Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, chấm công ERPNext tự động giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót nhập liệu, tiết kiệm thời gian và nâng cao tính minh bạch trong quản lý nhân sự. Thay vì phải nhập tay từng giờ công vào Excel, CEO và Ban lãnh đạo có thể trực tiếp giám sát số liệu Attendance qua dashboard thời gian thực. Phân hệ HRM của ERPNext hỗ trợ nhiều phương thức chấm công: quẹt thẻ RFID, nhận diện khuôn mặt, hoặc cổng web/mobile, đáp ứng nhu cầu linh hoạt của cả công ty sản xuất, bán lẻ và dịch vụ.

Khám phá bài viết sau để hiểu cách mà ERPNext giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình chấm công nhân sự.

Tại sao nên số hóa chấm công với ERPNext

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc vẫn sử dụng bảng công giấy hoặc file Excel truyền thống không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro:

• Sai lệch số liệu: Nhập tay thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn, thiếu kiểm chứng.

• Thiếu minh bạch: Không có lịch sử log để truy xuất hoặc audit khi có tranh chấp.

• Tốn nguồn lực HR: Mỗi kỳ lương lại mất hàng giờ tổng hợp, đối chiếu bảng công.

Giải pháp chấm công tự động trên ERPNext giúp doanh nghiệp:

• Ghi nhận Attendance theo thời gian thực thông qua thiết bị máy chấm công, QR code hoặc đăng nhập hệ thống.

• Đồng bộ hóa dữ liệu với Payroll, Leave và KPI mà không cần thao tác thủ công.

• Hiển thị trên dashboard trực quan, dễ theo dõi cho cả nhân viên và cấp quản lý.

Với ERPNext, các CEO, HR Manager và phòng vận hành sẽ nắm bắt nhanh tình hình hiện diện nhân sự, ra quyết định điều phối ca làm, tăng ca hay phân bổ nhân sự hiệu quả hơn.

Tổng quan tính năng quản lý chấm công trên ERPNext

Chức năng chấm công (Attendance) trong ERPNext HRM cho phép doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách tự động, chính xác và linh hoạt, phù hợp với nhiều mô hình làm việc khác nhau – từ hành chính, theo ca đến làm từ xa (remote work).

Các tính năng nổi bật bao gồm:

• Chấm công tự động thông qua tích hợp với thiết bị máy chấm công (biometric, thẻ từ), trình duyệt (IP-based), ứng dụng di động hoặc QR code.

• Ghi nhận real-time các trạng thái đi làm, đi trễ, về sớm, nghỉ phép, làm ngoài giờ.

• Đồng bộ dữ liệu Attendance với Payroll để tính lương tự động, không cần thao tác thủ công.

• Hệ thống phân quyền minh bạch: nhân viên tự xem được lịch sử công của mình, HR và quản lý duyệt và điều chỉnh nếu cần.

• Báo cáo phân tích theo thời gian, phòng ban, vị trí giúp đánh giá tuân thủ kỷ luật lao động, hỗ trợ review KPI.

Employee Self Portal – Nhân viên tự chấm công nhanh

ERPNext tích hợp tính năng Employee Self Service Portal và ứng dụng di động, cho phép nhân viên tự check-in/check-out dễ dàng chỉ bằng vài cú nhấp chuột hoặc chạm trên thiết bị cá nhân. Họ có thể:

• Ghi nhận giờ vào – ra qua portal hoặc app, có hỗ trợ geofencing xác định vị trí chấm công 

• Theo dõi lịch sử chấm công, tình trạng ca làm việc và xác nhận dữ liệu Attendance cá nhân

• Tránh tình trạng quên chấm công thông qua giao diện tự phục vụ, giảm áp lực cho bộ phận HR

Tính năng này giúp nhân viên chủ động quản lý thời gian làm việc, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và chính xác cho quy trình chấm công của toàn doanh nghiệp.

