Hướng dẫn tích hợp ERPNext với các phần mềm kế toán Việt Nam (MISA, Fast,…)

Trong hệ sinh thái phần mềm doanh nghiệp, việc tích hợp ERP với phần mềm kế toán nội địa như MISA, Fast,… là một yêu cầu thực tế và cấp thiết đối với doanh nghiệp Việt Nam. ERPNext – một nền tảng mã nguồn mở mạnh mẽ – cung cấp các tùy chọn kết nối linh hoạt giúp bạn đồng bộ dữ liệu sổ sách, hóa đơn, công nợ,… giữa hai hệ thống một cách tự động, giảm thao tác thủ công và sai sót nghiệp vụ.

❯❯ Đọc thêm Giới thiệu phân hệ tài chính kế toán ERPNext

ERPNext có hỗ trợ kế toán tài chính không?

Câu trả lời là CÓ!

ERPNext không chỉ cung cấp một hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện, mà còn tích hợp đầy đủ các tính năng kế toán tài chính mạnh mẽ. Với phân hệ Tài chính – Kế toán, ERPNext cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình kế toán từ quản lý sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, công nợ, chi phí, đến quản lý thuế. Phân hệ này hỗ trợ tính toán tự động, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong các giao dịch tài chính.

Với tính năng linh hoạt, ERPNext hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp muốn sử dụng hệ thống kế toán toàn diện và tích hợp. Doanh nghiệp có thể chuyển đổi toàn bộ quy trình kế toán lên ERPNext, thay thế hoàn toàn hệ thống kế toán truyền thống mà không gặp phải khó khăn lớn. ERPNext giúp chuẩn hóa và tự động hóa các báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình tài chính.

Đối với những doanh nghiệp vẫn muốn tiếp tục sử dụng các phần mềm kế toán hiện tại như MISA, Fast, hay các hệ thống kế toán khác, ERPNext vẫn cung cấp khả năng tích hợp linh hoạt. Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hệ thống kế toán cũ và kết nối với ERPNext để tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính mà không cần phải thay đổi toàn bộ hệ thống kế toán

Tại sao cần tích hợp phần mềm kế toán với ERPNext

Hiện tại, nhiều doanh nghiệp vận hành trên ERP nhưng vẫn cần phần mềm kế toán để phục vụ báo cáo tài chính theo chuẩn Việt Nam. Việc nhập liệu tay gây trùng lặp, sai lệch và tốn thời gian. Như vậy, việc tích hợp ERPNext với phần mềm kế toán Việt Nam giúp giải quyết ba vấn đề cốt lõi:

Đáp ứng chuẩn mực báo cáo Việt Nam: MISA, Fast đã được Tổng cục Thuế chấp nhận.
Đồng bộ dữ liệu sổ cái, hóa đơn, chi phí giữa hai hệ thống.
Giảm khối lượng công việc kế toán thủ công, đặc biệt với các báo cáo tài chính định kỳ.

Thiết lập cấu trúc dữ liệu kế toán đồng bộ

Để tích hợp dữ liệu hiệu quả, cần thiết kế lại hệ thống danh mục và tài khoản theo chuẩn chung:

Chuẩn hóa sơ đồ tài khoản (Chart of Accounts) trên ERPNext trùng khớp MISA/Fast.
Đồng bộ danh mục sản phẩm, nhóm hàng, mã khách hàng theo một quy tắc mã hóa.
Tạo chuẩn quy trình mapping dữ liệu: Ví dụ: Invoice trên ERPNext sẽ đẩy sang chứng từ bán hàng (phiếu thu) trên MISA.

ERPNext hỗ trợ xuất dữ liệu qua định dạng JSON, CSV và Webhook hoặc API để đẩy trực tiếp sang phần mềm khác.

Hiện tại, MBW Digital đã tùy chỉnh phiên bản ERPNext kế toán với hệ thống tài khoản theo chuẩn VAS (Vietnam Accounting System). Do vậy, các doanh nghiệp khi triển khai ERPNext với MBW Digital có thể nhanh chóng triển khai module kế toán, nhập liệu dữ liệu hóa đơn chứng từ, hạch toán tài khoản chính xác nhanh chóng mà không lo sai sót.

