Trong xu hướng số hóa bộ máy nhân sự, việc bảo hiểm xã hội ERPNext và tính thuế TNCN tự động giúp CEO và HR Director đảm bảo tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian. Trước đây, HR phải nhập tay tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN và biểu thuế luỹ tiến vào Excel, dễ sai sót và chậm trễ. Với phân hệ HRM của ERPNext, bạn có thể cấu hình tham số BHXH, thuế TNCN một lần, sau đó hệ thống tự động trích đóng theo lương cơ bản và thu nhập chịu thuế.
❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ quản lý nhân sự ERPNext 

Tổng quan về khả năng tích hợp bảo hiểm xã hội trên ERPNext

ERPNext không cung cấp module riêng cho bảo hiểm xã hội như các phần mềm đặc thù tại Việt Nam, tuy nhiên hệ thống cho phép cấu hình linh hoạt các thành phần lương (Salary Components) để mô phỏng đầy đủ các khoản bảo hiểm bắt buộc như BHXH, BHYT, BHTN theo đúng chính sách nhà nước.

Tính năng này được tích hợp trực tiếp vào Salary Structure, giúp doanh nghiệp:

• Thiết lập các khoản khấu trừ bảo hiểm từ lương người lao động (VD: 8% BHXH, 1.5% BHYT…)

• Đồng thời tính phần chi phí bảo hiểm do doanh nghiệp chi trả (VD: 17.5% BHXH, 3% BHTN…)

• Phân bổ các khoản này vào chi phí nhân sự và hạch toán tự động khi tạo Payroll Entry

Ngoài ra, ERPNext hỗ trợ:

• Gắn mức đóng bảo hiểm theo từng nhân sự (theo lương cơ bản/đóng BH)

• Tự động cập nhật các khoản này vào phiếu lương (Salary Slip)

• Tổng hợp dữ liệu để xuất báo cáo bảo hiểm hàng tháng hoặc quý dưới dạng CSV/Excel để nộp lên cổng BHXH điện tử

Lợi ích khi tích hợp bảo hiểm xã hội vào ERPNext quản lý nhân sự

Việc tích hợp quản lý bảo hiểm xã hội vào hệ thống ERPNext HRM mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả bộ phận nhân sự lẫn lãnh đạo doanh nghiệp, đặc biệt là khi số lượng nhân viên ngày càng lớn và nghiệp vụ BHXH ngày càng phức tạp.

1. Tự động hóa khấu trừ BHXH trong bảng lương

Doanh nghiệp không cần thao tác thủ công để tính các khoản bảo hiểm hàng tháng. Hệ thống tự động khấu trừ đúng tỷ lệ và hiển thị rõ ràng trong phiếu lương từng nhân viên.

2. Chuẩn hóa dữ liệu để đối chiếu và báo cáo nhanh

Thông tin về mức đóng bảo hiểm, đối tượng tham gia và thời điểm hiệu lực được lưu trữ tập trung, hỗ trợ truy xuất nhanh để báo cáo lên cơ quan BHXH hoặc phục vụ kiểm toán, thanh tra.

3. Đồng bộ dữ liệu giữa HR – Payroll – Kế toán

Toàn bộ chi phí BHXH được hạch toán tự động vào hệ thống kế toán, giúp phòng tài chính nắm rõ tổng chi phí nhân sự hàng tháng, đồng thời giảm chênh lệch giữa báo cáo nhân sự và chi phí thực tế.

4. Minh bạch và chủ động cho người lao động

Khi tích hợp với portal nhân viên (ESS), người lao động có thể xem rõ các khoản đóng BHXH, thời gian tham gia, mức lương đóng bảo hiểm – từ đó tạo sự minh bạch và chủ động theo dõi quyền lợi cá nhân.

Hướng dẫn thiết lập BHXH và thuế TNCN

Để kích hoạt bảo hiểm xã hội ERPNext, bạn cần:

1. Truy cập Payroll Settings

   • Vào Payroll Settings → tab Social Security.

   • Nhập tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN theo quy định (ví dụ 8%, 1.5%, 1%).

2. Cấu hình thuế TNCN

   • Chuyển sang tab Income Tax → tạo biểu thuế luỹ tiến theo khung thu nhập (ví dụ 5%, 10%, 15%, 20%).

   • Thiết lập các mức thu nhập và tỷ lệ thuế tương ứng.

3. Lưu & kiểm thử

   • Lưu cấu hình và vào Payroll Entry chạy thử một kỳ để kiểm tra tỷ lệ trích đóng.

   • Điều chỉnh tham số nếu kết quả chưa khớp với quy định.

Cấu hình Salary Structure liên quan BHXH

Một bước then chốt của bảo hiểm xã hội ERPNext là tạo và gán đúng component:

• Tạo Salary Component BHXH

  • Vào Salary Component → New → nhập tên “Social Insurance” loại Deduction.

  • Công thức: basic_salary * bhxh_rate.

• Tạo component BHYT & BHTN

  • Tạo “Health Insurance” và “Unemployment Insurance”.

  • Công thức tương tự lấy từ tham số trong Payroll Settings.

• Gán vào Salary Structure

  • Mở Salary Structure phù hợp → thêm các component BHXH, BHYT, BHTN.

  • Đảm bảo chúng xuất hiện trong Salary Slip sau khi tính lương.

“Gán chính xác Salary Component giúp hệ thống tự động trích đóng mọi kỳ lương và tự động cập nhật khi lương cơ bản thay đổi.”

Quy trình trích đóng BHXH và thuế TNCN

Trích đóng BHXH, BHYT, BHTN

1. Khi Payroll Entry được tạo và tính toán, ERPNext tự động áp công thức trích đóng BHXH, BHYT, BHTN.

2. Các khoản này xuất hiện trong phần Deductions trên Salary Slip.

3. Cuối kỳ, xuất báo cáo Social Security Contribution Report để gửi cơ quan BHXH.

“Quy trình trích đóng tự động đảm bảo doanh nghiệp luôn đúng hạn mà không cần nhập tay từng nhân viên.”

Tính thuế thu nhập cá nhân

1. ERPNext áp biểu thuế luỹ tiến theo cấu hình trong tab Income Tax.

2. Công thức tính: (Thu nhập chịu thuế – Giảm trừ gia cảnh) × Thuế suất.

3. Khoản thuế xuất hiện trong Deductions trên Salary Slip và báo cáo Tax Summary.

“Tự động tính thuế TNCN giúp tránh sai sót và giảm thiểu rủi ro thanh tra thuế.”

Thông báo và tự động ghi nhận

Khi Payroll Entry được Submit và Approve:

• Email Notification: ERPNext gửi email cho kế toán và HR kèm file báo cáo BHXH & thuế TNCN.

• Journal Entry: Hệ thống tự động sinh bút toán ghi nhận khoản phải trả BHXH và thuế TNCN vào sổ sách kế toán.

• Scheduler: Đặt lịch để tự động tạo báo cáo trích đóng hàng tháng.

“Ghi nhận tự động giúp kế toán không lo mất bút toán và đảm bảo số liệu sổ sách luôn đồng bộ.”

Báo cáo phân tích BHXH & thuế

Bảo hiểm xã hội ERPNext đi kèm các báo cáo quan trọng:

• Social Security Contribution Report: tổng hợp BHXH, BHYT, BHTN theo nhân viên và phòng ban.

• Tax Summary Report: hiển thị thuế TNCN theo kỳ và theo nhân viên.

• Cost Center Analysis: phân bổ chi phí bảo hiểm và thuế cho từng bộ phận.

• Export: Xuất CSV/PDF nhanh chóng cho cơ quan chức năng.

“Báo cáo real-time giúp CEO và Kế toán trưởng nắm rõ chi phí trích đóng và cân đối ngân sách.”

Lưu ý khi triển khai quản lý BHXH trên ERPNext

• Cập nhật tham số kịp thời khi nhà nước điều chỉnh tỷ lệ BHXH, thuế TNCN.

• Chạy thử trên sandbox trước khi áp dụng vào môi trường sản xuất.

• Đào tạo HR & Kế toán về quy trình cấu hình và đọc báo cáo BHXH.

• Audit định kỳ: Đối chiếu với báo cáo cơ quan BHXH để phát hiện sai sót.

• Sao lưu dữ liệu: Export báo cáo hàng tháng để lưu trữ ngoài hệ thống.

Kết luận

Bảo hiểm xã hội ERPNext là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tự động hóa trích đóng BHXH, BHYT, BHTN và tính thuế TNCN chính xác, minh bạch. CEO, HR và Kế toán trưởng có thể theo dõi real-time, báo cáo tuân thủ và lên kế hoạch ngân sách hiệu quả.

ERPNext cung cấp hệ thống HR mạnh mẽ cho bài toán quản trị nhân sự toàn diện và chuyên nghiệp. Với đầy đủ tính năng từ hồ sơ nhân sự – BHXH – tự động hóa tính công, lương, chế độ – theo dõi vòng đời nhân sự, và tự động hóa nhiều quy trình nhân sự phức tạp khác.

Đọc thêm các bài viết trong Module HRM ERPNext:

• Quản lý tuyển dụng và onboarding nhân viên ERPNext

• Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự trong ERPNext

• Quản lý tạm ứng và quyết toán chi phí nhân sự trên ERPNext

• Báo cáo phân tích dữ liệu nhân sự trong ERPNext

• Quản lý lịch làm việc và ca làm trong ERPNext

• Quản lý KPI và mục tiêu cá nhân với ERPNext

________

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe trong việc triển khai và tùy chỉnh ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!