Quản lý nguồn lực dự án tối ưu trên ERPNext từ A-Z

Trong mọi dự án, việc sử dụng hiệu quả nguồn lực – bao gồm nhân sự, thiết bị và vật tư – là yếu tố then chốt quyết định tiến độ và chi phí. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc điều phối nhân lực phù hợp, dẫn đến tình trạng thừa – thiếu cục bộ hoặc sử dụng sai năng lực. Với ERPNext, bài toán này được giải quyết thông qua mô-đun quản lý nguồn lực dự án ERPNext, cung cấp công cụ lên kế hoạch, phân bổ và giám sát nguồn lực toàn diện.

Từ giai đoạn lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ đến kiểm tra hiệu suất sử dụng nguồn lực, ERPNext mang lại sự chủ động và minh bạch trong toàn bộ quá trình.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ quản lý dự án ERPNext

Tại sao cần quản lý nguồn lực dự án bằng ERPNext

“Quản lý tốt nguồn lực là quản lý được 70% thành công của dự án.” Những vấn đề thường gặp khi thiếu công cụ quản lý nguồn lực:

Phân công chồng chéo, lãng phí thời gian.
Nhân sự bị quá tải hoặc nhàn rỗi.
Không có dữ liệu để đánh giá hiệu suất sử dụng nguồn lực.

ERPNext – Hệ thống ERP mã nguồn mở Top 1 thế giới hiện nay sẽ giúp doanh nghiệp:

Lập kế hoạch chi tiết cho từng nguồn lực.
Trực quan hoá tình trạng sử dụng qua lịch trình.
Đo lường năng suất theo từng giai đoạn.

Các loại nguồn lực có thể quản lý trong ERPNext

ERPNext hỗ trợ quản lý đa dạng nguồn lực, gồm:

Nhân sự: Giao việc, theo dõi khối lượng, thời gian thực hiện qua Timesheet.
Thiết bị: Quản lý lịch sử sử dụng thiết bị, bảo trì.
Nguyên vật liệu: Kết nối chặt chẽ với tồn kho và kế hoạch mua hàng.

Tất cả được đồng bộ và kết nối trực tiếp với từng nhiệm vụ (Task) hoặc đơn hàng (Sales Order/Work Order).

Lợi ích khi sử dụng ERPNext để quản lý nguồn lực dự án:

Tăng cường hiệu quả sử dụng nguồn lực: Theo dõi và phân bổ nguồn lực hợp lý giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Giảm thiểu xung đột và trùng lặp: Sử dụng Gantt Chart và Calendar View giúp tránh trùng lặp và xung đột trong việc sử dụng nguồn lực.
Cải thiện tiến độ dự án: Quản lý nguồn lực hiệu quả giúp dự án hoàn thành đúng tiến độ và đạt chất lượng mong muốn.

Hướng dẫn phân bổ và theo dõi nguồn lực dự án trong ERPNext

Để thiết lập các phân bổ nguồn lực và theo dõi nguồn lực gắn với một dự án cụ thể trên ERPNext, bạn tiến hành như sau:

Bước 1. Tạo loại nguồn lực (Resource Type)

Để bắt đầu, bạn cần phân loại các nguồn lực trong dự án:

Truy cập: Trang chủ > Dự án > Loại Nguồn Lực.
Thêm mới: Nhấn nút “Thêm mới” để tạo các loại nguồn lực như Nhân sự, Máy móc, Vật tư, v.v.
Đặc điểm: Mỗi loại nguồn lực có thể được gắn với các đặc điểm như tên, mô tả, đơn vị tính, v.v.

Việc phân loại rõ ràng giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý từng nhóm nguồn lực trong dự án.

Bước 2. Gán nguồn lực vào nhiệm vụ (Task)

Sau khi tạo loại nguồn lực, bạn có thể gán chúng vào các nhiệm vụ cụ thể:

Truy cập: Dự án > Nhiệm vụ > Chỉnh sửa.
Gán nguồn lực: Trong phần “Nguồn lực”, chọn loại nguồn lực đã tạo và nhập số lượng cần thiết.
Thời gian sử dụng: Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc để theo dõi thời gian sử dụng nguồn lực.

