Trong thời đại số hóa vận hành, mỗi phút trễ trong quá trình đặt hàng đều có thể gây ra gián đoạn sản xuất, chậm giao hàng, hoặc dư thừa tồn kho không cần thiết. Đối với doanh nghiệp có tần suất mua hàng cao hoặc danh mục hàng hóa phức tạp, việc dựa vào thao tác thủ công để lập đơn mua không còn phù hợp.

ERPNext mang đến giải pháp đột phá: Tự động hóa quy trình đặt hàng – giúp doanh nghiệp chủ động bổ sung hàng hóa đúng lúc, tránh thiếu hụt hoặc mua thừa, đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian xử lý đơn mua hàng.

Tại sao doanh nghiệp cần tự động hóa đặt hàng?

“Tồn kho thông minh không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn bảo vệ uy tín thương hiệu trong mắt khách hàng.” – CEO công ty phân phối ngành thực phẩm

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chờ đến khi kho báo thiếu mới đặt hàng. Cách làm này khiến bộ phận mua hàng phải luôn chạy đua với thời gian, dễ sai sót, phụ thuộc vào cảm tính và thiếu dữ liệu phân tích.

Tự động hóa đặt hàng không chỉ giúp:

• Chủ động đặt hàng dựa trên định mức tồn kho tối thiểu

• Tiết kiệm thời gian xử lý, giảm khối lượng công việc thủ công

• Tránh tình trạng hết hàng đột ngột

• Đồng bộ giữa bộ phận kho – mua hàng – kế toán

Đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất hoặc bán lẻ, việc tự động đặt hàng đúng thời điểm còn giúp bảo vệ dòng tiền và tối ưu quy trình chuỗi cung ứng.

Cơ chế hoạt động của tính năng tự động đặt hàng ERPNext

ERPNext cung cấp công cụ Auto Reorder Items – tự động đặt hàng ERPNext, cho phép hệ thống tự kiểm tra tồn kho và sinh đơn hàng dựa vào điều kiện định sẵn.

Cụ thể:

• Nếu số lượng tồn kho của một mặt hàng nhỏ hơn Reorder Level

• Và mặt hàng đó đã có nhà cung cấp chính (Preferred Supplier)

• Thì ERPNext sẽ tự tạo Material Request hoặc Purchase Order

Bạn có thể thiết lập để hệ thống chạy kiểm tra này theo ngày, theo tuần hoặc theo lịch tùy chỉnh.

Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ tự động hóa đặt hàng từ:

• Lệnh sản xuất chưa đủ nguyên vật liệu (MRP)

• Dự báo tiêu thụ dựa trên dữ liệu bán hàng trong quá khứ

• Định mức tồn kho tối ưu theo từng kho riêng biệt

Thiết lập tồn kho tối thiểu và mức đặt hàng lại (Reorder Level)

Để tính năng tự động đặt hàng ERPNext hoạt động, Bạn cần xác định mức tồn kho tối thiểu – tối đa cho từng mặt hàng theo từng kho. Cụ thể:

• Reorder Level: mức cảnh báo để hệ thống biết khi nào cần đặt hàng

• Reorder Qty: số lượng nên đặt mỗi lần

• Warehouse: kho áp dụng

Cách thiết lập:

1. Vào Stock > Item > Reorder

2. Chọn mặt hàng → nhấn Add Reorder Level

3. Điền Reorder Level, Qty, và Warehouse

Gợi ý: Có thể dùng trung bình số lượng bán trong 3 tháng gần nhất để tính mức cảnh báo.

Kích hoạt Auto Reorder và sinh đơn hàng tự động

Sau khi thiết lập mức tồn kho:

1. Vào Stock > Reorder Tool

2. Tick chọn “Auto Reorder Items”

3. Chọn hình thức:

   • Tạo Material Request (phù hợp với doanh nghiệp sản xuất)

   • Tạo Purchase Order trực tiếp (phù hợp với phân phối, bán lẻ)

4. Cài đặt lịch chạy (Scheduler): hệ thống sẽ tự động kiểm tra theo chu kỳ

Hệ thống sẽ tự động:

• Gán nhà cung cấp chính (Preferred Supplier)

• Gắn bảng giá nếu có

• Gắn điều khoản thanh toán mặc định

Hướng dẫn thiết lập quy trình duyệt đơn hàng tự động

Để tránh mất kiểm soát, ERPNext cho phép bạn thiết lập workflow phê duyệt trước khi đơn được gửi đến nhà cung cấp:

• Bước 1: Hệ thống tự tạo PO ở trạng thái Draft

• Bước 2: Gửi thông báo email đến người phụ trách phê duyệt

• Bước 3: Sau khi duyệt, đơn sẽ chuyển sang trạng thái Submitted và có thể in hoặc gửi email cho nhà cung cấp

Bạn có thể thiết lập phân quyền duyệt theo:

• Giá trị đơn hàng

• Phòng ban

• Chi nhánh

Điều này giúp đảm bảo: tự động hóa nhưng vẫn kiểm soát tài chính chặt chẽ.

