Trong lĩnh vực phân phối, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh rượu và thực phẩm nhập khẩu, việc kiểm soát hàng hóa trong kho luôn là một thách thức lớn. Những sản phẩm này thường có yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt, khiến việc quản lý trở nên phức tạp hơn so với các mặt hàng thông thường. Nếu không có một hệ thống chặt chẽ, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều vấn đề như:

• Kiểm soát tồn kho kém hiệu quả: Hàng nhập khẩu có thời hạn sử dụng rõ ràng, nếu không theo dõi sát sao dễ dẫn đến tình trạng tồn kho lâu ngày, hết hạn hoặc hư hỏng, gây thất thoát tài chính.
• Quản lý xuất nhập hàng rời rạc: Đơn hàng đến từ nhiều kênh khác nhau như siêu thị, đại lý, nhà hàng, khách sạn… mỗi nơi có yêu cầu khác nhau về số lượng, thời gian giao nhận và điều kiện bảo quản. Việc thiếu một quy trình linh hoạt có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc điều phối hàng hóa.
• Sai sót trong giao nhận và kiểm kê: Khi số liệu tồn kho không chính xác, doanh nghiệp có nguy cơ giao nhầm, giao thiếu hoặc thậm chí gặp tình trạng tồn kho ảo, gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh.
• Tối ưu hóa quy trình phân phối: Để duy trì lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp cần đảm bảo hàng hóa luân chuyển nhanh chóng, được giao đúng địa điểm, đúng thời gian, đồng thời tối ưu chi phí lưu kho và vận chuyển.

Trước đây, nhiều doanh nghiệp trong ngành, như Công ty TNHH Rượu Thế Giới (RTG), vẫn áp dụng phương pháp quản lý truyền thống bằng Google Sheets hoặc ghi chép thủ công. Tuy nhiên, cách làm này không chỉ dễ sai sót mà còn mất nhiều thời gian trong việc đối soát và theo dõi hàng hóa. Điển hình là việc xuất hàng tạm thời cho đối tác trước khi hoàn tất giao dịch hoặc sai lệch số liệu giữa thực tế và sổ sách, ảnh hưởng đến quản lý tài chính.

Vậy RTG đã làm gì để giải quyết bài toán này? Họ đã chuyển đổi sang ERPNext, tận dụng tính năng phiếu xuất tạm, giúp theo dõi hàng hóa tạm xuất một cách chính xác, hạn chế thất thoát và cải thiện quy trình quản lý kho. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết cách thức triển khai trong bài viết dưới đây!

1. Giới thiệu về Công ty TNHH Rượu Thế Giới (RTG)

Công ty TNHH Rượu Thế Giới (RTG) là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối rượu tại Việt Nam. Danh mục sản phẩm của RTG đa dạng, bao gồm các dòng rượu vang cao cấp từ Chile, Pháp, Ý, rượu mạnh, rượu Hàn Quốc và nước trái cây. Trong đó, PASSION – Wine of Chile là một trong những thương hiệu chiến lược giúp RTG khẳng định vị thế trên thị trường.

Với hơn 100 nhân sự, RTG hiện đang cung cấp sản phẩm cho các hệ thống siêu thị lớn như Winmart, AEON, Co.opMart, Lotte, Mega Market, Big C, cùng với hàng trăm đại lý trên toàn quốc. Công ty hoạt động theo mô hình kết hợp giữa phân phối bán buôn và bán lẻ, yêu cầu một hệ thống quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng hóa được kiểm soát chính xác trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ kho đến tay khách hàng.

Trước khi triển khai ERPNext, RTG gặp nhiều thách thức trong việc quản lý tồn kho, theo dõi luân chuyển hàng hóa và tối ưu hóa quy trình phân phối. Hệ thống quản lý truyền thống không còn đáp ứng đủ nhu cầu phát triển, đòi hỏi công ty phải tìm kiếm một giải pháp công nghệ toàn diện hơn để cải thiện hiệu suất và giảm thiểu sai sót trong vận hành.

