Lập lịch bảo trì và bảo dưỡng tài sản trên ERPNext

Trong môi trường sản xuất liên tục, mọi thiết bị, máy móc và phương tiện vận chuyển đều bị hao mòn theo thời gian. Nếu không có kế hoạch bảo trì và bảo dưỡng định kỳ, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với chi phí sửa chữa cao đột ngột, thời gian dừng máy sản xuất và giảm tuổi thọ tài sản.

Với module Asset của ERPNext, Anh/Chị có thể dễ dàng lập lịch bảo trì theo chu kỳ, gửi nhắc nhở tự động cho đội ngũ bảo trì và lưu trữ đầy đủ lịch sử công việc. Hãy cùng khám phá cách thiết lập và tối ưu quy trình này để bảo vệ nguồn lực quý giá của doanh nghiệp.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu phân hệ quản lý tài sản trên ERPNext

Tại sao cần lập lịch bảo trì tài sản ERPNext

“Chủ động bảo trì giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và duy trì năng suất cao.” – Chuyên gia vận hành MBW Digital

Hầu hết doanh nghiệp chỉ thực hiện bảo trì khi máy móc hỏng, dẫn đến:

Thời gian chết đột ngột: Thiết bị ngừng hoạt động, gián đoạn chuỗi sản xuất.
Chi phí khẩn cấp cao: Sửa chữa gấp đôi, thậm chí gấp ba so với chi phí bảo trì định kỳ.
Giảm tuổi thọ tài sản: Thiếu trầm trọng bảo dưỡng khiến hao mòn nhanh hơn.

Lập lịch bảo trì ERPNext cho phép doanh nghiệp:

Dự báo thời điểm cần bảo trì dựa trên giờ vận hành hoặc ngày tháng.
Đảm bảo nhóm kỹ thuật sẵn sàng, tránh lãng phí nguồn lực.
Cung cấp dữ liệu lịch sử để phân tích, tối ưu chu kỳ bảo trì.

Thiết lập Maintenance Schedule

Để nhanh chóng thiết lập lịch bảo trì, Anh/Chị thực hiện:

Tạo Maintenance Schedule
- Truy cập Asset > Maintenance Schedule > New.
- Chọn Asset hoặc Asset Category áp dụng.
- Thiết lập Frequency: Hourly, Daily, Weekly, Monthly.
- Chọn Next Due Date và số ngày Reminder Before (ví dụ: 3 ngày trước lịch bảo trì).
Liên kết Task Template
- Trong Maintenance Schedule, chọn Task Template đã tạo sẵn.
- Task Template chứa checklist: Kiểm tra dầu nhớt, vệ sinh, thử nghiệm hoạt động.
Phân công nhân sự
- Gán Maintenance Team hoặc cá nhân chịu trách nhiệm.
- Đặt điều kiện tài sản phải ở trạng thái Active để tránh lên lịch bảo trì khi đã thanh lý.

Sau khi lưu, ERPNext sẽ tự động sinh Maintenance Request vào ngày dự kiến, sẵn sàng cho quá trình bảo dưỡng.

Quy trình thực hiện bảo trì

Maintenance Request được hệ thống phát sinh và gửi đến đội bảo trì.
Nhân viên tạo Work Order từ Maintenance Request, bắt đầu quy trình.
Theo Task Template, kỹ thuật thực hiện từng bước kiểm tra và bảo dưỡng.
Cập nhật Maintenance Log: Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, vật tư sử dụng và ghi chú.
Đóng Work Order, cập nhật trạng thái tài sản và chi phí phát sinh.

Tất cả thông tin đều được ghi nhận chi tiết, giúp Anh/Chị truy xuất và đánh giá hiệu quả bảo trì.

Cấu hình nhắc nhở và thông báo

Anh/Chị có thể tận dụng tính năng Alert & Notifications cùng Scheduler Settings:

Scheduler Settings: Bật cron job cho Maintenance, chọn tần suất kiểm tra lịch (hàng ngày).
Email Alert:
- Vào Asset > Notification, tạo thông báo khi Maintenance Request được tạo hoặc quá hạn.
- Thiết lập người nhận: Maintenance Team, Quản lý vận hành.
Escalation:
- Sử dụng Helpdesk > SLA Policy gắn vào Maintenance Request, xác định thời gian phản hồi tối đa.
- Nếu quá hạn, hệ thống tự động escalate đến cấp quản lý cao hơn.

Nhờ cấu hình này, đội bảo trì luôn chủ động, không bỏ lỡ bất kỳ lịch bảo dưỡng quan trọng nào.

Báo cáo và theo dõi lịch sử bảo trì tài sản ERPNext

ERPNext hỗ trợ nhiều báo cáo trực quan:

Maintenance Schedule Report: Tổng hợp lịch trình bảo trì, tình trạng thực hiện.
Work Order Report: Chi tiết công việc, chi phí và nhân công.
Asset Maintenance History: Lịch sử bảo trì từng tài sản, giúp đánh giá độ bền.
Custom Dashboard:
- Biểu đồ cột: Số Work Order từng tháng.
- Biểu đồ tròn: Phân bổ chi phí bảo trì theo loại tài sản.

Bằng cách phân tích dữ liệu, Anh/Chị có thể điều chỉnh tần suất bảo trì, tối ưu ngân sách và nâng cao hiệu suất máy móc.

Best practices khi bảo trì tài sản

Xây dựng checklist chi tiết trong Task Template để tránh sót công việc.
Quản lý vật tư: Dự trù linh kiện, dầu nhớt trước mỗi ca bảo trì.
Chia nhỏ lịch trình: Tránh tập trung nhiều thiết bị cùng lúc, giảm áp lực nhân lực.
Đào tạo kỹ thuật viên: Sử dụng mobile app của ERPNext để cập nhật tiến độ ngay tại hiện trường.

“Một quy trình bảo trì rõ ràng kết hợp dữ liệu chính xác là chìa khóa cho hoạt động bền vững.”

Kết luận

Lập lịch bảo trì tài sản ERPNext không chỉ giúp giảm gián đoạn mà còn kéo dài tuổi thọ và tối ưu chi phí vận hành. Hệ thống tự động phát sinh request, nhắc nhở và lưu trữ lịch sử chi tiết, hỗ trợ Anh/Chị đưa ra quyết định bảo trì chiến lược.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe để triển khai ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý với ERPNext. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!