Đối với các doanh nghiệp bán buôn, quy trình báo giá không chỉ đơn giản là nhập đơn giá rồi gửi email cho khách hàng mà còn cần đảm bảo tính toán phương án báo giá tối ưu nhất trong thời gian ngắn nhất. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, năng suất vận hành, uy tín thương hiệu và khả năng chốt đơn hàng. Bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về khả năng tùy biến và thiết kế luồng báo giá khách hàng cực kỳ linh hoạt trên ERPNext từ case-study của Nissin Shoji – doanh nghiệp phân phối B2B/B2C dầu công nghiệp trên toàn quốc.

1. Quy trình báo giá của Nissin Shoji và những vấn đề tồn đọng 

1.1 Quy trình từ báo giá – tạo đơn hàng – giao hàng của Nissin Shoji 

Nissin Shoji Vietnam Co., Ltd. (viết tắt là NSVN) là công ty con của Nissin Shoji Co., Ltd. – Nhật Bản, được thành lập tại Việt Nam nhằm mở rộng mạng lưới phân phối và cung cấp các giải pháp năng lượng, dầu nhờn công nghiệp, hóa chất và vật liệu kỹ thuật. Với trụ sở chính đặt tại TP. Hồ Chí Minh, cùng các văn phòng đại diện tại Hà Nội, Hải Phòng và Đà Nẵng, NSVN hiện đang phục vụ hàng trăm khách hàng trong các lĩnh vực như: cơ khí chế tạo, sản xuất linh kiện ô tô – xe máy, công nghiệp nặng, năng lượng tái tạo và nông nghiệp công nghệ cao.

Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh chính bao gồm:

• Dầu nhờn công nghiệp cao cấp: Nissin Shoji Việt Nam phân phối chính thức các dòng sản phẩm dầu nhờn chất lượng cao đến từ Nhật Bản và các thương hiệu quốc tế, đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật nghiêm ngặt về hiệu suất, độ ổn định nhiệt và thân thiện với môi trường.
• Hóa chất và vật tư kỹ thuật: Bao gồm các loại dung môi, phụ gia công nghiệp, chất tẩy rửa kỹ thuật và vật liệu dùng trong sản xuất điện tử, cơ khí chính xác và các ngành đặc thù.
• Năng lượng và khí hóa lỏng (LPG): NSVN cung cấp giải pháp phân phối khí LPG an toàn, hiệu quả, ứng dụng cho các nhà máy sản xuất, nhà hàng – khách sạn, và khu công nghiệp.
• Giải pháp kỹ thuật – hậu cần: Không chỉ bán sản phẩm, NSVN còn cung cấp dịch vụ tư vấn kỹ thuật, bảo trì hệ thống, và xây dựng quy trình vận hành tối ưu cho từng khách hàng doanh nghiệp.
• Vật liệu nông nghiệp công nghệ cao: Cung cấp sản phẩm và giải pháp tiên tiến phục vụ ngành nông nghiệp hiện đại như màng phủ nhà kính, phân bón công nghệ mới, và công cụ tiết kiệm nước.

1.2 Vấn đề trong quản lý báo giá: thiếu đồng bộ & linh hoạt

Trước khi triển khai ERPNext, Nissin Shoji gặp phải nhiều khó khăn trong việc quản lý báo giá, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng quy mô với một lượng khách hàng lớn hơn. Số lượng báo giá nhiều, mặt hàng đa dạng, chính sách giá thay đổi liên tục khiến nhân viên của Nissin Shoji tốn nhiều thời gian để lập báo giá tối ưu và tăng tốc làm việc với khách hàng. 

Qua quá trình  tư vấn & làm việc với Nissin Shoji, MBW Digital đã xác định 4 vấn đề lớn trong quản lý báo giá của doanh nghiệp để đưa ra phương án tư vấn phù hợp. 

