Trong quá trình mua hàng doanh nghiệp, hợp đồng là văn bản ràng buộc pháp lý quan trọng, đảm bảo quyền lợi cho cả bên mua và nhà cung cấp. Tuy nhiên, khi sử dụng hệ thống quản lý rời rạc, việc theo dõi điều khoản, tiến độ, và thanh toán hợp đồng thường bị thiếu sót hoặc không đồng bộ.
Với ERPNext, doanh nghiệp có thể tích hợp quản lý hợp đồng mua hàng ERPNext trực tiếp vào quy trình giao dịch, giúp tự động theo dõi tiến độ, điều khoản thanh toán và xử lý các tình huống thay đổi. Từ đó, rút ngắn thời gian xử lý, giảm thiểu tranh chấp và đảm bảo tính minh bạch trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
❯❯ Đọc thêm về Phân hệ mua hàng toàn diện của ERPNext
Tổng quan quản lý hợp đồng mua hàng nhà cung cấp trên ERPNext
ERPNext cung cấp công cụ Purchase Order Contract giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các hợp đồng khung với nhà cung cấp một cách tập trung và hiệu quả. ERPNext hỗ trợ:
-
Thiết lập hợp đồng mua hàng dài hạn (Blanket Order) với các điều kiện rõ ràng: tổng giá trị, thời hạn hiệu lực, số lượng dự kiến, giá cố định theo đợt hoặc theo sản phẩm.
-
Liên kết tự động với các đơn mua hàng (Purchase Order) phát sinh từ hợp đồng, giúp theo dõi mức độ thực hiện so với cam kết đã ký.
-
Cảnh báo khi vượt hạn mức hợp đồng: hệ thống tự động theo dõi tổng giá trị hoặc số lượng đã đặt, cảnh báo khi sắp chạm ngưỡng, đảm bảo không vượt ngân sách hoặc cam kết.
-
Ghi nhận lịch sử giao dịch liên quan đến hợp đồng, giúp dễ dàng truy vết, đối chiếu và hỗ trợ kiểm toán nội bộ.
-
Tự động kế thừa điều khoản hợp đồng vào đơn mua hàng, giúp giảm thao tác nhập liệu và tăng tính tuân thủ theo chính sách mua.
Tính năng này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có quy mô mua hàng lớn, hoặc đang hợp tác với các nhà cung cấp chiến lược, giúp:
-
Nâng cao khả năng đàm phán và kiểm soát chi phí
-
Tối ưu hóa quy trình mua hàng định kỳ hoặc mua lô lớn
-
Tăng tính minh bạch và giảm rủi ro khi thay đổi nhân sự hoặc khi có khiếu nại phát sinh
Thiết lập mẫu hợp đồng và điều khoản trên ERPNext
Một trong những điểm mạnh nổi bật của ERPNext trong quản lý hợp đồng mua hàng là khả năng tùy chỉnh linh hoạt các trường thông tin, điều khoản và quy trình phê duyệt theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
ERPNext cho phép thiết lập các loại hợp đồng mua hàng phổ biến, bao gồm:
-
Hợp đồng mua hàng theo đơn lẻ: áp dụng cho các giao dịch đơn phát sinh theo từng lần mua.
-
Hợp đồng mua theo hạn mức định kỳ (Blanket Order): dùng trong các trường hợp mua hàng dài hạn hoặc mua theo cam kết số lượng, giá trị trong một khoảng thời gian nhất định.
-
Hợp đồng dịch vụ: kèm theo điều khoản thực hiện theo giai đoạn, milestone hoặc yêu cầu thanh toán theo tiến độ.
Doanh nghiệp có thể cấu hình và tùy chỉnh chi tiết từng điều khoản trong mẫu hợp đồng, bao gồm:
-
Thời gian hiệu lực của hợp đồng
-
Điều khoản thanh toán (trả trước, trả sau, theo giai đoạn)
-
Ràng buộc nghĩa vụ và quyền lợi của từng bên
-
Các điều khoản phạt, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng
-
Gắn thẻ (Tag) phân loại hợp đồng theo nhóm NCC, dự án, phòng ban
Ngoài ra, ERPNext hỗ trợ đính kèm tài liệu gốc đi kèm hợp đồng như file PDF, Word, scan bản cứng hoặc các biên bản liên quan. Tất cả được lưu trữ tập trung, dễ tìm kiếm, có phân quyền truy cập theo vai trò và theo phòng ban, đảm bảo tính bảo mật và truy vết thông tin.
