thanh lý tài sản ERPNext không chỉ là loại bỏ tài sản mà còn là bước chủ động tối ưu nguồn vốn và phòng ngừa rủi ro vận hành.”

Kết luận

Thanh lý tài sản ERPNext là bước không thể thiếu trong quản trị tài sản chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp làm chủ dòng tiền, tối ưu nguồn lực và xây dựng nền tảng minh bạch cho phát triển bền vững.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe để triển khai ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý với ERPNext. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!