Trong bối cảnh cạnh tranh nhân tài ngày càng khốc liệt, tuyển dụng trở thành công cụ quan trọng giúp CEO và HR Director tối ưu quy trình tìm kiếm, sàng lọc và onboarding ứng viên. Thay vì quản lý hồ sơ ứng viên thủ công trên Excel, phân hệ HRM của ERPNext cung cấp ATS (Applicant Tracking System), tự động gửi email, lên lịch phỏng vấn và theo dõi quá trình onboarding. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách triển khai tuyển dụng ERPNext và quy trình onboarding, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian tuyển chọn và gia tăng trải nghiệm ứng viên.
❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu module Quản lý nhân sự HRM ERPNext: Giải pháp nhân sự toàn diện A-Z 

Tổng quan về tính năng quản lý tuyển dụng & onboarding nhân sự trên ERPNext

Quản lý tuyển dụng và onboarding là bước khởi đầu then chốt trong hành trình nhân sự. Với ERPNext HRM, doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ quy trình – từ đăng tuyển đến tiếp nhận nhân sự mới – trên một hệ thống tập trung, dễ kiểm soát và hoàn toàn tự động.

Với tuyển dụng ERPNext, mọi bước từ đăng tin, sàng lọc, phỏng vấn đến onboarding đều trên một nền tảng duy nhất. Tính năng này lý tưởng cho doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoặc vận hành đa chi nhánh, nơi quy trình HR cần tính hệ thống, tốc độ và khả năng theo dõi sát sao. 

Tính năng nổi bật của module này bao gồm:

1.Tuyển dụng toàn diện:

• Tạo và quản lý Job Opening theo phòng ban, vị trí, số lượng cần tuyển.

• Tự động nhận hồ sơ ứng viên từ website, email hoặc tích hợp job portal.

• Phân công người đánh giá, ghi chú phỏng vấn, đánh giá theo tiêu chí rõ ràng.

2. Quy trình phê duyệt minh bạch:

• Thiết lập luồng phê duyệt nhiều bước (multi-level approval).

• Lưu trữ lịch sử tuyển dụng và lý do từ chối.

3. Onboarding tự động:

• Gửi email chào mừng, tạo checklist công việc theo từng vị trí.

• Tự động cấp quyền truy cập hệ thống, phân công quản lý hướng dẫn.

• Ghi nhận bàn giao tài sản, hồ sơ nhân sự, lịch đào tạo đầu kỳ.

4. Theo dõi & báo cáo tức thời:

• Dashboard theo dõi trạng thái ứng viên từng bước.

• Báo cáo thời gian tuyển dụng, nguồn ứng viên hiệu quả, chi phí tuyển dụng.

Bắt đầu tuyển dụng – Thiết lập module Recruitment ERPNext

Để kích hoạt tuyển dụng ERPNext, thực hiện:

1. Kích hoạt App HR & Recruitment

   • Vào Frappe Desk → App Installer → chọn “ERPNext HR”.

   • Bật module Recruitment và HR Settings.

2. Cấu hình Email Account

   • Vào Settings → Email Account → thêm email tuyển dụng để ERPNext tự động lấy và gửi mail ứng viên.

3. Tạo Job Template

   • Vào Job Template → định nghĩa mẫu mô tả công việc, yêu cầu, mức lương.

Tạo Job Opening và Job Applicant

• Job Opening

  1. Vào Recruitment → Job Opening → New.

  2. Chọn Job Template, nhập số lượng cần tuyển, deadline.

  3. Publish lên portal và kết nối với website công ty.

• Job Applicant

  • Ứng viên apply qua portal hoặc HR import file CSV.

  • Mỗi hồ sơ tạo Job Applicant kèm CV, cover letter.

Quy trình phỏng vấn và đánh giá ứng viên

Sàng lọc hồ sơ tự động

• ERPNext tự động lọc theo từ khóa kỹ năng, kinh nghiệm.

• Gán trạng thái Shortlisted hoặc Rejected cho ứng viên.

“ATS trong ERPNext giúp HR chỉ tập trung phỏng vấn ứng viên phù hợp.”

Lên lịch và feedback phỏng vấn

• Tạo Interview record, chọn panel và thời gian.

• Hệ thống gửi email nhắc nhở tự động.

• Sau phỏng vấn, interviewer nhập điểm rating và comment trực tiếp vào hồ sơ ứng viên.

