Sử dụng Purchase Invoice hiệu quả trên ERPNext

Trong quản lý mua hàng, việc ghi nhận công nợ và hóa đơn là giai đoạn cực kỳ quan trọng, đảm bảo kế toán kiểm soát chính xác các khoản phải trả và hạn chế sai lệch số liệu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn ghi nhận hóa đơn thủ công, thiếu liên kết với đơn mua và phiếu nhận hàng.

Với Purchase Invoice ERPNext, mọi hoạt động ghi nhận hóa đơn nhà cung cấp được tự động hóa, minh bạch và dễ truy xuất. Từ liên kết với Purchase Order, Purchase Receipt đến kế toán công nợ phải trả – tất cả đều được tích hợp mượt mà, giúp CEO và phòng kế toán quản trị dòng tiền hiệu quả.

❯❯ Đọc thêm về Phân hệ mua hàng ERPNext

Purchase Invoice trong ERPNext là gì?

Purchase Invoice trong ERPNext là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận chi phí và công nợ phải trả cho nhà cung cấp sau khi doanh nghiệp nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ. Đây là bước quan trọng trong quy trình Procure-to-Pay, giúp hệ thống cập nhật chính xác các khoản chi phí mua hàng, thuế đầu vào và tình trạng công nợ.

Trong ERPNext, Purchase Invoice có thể được tạo theo hai cách:

Tạo thủ công: kế toán tạo trực tiếp hóa đơn dựa trên thông tin đơn mua (Purchase Order) và phiếu nhập hàng (Purchase Receipt).
Tự động kế thừa: hệ thống cho phép sao chép dữ liệu từ các chứng từ trước đó như Purchase Order hoặc Receipt để giảm thao tác nhập liệu và đảm bảo tính chính xác.

Khi hóa đơn mua hàng được xác nhận (Submit), ERPNext sẽ tự động:

Ghi nhận công nợ phải trả vào sổ cái tài khoản nhà cung cấp
Ghi nhận chi phí mua hàng và thuế GTGT đầu vào
Tự động cập nhật báo cáo tài chính như Accounts Payable, General Ledger, và Cash Flow nếu có thanh toán kèm theo

Purchase Invoice còn hỗ trợ các tính năng nâng cao như:

Phân bổ chi phí nhập khẩu, vận chuyển, phụ phí vào giá vốn hàng nhập
Tự động kiểm tra hạn mức ngân sách nếu doanh nghiệp đang áp dụng quản lý chi phí
Cho phép đối soát với báo giá, đơn hàng và phiếu nhập nhằm phát hiện chênh lệch

Tại sao cần sử dụng Purchase Invoice ERPNext

Nhờ sự tích hợp chặt chẽ giữa các module Mua hàng, Kế toán và Kho, tính năng Purchase Invoice trong ERPNext giúp doanh nghiệp không chỉ ghi nhận chi phí đúng chuẩn kế toán mà còn đảm bảo kiểm soát tài chính, giảm rủi ro sai lệch số liệu và nâng cao hiệu quả thanh toán.

Việc sử dụng purchase invoice ERPNext mang lại:

Ghi nhận chuẩn xác công nợ phải trả ngay khi có hóa đơn
Tự động tạo bút toán kế toán (double entry)
Giảm lỗi do nhập liệu thủ công
Kiểm soát hạn thanh toán và dòng tiền

Thiết lập tài khoản công nợ và cấu hình mặc định

Các bước thực hiện:

Truy cập Accounts > Chart of Accounts để tạo tài khoản Accounts Payable
Thiết lập mặc định tại Buying Settings: chọn tài khoản công nợ
Tạo mẫu điều khoản thanh toán tại Payment Terms Template

→ Đảm bảo khi tạo hóa đơn, hệ thống tự động định khoản đúng.

Quy trình tạo Purchase Invoice từ đơn hàng

Truy cập Buying > Purchase Order, chọn đơn hàng đã xác nhận
Nhấn Create > Purchase Invoice để tạo hóa đơn từ đơn hàng
Điền chi tiết hóa đơn, kiểm tra giá trị, thuế và hạn thanh toán
Nhấn Save > Submit để ghi nhận công nợ

→ Giúp liên kết chặt chẽ giữa đơn hàng – nhận hàng – hóa đơn.

Tự động đối chiếu với phiếu nhận hàng và công nợ

Nếu doanh nghiệp đã dùng Purchase Receipt, ERPNext sẽ tự động đối chiếu:

Số lượng thực nhận vs số lượng trên hóa đơn
Giá trị đơn hàng vs giá trị hóa đơn
Cảnh báo nếu có chênh lệch

Từ đó, kế toán dễ kiểm soát hàng nhận đủ trước khi thanh toán.

Báo cáo công nợ và theo dõi hóa đơn chưa thanh toán

Các báo cáo quan trọng:

Accounts Payable Summary: Tổng hợp nợ cần trả
Purchase Invoice Register: Danh sách hóa đơn đã ghi nhận
Aged Payables: Theo dõi hóa đơn theo hạn thanh toán

→ Giúp CEO và kế toán ra quyết định chi đúng thời điểm.

Lưu ý khi sử dụng Purchase Invoice

Luôn tạo hóa đơn từ đơn hàng hoặc phiếu nhận
Gắn điều khoản thanh toán cụ thể cho từng nhà cung cấp
Kiểm tra lại số tiền, thuế và hạn thanh toán trước khi Submit
Kết hợp báo cáo Aged Payables và Cash Flow để điều phối dòng tiền

Kết luận

Purchase Invoice ERPNext giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực kiểm soát công nợ và dòng tiền, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong sổ sách kế toán.

Với chứng nhận chính thức từ Frappe, MBW Digital cam kết mang đến giải pháp ERPNext hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ triển khai và tùy chỉnh hệ thống ERPNext để phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn 1-1!