Hướng dẫn thiết lập module chấm công ERPNext

Để vận hành hiệu quả chấm công ERPNext, cần thực hiện:

1. Cài đặt App HR & Attendance

   • Truy cập Frappe Desk → App Installer → Chọn ERPNext HR.

   • Kích hoạt module Attendance và HR Settings.

2. Cấu hình Shift Type (ca làm việc)

   • Vào Shift Type: tạo ca Sáng, Chiều, Đêm với khung giờ rõ ràng.

   • Tùy chỉnh giờ làm chính, giờ nghỉ giữa ca.

3. Gán ca cho nhân viên

   • Vào Shift Assignment: gán ca theo tuần, tháng cho từng nhân viên.

   • Sử dụng Bulk Assignment để áp dụng cho nhóm.

4. Tùy chỉnh form Attendance

   • Qua Customize Form dành cho doctype Attendance, thêm các trường như Device ID, Location, Remarks để hỗ trợ audit.

5. Thiết lập Workflow phê duyệt

   • Vào Workflow: tạo luồng cho Attendance với trạng thái Draft → To Approve → Approved.

   • Gán vai trò phê duyệt cho Team Lead và HR Manager.

Kết nối thiết bị và tích hợp Attendance

Chấm công ERPNext hỗ trợ đa dạng phương thức:

• Máy chấm công RFID/Biometric

  • Cấu hình IP, API Key trong Device Settings.

  • Scheduler tự động fetch dữ liệu từ thiết bị theo tần suất cài đặt (ví dụ 5 phút).

• Portal Web & Mobile

  • Kích hoạt Employee Self-Service Portal, cho phép check-in/check-out qua trình duyệt hoặc app.

  • Thiết lập Geofencing để nhân viên chỉ có thể chấm công tại địa điểm cho phép.

“ERPNext Attendance API giúp đồng bộ dữ liệu thiết bị bên ngoài ổn định và an toàn.”

Mọi bản ghi từ thiết bị hoặc portal được lưu về doctype Attendance với đầy đủ thông tin về thời gian, thiết bị và vị trí.

Quy trình chấm công tự động

Chấm công đầu vào

• Nhân viên quẹt thẻ/RFID hoặc xác thực vân tay.

• Dữ liệu push qua API, tạo bản ghi Attendance với status “Present”.

• Portal web/mobile: nhân viên click Check In, xác nhận vị trí.

“Chấm công đầu vào tức thì, đảm bảo ghi nhận chính xác giờ bắt đầu.”

Chấm công đầu ra

• Nhân viên thực hiện Check Out qua thiết bị hoặc portal.

• ERPNext tự động ghép đầu vào – đầu ra thành record hoàn chỉnh.

• Nếu quên check-out, hệ thống tự động cảnh báo và tạo task nhắc nhở.

“Tự động ghép giờ vào-ra giúp loại bỏ 95% lỗi mất giờ công do quên chấm.”

Số hóa bảng công và phê duyệt chấm công minh bạch với ERPNext

ERPNext HRM cung cấp quy trình số hóa toàn diện bảng công giúp HR và quản lý tiết kiệm thời gian, đảm bảo dữ liệu chính xác và minh bạch.

Sau khi dữ liệu chấm công được ghi nhận tự động hoặc nhập thủ công, hệ thống hỗ trợ:

• Quản lý bảng công tập trung: HR vào công cụ Attendance Tool, lọc theo khoảng thời gian, phòng ban hoặc từng nhân viên.

• Chỉnh sửa và bổ sung lý do: Dễ dàng sửa các bản ghi như đi muộn, về sớm, nghỉ không phép kèm theo ghi chú cụ thể.

• Quy trình phê duyệt rõ ràng:

  • HR click Submit for Approval.

  • Team Lead hoặc Supervisor sẽ nhận thông báo và thực hiện Approve hoặc Reject từng dòng công.

• Trạng thái minh bạch: Mỗi bản ghi đều được đánh dấu rõ ràng là Draft, Pending, hay Approved – đảm bảo truy vết dễ dàng.