• Thiếu một mẫu báo giá thống nhất giữa các bộ phận. Các bộ phận bán hàng sử dụng nhiều công cụ khác nhau như Word và Excel để tạo báo giá, dẫn đến việc không có một mẫu biểu chuẩn chung. Điều này gây ra sự rối ren trong việc theo dõi và quản lý báo giá, và giảm đi tính chuyên nghiệp trong quá trình làm việc, đặc biệt là khách hàng/đối tác doanh nghiệp. 
• Khó khăn trong việc tính toán tỷ suất lợi nhuận: Một trong những vấn đề lớn mà Nissin Shoji phải đối mặt là thiếu một công cụ hỗ trợ tính toán tỷ suất lợi nhuận chính xác. Nhân viên bán hàng chỉ đơn giản nhập giá bán vào hệ thống mà không có công cụ để tính toán giá vốn hay tỷ suất lợi nhuận. Dẫn tới nguy cơ  mức giá không đảm bảo được lợi nhuận mong muốn hoặc thậm chí dưới giá vốn. Tình trạng này tạo ra rủi ro lớn đối với lợi nhuận của công ty, nhất là trong các giao dịch B2B, nơi lợi nhuận từ mỗi đơn hàng có thể rất quan trọng.
• Mất thời gian và dễ phát sinh sai sót khi cập nhật báo giá: Khi khách hàng yêu cầu thay đổi thông tin trong báo giá, chẳng hạn như thay đổi sản phẩm, số lượng, nhân viên phải chỉnh sửa lại báo giá thủ công. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót khi nhập lại thông tin mới. Hệ thống cũ của Nissin Shoji không hỗ trợ việc cập nhật nhanh chóng và dễ dàng, khiến quy trình báo giá trở nên lặp đi lặp lại và tốn kém thời gian, gây trì hoãn trong việc phản hồi khách hàng và ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp trong quy trình làm việc của công ty.
• Thiếu khả năng lưu trữ và truy xuất báo giá lịch sử: Trước khi áp dụng ERPNext, Nissin Shoji không có một hệ thống lưu trữ trung tâm cho các báo giá đã tạo. Mỗi báo giá được lưu trữ theo cách thủ công trên các file riêng biệt, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và so sánh các báo giá trước đây. Khi cần phải tra cứu lịch sử báo giá hoặc chuyển đổi báo giá thành đơn hàng, việc này trở nên rất phức tạp và tốn thời gian. 

Xác định rõ được nhu cầu doanh nghiệp đang gặp phải, Nissin Shoji đã quyết định tìm kiếm hệ thống ERP toàn diện có thể thay thế được hệ thống cũ và có khả năng mở rộng đặc biệt về tính năng báo giá, nhằm góp phần tăng tỷ lệ báo giá thành công và chốt đơn hàng lớn của doanh nghiệp. Ngoài ra, do đây là doanh nghiệp nước ngoài nên Nissin Shoji cũng yêu cầu hệ thống có thể mở rộng đa quốc gia, hỗ trợ đa tiền tệ và ERPNext là sự lựa chọn phù hợp. 

2. ERPNext – Giải pháp số hóa quy trình báo giá toàn diện Nissin Shoji

Trong lĩnh vực bán buôn, quy trình báo giá là mắt xích quan trọng trong chuỗi hoạt động kinh doanh. ERPNext giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quá trình từ khởi tạo báo giá, gửi khách hàng, theo dõi phản hồi đến chuyển đổi thành đơn hàng khi được chấp thuận. Hệ thống cho phép thiết lập nhiều mẫu báo giá tương ứng với từng nhóm khách hàng, loại sản phẩm hoặc chiến dịch kinh doanh, kèm theo các thông tin như số lượng, chiết khấu, điều khoản thanh toán, thời hạn hiệu lực và các ghi chú tùy chỉnh.

Một trong những điểm mạnh nổi bật của module Quotation trong ERPNext là khả năng đồng bộ toàn diện với các phân hệ khác và tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp.

Tính đồng bộ vượt trội giữa các bộ phận

ERPNext cho phép kết nối trực tiếp với phân hệ CRM và các kho dữ liệu hệ thống, từ đó tự động lấy thông tin về sản phẩm, giá bán, tồn kho, chính sách chiết khấu,… giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian nhập liệu. Khi báo giá được phê duyệt, chỉ cần một thao tác để chuyển thành Sales Order, sau đó liên tục tạo phiếu giao hàng và hóa đơn, hoàn toàn không cần lặp lại các bước thủ công. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ gửi báo giá dưới dạng PDF qua email với giao diện chuyên nghiệp, đồng bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

Khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu thực tế

ERPNext cho phép doanh nghiệp thiết kế các mẫu báo giá riêng biệt về bố cục, logo, bảng giá, điều khoản thanh toán và chữ ký điện tử. Nhiều chính sách giá có thể được cấu hình theo từng nhóm khách hàng hoặc chiến lược chiết khấu khác nhau. Workflow phê duyệt nội bộ được thiết lập giúp kiểm soát chất lượng báo giá trước khi gửi đi, đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong giao dịch.

