Quản lý vòng đời tài sản ERPNext (Asset Lifecycle) là quy trình toàn diện từ nhập tài sản, triển khai sử dụng, bảo trì, tái đánh giá đến khi thanh lý. Một vòng đời tài sản được quản lý chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp:
-
Tối ưu hóa chi phí đầu tư: Xác định thời điểm hợp lý để bảo trì, tái đầu tư hoặc thay mới.
-
Kéo dài tuổi thọ tài sản: Bảo trì định kỳ, theo dõi khấu hao và tái đánh giá chính xác.
-
Gia tăng hiệu suất hoạt động: Giảm thời gian chết đột ngột và chi phí khẩn cấp.
Phân hệ Quản lý tài sản của ERPNext hỗ trợ đầy đủ các bước trong vòng đời tài sản, cung cấp công cụ tự động, báo cáo trực quan và dashboard phân tích giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược.
❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu phân hệ quản lý tài sản trên ERPNext
Các giai đoạn trong vòng đời tài sản
Mỗi tài sản trải qua năm giai đoạn chính:
-
Procurement (Nhập tài sản):
-
Tạo Asset Registration với thông tin chi tiết (mã, tên, serial, ngày mua, chi phí).
-
Phê duyệt bởi đội Procurement để đảm bảo tính pháp lý và ngân sách.
-
-
Deployment (Triển khai sử dụng):
-
Cập nhật trạng thái Active, phân bổ vào bộ phận sử dụng.
-
Ghi nhận vị trí, người chịu trách nhiệm để dễ dàng theo dõi.
-
-
Operation & Maintenance (Vận hành & Bảo trì):
-
Áp dụng Depreciation Schedule để khấu hao tự động.
-
Lên lịch Maintenance Schedule định kỳ và xử lý khẩn cấp.
-
-
Revaluation (Tái đánh giá):
-
Khi tình hình thị trường hoặc điều kiện sử dụng thay đổi, sử dụng Asset Revaluation để điều chỉnh giá trị sổ sách.
-
ERPNext tự động tạo bút toán điều chỉnh trong sổ cái.
-
-
Disposal (Thanh lý):
-
Tạo Asset Disposal, ghi nhận giá trị thu hồi và chi phí phát sinh.
-
Phê duyệt và ghi nhật kết quả vào báo cáo Disposal Summary.
-
Kiểm soát chặt chẽ 5 giai đoạn này giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện và có chiến lược tài sản tối ưu.
Thiết lập workflow quản lý vòng đời
Để tự động hóa các giai đoạn, Anh/Chị cần:
-
Cấu hình Role & Permission:
-
Procurement Team: tạo/phê duyệt Asset Registration.
-
Maintenance Team: quản lý bảo trì, cập nhật trạng thái.
-
Finance Team: phê duyệt khấu hao, tái đánh giá.
-
Management: phê duyệt Asset Disposal.
-
-
Thiết lập Workflow trong Doctype Asset:
-
Định nghĩa trạng thái: Draft → Active → Maintenance → Revaluation → Disposal.
-
Gán người thực hiện và phê duyệt cho mỗi transition.
-
-
Notification:
-
Tạo Email Alert khi tài sản thay đổi trạng thái hoặc đến hạn bảo trì/khấu hao.
-
Workflow này đảm bảo mọi bước trong vòng đời tài sản đều được giám sát và phê duyệt.
Theo dõi khấu hao và giá trị còn lại
Khấu hao phản ánh chi phí sử dụng tài sản:
-
Thiết lập Depreciation Schedule:
-
Chọn phương pháp Straight Line hoặc Reducing Balance.
-
Đặt tần suất Monthly, Quarterly hoặc Yearly.
-
-
Báo cáo Asset Register:
-
Hiển thị giá trị ban đầu, khấu hao lũy kế và giá trị còn lại.
-
-
Dashboard:
-
Biểu đồ cột chi phí khấu hao theo kỳ.
-
Biểu đồ đường xu hướng giảm giá trị tài sản theo thời gian.
-
Theo dõi khấu hao chi tiết giúp doanh nghiệp lên kế hoạch đầu tư thay thế hoặc nâng cấp đúng thời điểm.
Quản lý bảo trì và sửa chữa
Bảo trì định kỳ và xử lý sự cố:
-
Maintenance Schedule:
-
Dựa trên giờ vận hành hoặc chu kỳ thời gian để sinh Maintenance Request tự động.
-
-
Work Order & Maintenance Log:
-
Tạo Work Order từ request, ghi nhận kết quả và chi phí.
-
Lưu trữ ảnh chụp, checklist kiểm tra và vật tư sử dụng.
-
-
Báo cáo Work Order Report:
-
Phân tích số lượng, chi phí và thời gian thực hiện bảo trì.
-
Với quy trình này, thiết bị luôn được bảo dưỡng kịp thời, nâng cao độ tin cậy.
Tái đánh giá và điều chỉnh giá trị
Khi giá trị thực tế thay đổi:
-
Asset Revaluation:
-
Chọn phương pháp: thị trường hoặc chi phí tái tạo.
-
Nhập giá trị mới và lý do điều chỉnh.
-
-
Ghi bút toán tự động:
-
ERPNext sinh bút toán điều chỉnh vào General Ledger.
-
Tái đánh giá giúp số liệu sổ sách luôn sát với thực tế sử dụng và biến động thị trường.
Quy trình thanh lý và xử lý tài sản hư hỏng
Thanh lý tài sản khi hết thời gian sử dụng hoặc hư hỏng:
-
Asset Disposal:
-
Tạo mục thanh lý, nhập giá trị thu hồi và chi phí phát sinh.
-
-
Phê duyệt:
-
Chuyển đến cấp quản lý để phê duyệt kế hoạch thanh lý.
-
-
Disposal Summary:
-
Báo cáo tổng hợp số lượng, tổng giá thu hồi và lỗ/lãi.
-
Hoàn tất giúp doanh nghiệp thu hồi nguồn vốn và rà soát danh mục tài sản còn giá trị.
Best practices vòng đời tài sản
-
Rà soát Useful Life & Salvage Value hàng năm.
-
Chuẩn hóa SOP cho từng giai đoạn vòng đời.
-
Đào tạo thường xuyên cho các đội Procurement, Maintenance và Finance.
-
Theo dõi KPI: thời gian chết, chi phí bảo trì, khấu hao trung bình.
Quy trình chuẩn kết hợp dữ liệu cập nhật giúp tối ưu chi phí và hiệu suất tài sản.
Kết luận
Việc quản lý vòng đời tài sản toàn diện trên ERPNext mang lại lợi ích rõ rệt về chi phí, hiệu suất và tuổi thọ tài sản. Hãy bắt đầu với việc tạo Asset Registration, thiết lập Depreciation và Maintenance Schedule, sau đó mở rộng quy trình tái đánh giá và thanh lý.
MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe để triển khai ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý với ERPNext. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!
