Theo dõi hàng tồn kho theo lô và serial trên ERPNext hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất, phân phối hiệu quả và đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời. Tuy nhiên, không phải lúc nào các doanh nghiệp cũng có khả năng theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác, đặc biệt là đối với các mặt hàng có hạn sử dụng, chất lượng thay đổi theo thời gian, hoặc cần theo dõi theo từng lô và serial. Hàng tồn kho theo lô ERPNext là giải pháp tuyệt vời cho những doanh nghiệp cần quản lý hàng hóa theo từng lô hoặc số serial, giúp kiểm soát chất lượng, lịch sử xuất nhập, và tránh rủi ro trong quá trình sản xuất và phân phối.

ERPNext cung cấp một công cụ mạnh mẽ để theo dõi các sản phẩm trong kho theo lô và serial. Việc này không chỉ giúp bạn quản lý chất lượng sản phẩm mà còn tạo ra một hệ thống kho hàng minh bạch, hiệu quả hơn. Hãy cùng tìm hiểu cách ERPNext có thể giúp bạn quản lý hàng tồn kho theo lô và serial một cách hiệu quả.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan về phân hệ kho hàng ERPNext.

Tại sao cần theo dõi hàng tồn kho theo lô và serial?

Việc quản lý hàng tồn kho theo lô và serial đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có sản phẩm yêu cầu theo dõi chất lượng, hạn sử dụng, hoặc kiểm soát số lượng chặt chẽ. Các mặt hàng có hạn sử dụng, hoặc những sản phẩm yêu cầu bảo trì và dịch vụ đặc biệt, cần phải được theo dõi chi tiết theo từng lô hoặc số serial để tránh sự cố và rủi ro trong quá trình sản xuất hoặc phân phối.

Đặc biệt với các ngành như thực phẩm, dược phẩm, điện tử, việc theo dõi sản phẩm theo lô hoặc serial không chỉ là vấn đề chất lượng mà còn là yêu cầu pháp lý và bảo vệ người tiêu dùng. Hàng tồn kho theo lô ERPNext giúp bạn theo dõi chính xác ngày sản xuất, hạn sử dụng, chất lượng của từng sản phẩm theo từng lô hàng, từ đó giảm thiểu rủi ro trong quá trình tiêu thụ sản phẩm.

Hệ thống ERPNext cung cấp các công cụ cần thiết để theo dõi chi tiết từng lô sản phẩm, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn tình trạng hàng hóa và nhanh chóng phát hiện các vấn đề về chất lượng hoặc hạn sử dụng.

Tổng quan tính năng quản lý kho hàng theo lô/serial trên ERPNext

ERPNext cung cấp hệ thống quản lý kho hàng mạnh mẽ, trong đó nổi bật là khả năng theo dõi hàng hóa theo Lô (Batch) và Số Serial (Serial Number) – tính năng đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp cần kiểm soát chất lượng, truy xuất nguồn gốc hoặc quản lý vòng đời sản phẩm.

Với chỉ vài bước cấu hình đơn giản, doanh nghiệp có thể:

Gắn số lô (Batch No.) hoặc serial number cho từng đơn vị hàng hóa
Theo dõi chính xác từng lô hoặc thiết bị từ khi nhập kho đến khi xuất bán hoặc điều chuyển
Kiểm tra tồn kho chi tiết theo từng số lô/số serial
Truy xuất nhanh khi cần kiểm định, thu hồi sản phẩm, hoặc đối chiếu lịch sử giao dịch

Lô (Batch): Quản lý nhóm hàng đồng nhất

Phù hợp với hàng hóa có ngày sản xuất, hạn sử dụng như: thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm…
Một lô có thể gồm nhiều đơn vị sản phẩm giống nhau, nhập cùng thời điểm
Hệ thống cho phép khai báo thông tin lô: mô tả, ngày sản xuất, hạn dùng, warehouse lưu trữ…

Số serial (Serial No.): Quản lý từng đơn vị sản phẩm riêng biệt

Áp dụng cho hàng hóa có giá trị cao, cần theo dõi riêng như: thiết bị điện tử, máy móc, công cụ
Mỗi serial đại diện cho một đơn vị sản phẩm duy nhất
ERPNext hỗ trợ ghi nhận trạng thái từng serial: đang lưu kho, đã bán, đã bảo hành, đã hỏng…

