Trong chuỗi cung ứng, chất lượng hàng mua luôn là mắt xích đầu tiên nhưng cũng dễ bị xem nhẹ nhất. Nếu sản phẩm đầu vào không đạt chuẩn, mọi khâu phía sau từ sản xuất đến giao hàng đều bị ảnh hưởng. Đây là lý do tại sao việc kiểm soát chất lượng mua hàng ERPNext đóng vai trò then chốt.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay chỉ phát hiện lỗi khi hàng đã vào kho, thậm chí đã đưa vào sản xuất. Điều này gây ra tổn thất lớn về chi phí và thời gian. ERPNext cho phép kiểm tra chất lượng ngay tại thời điểm nhận hàng, giúp CEO và bộ phận mua hàng chủ động loại bỏ rủi ro từ đầu.
❯❯ Đọc thêm về Tích hợp quy trình mua hàng và kho vận với ERPNext
Tại sao cần kiểm soát chất lượng mua hàng với ERPNext
“Đầu vào sạch – đầu ra chắc chắn.” – Chuyên gia vận hành ERP tại MBW Digital
Việc kiểm soát chất lượng hàng mua ngay từ đầu giúp:
-
Giảm tỷ lệ trả hàng và chi phí lưu kho
-
Ngăn chặn lỗi dây chuyền sản xuất
-
Củng cố uy tín của bộ phận mua hàng và nhà cung cấp
-
Tạo dữ liệu khách quan để đàm phán hoặc ngừng hợp tác
Thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng trong ERPNext
Để thiết lập, bạn thực hiện như sau. Truy cập: Quality > Quality Inspection Template và Buying > Purchase Receipt
Các bước cần thực hiện gồm:
-
Xác định tiêu chí kiểm tra: số lượng, kích thước, màu sắc, quy cách
-
Thiết lập biểu mẫu theo từng nhóm hàng hóa
-
Gắn quy trình kiểm tra vào các bước nhập kho
Kiểm định tại điểm nhập kho: Purchase Receipt
Mỗi khi tạo phiếu nhận hàng (Purchase Receipt), hệ thống sẽ yêu cầu kiểm tra chất lượng nếu được bật chế độ kiểm tra.
-
Mẫu kiểm tra được chọn tương ứng theo Item hoặc Supplier
-
Có thể nhập giá trị đo thực tế, nhận xét, hình ảnh đính kèm
-
Hệ thống sẽ đánh dấu pass/fail theo từng tiêu chí
Tạo mẫu kiểm tra (Quality Inspection Template)
-
Truy cập Quality > Quality Inspection Template > New
-
Đặt tên mẫu theo nhóm hàng (ví dụ: Bao bì nhựa PET, Linh kiện điện tử…)
-
Thêm các trường như: độ dày, trọng lượng, sai số, tem nhãn, hạn sử dụng…
→ Tạo tiêu chuẩn hóa cho việc kiểm tra, tránh phụ thuộc cảm tính nhân viên.
Gắn kiểm tra chất lượng vào quy trình nhập hàng
Để quy trình này bắt buộc:
-
Vào Item > Mục hàng > tab Inspection Criteria > bật “Inspection Required Before Acceptance”
-
Hoặc gắn điều kiện kiểm tra theo từng nhà cung cấp
ERPNext sẽ không cho cập nhật trạng thái hoàn tất của đơn hàng nếu chưa qua kiểm định.
Phân tích kết quả kiểm tra và đánh giá nhà cung cấp
Bạn có thể xem:
-
Tỷ lệ hàng lỗi theo nhà cung cấp
-
Mặt hàng nào thường xuyên không đạt
-
Lịch sử kiểm tra từng lô hàng, từng ngày nhận
→ Là cơ sở để loại nhà cung cấp yếu kém và tối ưu chuỗi cung ứng.
Lưu ý khi kiểm tra chất lượng với ERPNext
-
Luôn cập nhật mẫu kiểm tra khi có thay đổi tiêu chuẩn
-
Gắn hình ảnh thực tế để so sánh khách quan
-
Phân quyền rõ ràng: nhân viên kiểm tra không trùng người tạo đơn
-
Kết hợp checklist + ghi nhận ERP để đảm bảo minh bạch
Kết luận
Kiểm soát chất lượng mua hàng không chỉ bảo vệ kho mà còn bảo vệ thương hiệu doanh nghiệp.
Với ERPNext, doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình kiểm định chuẩn, minh bạch và có thể phân tích dữ liệu để cải tiến liên tục.
→ Liên hệ MBW Digital nếu bạn muốn triển khai kiểm tra chất lượng tự động, tích hợp với quy trình nhập kho hiện tại. Là đối tác duy nhất được chứng nhận bởi Frappe tại Việt Nam, MBW Digital mang đến cho bạn giải pháp ERPNext hoàn chỉnh từ tư vấn đến triển khai. Đừng bỏ lỡ cơ hội tư vấn 1-1 miễn phí cùng các chuyên gia của chúng tôi!
Mời bạn đọc thêm:
