Theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án dễ dàng với ERPNext

Tiến độ là yếu tố sống còn trong bất kỳ dự án nào. Việc không theo dõi và kiểm soát tiến độ hiệu quả có thể dẫn đến trì trệ, lãng phí tài nguyên và ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận. Với ERPNext, doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án một cách trực quan và chính xác, nhờ vào các công cụ như Gantt Chart, Task Status, và hệ thống báo cáo thông minh.

Thông qua ERPNext, nhà quản lý dễ dàng nhận diện các điểm nghẽn, phân bổ nguồn lực linh hoạt và đảm bảo tiến độ dự án luôn nằm trong kiểm soát.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ quản lý dự án ERPNext

Tại sao kiểm soát tiến độ dự án là yếu tố sống còn

Không kiểm soát tiến độ – không thể kiểm soát rủi ro. Việc kiểm soát tiến độ không hiệu quả sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến:

Chi phí dự án: Trễ tiến độ kéo theo phát sinh chi phí.
Uy tín doanh nghiệp: Trì hoãn ảnh hưởng tới cam kết với khách hàng.
Hiệu quả vận hành: Khó phân bổ nguồn lực hợp lý.

ERPNext giúp minh bạch hóa các giai đoạn, từ đó kiểm soát sát sao tiến độ ở từng task, milestone. Thông qua giao diện trực quan và dashboard theo thời gian thực, nhà quản lý dễ dàng nắm bắt:

Ai đang phụ trách công việc gì
Công việc nào đang chậm tiến độ, bị tắc ở đâu
Những phê duyệt, cập nhật nào còn tồn đọng

Việc số hóa và tự động hóa này không chỉ giúp kiểm soát sát sao từng công việc trong dự án, mà còn hỗ trợ đánh giá hiệu suất, phân bổ lại nguồn lực kịp thời, tránh chồng chéo hoặc quá tải ở một bộ phận. Nhờ đó, doanh nghiệp thiết lập được một hệ thống vận hành minh bạch, liền mạch và hiệu quả hơn – nơi mà mỗi nhân sự đều thấy rõ vai trò, tiến độ và kết quả của mình trong bức tranh tổng thể.

❯❯ Đọc thêm: Quản lý công việc hiệu quả với ERPNext

Cách theo dõi tiến độ dự án trong ERPNext

ERPNext cung cấp một hệ thống theo dõi tiến độ dự án toàn diện, cho phép nhà quản lý và đội ngũ dự án dễ dàng kiểm soát từng bước triển khai, phát hiện sớm các nút thắt và đảm bảo đúng deadline. Với khả năng hiển thị trực quan và cập nhật thời gian thực, ERPNext Project giúp doanh nghiệp minh bạch hóa toàn bộ quá trình triển khai – từ cấp độ tổng thể đến từng task nhỏ.

Bạn có thể theo dõi tiến độ dự án trong ERPNext qua:

Gantt Chart
Đây là công cụ hiển thị dạng biểu đồ ngang, cho phép bạn dễ dàng xem mỗi nhiệm vụ bắt đầu – kết thúc khi nào, phụ thuộc lẫn nhau ra sao. Các thanh màu đại diện cho tiến độ giúp bạn phát hiện nhanh những công việc bị trễ hạn, từ đó điều chỉnh kịp thời.
Task Status (Trạng thái công việc)
Mỗi task trong dự án đều được gắn trạng thái rõ ràng như Open, Working, Pending Review, Completed… Điều này giúp người quản lý nắm được công việc đang dừng ở bước nào, ai đang phụ trách và có cần hỗ trợ gì hay không.
Project Overview Dashboard
Giao diện tổng quan cung cấp cái nhìn tức thì về tổng số công việc, số đã hoàn thành, số còn lại, cũng như tỷ lệ phần trăm hoàn thành của toàn bộ dự án. Bảng điều khiển này là công cụ quan trọng giúp ban giám đốc và quản lý cấp trung theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực.
Activity Timeline (Dòng thời gian hoạt động)
Mọi thao tác, cập nhật, thay đổi trạng thái hay bình luận đều được ghi lại trong Timeline – giống như một “nhật ký dự án” giúp truy xuất lịch sử hoạt động và đảm bảo minh bạch nội bộ.
Project % Completion
ERPNext tự động tính toán tỷ lệ hoàn thành (%) của dự án dựa trên số lượng và mức độ hoàn thành của các nhiệm vụ. Chỉ số này hỗ trợ đánh giá nhanh tiến độ thực tế so với kế hoạch, đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp đánh giá tiến độ định kỳ.

Gantt Chart và hệ thống báo cáo dự án trong ERPNext

Gantt Chart là công cụ then chốt trong ERPNext để theo dõi tiến độ:

Kéo thả thời gian trực tiếp trên giao diện.
Xem phụ thuộc công việc giữa các task.
Cảnh báo trễ hạn qua màu sắc trực quan.

Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng:

Project Progress Report: Xem % hoàn thành.
Task Analysis Report: Phân tích thời gian thực hiện và khối lượng công việc.
Time Sheet Summary: Theo dõi thời gian nhân sự thực tế bỏ ra.