Nhờ tính năng này, module Quotation không chỉ là công cụ tạo báo giá, mà còn đóng vai trò kết nối giữa các bộ phận Kinh doanh – Sản xuất – Tài chính, góp phần cải thiện hiệu quả vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

2.1. Nissin Shoji: Giảm 80% thao tác thủ công nhờ số hóa báo giá

Trước khi ứng dụng ERPNext, Nissin Shoji chủ yếu quản lý báo giá bằng Excel, cách làm tiêu tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra lỗi và không hiệu quả trong các giao dịch phức tạp. ERPNext hỗ trợ quy trình số hóa từ khâu tạo báo giá, kiểm tra tồn kho, tính toán chiết khấu đến gửi email cho khách hàng. Nhờ đó, Nissin Shoji đã ghi nhận nhiều cải thiện rõ rệt: 

• Giảm 80% thao tác lặp lại: Nhân viên không cần nhập lại thông tin nhiều lần, giảm thiểu lỗi sai và tiết kiệm thời gian.
• Tự động tính toán tỷ suất lợi nhuận: Dựa trên giá vốn và giá bán, giúp phòng kinh doanh kiểm soát hiệu quả từng đơn hàng.
• Tăng năng suất – giảm áp lực: Loại bỏ công việc hành chính nhàm chán giúp nhân viên tập trung vào tư vấn và đàm phán khách hàng, cải thiện tinh thần làm việc và hiệu suất chung.

2.2. Đáp ứng nhu cầu báo giá phức tạp bằng tùy chỉnh chuyên sâu

Trong ngành phân phối B2B, báo giá không chỉ đơn thuần là một bảng giá — mà còn cần thể hiện điều khoản thanh toán, tỷ suất lợi nhuận, thời gian giao hàng, bảo hành… ERPNext mặc định chưa cung cấp đầy đủ các trường này, nhưng nhờ khả năng mở rộng, MBW Digital đã tùy chỉnh hệ thống để đáp ứng yêu cầu đặc thù của Nissin Shoji.

Trong ngành phân phối B2B, báo giá không chỉ đơn thuần là một bảng giá mà còn cần thể hiện đầy đủ các yếu tố quan trọng như điều khoản thanh toán, tỷ suất lợi nhuận, thời gian giao hàng, bảo hành… Mặc dù ERPNext ở trạng thái mặc định chưa cung cấp đủ các trường thông tin này, MBW Digital đã tận dụng khả năng mở rộng của hệ thống để tùy chỉnh phù hợp với yêu cầu đặc thù của Nissin Shoji. Những cải tiến đáng chú ý bao gồm việc bổ sung các trường thông tin quan trọng như điều kiện thanh toán, điều khoản giao hàng, giá vốn và tỷ suất lợi nhuận. Hệ thống còn tự động tính toán Gross Margin, giúp kiểm tra ngay khả năng sinh lời của từng đơn hàng ngay khi tạo báo giá, từ đó hỗ trợ việc xây dựng chiến lược giá hiệu quả. Bên cạnh đó, quy trình phê duyệt báo giá được kiểm soát chặt chẽ thông qua workflow, đảm bảo tính minh bạch và chất lượng trước khi gửi đến khách hàng. Nhờ những cải tiến này, ERPNext đã trở thành công cụ quản trị chiến lược giá toàn diện, không chỉ phục vụ tốt bộ phận kinh doanh mà còn tăng cường phối hợp hiệu quả với các phòng ban tài chính và điều hành.

Các cải tiến bao gồm:

• Thêm trường thông tin quan trọng như Điều kiện thanh toán, Điều khoản giao hàng, Giá vốn, Tỷ suất lợi nhuận,…
• Tự động tính Gross Margin: Hệ thống hỗ trợ kiểm tra ngay khả năng sinh lời của đơn hàng khi tạo báo giá, giúp đưa ra chiến lược giá phù hợp.
• Kiểm soát báo giá bằng workflow: Giúp quản lý phê duyệt theo cấp, đảm bảo chất lượng và tính minh bạch trước khi gửi tới khách hàng.