Việc này giúp bạn biết được nguồn lực nào được sử dụng cho nhiệm vụ nào và trong khoảng thời gian nào.

Bước 3. Theo dõi qua Gantt Chart và Calendar View

ERPNext cung cấp các công cụ trực quan để theo dõi tiến độ và sử dụng nguồn lực:

Gantt Chart: Hiển thị các nhiệm vụ dưới dạng biểu đồ Gantt, giúp bạn dễ dàng nhận diện mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và thời gian hoàn thành dự kiến.
Calendar View: Hiển thị các nhiệm vụ theo dạng lịch, giúp bạn theo dõi lịch trình và tránh trùng lặp nguồn lực.

Việc sử dụng các công cụ này giúp bạn quản lý tiến độ và nguồn lực một cách hiệu quả.

Bước 4. Quản lý Timesheet và Utilization Report

Để theo dõi thời gian thực tế sử dụng nguồn lực và đánh giá hiệu quả:

Timesheet: Ghi nhận thời gian làm việc thực tế của nhân viên cho từng nhiệm vụ hoặc dự án. Bạn có thể tạo Timesheet từ nhiệm vụ hoặc nhập trực tiếp.
Utilization Report: Báo cáo cho biết tỷ lệ sử dụng nguồn lực so với khả năng sẵn có, giúp bạn đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.

Việc theo dõi này giúp bạn đảm bảo nguồn lực được sử dụng tối ưu và kịp thời phát hiện các vấn đề.

Bước 5. Tích hợp với các module khác

ERPNext cho phép tích hợp quản lý nguồn lực với các module khác như:

Kế toán: Liên kết chi phí nguồn lực với các chứng từ như Purchase Invoice, Expense Claim để theo dõi chi phí dự án.
Nhân sự: Liên kết Timesheet với bảng lương để tính toán lương cho nhân viên dựa trên thời gian làm việc thực tế.

Việc tích hợp này giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình dự án. Toàn bộ thông tin sẽ được hiển thị trên cùng một màn hình báo cáo chung của dự án, giúp các nhà quản trị nắm bắt thông tin chính xác hơn và nhanh chóng hơn.

❯❯ Tham khảo thêm: Theo dõi tiến độ dự án ERPNext

Tối ưu hoá chi phí và hiệu suất nguồn lực

Dự báo và phân tích trước khi phân bổ: ERPNext cho phép ước tính chi phí và khối lượng trước khi triển khai.
Tự động hoá cảnh báo quá tải: Hệ thống cảnh báo khi một nguồn lực bị phân bổ quá mức.
Đo lường hiệu quả: So sánh kế hoạch vs thực tế để điều chỉnh phân bổ trong tương lai.
Tăng cường cộng tác: Người quản lý và nhân viên đều thấy được nhiệm vụ và vai trò.

Lưu ý khi quản lý nguồn lực dự án ERPNext

Luôn sử dụng Timesheet để ghi nhận khối lượng thực tế.
Tích hợp quản lý thiết bị để kiểm soát hiệu suất máy móc.
Rà soát định kỳ Utilization Report để tối ưu việc phân công.
Kết hợp với lịch nghỉ và giờ làm của nhân sự để lập kế hoạch sát thực tế.

Kết luận

ERPNext không chỉ là công cụ quản lý công việc, mà còn là nền tảng mạnh mẽ để tối ưu nguồn lực trong toàn bộ vòng đời dự án. Từ phân bổ nhân sự, theo dõi thiết bị đến tính toán hiệu suất – tất cả đều được thực hiện trong một nền tảng duy nhất.

Đọc thêm các bài khác của Module Projects

_____

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe, cung cấp dịch vụ triển khai ERPNext. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Đăng ký tư vấn miễn phí ngay!