Quản lý hóa đơn POS và quy trình xuất hóa đơn trên ERPNext

Trong môi trường bán lẻ hiện đại, hóa đơn POS ERPNext không chỉ là chứng từ xác nhận giao dịch mà còn là công cụ quan trọng giúp kiểm soát doanh thu và tuân thủ quy định thuế. Việc quản lý và xuất hóa đơn ngay tại quầy giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tạo trải nghiệm liền mạch cho khách hàng.

Tổng quan tính năng quản lý hóa đơn POS ERPNext

Quản lý hóa đơn là một trong những chức năng cốt lõi của hệ thống điểm bán hàng ERPNext. Với giao diện trực quan và quy trình xử lý tối ưu, ERPNext POS cho phép doanh nghiệp tạo, lưu trữ và theo dõi hóa đơn bán hàng một cách dễ dàng – kể cả trong môi trường có kết nối internet hạn chế.

Module POS trong ERPNext cung cấp một loạt tính năng chuyên nghiệp để quản lý hóa đơn bán lẻ, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả:

Tạo hóa đơn bán hàng nhanh chóng: Giao diện POS trực quan hỗ trợ chọn khách hàng, thêm mặt hàng bằng cách click hoặc quét barcode, điều chỉnh số lượng, giá và chiết khấu theo cấu hình trong POS Profile
Đồng bộ tồn kho và tài chính tự động: Mỗi khi hóa đơn POS được hoàn tất, hệ thống tự động cập nhật tồn kho và tạo bút toán vào sổ cái mà không cần thao tác thủ công
Hoạt động online và offline ổn định: POS vẫn tạo đơn hàng ngay cả khi mất kết nối và tự động đồng bộ khi có Internet trở lại
Quản lý hóa đơn trả lại và đóng ca bán hàng: Cho phép tạo Credit Note khi khách đổi/trả hàng, và cuối ca, Cashier có thể đóng ca qua “POS Closing Voucher”, hệ thống sẽ hợp nhất hóa đơn và cập nhật sổ sách
Tích hợp gửi hóa đơn qua email: Sau khi hoàn tất hóa đơn, nhân viên có thể in hoặc gửi biên nhận trực tiếp bằng email tới khách hàng.

❯❯ Đọc thêm về Phân hệ POS ERPNext

Thiết lập định dạng hóa đơn POS ERPNext

Trước khi bắt đầu bán hàng, doanh nghiệp cần cấu hình chính xác các định dạng liên quan đến Sales Invoice. Việc này nhằm đảm bảo hóa đơn POS thể hiện chuyên nghiệp và minh bạch.

Email Account: Truy cập Setup > Email Account, cấu hình tài khoản gửi hóa đơn đến khách hàng.
Letter Head: Tạo hoặc chỉnh sửa Letter Head tại Website > Letter Head. Bao gồm logo và thông tin doanh nghiệp sẽ tự động hiển thị trên hóa đơn in và PDF
Print Format: Vào Setup > Print Format, chỉnh mẫu in cho Sales Invoice (chọn dạng HTML, thêm QR code, ẩn/hiện cột…) để phù hợp quy định và nhận diện thương hiệu
POS Profile: Trong POS Profile, bật tùy chọn Auto Email Invoice và chọn Print Format đã tạo để hệ thống tự động gửi hóa đơn đúng cách.

Quy trình tạo và xuất hóa đơn POS

ERPNext POS tích hợp liền mạch giữa giao diện bán và hóa đơn kế toán, đảm bảo quy trình nhanh và chuẩn xác:

Tạo Sales Invoice ngay trong màn hình POS: Khi khách thanh toán, chọn Create Invoice, hệ thống tự động chuyển hóa đơn POS thành Sales Invoice với đầy đủ thông tin mặt hàng, giá, thuế
In và gửi email hóa đơn: Hóa đơn tạo xong có thể in trực tiếp hoặc gửi kèm PDF qua email thông qua SMTP đã cấu hình.
Hoàn tiền hoặc trả hàng: POS hỗ trợ tạo Credit Note/Return cho khách dễ dàng và cập nhật lại tồn kho & sổ sách.

Cấu hình số hóa đơn và series

Series hóa đơn rõ ràng là nền tảng giúp kiểm soát hóa đơn hiệu quả và tuân thủ kiểm toán. Đồng thời giúp thuận tiện trong truy xuất và kiểm tra.

Để cấu hình hóa đơn ERPNext với series tự động, bạn làm như sau:

Vào Setup > Naming Series, chọn DocType = Sales Invoice và tạo series như POS-.YYYY.-. Cần đảm bảo số hóa đơn định dạng theo năm và phân biệt theo nguồn.
Trong POS Profile, chọn series này để hóa đơn POS tự động sử dụng đúng dãy định danh

Tích hợp chữ ký số và mã QR

Để đáp ứng hóa đơn điện tử:

Cài đặt app chữ ký số FPT/CA.
Kích hoạt QR Code trong Print Format; khách hàng có thể quét để kiểm tra tính xác thực.
Kiểm tra cấu hình API với nhà cung cấp để ký và xác thực.

Lưu ý khi quản lý hóa đơn POS ERPNext

Định kỳ kiểm tra số dư series để tránh hết số.
Kiểm thử in ấn trên các mẫu giấy nhiệt.
Thiết lập cảnh báo lỗi gửi email.
Đào tạo nhân viên quy trình xuất hóa đơn.
Sao lưu định dạng Print Format.

Kết luận

Quản lý hóa đơn POS ERPNext giúp doanh nghiệp phát hành chứng từ nhanh, minh bạch và tuân thủ. Bước tiếp theo, hãy tối ưu ký số và tích hợp báo cáo hóa đơn định kỳ để quản lý tốt hơn.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe trong việc triển khai và tùy chỉnh ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!

Đọc thêm các bài viết trong Module POS ERPNext