Cảnh báo tồn kho tự động trong ERPNext: Cơ chế & thiết lập

Cảnh báo tồn kho là một tính năng vô cùng hữu ích trong việc quản lý kho hàng, giúp các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình trạng tồn kho và đưa ra các quyết định kịp thời để duy trì sự ổn định trong chuỗi cung ứng. Hệ thống ERPNext không chỉ giúp theo dõi số lượng hàng hóa mà còn cung cấp các cảnh báo khi số lượng hàng hóa trong kho đạt ngưỡng quá thấp hoặc quá cao, giúp giảm thiểu rủi ro về thiếu hụt hay tồn kho quá mức.

Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về cách cảnh báo tồn kho ERPNext hoạt động, cách thiết lập và tối ưu hóa tính năng này để giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn kho hàng và quy trình nhập xuất.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ kho hàng ERPNext.

Tại sao cần cảnh báo tồn kho trong ERPNext?

Cảnh báo tồn kho ERPNext giúp doanh nghiệp duy trì sự cân bằng trong kho hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa mứa hàng hóa, điều này có thể dẫn đến mất mát về tài chính và ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Các lý do quan trọng bao gồm:

Giảm thiểu rủi ro thiếu hàng: Thiếu hàng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng cung cấp sản phẩm cho khách hàng, dẫn đến mất lòng tin và doanh thu.
Giảm chi phí tồn kho: Khi kho hàng chứa quá nhiều sản phẩm, chi phí lưu kho tăng lên. Cảnh báo tồn kho giúp duy trì số lượng hàng hóa hợp lý, giảm chi phí này.
Duy trì tính linh hoạt trong chuỗi cung ứng: Cảnh báo tồn kho giúp doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch sản xuất và nhập hàng một cách chủ động, giảm thiểu sự phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài.

ERPNext giúp tự động theo dõi và cảnh báo khi sản phẩm đạt mức tồn kho thấp, giúp các nhà quản lý dễ dàng đưa ra quyết định nhập hàng hoặc điều chỉnh kế hoạch sản xuất.

Hướng dẫn thiết lập cảnh báo tồn kho trong ERPNext

Thiết lập cảnh báo tồn kho giúp bạn chủ động quản lý và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa. Dưới đây là các bước chi tiết để thiết lập cảnh báo tồn kho trong ERPNext:

Bước 1. Cấu hình mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho sản phẩm

Để thiết lập cảnh báo tồn kho, bạn cần cấu hình mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng mặt hàng trong kho. ERPNext sẽ tự động cảnh báo khi số lượng tồn kho của sản phẩm giảm xuống dưới mức tối thiểu hoặc vượt quá mức tối đa đã được thiết lập.

Bước 1: Vào Stock > Item và chọn mặt hàng bạn muốn thiết lập cảnh báo tồn kho.
Bước 2: Trong phần Stock Replenishment, bạn có thể nhập mức Tồn kho tối thiểu và Tồn kho tối đa cho từng sản phẩm.
Bước 3: Sau khi điền các thông tin, ERPNext sẽ tự động theo dõi và cảnh báo khi mức tồn kho thay đổi và không đạt mức yêu cầu.

Bước 2. Thiết lập cảnh báo thông qua Email và Notification

ERPNext cung cấp tính năng gửi cảnh báo qua email hoặc thông báo trực tiếp trong hệ thống khi tồn kho chạm ngưỡng tối thiểu hoặc tối đa. Điều này giúp người quản lý kho nắm bắt kịp thời các thay đổi và có biện pháp xử lý.

Bước 1: Truy cập vào Stock > Notification để thiết lập thông báo.
Bước 2: Chọn New Notification và cấu hình các điều kiện để nhận cảnh báo (ví dụ: khi tồn kho dưới mức tối thiểu).
Bước 3: Chọn loại thông báo (email, notification trong hệ thống) và người nhận thông báo (có thể là bộ phận kho hoặc người quản lý).

Bước 3. Tự động tạo yêu cầu mua hàng khi tồn kho thấp

Một tính năng mạnh mẽ khác trong ERPNext là khả năng tự động tạo yêu cầu mua hàng khi tồn kho chạm ngưỡng tối thiểu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo không bị thiếu hụt hàng hóa trong quá trình sản xuất hoặc bán hàng.

Bước 1: Truy cập vào Stock > Replenishment và chọn Automatic Replenishment.
Bước 2: ERPNext sẽ tự động tạo Purchase Request khi mức tồn kho của sản phẩm giảm xuống dưới mức tối thiểu.
Bước 3: Sau khi yêu cầu mua hàng được tạo, người dùng có thể kiểm tra và phê duyệt yêu cầu mua hàng, giúp quy trình nhập hàng trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Đọc chi tiết: Lập kế hoạch đặt hàng dựa trên tồn kho tối thiểu ERPNext

Bước 4. Sử dụng báo cáo Aged Stock để theo dõi cảnh báo tồn kho

Báo cáo Aged Stock trong ERPNext giúp bạn theo dõi các mặt hàng tồn kho lâu ngày, từ đó dễ dàng đưa ra quyết định về việc điều chỉnh mức tồn kho hoặc xử lý các mặt hàng dư thừa.