Cấu hình quy trình Onboarding

Sau khi offer được chấp nhận. Bạn có thể cấu hình Onboarding tự động giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh và giảm workload cho HR.

1. Tạo Onboarding Template

   • Vào HR Employee Onboarding → Template → thêm checklist: hợp đồng, tài khoản mail, thiết bị.

2. Giao nhiệm vụ

   • ERPNext tự động tạo tasks cho IT, Admin, HR.

   • Theo dõi tiến độ qua dashboard Onboarding.

Hệ thống báo cáo và phân tích tuyển dụng

Recruitment Analytics trong ERPNext cung cấp cái nhìn toàn diện và theo thời gian thực giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hiệu quả tuyển dụng. Dữ liệu được trực quan hóa qua dashboard, biểu đồ và các báo cáo tùy chỉnh, phục vụ cho việc ra quyết định chiến lược từ CEO đến bộ phận nhân sự.

Một số chỉ số báo cáo nổi bật gồm:

• Applicant Pipeline: Theo dõi số lượng ứng viên qua từng giai đoạn – từ ứng tuyển đến phỏng vấn và nhận việc, giúp xác định điểm nghẽn trong quy trình.

• Time to Hire: Đo lường thời gian trung bình từ lúc ứng viên nộp đơn đến khi nhận offer, phản ánh hiệu suất tuyển dụng.

• Source Effectiveness: So sánh hiệu quả giữa các kênh như website, mạng xã hội, giới thiệu nội bộ… để đầu tư đúng nơi mang lại ứng viên chất lượng.

• Offer Acceptance Rate: Tỷ lệ ứng viên chấp nhận offer, là chỉ báo mức độ hấp dẫn của thương hiệu tuyển dụng và gói đãi ngộ.

Bạn cũng có thể kết hợp với Custom Report hoặc tích hợp với công cụ BI (như Google Data Studio, Power BI) thông qua API để mở rộng phân tích theo nhu cầu doanh nghiệp.

Mẹo hiệu quả để quản lý tuyển dụng với ERPNext

Để khai thác tối đa tính năng tuyển dụng trong ERPNext, doanh nghiệp nên áp dụng các thực hành sau:

• Chuẩn hóa Job Template: Thiết lập sẵn mô tả công việc (Job Opening Template) để HR có thể đăng tin tuyển dụng nhanh chóng và đồng bộ.

• Tự động follow-up ứng viên: Sử dụng Scheduler để gửi email nhắc lịch phỏng vấn, phản hồi kết quả tự động, giảm thời gian xử lý thủ công.

• Đào tạo HR về ATS: Hướng dẫn bộ phận tuyển dụng tận dụng hệ thống ATS (Applicant Tracking System) và Dashboard phân tích để theo dõi pipeline hiệu quả.

• Theo dõi KPI tuyển dụng: Ghi nhận và cải thiện các chỉ số như Time to Fill, Cost per Hire, Offer Acceptance Rate để đánh giá hiệu quả tuyển dụng định kỳ.

• Liên kết Onboarding: Tự động chuyển ứng viên trúng tuyển sang quy trình Onboarding, đảm bảo không bỏ sót bước nào trong hành trình nhân sự.

Kết luận

Tính năng tuyển dụng và onboarding trên ERPNext không chỉ số hóa quy trình, mà còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ hành trình ứng viên – nhân viên một cách liền mạch và hiệu quả. Từ đăng tuyển, theo dõi hồ sơ, đánh giá phỏng vấn đến hướng dẫn hội nhập, tất cả được quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất, kết nối chặt chẽ với các phân hệ HR khác như KPI, chấm công, lương thưởng.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe để triển khai ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý với ERPNext. Liên hệ ngay với chúng tôi để số hóa toàn diện quy trình nhân sự và nâng cao hiệu quả quản trị ngay hôm nay!

_____

Đọc thêm các bài viết trong Module HRM

• Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự trong ERPNext

• Quản lý tạm ứng và quyết toán chi phí nhân sự trên ERPNext

• Báo cáo phân tích dữ liệu nhân sự trong ERPNext

• Quản lý lịch làm việc và ca làm trong ERPNext

• Quản lý KPI và mục tiêu cá nhân với ERPNext

• Tự động hóa quy trình nhân sự trong ERPNext

• Sử dụng Employee Self-Service Portal trong ERPNext