Kết quả là ERPNext trở thành công cụ quản trị chiến lược giá, không chỉ phục vụ bộ phận kinh doanh mà còn hỗ trợ phối hợp chặt chẽ với tài chính và điều hành.

2.3. Tự động hóa quy trình sau báo giá: Từ Sales Order đến hóa đơn

Sau khi báo giá được chấp nhận, hệ thống cho phép chuyển đổi thành Sales Order chỉ với một cú nhấp chuột. Quy trình vận hành liền mạch từ bán hàng, giao hàng đến kế toán được thiết lập tự động và đồng bộ hoàn toàn.

Lợi ích cụ thể:

• Dữ liệu liền mạch, không cần nhập lại: Tránh rủi ro sai sót do nhập thủ công, tăng tính chính xác của quy trình.
• Tự động tạo Delivery Note và Invoice: Rút ngắn thời gian xử lý, đảm bảo đơn hàng được thực hiện đúng tiến độ.
• Kiểm soát tồn kho chính xác theo thời gian thực: Giúp bộ phận kho chủ động trong việc chuẩn bị và xuất hàng.
• Quản lý dòng tiền hiệu quả: Các hóa đơn và công nợ được theo dõi chặt chẽ, hỗ trợ tài chính trong lập kế hoạch thu chi.
• Phân tích và báo cáo rõ ràng: Nhà quản lý dễ dàng truy cập các báo cáo hiệu quả bán hàng, lợi nhuận theo sản phẩm hoặc khách hàng để điều chỉnh chính sách kịp thời.

Với sự hỗ trợ từ MBW Digital, Nissin Shoji không chỉ ứng dụng thành công ERPNext trong quản lý báo giá mà còn biến module này thành công cụ chiến lược cho toàn bộ chuỗi hoạt động bán hàng. Việc số hóa quy trình, tùy chỉnh theo đặc thù và tự động hóa từ báo giá đến hóa đơn đã giúp doanh nghiệp giảm thiểu lỗi, tối ưu nguồn lực và tăng trưởng bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.

3. Kết luận

Tính năng báo giá trong ERPNext không chỉ đơn thuần là công cụ tạo và gửi báo giá, mà còn đóng vai trò quan trọng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. hệ thống không chỉ giúp kiểm soát tỷ suất lợi nhuận, mà còn tối ưu hóa quy trình bán hàng, cải thiện sự linh hoạt trong tiếp cận khách hàng và nâng cao hiệu quả công việc. Những tính năng bổ sung như tính toán tỷ suất lợi nhuận, điều chỉnh các điều khoản thanh toán và giao hàng đã giúp doanh nghiệp như Nissin Shoji tối ưu hóa quy trình báo giá, giảm thiểu sai sót và tăng cường sự chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng.

Đọc thêm: Dự án tư vấn và triển khai ERPNext tại Nissin Shoji – Lĩnh vực Bán buôn Dầu công nghiệp

Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, ERPNext cung cấp hệ thống quản trị toàn diện nâng cao hiệu quả bán hàng, từ việc tạo báo giá đến chuyển đổi thành đơn hàng. Không chỉ vậy, việc tích hợp và phân tích dữ liệu báo giá trong hệ thống còn giúp doanh nghiệp xác định chiến lược giá tối ưu, phân tích hành vi khách hàng và từ đó cải thiện chiến lược kinh doanh.

Việc ứng dụng ERPNext đã giúp các doanh nghiệp phân phối như Nissin Shoji, tạo ra lợi thế cạnh tranh, đảm bảo sự chính xác, minh bạch và nhất quán trong quy trình báo giá, đồng thời rút ngắn chu kỳ bán hàng. ERPNext không chỉ là một công cụ, mà là một giải pháp chiến lược giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và duy trì sự cạnh tranh trong môi trường kinh doanh đầy thách thức hiện nay.

MBW Digital – Đối tác chiến lược, đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trong hành trình số hóa với ERPNext. Với gần 10 năm kinh nghiệm và đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi tự hào là đơn vị tiên phong trong việc triển khai ERPNext tại Việt Nam. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay qua hotline: 0983 492 716