Bước 1: Vào Stock > Reports > Aged Stock.
Bước 2: Báo cáo này sẽ liệt kê các mặt hàng có tồn kho lâu ngày, giúp bạn nhận diện các sản phẩm không còn nhu cầu tiêu thụ hoặc sắp hết hạn sử dụng.
Bước 3: Dựa trên báo cáo này, bạn có thể điều chỉnh mức tồn kho hoặc thực hiện các biện pháp xử lý thích hợp như giảm giá, thanh lý sản phẩm, hoặc điều chỉnh quy trình nhập hàng.

Bước 5. Theo dõi và điều chỉnh cảnh báo tồn kho

Hệ thống ERPNext cung cấp các công cụ theo dõi để bạn có thể giám sát hiệu quả của các cảnh báo tồn kho và điều chỉnh chúng khi cần thiết. Điều này giúp bạn duy trì mức tồn kho phù hợp với nhu cầu kinh doanh mà không gặp phải tình trạng thiếu hụt hay dư thừa.

Bước 1: Truy cập vào Stock > Item để xem mức tồn kho và cảnh báo của các mặt hàng.
Bước 2: Dựa trên các cảnh báo và báo cáo, điều chỉnh lại mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

Quy trình cảnh báo tồn kho ERPNext

Quy trình cảnh báo tồn kho trong ERPNext được thực hiện qua các bước sau:

Nhập hàng vào kho: Khi một sản phẩm được nhập vào kho, ERPNext sẽ tự động ghi nhận số lượng và mức tồn kho của sản phẩm.
Theo dõi tồn kho: ERPNext sẽ liên tục theo dõi số lượng sản phẩm trong kho và so sánh với ngưỡng tồn kho tối thiểu và tối đa đã được thiết lập.
Cảnh báo khi cần thiết: Khi sản phẩm đạt mức tồn kho thấp hoặc vượt quá mức cho phép, hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo đến bộ phận kho hoặc quản lý.
Quản lý cảnh báo và hành động kịp thời: Sau khi nhận cảnh báo, bộ phận kho hoặc quản lý sẽ thực hiện hành động nhập thêm hàng hoặc điều chỉnh kế hoạch xuất hàng để duy trì mức tồn kho hợp lý.

Các tính năng hỗ trợ cảnh báo tồn kho trong ERPNext

Các tính năng nổi bật trong ERPNext hỗ trợ cảnh báo tồn kho bao gồm:

Cảnh báo tồn kho thấp: ERPNext tự động gửi thông báo khi số lượng hàng hóa trong kho giảm xuống dưới mức tối thiểu.
Cảnh báo tồn kho quá mức: Cảnh báo khi số lượng hàng hóa trong kho vượt quá mức tối đa đã thiết lập, giúp tránh tình trạng lưu kho quá nhiều.
Báo cáo tồn kho: Các báo cáo chi tiết giúp người quản lý theo dõi tình trạng tồn kho theo thời gian thực, bao gồm số lượng, ngày nhập và ngày xuất kho.

Lợi ích khi áp dụng cảnh báo tồn kho ERPNext

Việc áp dụng cảnh báo tồn kho mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc quản lý kho hàng:

Tối ưu hóa quy trình kho hàng: Việc cảnh báo giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc nhập xuất hàng hóa, giảm thiểu sự thiếu hụt hoặc tồn kho quá mức.
Giảm chi phí lưu kho: Khi kho hàng luôn duy trì số lượng hợp lý, doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí lưu kho và bảo quản.
Cải thiện hiệu suất công việc: Nhờ vào các cảnh báo và thông báo kịp thời, các bộ phận có thể hành động nhanh chóng, từ đó tăng cường hiệu suất và giảm thiểu sự chậm trễ trong việc cung ứng hàng hóa.

Mẹo để sử dụng cảnh báo tồn kho ERPNext hiệu quả

Để tối ưu hóa việc sử dụng cảnh báo tồn kho, hãy thực hiện một số best practices sau:

Cập nhật thường xuyên ngưỡng tồn kho: Đảm bảo rằng ngưỡng tồn kho tối thiểu và tối đa được cập nhật thường xuyên để phản ánh đúng tình hình kinh doanh.
Theo dõi thường xuyên các báo cáo tồn kho: Kiểm tra định kỳ các báo cáo tồn kho để có thể hành động kịp thời khi nhận được cảnh báo.
Tối ưu hóa quy trình nhập hàng: Đảm bảo rằng hàng hóa được nhập kho đúng thời điểm và theo đúng quy trình, tránh tình trạng tồn kho quá mức.

Kết luận

Cảnh báo tồn kho giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kho hàng, giảm thiểu tổn thất và tối ưu hóa chi phí. Việc sử dụng ERPNext để tự động theo dõi và cảnh báo tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong chuỗi cung ứng, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc.

MBW Digital, đối tác được chứng nhận bởi Frappe, chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai ERPNext. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tùy chỉnh ERPNext sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!