Kiểm soát dòng tiền (Cash Flow) theo thời gian thực trên ERPNext

Trong kinh doanh, lợi nhuận có thể là mục tiêu cuối cùng, nhưng dòng tiền mới là yếu tố quyết định một doanh nghiệp có thể “sống sót” mỗi ngày hay không. Không ít công ty rơi vào tình trạng “chết trên đống lợi nhuận” vì không kiểm soát được dòng tiền, dẫn đến thiếu hụt thanh khoản đúng thời điểm.

Vậy làm thế nào để theo dõi dòng tiền một cách liên tục, chính xác và tự động? Câu trả lời là: ERPNext – một nền tảng quản trị tài chính kế toán toàn diện, tích hợp khả năng quản lý dòng tiền theo thời gian thực (real-time cash flow).

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết cách thiết lập – vận hành – tối ưu hóa báo cáo dòng tiền trong ERPNext, từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực ra quyết định và giảm thiểu rủi ro tài chính.

Vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát dòng tiền theo thời gian thực?

Dòng tiền không đơn thuần là những khoản tiền ra vào mỗi tháng. Nó là mạch máu của doanh nghiệp – là dữ liệu nền tảng cho mọi quyết định: mua hàng, trả lương, đầu tư hay vay vốn.

Một hệ thống dòng tiền theo thời gian thực giúp bạn:

Thấy được tình trạng tài chính tức thì thay vì đợi tổng hợp cuối tháng
Chủ động cân đối nguồn lực, tránh thiếu hụt đột ngột
Lên kế hoạch trả nợ đúng hạn, tránh bị phạt hoặc mất uy tín
Dự đoán dòng tiền tương lai để chuẩn bị đầu tư hoặc phòng thủ

“Một quyết định kinh doanh tốt không thể dựa vào cảm tính – nó cần được hậu thuẫn bởi dữ liệu dòng tiền cập nhật từng ngày.”

Thiết lập dòng tiền trong ERPNext – Bắt đầu từ hệ thống kế toán chuẩn

Để có dòng tiền chính xác, bạn cần một nền tảng kế toán vững chắc. ERPNext cho phép bạn thiết lập hệ thống tài khoản kế toán một cách linh hoạt và đầy đủ:

Các bước thiết lập:

Tạo nhóm tài khoản “Cash and Bank” trong Chart of Accounts
Thêm từng tài khoản cụ thể: Tiền mặt, ngân hàng Vietcombank, BIDV, ví điện tử Momo…
Liên kết tài khoản thanh toán với các phiếu thu – chi, hóa đơn
Gán tài khoản đúng loại giao dịch: tiền bán hàng, thu ứng trước, thanh toán nhà cung cấp…

Mọi giao dịch phát sinh sau này đều được ghi nhận theo chuẩn mực kế toán, và dòng tiền sẽ được tổng hợp tức thời.

Quản lý khách hàng, nhà cung cấp và tài khoản thanh toán

Một phần không thể thiếu để dòng tiền phản ánh đúng thực tế là quản lý đối tượng giao dịch:

Tạo danh sách khách hàng và nhà cung cấp đầy đủ thông tin: tên, mã số thuế, hạn thanh toán, email, số tài khoản…
Liên kết mỗi đối tượng với tài khoản kế toán liên quan
Cài đặt hệ thống nhắc nợ tự động qua email đến đúng người, đúng thời điểm

Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi được ai đang nợ bao nhiêu, sắp đến hạn chưa – từ đó chủ động thu hồi hoặc đàm phán lại lịch thanh toán.

Ghi nhận công nợ phải thu – phải trả rõ ràng

Khi lập hóa đơn trong ERPNext, bạn không chỉ ghi nhận doanh thu hay chi phí, mà còn tạo ra các khoản công nợ tự động đi vào báo cáo dòng tiền.

Công nợ phải thu:

Khi tạo Sales Invoice, hệ thống sẽ tính ngày đến hạn
Bạn có thể cấu hình chia nhỏ các lần thanh toán (theo lịch) nếu cần
Dữ liệu này lập tức đi vào báo cáo dự báo dòng tiền cho những ngày tới

Công nợ phải trả:

Khi nhập Purchase Invoice, ERPNext giúp theo dõi các khoản chi sắp đến hạn
Cho phép sắp xếp ưu tiên chi trả, chủ động nguồn tiền thanh toán
Giúp CEO thấy được tình trạng dòng tiền âm/dương trước khi ra quyết định mua hàng hay đầu tư

Tự động hóa nhắc nợ và thu hồi công nợ

ERPNext cho phép bạn cấu hình các email nhắc nợ tự động theo lịch:

Chọn mốc thời gian (ví dụ: 3 ngày trước hạn, đúng ngày hạn, 3 ngày sau hạn)
Cá nhân hóa nội dung email nhắc nhở bằng tên khách hàng, số tiền, số hóa đơn…
Gửi tới nhiều người trong tổ chức đối tác: kế toán, giám đốc, phòng mua hàng

Kết quả: Tỷ lệ thu hồi nợ tăng mạnh mà không cần nhân sự phải theo dõi và gọi nhắc từng khách hàng.

“Trước đây, việc nhắc nợ mất 2 người làm toàn thời gian. Giờ ERPNext gửi tự động, không bỏ sót hóa đơn nào.”

Báo cáo dòng tiền realtime – Từ tổng thể đến chi tiết

ERPNext cung cấp loạt báo cáo giúp bạn hiểu rõ tình hình tài chính:

Cash Flow Statement: thể hiện tổng tiền đầu kỳ, phát sinh thu – chi, và tồn quỹ đến thời điểm hiện tại
Receivable Summary / Payable Summary: công nợ đang chờ thu hoặc chi theo khách hàng/nhà cung cấp
Payment Analytics: thống kê lượt thu – chi theo từng kênh thanh toán

Ngoài ra, bạn có thể lọc báo cáo theo:

Đơn vị kinh doanh (branch)
Nhóm khách hàng hoặc vùng địa lý
Dự án hoặc hợp đồng cụ thể

Nhờ đó, bạn dễ dàng trả lời các câu hỏi:

“Doanh nghiệp còn bao nhiêu tiền thực tế?”
“Đến cuối tháng, có đủ để trả nợ không?”
“Bộ phận nào tiêu nhiều? Khách hàng nào thường thanh toán chậm?”

Kinh nghiệm triển khai dòng tiền ERPNext hiệu quả

Một vài lời khuyên từ các chuyên gia triển khai ERP:

✅ Thiết lập hệ thống kế toán chuẩn ngay từ đầu
✅ Mọi giao dịch đều phải đi qua hệ thống ERPNext
✅ Nhân viên được đào tạo đầy đủ để ghi nhận công nợ và thanh toán đúng cách
✅ Định kỳ rà soát báo cáo dòng tiền để điều chỉnh kế hoạch tài chính
✅ Áp dụng tự động hóa để giảm phụ thuộc vào con người

Kết luận

Với ERPNext, doanh nghiệp giờ đây có thể:

Theo dõi dòng tiền tức thời, mọi lúc mọi nơi
Dự báo dòng tiền trong tương lai, tránh khủng hoảng bất ngờ
Giảm thiểu rủi ro tài chính, nâng cao uy tín với đối tác và ngân hàng

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe trong việc triển khai và tùy chỉnh ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!