Quản lý kế toán dự án (Project Accounting) hiệu quả với ERPNext

Quản lý tài chính theo từng công trình, từng dự án là bài toán phức tạp với rất nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng, sản xuất theo đơn hàng, dịch vụ kỹ thuật, triển khai phần mềm hoặc tư vấn. Kế toán dự án không chỉ đòi hỏi ghi nhận chính xác các khoản thu – chi, mà còn yêu cầu khả năng theo dõi dòng tiền, lợi nhuận, công nợ, và ngân sách thực tế trên từng giai đoạn triển khai.

Hệ thống ERPNext cung cấp mô-đun kế toán dự án (Project Accounting) với đầy đủ tính năng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính dự án hiệu quả, chính xác và minh bạch.

Đọc thêm: Giới thiệu tổng quan phân hệ tài chính kế toán ERPNext

Tại sao cần kế toán dự án?

Kế toán dự án là chức năng quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào thực hiện nhiều dự án, công trình hoặc đơn hàng riêng biệt. Từ công ty xây dựng, agency marketing đến đơn vị sản xuất máy móc tùy biến, việc nắm được lỗ lãi theo từng dự án là điều sống còn để tối ưu tài chính và ra quyết định.

Việc không áp dụng kế toán dự án thường dẫn đến:

Không kiểm soát được dòng tiền riêng của từng dự án.
Chi phí bị ghi nhận chồng chéo.
Không biết dự án nào đang sinh lời, dự án nào đang lỗ.

ERPNext cho phép gắn mọi chứng từ kế toán – như hoá đơn mua, hoá đơn bán, chi phí nhân sự, vận chuyển… – với từng Project cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp tổng hợp nhanh báo cáo lợi nhuận, chi phí, công nợ… theo từng dự án.

Trích lời một CEO trong ngành xây dựng:

“Kể từ khi triển khai ERPNext, chúng tôi có thể biết chính xác từng đồng chi ra – thu về theo từng công trình. Quyết định đầu tư không còn cảm tính mà dựa trên dữ liệu.”

Xem thêm: Phân hệ Quản lý Dự án trong ERPNext

Thiết lập hệ thống kế toán dự án trong ERPNext

Để bắt đầu quản lý kế toán dự án, doanh nghiệp cần thiết lập các thành phần cốt lõi sau trong ERPNext:

Tạo Project: Đây là đơn vị trung tâm của mọi ghi nhận. Vào Project > New, đặt tên công trình, khách hàng, ngày bắt đầu – kết thúc.
Tạo Cost Center cho từng Project: Mỗi dự án nên gắn với một trung tâm chi phí riêng để dễ theo dõi lợi nhuận. Vào Accounts > Cost Center, tạo mới và liên kết với Project.
Thiết lập Account Head: Nếu muốn chi tiết hơn, có thể tạo các tài khoản kế toán riêng như “Chi phí nhân công Dự án X”, “Doanh thu Dự án Y”…
Kết nối với các module khác: Dự án có thể liên kết với đơn hàng (Sales Order), hợp đồng dịch vụ (Subscription), hoặc đơn mua hàng (Purchase Order).

Tạo khách hàng, nhà cung cấp và liên kết với dự án

Mỗi dự án thường đi kèm với một khách hàng cụ thể hoặc nhóm nhà cung cấp phụ trách các hạng mục.

Truy cập Customers > New để tạo khách hàng, đảm bảo gán đúng mã số thuế, nhóm ngành nghề.
Truy cập Suppliers > New để tạo nhà cung cấp, có thể gắn với các loại dịch vụ như thi công, vận chuyển, phần mềm.
Trong Project, tại trường “Customer”, chọn khách hàng tương ứng.
Khi tạo đơn bán (Sales Invoice) hoặc đơn mua (Purchase Invoice), nhớ chọn đúng Project để hệ thống tự động ghi nhận vào tài chính dự án.

Việc liên kết đầy đủ sẽ giúp dữ liệu đồng bộ từ báo giá, hợp đồng đến báo cáo tài chính.

Quy trình ghi nhận công nợ phải thu và phải trả

Công nợ phải thu

Khi hoàn thành một phần công việc, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn cho khách hàng theo từng giai đoạn.

Vào Sales Invoice > New, chọn khách hàng, sản phẩm/dịch vụ.
Tại trường “Project”, chọn tên dự án.
Hệ thống sẽ tự động ghi nhận doanh thu và công nợ vào đúng Project và Cost Center tương ứng.

Ghi chú: Có thể cấu hình phân kỳ doanh thu nếu hợp đồng dài hạn.

Công nợ phải trả

Các chi phí phát sinh như vật liệu, nhân công thuê ngoài, thuê máy móc… sẽ được ghi nhận từ Purchase Invoice.

Vào Purchase Invoice > New, chọn nhà cung cấp và hạng mục chi.
Trường “Project” phải được điền để chi phí vào đúng công trình.

Cấu hình nhắc nợ tự động và email thông báo

Việc theo dõi công nợ thủ công rất tốn thời gian. ERPNext hỗ trợ cấu hình hệ thống nhắc nợ tự động theo thời gian hoặc ngày đến hạn thanh toán:

Truy cập Accounts > Auto Email Report, tạo báo cáo nhắc nợ gửi hàng tuần.
Thiết lập Scheduler Log để kiểm tra các tiến trình gửi email có chạy đúng.
Cấu hình SMTP trong Email Account để đảm bảo gửi mail chính xác.

Lưu ý: Có thể tùy chỉnh nội dung mail nhắc nợ để phù hợp giọng văn doanh nghiệp.

Báo cáo phân tích tài chính dự án

ERPNext hỗ trợ nhiều báo cáo giúp theo dõi tình hình tài chính từng dự án theo thời gian:

Project Profitability: Tổng hợp doanh thu – chi phí – lợi nhuận từng dự án.
Aged Receivables/Payables: Xem công nợ còn lại chia theo thời gian (30 – 60 – 90 ngày…).
Cash Flow Report: Xem dòng tiền thực tế vào – ra theo từng dự án.
Budget vs Actual: So sánh ngân sách kế hoạch với chi phí thực tế.

Các báo cáo có thể lọc theo Project, Cost Center hoặc khách hàng cụ thể. Tất cả đều có thể xuất Excel hoặc chia sẻ trực tiếp qua link nội bộ.

Lưu ý khi triển khai

Một số gợi ý thực tế khi áp dụng kế toán dự án trong ERPNext:

Luôn tạo Cost Center riêng cho từng dự án.
Đào tạo nhân sự nhập liệu đúng Project khi tạo chứng từ.
Thiết lập Budget trước khi khởi động dự án.
Sử dụng Tag để phân loại chi phí nội bộ (chi phí vận hành, phát sinh, tạm ứng…).
Kiểm tra định kỳ báo cáo công nợ và lợi nhuận để phát hiện vấn đề sớm.

Áp dụng đúng sẽ giúp tiết kiệm 20–30% thời gian và giảm thất thoát tài chính vô hình.

Kết luận

Kế toán dự án không còn là tính năng chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn. Với ERPNext, doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể dễ dàng áp dụng để theo dõi tình hình tài chính từng công trình, từng khách hàng, và tối ưu hiệu suất vận hành.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe trong việc triển khai và tùy chỉnh ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!