Tối ưu theo dõi tài sản với ERPNext

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, tài sản cố định của doanh nghiệp—từ máy móc, thiết bị sản xuất đến phương tiện vận chuyển—đều đóng vai trò then chốt trong hoạt động vận hành. Tuy nhiên, khi vẫn ghi chép vị trí và tình trạng tài sản thủ công qua Excel hay sổ sách giấy, doanh nghiệp thường đối mặt với tình trạng thất thoát, hư hỏng không kịp thời và chi phí bảo trì vượt kiểm soát.

Phân hệ Quản lý tài sản ERPNext giúp số hóa toàn bộ quy trình theo dõi: ghi nhận tài sản mới, cập nhật vị trí, theo dõi lịch sử vận hành và bảo trì. Chỉ với vài bước cấu hình đơn giản, Anh/Chị đã có thể:

Nắm bắt vị trí tài sản theo thời gian thực.
Cập nhật tình trạng sử dụng, bảo trì hay sửa chữa.
Truy xuất lịch sử di chuyển và chi phí liên quan.

Công cụ này không chỉ giảm thiểu thất thoát mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc tối ưu chi phí vận hành và lập kế hoạch đầu tư.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu phân hệ quản lý tài sản trên ERPNext

Tại sao cần tối ưu theo dõi tài sản ERPNext

“Quản lý tài sản tốt chính là nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh và tối ưu chi phí đầu tư.” – Chuyên gia ERP tại MBW Digital

Nhiều doanh nghiệp vẫn dựa vào phương pháp thủ công để theo dõi tài sản, dẫn đến:

Thất thoát tài sản khi không kiểm soát được vị trí và người sử dụng.
Bảo trì trễ lịch, gây gián đoạn sản xuất và tăng chi phí khắc phục.
Khó khăn kiểm kê, tốn kém về nhân lực và thời gian.

Với theo dõi tài sản ERPNext, Anh/Chị có thể:

Cập nhật vị trí và trạng thái ngay khi di chuyển tài sản.
Lưu trữ lịch sử bảo trì và chi phí sửa chữa.
Tự động tạo báo cáo kiểm kê và phân tích tình trạng tài sản.

Giải pháp này không chỉ giúp giảm thất thoát mà còn xây dựng hệ thống dữ liệu minh bạch, hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định đầu tư, bảo trì đúng thời điểm.

❯❯ Đọc thêm về Quy trình kiểm kê tài sản định kỳ trong ERPNext

Thiết lập tính năng theo dõi tài sản

Để kích hoạt theo dõi tài sản ERPNext, Anh/Chị thực hiện:

Bật module Asset
- Vào Setup > Module Def, tích chọn “Asset” trong phân hệ Assets.
Tạo Asset Category
- Trong Asset > Asset Category, thiết lập danh mục phù hợp (ví dụ: Máy móc, Xe cộ, IT).
- Cấu hình phương pháp khấu hao và thời gian sử dụng theo chuẩn kế toán.
Đăng ký tài sản
- Vào Asset > Asset > New.
- Nhập mã tài sản, tên, serial, ngày mua, chi phí, vị trí.
Cấu hình tracking
- Sử dụng Asset Tag (QR/Barcode) để gắn lên thiết bị.
- Kết nối IoT/GPS qua Webhook nếu cần theo dõi vị trí real-time.
Phân quyền
- Thiết lập Role: Kế toán tài sản, nhân viên kho, quản lý…

Sau khi thiết lập, mỗi khi có giao dịch liên quan, hệ thống sẽ tự động cập nhật vị trí và trạng thái tài sản.

Các loại tài sản và phân loại

ERPNext hỗ trợ phân loại đa dạng:

Tài sản cố định hữu hình: Máy móc, xe cộ (VAS 04).
Tài sản cố định vô hình: Phần mềm, bản quyền (VAS 04).
Công cụ dụng cụ, tài sản luân chuyển: Vật tư tiêu hao (VAS 08).

Anh/Chị nên xác định rõ từng nhóm, sau đó gán Asset Category và Depreciation Rule tương ứng:

Straight Line: Khấu hao đều hàng tháng.
Reducing Balance: Khấu hao giảm dần theo giá trị còn lại.
None: Không khấu hao (vô hình).

Việc phân loại chặt chẽ giúp hệ thống báo cáo khấu hao, phân tích tuổi thọ và lập kế hoạch thay thế đúng thời điểm.

Quy trình ghi nhận và cập nhật trạng thái tài sản

Tiếp nhận tài sản (Receipt)
- Sau khi mua, tạo Purchase Receipt kèm mã QR/Barcode.
Chuyển nhượng (Transfer)
- Dùng Stock Entry > Material Transfer, sau đó Asset Transfer để ghi nhận di chuyển.
Cập nhật trạng thái
- Trong form Asset, chọn trạng thái: Active, Under Maintenance, Scrap, Sold.
Bảo trì & sửa chữa
- Nhân viên tạo Maintenance Request.
- Kỹ thuật cập nhật Maintenance Log khi hoàn thành.
Thanh lý (Disposal)
- Sử dụng Asset Disposal để ghi nhận thu hồi và hạch toán lỗ/lãi.

Mỗi bước đều lưu lại người thực hiện, thời gian và lý do, đảm bảo minh bạch và truy xuất lịch sử dễ dàng.

Cấu hình cảnh báo và nhắc nhở bảo trì

“Bảo trì chủ động là chìa khóa giúp duy trì hiệu suất tài sản và tránh chi phí sửa chữa cao.”

Scheduler Settings
- Vào Setup > Scheduler Settings, bật cron job cho Maintenance.
Notification
- Tạo thông báo trong Asset > Notification.
- Trigger: Ngày đến hạn bảo trì, tình trạng hư hỏng.
- Gửi email đến quản lý và đội bảo trì.
Escalation
- Dùng SLA Policy trong Helpdesk để tự động nâng cấp cảnh báo khi trễ hạn.

Nhờ vậy, Anh/Chị luôn chủ động lên lịch bảo trì, tránh dừng máy đột ngột.

Báo cáo và dashboard theo dõi tài sản

ERPNext cung cấp sẵn các báo cáo:

Asset Registry: Danh sách toàn bộ tài sản.
Aged Assets: Phân loại tài sản theo độ tuổi.
Asset Maintenance Report: Chi phí và lịch sử bảo trì.
Depreciation Schedule: Lịch khấu hao chi tiết.

Tùy biến Dashboard:

Tạo New Dashboard và kéo chart:
- Biểu đồ tròn phân bổ theo loại.
- Biểu đồ cột chi phí bảo trì theo tháng.
- Biểu đồ đường thể hiện số tài sản hết hạn khấu hao.

Dashboard trực quan giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược về bảo trì và thay mới.

Best practices khi theo dõi tài sản

Mã hóa nhất quán: ASSET–LOAI–NAM–STT.
Quét QR ngay khi nhận/giao: Đảm bảo dữ liệu luôn cập nhật.
Kiểm kê định kỳ: Ít nhất 1 lần/quý.
Phân quyền rõ ràng: Chỉ nhân sự được chọn mới chỉnh sửa.
Kết nối IoT/GPS: Với tài sản di chuyển cao.

Dữ liệu đầu vào chính xác mới khai thác hiệu quả tính năng tracking.

Kết luận

Việc tối ưu theo dõi tài sản với ERPNext mang lại:

Giảm thất thoát và chi phí bảo trì.
Tăng tuổi thọ tài sản và năng suất hoạt động.
Dữ liệu minh bạch hỗ trợ quyết định đầu tư.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe để triển khai ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý với ERPNext. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!