Báo cáo theo dõi và phân tích đặt hàng tự động

ERPNext cung cấp các báo cáo để kiểm soát hiệu quả hoạt động tự động hóa:

• Auto Reorder Log: nhật ký ghi nhận các lần hệ thống tự tạo yêu cầu

• Item Reorder Analysis: mặt hàng nào đang đạt ngưỡng cảnh báo nhiều lần

• PO Trends: xu hướng mua hàng theo thời gian

• Stock Level vs Consumption: so sánh tồn kho và lượng tiêu thụ thực tế

Những báo cáo này giúp CEO và quản lý cấp cao:

• Rà soát hệ thống vận hành

• Cải thiện định mức tồn kho

• Dự báo nhu cầu chính xác hơn cho từng mùa vụ

Với ERPNext, bạn có thể tự tạo báo cáo động theo tiêu chí riêng như phòng ban, sản phẩm, chi nhánh… MBW Digital sẽ giúp bạn chuẩn hóa dữ liệu và tùy chỉnh dashboard theo vai trò người dùng nhanh chóng.

Lưu ý khi triển khai tự động đặt hàng

 Tự động hóa không có nghĩa là bỏ kiểm soát – mà là kiểm soát bằng dữ liệu. Để việc triển khai hiệu quả, một số lưu ý bạn nên áp dụng:

• Không đặt tự động cho các mặt hàng giá trị cao hoặc ít tiêu thụ

• Cập nhật định kỳ định mức tồn kho theo dữ liệu tiêu thụ thực tế

• Gắn nhà cung cấp chính để hệ thống luôn chọn đúng đối tác

• Áp dụng lịch tự động chạy vào đầu tuần để có thời gian xử lý

Case Study: Doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện tiết kiệm 60% thời gian xử lý đơn mua

Trước khi áp dụng ERPNext, đội mua hàng phải chờ kho lập báo cáo tồn kho, rồi mới nhập liệu thủ công vào Excel để làm đơn mua hàng. Mỗi đợt đặt hàng mất từ 3–5 ngày, ảnh hưởng tiến độ sản xuất.

Sau khi triển khai Auto Reorder ERPNext:

• Hệ thống tự nhận biết các mặt hàng đạt ngưỡng cảnh báo

• PO được tạo draft và gửi đến trưởng bộ phận mua hàng duyệt

• Sau phê duyệt, đơn hàng được gửi ngay cho nhà cung cấp qua email

Kết quả:

• Thời gian xử lý đơn hàng giảm từ 4 ngày còn 1 ngày

• Giảm thiểu tình trạng thiếu vật tư đột ngột

• Tăng độ chính xác dữ liệu và lịch sử đặt hàng

Kết luận: Tự động hóa để tăng tốc và kiểm soát

Nếu doanh nghiệp của bạn đang phụ thuộc vào email, file Excel hoặc nhân sự thao tác thủ công để lập đơn mua hàng – thì đã đến lúc chuyển sang giải pháp tự động.

ERPNext cho phép doanh nghiệp:

• Chủ động bổ sung hàng hóa đúng thời điểm

• Rút ngắn thời gian vận hành quy trình mua

• Giảm sai sót và tăng khả năng kiểm soát tồn kho

Đây là một trong những tính năng được đánh giá cao nhất của phân hệ Mua hàng ERPNext, đặc biệt với các doanh nghiệp có danh mục hàng hóa lớn hoặc cần đặt hàng thường xuyên.

Với chứng nhận chính thức từ Frappe, MBW Digital cam kết mang đến giải pháp ERPNext hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ triển khai và tùy chỉnh hệ thống ERPNext để phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn 1-1!

❯❯ Đọc thêm: Theo dõi đơn mua hàng và quản lý tiến độ trên ERPNext

• Quản lý nhà cung cấp hiệu quả với ERPNext

• Theo dõi đơn mua hàng và quản lý tiến độ trên ERPNext

• Quản lý yêu cầu mua hàng (Purchase Request) trong ERPNext

Là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe, MBW Digital cung cấp dịch vụ triển khai và tùy chỉnh ERPNext cho các doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn 1-1 miễn phí và giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững!