Quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng (Lô/Date) trên ERPNext

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, đặc biệt là đối với các ngành thực phẩm, dược phẩm và mỹ phẩm, việc quản lý hạn sử dụng hàng hóa là cực kỳ quan trọng. Các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hàng hóa không bị hết hạn, từ đó giảm thiểu tổn thất tài chính và tránh rủi ro về chất lượng sản phẩm. Một trong những giải pháp hiệu quả nhất để quản lý hạn sử dụng hàng hóa là sử dụng hệ thống ERPNext, đặc biệt là tính năng quản lý hạn sử dụng.

ERPNext giúp các doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các sản phẩm trong kho, theo dõi ngày hết hạn và đảm bảo việc xuất kho luôn ưu tiên các mặt hàng có thời gian sử dụng ngắn nhất. Điều này không chỉ giảm thiểu tổn thất mà còn giúp tối ưu hóa quy trình nhập xuất kho.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ kho hàng ERPNext.

Lợi ích khi quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng với ERPNext

Quản lý hạn sử dụng ERPNext đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và giảm thiểu rủi ro tài chính. Việc kiểm soát ngày hết hạn giúp doanh nghiệp:

Giảm thiểu tổn thất: Hàng hóa hết hạn hoặc không còn sử dụng được sẽ tạo ra tổn thất tài chính lớn. Quản lý chặt chẽ hạn sử dụng giúp doanh nghiệp tránh được điều này.
Tối ưu hóa quản lý kho: Bằng cách quản lý hạn sử dụng, doanh nghiệp có thể xuất kho các sản phẩm sắp hết hạn trước, giảm thiểu tình trạng tồn kho lâu ngày.
Tuân thủ quy định: Đặc biệt đối với ngành dược phẩm và thực phẩm, việc quản lý hạn sử dụng là điều kiện cần thiết để đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ sức khỏe cộng đồng.

ERPNext cung cấp một giải pháp toàn diện giúp theo dõi và quản lý các mặt hàng có hạn sử dụng, từ đó tối ưu hóa quy trình kho hàng và giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Cơ chế ưu tiên xuất hàng cận date trên ERPNext

Trong ERPNext, việc quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng (lô hoặc ngày hết hạn) là một tính năng quan trọng giúp các doanh nghiệp theo dõi và ưu tiên xuất những mặt hàng sắp hết hạn, từ đó giảm thiểu rủi ro về chất lượng sản phẩm và lãng phí hàng hóa. ERPNext hỗ trợ tính năng ưu tiên xuất hàng cận date để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho và đảm bảo rằng sản phẩm được tiêu thụ đúng thời gian quy định.

1. Quy trình ưu tiên xuất hàng cận date

ERPNext sử dụng cơ chế First Expiry First Out (FEFO), tức là xuất hàng theo lô sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất. Điều này giúp đảm bảo rằng những mặt hàng có hạn sử dụng sắp đến sẽ được xuất trước, tránh tình trạng hàng hóa hết hạn trong kho. Cơ chế này được thiết lập tự động và giúp quy trình nhập xuất hàng trở nên hiệu quả hơn, giảm thiểu chi phí và tổn thất do hàng hóa hết hạn.

Lô hàng có hạn sử dụng gần nhất sẽ được xuất ra khi có đơn hàng hoặc chuyển kho. Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa luôn được sử dụng đúng thời gian và chất lượng của sản phẩm được bảo vệ.

2. Thiết lập kiểm soát hạn sử dụng (Expiry Date) trong ERPNext

Để áp dụng cơ chế FEFO, bạn cần cấu hình ERPNext để theo dõi hạn sử dụng của hàng hóa theo ngày hết hạn. Điều này được thực hiện khi bạn nhập thông tin sản phẩm vào hệ thống, bao gồm các thông tin về Serial Number và Expiry Date.

Bước 1: Khi tạo Item Master cho sản phẩm, bạn cần chọn tùy chọn Track Serial No. hoặc Track Expiry Date tùy thuộc vào loại hàng hóa.
Bước 2: Trong phần Batch Details, bạn sẽ nhập thông tin về lô hàng (Batch Number) và hạn sử dụng (Expiry Date). Điều này sẽ giúp hệ thống theo dõi và phân biệt các lô hàng có hạn sử dụng khác nhau.

3. Quản lý xuất hàng tự động theo FEFO

Khi hàng hóa được nhập vào kho với thông tin về hạn sử dụng, ERPNext sẽ tự động áp dụng cơ chế FEFO để ưu tiên xuất những mặt hàng có hạn sử dụng gần nhất. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng và chuyển kho, giảm thiểu việc tồn đọng hàng hóa sắp hết hạn.

Bước 1: Khi tạo Sales Order hoặc Stock Transfer trong ERPNext, hệ thống sẽ tự động kiểm tra và chọn lô hàng có Expiry Date gần nhất.
Bước 2: Hệ thống sẽ ưu tiên xuất hàng từ lô gần hết hạn, giúp giảm thiểu khả năng hàng hóa không được tiêu thụ kịp thời.