Quy trình tạo và gắn hợp đồng vào đơn mua hàng
-
Tạo mẫu hợp đồng tại Buying > Purchase Contract Template
-
Tạo hợp đồng mua hàng cụ thể tại Buying > Purchase Contract
-
Gắn hợp đồng vào Purchase Order để liên kết giao dịch thực tế
Lợi ích:
-
Mỗi đơn hàng đều được kiểm soát theo khung hợp đồng
-
Hạn chế rủi ro giao hàng sai điều khoản
-
Dễ theo dõi công nợ, lịch thanh toán
Đặc biệt, quy trình khởi tạo – kiểm tra – phê duyệt hợp đồng trong ERPNext có thể được thiết kế theo quy trình riêng của từng doanh nghiệp nhờ vào:
-
Workflow Engine cho phép thiết lập luồng phê duyệt nhiều cấp
-
Tùy biến trường thông tin (Custom Fields) để bổ sung các yếu tố đặc thù như loại điều khoản, KPI thực hiện, thông tin pháp lý
Theo dõi tiến độ hợp đồng và cảnh báo trễ hạn
ERPNext cung cấp tính năng theo dõi:
-
Tình trạng hợp đồng (đang hiệu lực, sắp hết hạn…)
-
Tiến độ giao hàng vs. thời hạn cam kết
-
Trạng thái hóa đơn liên quan đến hợp đồng
Hệ thống có thể cấu hình cảnh báo khi:
-
Chậm giao hàng
-
Quá hạn thanh toán
-
Hợp đồng gần hết hiệu lực
Tính năng này không chỉ giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa quy trình hợp tác với nhà cung cấp, mà còn tăng cường khả năng kiểm soát rủi ro hợp đồng, đảm bảo mọi điều khoản đều được thống nhất rõ ràng và lưu trữ đúng chuẩn phục vụ kiểm toán.
Tự động hóa nhắc thanh toán theo điều khoản
ERPNext cho phép gắn các mốc thanh toán vào hợp đồng:
-
Trả trước khi đặt hàng
-
Trả sau khi nhận hàng hoặc hoàn thành milestone
Tự động gửi email hoặc thông báo nội bộ trước các mốc thanh toán 3–5 ngày giúp:
-
Tránh nợ xấu hoặc trễ hạn
-
Kế toán chủ động dòng tiền
-
Đối chiếu dễ dàng với công nợ
Báo cáo hợp đồng mua hàng và phân tích rủi ro
ERPNext cung cấp các báo cáo theo dõi tình trạng thực hiện hợp đồng theo từng nhà cung cấp, nhóm hàng hóa hoặc theo khoảng thời gian, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan để điều chỉnh chiến lược mua hàng phù hợp.
-
Contract Status Report: Danh sách hợp đồng theo trạng thái
-
Contract Expiry Tracker: Theo dõi hợp đồng sắp hết hiệu lực
-
Purchase Order vs Contract: So sánh đơn hàng và điều khoản
-
Risk Alert: Cảnh báo rủi ro về tiến độ hoặc thanh toán
Lưu ý khi quản lý hợp đồng nhà cung cấp trong ERPNext
-
Luôn tạo hợp đồng mẫu cho các nhà cung cấp chiến lược
-
Đính kèm hợp đồng PDF vào mỗi đơn hàng liên quan
-
Đánh dấu trạng thái hợp đồng rõ ràng: hiệu lực, hết hạn, tạm ngưng
-
Thiết lập lịch kiểm tra định kỳ theo quý để đảm bảo cập nhật
Kết luận
Với chứng nhận chính thức từ Frappe, MBW Digital cam kết mang đến giải pháp ERPNext hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ triển khai và tùy chỉnh hệ thống ERPNext để phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn 1-1!
