Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng tối ưu chi phí nhân sự và minh bạch tài chính, quản lý tiền lương ERPNext trở thành giải pháp then chốt giúp tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương, thưởng và các khoản khấu trừ. Thay vì nhập tay giờ công, tính thuế và trích đóng bảo hiểm qua Excel, CEO và HR Director có thể tận dụng module Payroll của ERPNext để xử lý chính xác trong vài cú click, đồng thời xuất báo cáo minh bạch phục vụ các cuộc họp Ban Giám đốc. Phân hệ HRM của ERPNext liên kết chặt chẽ với chấm công ERPNext, quản lý hồ sơ nhân viên ERPNext và quản lý tạm ứng chi phí nhân sự ERPNext, mang lại hệ sinh thái nhân sự toàn diện.

Tổng quan về Quản lý lương (Payroll Management) trên ERPNext

Payroll Management là một trong những tính năng trọng tâm của phân hệ Human Resources (HR) trong ERPNext, cho phép doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương, thưởng, khấu trừ và chi trả thu nhập, đồng thời đảm bảo tuân thủ chính sách nội bộ cũng như quy định pháp luật hiện hành.

Được thiết kế theo nguyên tắc “rule-based configuration”, hệ thống tính lương trong ERPNext cho phép linh hoạt hóa mọi loại công thức, chính sách và đặc thù ngành nghề, từ doanh nghiệp sản xuất, thương mại đến dịch vụ hoặc startup tăng trưởng nhanh.

Các tính năng nổi bật bao gồm:

• Salary Structure (Cấu trúc lương):
  Tạo nhiều cấu trúc lương khác nhau theo chức danh, nhóm nhân sự hoặc hợp đồng. Mỗi cấu trúc có thể bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ, thưởng KPI, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN…

• Salary Component (Thành phần lương):
  Cho phép định nghĩa các khoản thu nhập (earnings) và khấu trừ (deductions) tùy chỉnh, với công thức động theo từng nhân sự hoặc bộ phận.

• Salary Slip (Phiếu lương):
  Tạo phiếu lương hàng loạt cho nhân viên theo tháng hoặc kỳ trả lương, có thể đính kèm bảng chấm công, nghỉ phép hoặc dữ liệu từ Timesheet. Phiếu lương có thể xuất file PDF và gửi tự động qua email.

• Payroll Entry & Payment:
  Tự động tổng hợp chi phí lương và đẩy bút toán sang hệ thống kế toán (Accounting). Có thể tích hợp với hệ thống ngân hàng để chuyển khoản hàng loạt.

• Loan & Advance Management:
  Hỗ trợ tính lương trừ dần theo khoản tạm ứng, vay nội bộ hoặc thuế phát sinh.

• Payslip Portal (ESS):
  Nhân viên có thể đăng nhập portal cá nhân để xem và tải phiếu lương theo từng kỳ, đảm bảo bảo mật và minh bạch.

ERPNext Payroll liên kết trực tiếp với module Attendance, Employee Contract, và Salary Structure, tự động tính toán lương cơ bản, thuế TNCN, bảo hiểm xã hội, phụ cấp và thưởng theo chính sách, đảm bảo số liệu chính xác, minh bạch và dễ audit.

Thiết lập module Payroll ERPNext

Để bắt đầu quản lý tiền lương ERPNext, cần thực hiện:

1. Cài đặt App HR & Payroll

   • Vào Frappe Desk → App Installer → chọn “ERPNext HR”.

   • Kích hoạt module Payroll và Payroll Settings.

2. Cấu hình thông tin lương cơ bản

   • Trong Payroll Settings, thiết lập Default Company, Currency, Pay Cycle (tháng/quý).

   • Tạo Salary Component bao gồm: Basic Salary, Housing Allowance, Transport Allowance, Overtime, Bonus.

3. Tạo cấu trúc bảng lương (Salary Structure)

   • Vào Salary Structure → thêm cấu trúc cho từng vị trí, phòng ban.

   • ERPNext cho phép doanh nghiệp thiết lập nhiều cấu trúc lương khác nhau (theo phòng ban, vị trí, cấp bậc…), với các Salary Components như:

     • Lương cơ bản (Basic)

     • Phụ cấp (Allowance)

     • Thưởng hiệu suất (Incentive/KPI)

     • Khấu trừ bảo hiểm, thuế TNCN

     • Tạm ứng hoặc khoản vay (Loan Deduction)

     Tất cả được định nghĩa bằng công thức, điều kiện tính và logic rõ ràng.

   • Định nghĩa công thức tính: ví dụ basic * 1.0 cho lương cơ bản, overtime * 1.5 cho làm thêm giờ.

4. Liên kết Employee Contract

   • Trong doctype Employee Contract, gán Salary Structure phù hợp và thiết lập ngày hiệu lực.

   • Hệ thống sẽ tự động áp dụng cấu trúc này khi tính lương.

Cấu hình bảng lương và cấu trúc phụ cấp

Một quản lý tiền lương ERPNext hiệu quả yêu cầu:

• Salary Component

  • Tạo danh sách các thành phần thu nhập (Earning) và khấu trừ (Deduction).

  • Ví dụ: Lương cơ bản, Phụ cấp ăn trưa, Phụ cấp đi lại, Bảo hiểm, Thuế TNCN.

• Salary Structure Assignment

  • Vào Salary Structure Assignment, gán cấu trúc lương cho mỗi nhân viên theo hợp đồng.

  • Sử dụng Bulk Assignment để gán nhanh cho nhóm.

• Công thức tính lương & phụ cấp

  • Sử dụng Python expressions: if(total_hours>180, total_hours*hourly_rate, 0) cho làm thêm giờ.

  • Công thức linh hoạt giúp tuỳ biến theo chính sách.

“Cấu trúc bảng lương linh hoạt giúp doanh nghiệp áp dụng chính sách thưởng/phụ cấp đa dạng chỉ với vài click.”

Quy trình tính lương & thưởng

ERPNext tự động hóa lấy dữ liệu từ Attendance, Leave hoặc Timesheet, tự động cập nhật dữ liệu đầu vào – không cần nhập tay, giảm sai sót và tăng độ chính xác.

Tổng hợp giờ công và Attendance

• Module Attendance tự động thu thập giờ vào, giờ ra từ chấm công ERPNext.

• Hệ thống tính tổng giờ công, số ca làm, ngày nghỉ có phép/công tác.

• HR có thể điều chỉnh trực tiếp trong Attendance Tool nếu có sai sót.

Tính thuế và khấu trừ bảo hiểm

• ERPNext áp dụng chuẩn thuế TNCN Việt Nam:

  • Tính và khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN theo tỷ lệ quy định.

  • Tính thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến.

• Các khoản khấu trừ được tự động đưa vào mục Deduction trên Salary Slip.

Tính thưởng và phụ cấp

• Thưởng theo KPI, dự án hay dịp lễ Tết được thêm qua Bonus Entry hoặc tích hợp công thức trong Salary Structure.

• Phụ cấp cố định hoặc tuỳ biến theo công thức; ví dụ phụ cấp đi lại = mileage_rate * distance.

• Mọi khoản thưởng, phụ cấp hiển thị rõ ràng trong Salary Slip, đảm bảo minh bạch.

Phê duyệt và phát hành Salary Slip

Sau khi tính lương xong:

1. Vào Payroll Entry → chọn kỳ lương → click Get Employees để sinh Salary Slip.

2. HR kiểm tra và Submit Salary Slips ở trạng thái Draft.

3. CEO hoặc HR Manager phê duyệt qua workflow: Draft → To Approve → Approved.

4. Approved Salary Slip có thể Print hoặc Email trực tiếp cho nhân viên.

Khi sử dụng ERPNext để tính lương, với các cấu hình đã thiết lập sẵn, để tự động hóa phát hành phiếu lương hàng tháng, bạn làm như sau:

Từ Payroll Entry, người dùng chỉ cần chọn thời gian và nhóm nhân viên, ERPNext sẽ:

• Tự động áp dụng cấu trúc lương phù hợp

• Tính toán toàn bộ thành phần thu nhập & khấu trừ

• Sinh phiếu lương (Salary Slip) cho từng người

Các phiếu lương có thể in hàng loạt, gửi qua email hoặc nhân viên xem qua portal cá nhân (ESS) để nhân viên có thể xem nhanh và phản hồi nếu có thông tin chưa chính xác.

Báo cáo phân tích chi phí nhân sự

Quản lý tiền lương ERPNext đi kèm loạt báo cáo:

• Payroll Summary: tổng hợp lương, phụ cấp, khấu trừ theo kỳ.

• Cost Center Analysis: phân bổ chi phí lương theo phòng ban, dự án.

• Headcount vs Payroll Cost: biểu đồ so sánh số lượng nhân sự và chi phí.

• Salary Slip Report: xuất chi tiết Salary Slip theo nhân viên.

Báo cáo KPI chi phí lương giúp CEO đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực và tối ưu ngân sách. Bên cạnh các báo cáo mặc định của hệ thống, bạn cũng có thể tùy chỉnh qua cơ chế low-code giúp doanh nghiệp tiện theo dõi báo cáo theo nhu cầu.

Lưu ý trong quản lý tiền lương ERPNext

• Chuẩn hóa Salary Component ngay từ đầu để tránh nhầm lẫn.

• Thử nghiệm công thức trên môi trường test trước khi áp dụng thực tế.

• Audit định kỳ (3–6 tháng) để rà soát sai sót.

• Đào tạo HR về cấu hình Payroll và workflow phê duyệt.

• Sao lưu dữ liệu định kỳ qua export CSV/PDF.

Kết luận

Quản lý tiền lương ERPNext mang lại quy trình tự động, chính xác và minh bạch cho việc tính lương, thưởng và khấu trừ. CEO và HR Director có thể theo dõi real-time, ra quyết định chiến lược về ngân sách và phúc lợi nhân sự.

Là đối tác duy nhất được chứng nhận bởi Frappe tại Việt Nam, MBW Digital mang đến cho bạn giải pháp ERPNext hoàn chỉnh từ tư vấn đến triển khai. Đừng bỏ lỡ cơ hội tư vấn 1-1 miễn phí cùng các chuyên gia của chúng tôi!

Đọc thêm các bài viết trong Module HRM

• Quản lý tạm ứng và quyết toán chi phí nhân sự trên ERPNext

• Báo cáo phân tích dữ liệu nhân sự trong ERPNext

• Quản lý lịch làm việc và ca làm trong ERPNext

• Quản lý KPI và mục tiêu cá nhân với ERPNext

• Tự động hóa quy trình nhân sự trong ERPNext

• Sử dụng Employee Self-Service Portal trong ERPNext