Hướng dẫn thiết lập quản lý hạn sử dụng hàng hóa trên ERPNext

Để thiết lập quản lý hạn sử dụng, bạn cần thực hiện các bước sau:

Cấu hình sản phẩm có hạn sử dụng: Trong phần thiết lập sản phẩm, bạn cần đánh dấu các mặt hàng có hạn sử dụng. Các sản phẩm này sẽ được theo dõi thời gian nhập kho và ngày hết hạn.
Thiết lập ngày hết hạn: Khi nhập kho các mặt hàng có hạn sử dụng, bạn cần xác định ngày hết hạn của sản phẩm. ERPNext sẽ tự động theo dõi và thông báo khi sản phẩm sắp hết hạn.
Thiết lập quy trình xuất kho ưu tiên: Với sản phẩm có hạn sử dụng, bạn cần thiết lập ERPNext để xuất kho các sản phẩm có ngày hết hạn gần nhất. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn xuất kho hàng hóa đúng hạn.

Quy trình quản lý hạn sử dụng trong ERPNext

Quy trình quản lý hạn sử dụng gồm các bước chính như sau:

Nhập kho và theo dõi hạn sử dụng: Khi sản phẩm có hạn sử dụng được nhập vào kho, ERPNext sẽ tự động ghi nhận ngày nhập và ngày hết hạn.
Kiểm tra và xuất kho theo FIFO (First In, First Out): Quy trình FIFO sẽ đảm bảo rằng các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn nhất sẽ được xuất kho trước.
Thông báo khi sản phẩm gần hết hạn: ERPNext sẽ gửi thông báo khi sản phẩm còn ít ngày sử dụng, giúp bộ phận kho hoặc kế toán có thể thực hiện các biện pháp kịp thời.
Kiểm kê và điều chỉnh số lượng: Thực hiện kiểm kê định kỳ để đảm bảo số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho khớp với dữ liệu hệ thống. ERPNext cung cấp công cụ giúp tự động điều chỉnh số lượng kho trong trường hợp có sai lệch.

Theo dõi và báo cáo hàng hóa cận date

ERPNext cung cấp các công cụ báo cáo mạnh mẽ để giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa có hạn sử dụng sắp đến. Báo cáo Aged Stock và Batch-wise Stock Report sẽ cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng hàng hóa trong kho theo hạn sử dụng, giúp người quản lý kho dễ dàng nhận diện các mặt hàng sắp hết hạn.

Báo cáo Aged Stock: Giúp bạn theo dõi các sản phẩm trong kho theo các khoảng thời gian cụ thể (sắp hết hạn trong 30 ngày, 60 ngày, v.v.).
Báo cáo Batch-wise Stock: Cung cấp thông tin chi tiết về từng lô hàng, bao gồm Expiry Date, giúp dễ dàng xác định và ưu tiên xuất hàng cận date.

Các tính năng hỗ trợ quản lý hạn sử dụng trong ERPNext

Các tính năng nổi bật trong ERPNext hỗ trợ quản lý hạn sử dụng bao gồm:

Theo dõi hạn sử dụng theo sản phẩm: ERPNext giúp theo dõi và quản lý ngày hết hạn của từng sản phẩm trong kho, đảm bảo rằng các mặt hàng hết hạn được xuất trước.
Báo cáo và cảnh báo hết hạn: Các báo cáo chi tiết giúp người quản lý biết được tình trạng hạn sử dụng của hàng hóa trong kho, đồng thời cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hạn.
Tích hợp FIFO với hạn sử dụng: Quy trình FIFO được áp dụng tự động khi xuất kho, giúp doanh nghiệp xuất hàng theo đúng hạn sử dụng.

ERPNext cung cấp tính năng cảnh báo tồn kho hết hạn giúp người dùng nhận thông báo khi sản phẩm trong kho sắp hết hạn. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động xử lý hàng hóa sắp hết hạn, chẳng hạn như giảm giá, khuyến mại hoặc chuyển sang các chi nhánh khác để tiêu thụ.

Lợi ích khi áp dụng quản lý hạn sử dụng ERPNext

Việc sử dụng quản lý hạn sử dụng mang lại những lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp:

Giảm thiểu tổn thất và hư hỏng sản phẩm: Quản lý chặt chẽ hạn sử dụng giúp giảm thiểu tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn mà không kịp xuất bán.
Tối ưu hóa quy trình kho hàng: Tự động xuất kho hàng hóa theo ngày hết hạn giúp giảm thiểu sự lãng phí không cần thiết.
Bảo vệ uy tín và tuân thủ quy định: Đặc biệt đối với ngành thực phẩm và dược phẩm, quản lý hạn sử dụng giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định về an toàn sản phẩm.

Lưu ý khi quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng với ERPNext

Để tối ưu hóa việc sử dụng quản lý hạn sử dụng, bạn nên thực hiện những best practices sau:

Cập nhật thường xuyên ngày hết hạn: Đảm bảo rằng ngày hết hạn được nhập chính xác khi sản phẩm nhập kho và được cập nhật thường xuyên.
Kiểm tra báo cáo định kỳ: Sử dụng các báo cáo ERPNext để kiểm tra tình trạng hạn sử dụng của các sản phẩm trong kho.
Tối ưu hóa quy trình nhập kho: Đảm bảo rằng hàng hóa được nhập kho đúng cách và được theo dõi ngay từ khi nhập kho.

Kết luận

Quản lý hạn sử dụng là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ kho hàng, giảm thiểu thất thoát và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Việc áp dụng ERPNext vào quản lý hạn sử dụng không chỉ giúp giảm thiểu tổn thất mà còn tối ưu hóa quy trình xuất nhập kho và nâng cao hiệu quả công việc.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe – đơn vị sở hữu ERPNext. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn, triển khai và tùy chỉnh ERPNext, giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quy trình quản lý. Đăng ký ngay để nhận tư vấn miễn phí từ các chuyên gia của MBW Digital!