Nếu bạn đang cần triển khai ERPNext, tham khảo Dịch vụ tư vấn & triển khai toàn diện của MBW Digital tại đây.

Tạo Khách hàng, Nhà cung cấp chuẩn hóa

Một trong các bước đầu tiên là đảm bảo mã số khách hàng và nhà cung cấp giữa hai hệ thống trùng nhau. Điều này hỗ trợ việc mapping hóa đơn, công nợ, thanh toán về sau.

Cài đặt ERPNext: tạo Customer / Supplier với mã hóa định danh rõ ràng (ví dụ: KH0001 – Công ty A).
Sử dụng tags (nhãn) để phân loại nhóm khách hàng tương ứng từng phần mềm kế toán.

Việc này giúp khi trích xuất dữ liệu, bạn có thể lọc nhanh nhóm cần đồng bộ.

Quy trình ghi nhận Công nợ phải thu và phải trả

Công nợ phải thu

Quy trình thực hiện:

Tạo Sales Invoice trong ERPNext.
Kết nối API hoặc export file để đẩy thông tin hóa đơn sang phần mềm kế toán.
Hệ thống sẽ ghi nhận công nợ và chi tiết hàng hóa bán ra.

“Công ty ABC đã giảm 30% lỗi ghi nhận công nợ bằng việc tích hợp ERPNext và MISA.”

Công nợ phải trả

Quy trình tương tự nhưng áp dụng cho Purchase Invoice:

Nhập thông tin nhà cung cấp, đơn hàng.
Đối chiếu đơn đặt hàng – hóa đơn – thanh toán.
Mapping tự động phiếu chi hoặc phiếu nhập kho bên MISA/Fast.

Cấu hình kết nối API giữa ERPNext và phần mềm kế toán

ERPNext hỗ trợ REST API, Webhook và cả Custom Script cho các chức năng đồng bộ.

Với MISA: cần tạo một middleware (cầu nối trung gian) như Frappe App hoặc Python Script.
Với Fast: có thể dùng định dạng XML hoặc DB sync.

Các bước:

Thiết lập Endpoint nhận dữ liệu ở MISA/Fast.
Viết script push dữ liệu từ ERPNext.
Cấu hình Scheduler Job tự động chạy theo giờ/ngày.

“Bạn có thể sử dụng module Scheduler Log để kiểm tra lịch chạy định kỳ và lịch sử gửi dữ liệu.”

Báo cáo phân tích chéo dữ liệu kế toán

Sau khi kết nối thành công, bạn có thể đối chiếu các loại báo cáo:

Aged Receivables / Aged Payables trên ERPNext so với sổ công nợ trên MISA.
Cash Flow Statement đối chiếu báo cáo ngân quỹ.
Trial Balance, General Ledger.

ERPNext hỗ trợ export báo cáo dạng Excel/PDF hoặc tích hợp Google Sheet qua Script.

Lưu ý khi triển khai tích hợp

Thống nhất quy trình nghiệp vụ trước khi kết nối.
Luôn giữ một bản mapping rõ ràng giữa các trường dữ liệu.
Tạo sandbox test trước khi áp dụng trên môi trường thật.
Hạn chế đồng bộ trực tiếp nếu dữ liệu chưa chuẩn hóa.
Nên dùng middleware hoặc bridge để dễ bảo trì.

Việc dùng cầu nối trung gian giúp kiểm soát dữ liệu và log rõ ràng trước khi đẩy sang phần mềm kế toán.

Kết luận

Tích hợp ERPNext với phần mềm kế toán MISA, Fast,… không chỉ là giải pháp công nghệ mà còn là cách tăng năng suất, giảm sai sót và đảm bảo tuân thủ chuẩn kế toán Việt Nam. Bài viết này hy vọng đã cung cấp cho bạn hướng đi cụ thể để triển khai.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe trong việc triển khai và tùy chỉnh ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!