• Tích hợp Payroll: Sau khi phê duyệt, dữ liệu Attendance sẽ được liên kết trực tiếp vào bảng lương (Salary Slip).

Số hóa bảng công trong ERPNext giúp doanh nghiệp giảm đến 60% thời gian xử lý thủ công, đồng thời chuẩn hóa quy trình kiểm duyệt và truy xuất. Đồng thời loại bỏ hoàn toàn việc sai sót dữ liệu bảng công, điều mà các kế toán rất vất vả để kiểm tra nếu như quản lý bằng hình thức cũ.

Báo cáo phân tích giờ công

ERPNext HRM cung cấp hệ thống báo cáo giờ công theo thời gian thực, giúp nhà quản lý theo dõi hiệu suất làm việc, tối ưu ca làm và đưa ra quyết định nhân sự kịp thời:

• Attendance Summary Report: Tổng hợp số ngày công, giờ làm thực tế, trạng thái có mặt/vắng mặt theo từng nhân viên hoặc phòng ban.

• Late Arrival & Early Exit Report: Thống kê chi tiết các trường hợp đi muộn, về sớm – giúp kiểm soát kỷ luật và đánh giá ý thức làm việc.

• Shift Utilization Dashboard: Tỷ lệ sử dụng ca làm việc được trực quan hóa dưới dạng biểu đồ, hỗ trợ điều phối nguồn lực hiệu quả hơn.

• Export linh hoạt: Cho phép xuất báo cáo dưới dạng CSV/Excel, phục vụ nhu cầu tổng hợp, phân tích sâu hoặc trình bày trong cuộc họp.

Hệ thống cũng cho phép tùy chỉnh các tiêu chí lọc, nhóm dữ liệu theo vai trò, chi nhánh hoặc loại ca – đáp ứng mọi nhu cầu phân tích nhân lực trong doanh nghiệp hiện đại.

Mẹo để triển khai chấm công ERPNext hiệu quả

Để hệ thống chấm công ERPNext hoạt động chính xác và ổn định, doanh nghiệp nên lưu ý các điểm sau:

• Chuẩn hóa ca làm: Thiết lập thời gian vào – ra, thời gian nghỉ giữa ca (break time) rõ ràng trong từng Shift Type.

• Đào tạo người dùng: Hướng dẫn nhân viên sử dụng thiết bị chấm công (máy quét, kiosk, mobile app) và Employee Portal để tự theo dõi dữ liệu.

• Kiểm tra log định kỳ: Thực hiện audit Attendance Logs mỗi tuần nhằm phát hiện lỗi hệ thống hoặc sai lệch thao tác người dùng.

• Thiết lập Scheduler cảnh báo: Cấu hình nhắc nhở tự động cho trường hợp nhân viên quên chấm công hoặc sai ca.

• Tăng cường bảo mật bằng Geofencing: Giới hạn vị trí được phép chấm công, ngăn gian lận thời gian và tăng tính minh bạch

Kết luận

Chấm công ERPNext mang lại lợi ích rõ rệt: tự động hóa ghi nhận giờ công, nâng cao tính minh bạch và giảm tối đa sai sót. CEO và HR Director nhờ đó có dữ liệu real-time để đánh giá năng suất, điều chỉnh ca kịp thời và tối ưu hóa nguồn lực.

Đọc thêm các bài viết trong Module HRM

• Quản lý tiền lương và thưởng ERPNext

• Quản lý phép và nghỉ việc trong ERPNext

• Quản lý lịch làm việc và ca làm trong ERPNext

• Quản lý KPI và mục tiêu cá nhân với ERPNext

• Tự động hóa quy trình nhân sự trong ERPNext

• Sử dụng Employee Self-Service Portal trong ERPNext

_____

MBW Digital, đối tác được chứng nhận bởi Frappe, chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai ERPNext. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tùy chỉnh ERPNext sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!