Với tính năng quản lý theo lô và serial, ERPNext giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác từng sản phẩm – từ nhà cung cấp đến tay khách hàng, đảm bảo minh bạch, giảm rủi ro và nâng cao chất lượng vận hành. Ngoài ra, ERPNext cũng tích hợp khả năng theo dõi lô/serial trong các quy trình như:

Nhập kho (Purchase Receipt)
Xuất kho (Delivery Note)
Kiểm kê (Stock Reconciliation)
Sản xuất (Stock Entry – Manufacturing)

Hướng dẫn thiết lập hàng tồn kho theo lô (Batch) trong ERPNext

ERPNext hỗ trợ quản lý hàng tồn kho theo số lô (Batch Number) – tính năng rất quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất, phân phối thực phẩm, dược phẩm hoặc các sản phẩm có hạn sử dụng. Việc quản lý theo lô giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác nguồn gốc, hạn sử dụng và trạng thái tồn kho của từng lô hàng, đồng thời hỗ trợ truy xuất khi có sự cố.

Để triển khai tính năng này, bạn cần thực hiện các bước thiết lập như sau:

Bước 1. Kích hoạt tính năng quản lý theo lô (Batch Tracking)

Truy cập: Stock Settings → Enable Batch-wise Inventory
Tick chọn để kích hoạt chế độ theo dõi sản phẩm theo số lô trên toàn hệ thống.

Lưu ý: Nếu bạn chỉ muốn áp dụng cho một số mặt hàng cụ thể, có thể kích hoạt tùy chọn này ngay trên từng Item.

Bước 2. Tạo sản phẩm có quản lý theo lô

Khi tạo mới hoặc chỉnh sửa một sản phẩm (Item), bạn cần:

Đánh dấu Has Batch No.
Nếu có thêm yêu cầu về serial, có thể đồng thời bật Has Serial No.

Tùy chọn này giúp hệ thống yêu cầu người dùng nhập số lô cụ thể khi thực hiện giao dịch như nhập kho (Purchase Receipt), xuất kho (Delivery Note), chuyển kho hoặc kiểm kê.

Bước 3. Tạo và gán số lô (Batch Number)

Số lô có thể:

Được tạo tự động trong quá trình nhập kho (có thể cấu hình đặt tên theo mẫu)
Hoặc được tạo thủ công trong module Batch → thêm thông tin về ngày sản xuất, hạn sử dụng, mô tả…

Việc này giúp ERPNext theo dõi riêng biệt từng lô sản phẩm trong kho.

Bước 4. Theo dõi và truy xuất thông tin từng lô

Sau khi thiết lập và đưa sản phẩm vào kho, bạn có thể:

Xem tồn kho chi tiết theo từng số lô tại: Stock Balance → Filter by Batch
Kiểm tra lịch sử giao dịch của từng lô: Batch-wise Stock Ledger
Truy xuất nhanh trong trường hợp có lỗi sản phẩm, thu hồi hàng hoặc cần kiểm định.

Bước 5. Thiết lập mức tồn kho tối thiểu/tối đa (Reorder Level)

Để kiểm soát tồn kho hiệu quả hơn, bạn có thể thiết lập Reorder Level tại từng Item-Warehouse, không bắt buộc theo từng lô, nhưng giúp doanh nghiệp biết được khi nào cần bổ sung hàng dựa trên số lượng còn lại trong từng kho cụ thể.

Quy trình theo dõi hàng tồn kho theo lô và serial trong ERPNext

ERPNext hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho theo số lô (Batch) và số serial (Serial Number) một cách chính xác và minh bạch. Dưới đây là quy trình quản lý điển hình:

Bước 1. Nhập kho với số lô và serial

Khi tạo Purchase Receipt (phiếu nhập hàng), bạn có thể:

Gán Batch Number cho từng nhóm sản phẩm cùng lô
Nhập Serial Number cho từng đơn vị sản phẩm cần quản lý riêng biệt

ERPNext sẽ tự động ghi nhận số lượng, trạng thái và thuộc tính của từng lô/serial trong kho.

