Quy trình kiểm kê tài sản định kỳ trong ERPNext

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, tài sản cố định như máy móc, thiết bị, phương tiện đều là những khoản đầu tư lớn cần được quản lý sát sao. Nếu không thực hiện kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp dễ đối mặt với tình trạng thất thoát, hư hỏng tài sản không được phát hiện kịp thời, dữ liệu sổ sách và báo cáo tài chính thiếu minh bạch.

Kiểm kê tài sản ERPNext mang lại quy trình kiểm kê tài sản hiện đại: sử dụng mã QR/Barcode, tích hợp app di động, nhập liệu tự động, đối chiếu và báo cáo minh bạch. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng giám sát vị trí, số lượng, tình trạng tài sản trên toàn hệ thống – giúp nâng cao hiệu quả vận hành và bảo vệ nguồn lực đầu tư.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu phân hệ quản lý tài sản trên ERPNext

Tại sao cần kiểm kê tài sản ERPNext?

“Kiểm kê định kỳ là xương sống giúp doanh nghiệp ngăn ngừa thất thoát và nâng cao độ tin cậy của tài sản.” – Chuyên gia quản lý tài sản

Nếu không kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp sẽ đối mặt với:

Mất mát tài sản: Không phát hiện kịp thời thiết bị bị thất lạc, tài sản hư hỏng.
Sai lệch số liệu: Số liệu trên hệ thống và thực tế không khớp, ảnh hưởng tới quyết định đầu tư và uy tín báo cáo tài chính.
Đầu tư kém hiệu quả: Thiếu thông tin thực tế, dễ mua thừa hoặc không thay mới tài sản đúng lúc.

Kiểm kê tài sản ERPNext giải quyết những vấn đề trên bằng quy trình số hóa toàn diện, chuẩn hóa cho mọi loại tài sản và mọi quy mô doanh nghiệp.

Chuẩn bị kiểm kê

Để kiểm kê tài sản ERPNext thành công, doanh nghiệp cần:

Xác định phạm vi: Chọn nhóm tài sản hoặc toàn bộ danh mục, phân chia theo khu vực, phòng ban, chi nhánh.
Gắn mã QR/Barcode: Mọi tài sản đều cần gắn Asset Tag hoặc mã vạch để dễ dàng quét, đối chiếu.
Phân công nhân sự: Đào tạo đội kiểm kê thao tác trên app di động hoặc web, quét mã và nhập liệu đúng quy trình.
Tạo Stocktake Entry: Vào Asset > Stocktake Entry > New trong ERPNext, chọn ngày kiểm kê và nhóm tài sản cụ thể.
Kiểm tra thiết bị: Máy quét mã, điện thoại di động cần kết nối ổn định, đồng bộ dữ liệu chuẩn.

Tip: Chuẩn bị tốt giúp giảm thiểu 30–50% thời gian kiểm kê, tăng độ chính xác khi nhập liệu.

Thực hiện kiểm kê với QR/Barcode

Truy cập Mobile App hoặc Web ERPNext, chọn Stocktake Entry vừa tạo.
Quét mã QR/Barcode từng tài sản: Hệ thống ERPNext tự động nhận diện và điền thông tin cơ bản (mã, tên, vị trí dự kiến).
Nhập thêm dữ liệu: Nếu phát hiện tài sản thay đổi vị trí, số lượng, hoặc có ghi chú về tình trạng hư hỏng – nhập trực tiếp vào app.
Xác nhận hoàn tất: Đánh dấu đã kiểm kê để tránh quét trùng.

Lợi ích: Quét mã vạch giúp tiết kiệm thời gian tới 70% so với nhập tay và giảm gần như tuyệt đối các lỗi nhầm lẫn.

Nhập liệu và đối chiếu số liệu

Đối chiếu dữ liệu tự động: Nhấn Compare, ERPNext so sánh số lượng/thông tin thực tế với dữ liệu hệ thống.
Phản hồi màu sắc: Mục khớp hiện xanh, mục lệch hiện đỏ, giúp kiểm tra nhanh chóng.
Bổ sung dữ liệu: Tài sản chưa gắn mã hoặc lỗi quét, cho phép nhập tay, ghi chú nguyên nhân.
Xác nhận kết quả: Nhấn Submit để khoá kết quả kiểm kê và ghi nhận vào hệ thống.

Chia sẻ từ CEO: “Sau kiểm kê, tôi có thể xuất báo cáo đầy đủ cho kiểm toán và yên tâm với số liệu mọi lúc.”

Xử lý sai lệch và báo cáo

Khi phát hiện sai lệch, ERPNext hỗ trợ:

Stock Reconciliation: Điều chỉnh lại số lượng, giá trị tài sản trên hệ thống, tạo bút toán thu hồi hoặc chi phí phát sinh.
Báo cáo Stocktake Variance: Thống kê đầy đủ các mục sai lệch, lý do, người thực hiện, ngày giờ kiểm kê.
Phân tích nguyên nhân: Nhận diện tài sản thất lạc, hư hỏng, lỗi nhập liệu hoặc nguyên nhân vận hành, đề xuất khắc phục.

Báo cáo minh bạch là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản trước kiểm toán và nâng cao sự minh bạch nội bộ.

Cấu hình lịch kiểm kê tự động

Setup > Scheduler Settings: Bật cron job cho Stocktake Entry để hệ thống tự động nhắc kiểm kê định kỳ (quý/năm).
Auto Repeat: Thiết lập lặp lại cho các đợt kiểm kê lớn nhỏ theo lịch trình chuẩn hoá của doanh nghiệp.
Email Alert: Nhắc nhở trước ngày kiểm kê cho trưởng bộ phận, đồng thời tự động gửi báo cáo sau khi hoàn thành.

Ưu điểm: Dù doanh nghiệp mở rộng hay thay đổi quy mô, lịch kiểm kê vẫn luôn nhất quán và không cần giám sát thủ công.

Best practices kiểm kê tài sản

Chia nhỏ kiểm kê: Thực hiện theo từng khu vực, nhóm tài sản để giảm áp lực và rủi ro dồn dập.
Đào tạo liên tục: Đảm bảo đội kiểm kê thành thạo công cụ quét, xử lý tình huống, nhập liệu di động.
Chuẩn hóa mã tài sản: Định dạng nhất quán, dễ quét và bền.
Lưu trữ SOP chi tiết: Từ quy trình kiểm kê, nhập liệu, đối chiếu, đến xử lý sai lệch đều có tài liệu hướng dẫn.

“Chìa khoá kiểm kê thành công là chuẩn hóa quy trình, đào tạo con người và ứng dụng công nghệ hợp lý.” – MBW Digital

Kết luận

Kiểm kê tài sản ERPNext định kỳ giúp doanh nghiệp nâng cao độ tin cậy, giảm thất thoát và tăng cường minh bạch quản lý. Bạn nên bắt đầu thử nghiệm kiểm kê với một phòng ban hoặc nhóm tài sản chiến lược, đánh giá kết quả và mở rộng cho toàn doanh nghiệp.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe để triển khai ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý với ERPNext. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!