Chi tiết dự án: Dự án tư vấn và triển khai ERPNext tại RTG cho lĩnh vực Bia – Rượu – Đồ uống

2. Khó khăn trước khi áp dụng phần mềm ERP

Trước khi triển khai hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, RTG gặp phải nhiều thách thức, đặc biệt trong việc quản lý kho và luân chuyển hàng hóa. Cụ thể:

• Sản phẩm dư thừa không được xử lý linh hoạt
  Trước khi áp dụng hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, RTG gặp khó khăn trong việc xử lý hàng dư khi xuất kho. Điển hình là tình huống khách hàng đặt mua 9 sản phẩm, nhưng kho lại có lô hàng gồm 10 sản phẩm. Nếu không có cơ chế quản lý chặt chẽ, sản phẩm dư thừa này có thể bị bỏ quên hoặc ghi nhận sai, gây ảnh hưởng đến độ chính xác của hệ thống kho.
• Khó khăn trong việc theo dõi và quản lý kho
  Do không có công cụ theo dõi tự động, các sản phẩm dư thừa dễ bị lãng quên trong kho, dẫn đến tồn kho lâu ngày mà không được tận dụng. Điều này không chỉ gây lãng phí mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng hàng hóa, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội điều phối sản phẩm hợp lý cho các đơn hàng tiếp theo.
• Quy trình xuất hàng bị gián đoạn
  Việc không kiểm soát tốt hàng dư có thể làm gián đoạn quy trình bán hàng, khiến đơn hàng bị chậm trễ hoặc không đủ số lượng giao đúng hạn. Khi lượng đơn hàng tăng cao trong các dịp cao điểm, việc xử lý hàng dư một cách thủ công càng làm tăng nguy cơ sai sót, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và làm giảm hiệu suất vận hành kho.

3. Giải pháp: Ứng dụng tính năng “Phiếu Xuất Tạm” trong ERPNext

Để giải quyết các vấn đề trên, RTG cần một giải pháp toàn diện có khả năng tự động kiểm tra và đảm bảo số lượng hàng xuất kho chính xác với từng đơn hàng bán. Điều này giúp tránh tình trạng xuất thừa hoặc thiếu sản phẩm, đảm bảo quy trình giao hàng diễn ra suôn sẻ. Bên cạnh đó, hệ thống phải có cơ chế quản lý linh hoạt đối với các sản phẩm dư thừa, tự động đưa chúng vào trạng thái hàng đợi để xử lý trong các đơn hàng sau, thay vì để hàng hóa bị lãng quên hoặc gây tồn kho không cần thiết. Ngoài ra, RTG cũng yêu cầu một giải pháp tối ưu hóa quy trình xuất kho nhằm giảm thiểu sai sót trong quản lý, nâng cao hiệu suất vận hành và giúp kho hàng hoạt động hiệu quả hơn. Một hệ thống thông minh có khả năng điều phối hàng dư, tự động cập nhật trạng thái kho và đề xuất phương án xử lý hợp lý sẽ giúp RTG tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. Do đó, MBW Digital đã phát triển thêm tính năng “Xuất hàng đợi” trên EERPNext để đáp ứng nhu cầu này. 

3.1. Kiểm định hàng hóa trước khi xuất kho

Trước khi xuất hàng, hệ thống ERPNext thực hiện bước kiểm định số lượng hàng hóa để đảm bảo số lượng xuất kho chính xác theo đơn hàng. Nếu số lượng thực tế khác với đơn đặt hàng, hệ thống sẽ tự động hiển thị cảnh báo cho nhân viên kho và đưa ra các tùy chọn xử lý:

• Xuất đúng số lượng yêu cầu: Nếu khách hàng chỉ yêu cầu 9 sản phẩm nhưng kho có 10 sản phẩm, ERPNext sẽ xuất 9 sản phẩm theo đơn hàng và đưa 1 sản phẩm dư vào danh sách hàng đợi.
• Điều chỉnh đơn hàng: Nếu khách hàng đồng ý nhận toàn bộ 10 sản phẩm thay vì 9, ERPNext sẽ tự động điều chỉnh đơn hàng và xuất 10 sản phẩm.