❯❯ Đọc thêm: Báo cáo và phân tích dự án với ERPNext

Lợi ích khi dùng ERPNext để kiểm soát tiến độ dự án

Sử dụng ERPNext để kiểm soát tiến độ dự án không chỉ dừng lại ở việc cập nhật trạng thái nhiệm vụ, mà còn mở ra khả năng liên kết toàn diện giữa các phòng ban, chi phí, nguồn lực và dữ liệu thời gian thực. Nhờ tích hợp chặt chẽ với các phân hệ khác, ERPNext mang đến một nền tảng quản lý dự án tập trung, đồng bộ và minh bạch – điều mà các phần mềm quản lý độc lập (standalone) không thể làm được.

Dưới đây là những lợi ích nổi bật:

1. Trực quan và dễ theo dõi tiến độ:

Giao diện Gantt Chart và Kanban Board trong ERPNext giúp người quản lý dễ dàng hình dung toàn bộ timeline, mối liên hệ giữa các nhiệm vụ, và điều chỉnh kế hoạch khi cần. Việc kéo – thả để thay đổi deadline, phân lại nhân sự, hay cập nhật trạng thái đều đơn giản và trực quan.

2. Tăng khả năng phản ứng nhanh khi dự án có nguy cơ chậm tiến độ:

Nhờ tích hợp với Activity Timeline, Email Notification, và Reports, nhà quản lý có thể nhận cảnh báo sớm về các task quá hạn, task “chết đứng” hoặc thiếu người phụ trách. Điều này giúp doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời để không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.

3. Tối ưu phân bổ nguồn lực nhờ liên kết với phân hệ HR và Timesheet:

ERPNext không chỉ cho biết ai đang làm gì, mà còn giúp nhà quản lý biết ai đang quá tải, ai đang rảnh, nhờ vào module Timesheet (ghi nhận thời gian làm việc thực tế) và Employee Skill Matrix trong phân hệ HR. Từ đó, việc phân bổ công việc trở nên khoa học và hiệu quả hơn.

4. Kiểm soát chi phí dự án thông qua kết nối với phân hệ Kế toán (Accounting):

Mỗi dự án có thể thiết lập ngân sách riêng và tự động liên kết với các khoản chi từ Purchase Invoice, Expense Claim, hoặc Timesheet Costing – giúp nhà quản lý nắm được chi phí thực tế so với kế hoạch tại mọi thời điểm.

5. Gắn liền với mua sắm và kho vận qua module Purchase và Stock:

Nếu dự án cần thiết bị, nguyên vật liệu hay dịch vụ thuê ngoài, các phiếu Purchase Order, Material Request, hoặc Stock Transfer có thể gắn trực tiếp vào task hoặc milestone cụ thể. Nhờ đó, tiến độ thi công không bị trì hoãn vì thiếu vật tư hay chậm thanh toán.

6. Nâng cao năng suất toàn dự án thông qua đo lường hiệu suất liên phòng ban:

Việc quản lý tiến độ không còn bị “đứt đoạn” giữa các bộ phận. Dự án kỹ thuật có thể liên thông với kế toán để nghiệm thu chi phí, liên thông với nhân sự để theo dõi khối lượng công việc, và kết nối với mua hàng – kho để đảm bảo vật tư đến đúng hạn. Tất cả trong một hệ thống ERPNext duy nhất.

Mẹo & Lưu ý khi quản lý tiến độ dự án trong ERPNext

Để quản lý tiến độ dự án dễ dàng hơn trên ERPNext, bạn có thể lưu ý các vấn đề sau:

Chuẩn hóa quy trình và milestone trước khi tạo Project
Sử dụng Project Template cho các dự án lặp lại
Theo dõi Gantt Chart thường xuyên để phát hiện sớm chồng chéo, quá hạn
Giao Task rõ ràng cho từng nhân sự, liên kết với Timesheet để theo dõi giờ làm
Bật chế độ Billable để tính chi phí theo giờ (nếu áp dụng)
Thiết lập Email Reminder / Assignment Notification cho các task sắp đến hạn
Tùy chỉnh Dashboard theo vai trò (PM – chi tiết, CEO – tổng quan)
Theo dõi % hoàn thành dự án qua Project Overview
Định kỳ rà soát Task chưa có người phụ trách hoặc bị đình trệ
Kết nối Project với các module liên quan: HR, Timesheet, Purchase, Accounting

Kết luận

Theo dõi và kiểm soát tiến độ là yếu tố quyết định thành bại của một dự án. ERPNext cung cấp đầy đủ công cụ như Gantt Chart, Task Tracking và báo cáo để giúp bạn điều phối và kiểm soát dự án hiệu quả.

Quản lý dự án chỉ là một phần nhỏ trong tổng thể ERPNext. ERPNext cung cấp hệ thống ERP toàn diện cho các nhu cầu vận hành doanh nghiệp chuyên sâu, đặc biệt là các dự án vận hành, sản xuất.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe, cung cấp dịch vụ triển khai ERPNext. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Đăng ký tư vấn miễn phí ngay!

Đọc thêm các bài khác của Module Projects