Bước 2. Theo dõi khi chuyển kho và xuất hàng

Khi thực hiện Stock Transfer hoặc Delivery Note, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn chính xác số lô hoặc serial tương ứng. Điều này giúp:

Quản lý tồn kho chính xác đến từng đơn vị
Kiểm soát quy trình xuất – nhập – điều chuyển theo từng lô/serial

Bước 3. Kiểm soát chất lượng và hạn sử dụng

Mỗi Batch trong ERPNext có thể chứa thông tin như:

Ngày sản xuất / Hạn sử dụng
Trạng thái chất lượng, thông tin ghi chú kiểm định

Hệ thống cho phép bạn dễ dàng lọc và cảnh báo các lô sắp hết hạn hoặc cần kiểm tra chất lượng định kỳ.

Bước 4. Báo cáo theo dõi chi tiết theo lô/serial

ERPNext cung cấp nhiều báo cáo giúp doanh nghiệp đánh giá:

Tồn kho theo lô hoặc serial
Lịch sử giao dịch của từng serial/lô
Tình trạng lô hàng còn tồn, đã bán, đã hết hạn hoặc bị thu hồi

Lợi ích của việc theo dõi hàng tồn kho theo lô ERPNext và serial

Việc theo dõi hàng tồn kho theo lô và serial mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:

Quản lý chất lượng sản phẩm: Theo dõi tình trạng hàng hóa theo lô hoặc serial giúp bạn dễ dàng kiểm tra chất lượng và lịch sử của sản phẩm, giúp giảm thiểu rủi ro khi phát hiện sản phẩm lỗi hoặc hết hạn.
Tối ưu hóa quy trình kho hàng: Việc theo dõi từng lô hàng giúp bạn kiểm soát số lượng hàng tồn kho chính xác, từ đó tránh tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa hàng hóa.
Tiết kiệm chi phí quản lý kho: Khi bạn có thể theo dõi và quản lý tồn kho theo lô hoặc serial, bạn sẽ giảm thiểu chi phí lưu kho và quản lý, vì mọi thứ được sắp xếp và kiểm soát dễ dàng hơn.
Quản lý hàng hóa chính xác hơn: Đặc biệt với các sản phẩm yêu cầu theo dõi chặt chẽ về ngày sản xuất hoặc hạn sử dụng, việc sử dụng hệ thống ERPNext giúp quản lý kho chính xác và nhanh chóng.

Cấu hình báo cáo và giám sát hàng tồn kho theo lô ERPNext

Hệ thống ERPNext cung cấp các công cụ báo cáo mạnh mẽ để giám sát hàng tồn kho theo lô và serial. Các báo cáo này bao gồm:

Báo cáo tồn kho theo lô: Báo cáo chi tiết về tình trạng và số lượng của từng lô sản phẩm trong kho.
Báo cáo chênh lệch lô: So sánh sự khác biệt giữa số lượng thực tế và số lượng trong hệ thống để phát hiện sai sót.
Báo cáo xuất kho theo serial: Giúp bạn theo dõi tình trạng xuất kho của từng sản phẩm dựa trên serial hoặc số lô, giúp kiểm soát chính xác quá trình xuất kho.

Hệ thống báo cáo của ERPNext có thể tùy chỉnh linh hoạt tùy theo nhu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp. Ví dụ như tùy chỉnh các mức cảnh báo tự động tồn kho tùy theo quy định trong sản xuất, lưu kho của từng doanh nghiệp…

Lưu ý trong quản lý hàng tồn kho theo lô ERPNext

Để tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho theo lô trong ERPNext, bạn có thể tham khảo một số best practices sau:

Áp dụng FIFO (First In, First Out): Quản lý tồn kho theo phương pháp FIFO giúp đảm bảo rằng sản phẩm cũ được sử dụng hoặc bán trước, tránh tình trạng hết hạn sản phẩm.
Thực hiện kiểm kê định kỳ: Đảm bảo rằng việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện định kỳ để duy trì sự chính xác và hiệu quả của quy trình.
Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên kho được đào tạo đầy đủ về việc theo dõi hàng tồn kho theo lô và serial, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc.

Kết luận

Theo dõi hàng tồn kho theo lô ERPNext không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho chính xác mà còn đảm bảo chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa quy trình kho hàng. Hệ thống ERPNext cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý hàng tồn kho theo từng lô hoặc serial, từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả công việc.

Đọc thêm các bài viết

_______

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe trong việc triển khai và tùy chỉnh ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!