Điều này giúp RTG tránh tình trạng giao thiếu hoặc dư hàng ngoài dự kiến, đồng thời đảm bảo quy trình xuất kho chính xác và không bị gián đoạn.

3.2. Xuất hàng đợi và điều phối hàng dư (Backorder Processing)

Sau khi kiểm định và phát hiện sản phẩm dư, ERPNext sẽ đưa sản phẩm dư vào trạng thái hàng đợi và xử lý chúng trong các đơn hàng tiếp theo. Quy trình này giúp công ty tận dụng các sản phẩm dư một cách hiệu quả mà không làm gián đoạn các đơn hàng hiện tại.

• Ghi nhận hàng dư: ERPNext sẽ tự động đưa sản phẩm dư vào danh mục hàng đợi, chờ được sử dụng cho các đơn hàng tiếp theo.
• Tự động gộp hàng đợi vào đợt xuất hàng sau: Khi có đơn hàng mới yêu cầu sản phẩm này, ERPNext sẽ tự động sử dụng hàng trong danh mục hàng đợi thay vì lấy từ kho chung.
• Cập nhật trạng thái hàng đợi: Sau khi sản phẩm trong hàng đợi được xuất đi, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và cập nhật trạng thái, giúp nhân viên kho dễ dàng theo dõi và tránh sai sót.

3.3. Quản lý số dư và tối ưu kho hàng

ERPNext cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý số dư hàng hóa một cách thông minh. Công ty RTG có thể theo dõi tình trạng hàng đợi và nhận thông báo khi sản phẩm trong hàng đợi đã nằm quá lâu mà chưa được xử lý.

• Báo cáo chi tiết về hàng đợi: RTG có thể xem báo cáo chi tiết về số lượng sản phẩm đang nằm trong danh mục hàng đợi và theo dõi tiến độ xuất kho.
• Cảnh báo khi sản phẩm tồn đọng quá lâu: Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở nhân viên kho khi một sản phẩm đã nằm trong hàng đợi quá lâu, giúp tránh tình trạng tồn kho lâu ngày.
• Đề xuất phương án xử lý khi không thể gộp hàng đợi vào đơn hàng sau: Nếu sản phẩm dư không thể gộp vào đơn hàng tiếp theo, hệ thống sẽ đề xuất các phương án như bán lẻ, tái phân bổ cho khách hàng khác hoặc chuyển về kho trung tâm.

Sau khi ứng dụng tính năng Kiểm định & Xuất hàng đợi trên hệ thống ERPNext, RTG đã khắc phục hiệu quả các vấn đề liên quan đến tồn kho và xuất hàng dư, đồng thời nâng cao hiệu suất vận hành kho hàng. Trước đây, việc kiểm soát hàng hóa trong kho thường gặp sai sót, dẫn đến tình trạng giao thiếu hoặc dư hàng ngoài ý muốn. Tuy nhiên, với giải pháp mới, RTG có thể quản lý kho chặt chẽ hơn khi các sản phẩm dư thừa được hệ thống tự động phân loại và đưa vào danh mục hàng chờ xử lý. Nhờ đó, doanh nghiệp chủ động theo dõi tình trạng hàng tồn, hạn chế thất thoát và tối ưu hóa không gian lưu trữ, giúp giảm áp lực lên kho hàng. Bên cạnh đó, quy trình xuất hàng trở nên trơn tru và chính xác hơn nhờ khả năng kiểm tra số lượng thực tế trước khi giao hàng. Hệ thống tự động phát hiện sai lệch và đưa ra phương án xử lý phù hợp, đảm bảo mỗi đơn hàng đều đáp ứng đúng yêu cầu. Đồng thời, cơ chế điều phối hàng đợi giúp tận dụng tối đa hàng tồn mà không ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực.

Đọc thêm: Tính năng: Kiểm định & Xuất hàng đợi trong Module Bán hàng của ERPNext

MBW Digital hiện là đối tác chính thức và duy nhất được cấp chứng chỉ năng lực triển khai ERPNext tại Việt Nam. Để đăng ký triển khai ERPNext riêng cho doanh nghiệp của mình, quý khách hàng có thể nhập thông tin tại đây hoặc liên hệ Hotline/Zalo: 0983 492 716