Trong thời đại mà quyết định mua hàng diễn ra gần như ngay lập tức, tốc độ phản hồi của doanh nghiệp có thể là yếu tố quyết định. Một báo giá thiếu chuyên nghiệp, gửi đến muộn hoặc sai lệch so với chính sách giá có thể khiến khách hàng chuyển sang đối thủ mà không cần đắn đo. ERPNext không chỉ đơn thuần giúp doanh nghiệp tạo báo giá nhanh hơn, mà còn mang đến một quy trình thông minh – nơi mọi dữ liệu về giá, tồn kho, chiết khấu và lịch sử giao dịch đều được đồng bộ tự động. Điều này giúp đội ngũ kinh doanh không chỉ rút ngắn thời gian xử lý báo giá mà còn đưa ra các mức giá chính xác, linh hoạt theo từng đối tượng khách hàng. Vậy ERPNext tối ưu quy trình báo giá như thế nào? 

1. Thách thức trong quy trình báo giá của doanh nghiệp thương mại

Các doanh nghiệp thương mại và bán hàng trung gian thường đối mặt với nhiều thách thức trong quy trình báo giá. Không chỉ cần đảm bảo mức giá hợp lý, họ còn phải quản lý dữ liệu lịch sử, khảo sát giá thị trường, thương lượng với nhà cung cấp và khách hàng nhằm tối ưu hóa lợi nhuận. Những khó khăn thường gặp bao gồm:

• Chậm trễ trong báo giá: Không có hệ thống tự động nhận diện sản phẩm đã bán, doanh nghiệp phải tra cứu thủ công lịch sử giao dịch, gây mất thời gian.
• Khó quản lý giá nhập: Thu thập và so sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp mất thời gian, dễ nhầm lẫn.
• Thiếu công cụ phân tích lợi nhuận: Không có tính năng tự động tính toán tỷ suất lợi nhuận, doanh nghiệp khó đưa ra mức giá cạnh tranh.
• Quản lý đấu thầu kém hiệu quả: Thiếu hệ thống theo dõi đàm phán giá với nhà cung cấp và khách hàng, dễ mất kiểm soát.
• Dữ liệu không đồng bộ: Báo giá, đơn hàng, tồn kho và tài chính phân tán, gây sai sót trong quyết định kinh doanh.

Những thách thức trên có thể được giải quyết thông qua ERPNext – nền tảng quản lý doanh nghiệp mã nguồn mở giúp tự động hóa quy trình báo giá. ERPNext cung cấp công cụ giúp doanh nghiệp tra cứu lịch sử báo giá, quản lý yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp, phân tích lợi nhuận, theo dõi quy trình đấu thầu và đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận.

2. Quy trình tạo và quản lý báo giá trong doanh nghiệp thương mại

Quy trình báo giá là một trong những hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì quan hệ với khách hàng, tối ưu chi phí và nâng cao lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu không được quản lý hiệu quả, quá trình này có thể trở thành một điểm nghẽn gây trì hoãn và ảnh hưởng đến doanh thu. Hãy cùng tìm hiểu cách một doanh nghiệp thương mại thường thực hiện báo giá và những khó khăn đi kèm trước khi xem xét giải pháp tối ưu hóa bằng ERPNext.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu báo giá từ khách hàng

Khách hàng liên hệ với doanh nghiệp thông qua các kênh như email, điện thoại hoặc website để yêu cầu báo giá cho một hoặc nhiều sản phẩm/dịch vụ. Bộ phận kinh doanh tiếp nhận thông tin và tiến hành xử lý.

Bước 2: Kiểm tra lịch sử giao dịch và giá cả thị trường

Doanh nghiệp cần tra cứu các giao dịch trước đó để xác định:

• Sản phẩm đã từng được bán chưa, nếu có thì giá bán gần nhất là bao nhiêu?
• Giá nhập hàng từ nhà cung cấp là bao nhiêu, có sự thay đổi nào so với trước không?
• Tình hình giá cả trên thị trường hiện tại ra sao?

Bước 3: Liên hệ nhà cung cấp để lấy báo giá nhập hàng

Nếu sản phẩm chưa có trong danh mục hoặc giá nhập thay đổi, doanh nghiệp sẽ liên hệ các nhà cung cấp để yêu cầu báo giá mới. Quá trình này thường mất nhiều thời gian vì cần thu thập, so sánh và đàm phán để có mức giá nhập tối ưu.

Bước 4: Tính toán giá bán và đề xuất báo giá cho khách hàng

Dựa trên giá nhập từ nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ tính toán giá bán dựa trên:

• Chi phí đầu vào (giá nhập, phí vận hành, thuế…)
• Mức lợi nhuận mong muốn
• Giá thị trường và mức độ cạnh tranh

Bước 5: Soạn thảo và gửi báo giá cho khách hàng

Sau khi có mức giá phù hợp, bộ phận kinh doanh sẽ tạo báo giá bằng phần mềm văn bản hoặc file Excel, sau đó gửi qua email hoặc các kênh liên lạc khác.

Bước 6: Theo dõi phản hồi và điều chỉnh báo giá (nếu cần)

Nếu khách hàng yêu cầu điều chỉnh hoặc thương lượng giá, doanh nghiệp sẽ cập nhật báo giá và gửi lại.

Bước 7: Xác nhận đơn hàng và chuyển sang quy trình bán hàng

Khi khách hàng đồng ý với báo giá, doanh nghiệp sẽ chuyển báo giá thành đơn hàng chính thức và tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình bán hàng.

3. Giải pháp ERPNext trong quản lý báo giá

Để giải quyết các vấn đề trên, ERPNext cung cấp một hệ thống quản lý báo giá mạnh mẽ với các tính năng chuyên sâu như: 

• Tự động nhận diện sản phẩm đã từng bán (Module Sales): Hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu lịch sử giao dịch, đề xuất giá bán cũ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
• Quản lý yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp (Module Purchasing – RFQ): Cho phép tự động gửi yêu cầu báo giá đến nhiều nhà cung cấp, thu thập phản hồi và hiển thị so sánh ngay trên hệ thống, hỗ trợ lựa chọn nhà cung cấp.
• Ghi nhận và so sánh giá nhà cung cấp (Supplier Quotation): Lưu trữ báo giá từ nhiều nhà cung cấp hỗ trợ hoạt động phân tích và đưa ra quyết định chính xác về nguồn hàng nhập.
• Tính toán giá bán và tỷ suất lợi nhuận (Pricing Rule): Hệ thống tự động tính toán giá bán dựa trên chi phí đầu vào, chi phí vận hành, lợi nhuận mong muốn và mức giá thị trường.
• Quản lý đấu thầu và thương lượng giá (Supplier Quotation): Ghi nhận quá trình đàm phán, giúp doanh nghiệp theo dõi lịch sử làm việc với từng nhà cung cấp, đảm bảo tính minh bạch trong việc điều chỉnh giá.
• Tự động hóa báo giá và chuyển đổi đơn hàng (Quotation & Sales Order): Tạo báo giá và khi báo giá được chấp nhận, hệ thống có thể tự động chuyển đổi thành đơn hàng (Sales Order.
• Đồng bộ dữ liệu với các bộ phận khác: ERPNext giúp đồng bộ báo giá với kho vận, kế toán và quản lý khách hàng, đảm bảo dữ liệu luôn cập nhật, giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác hơn.

4. Lợi ích khi triển khai ERPNext số hóa toàn bộ hoạt động mua – bán hàng của doanh nghiệp 

Ngoài tính năng quản lý báo giá, ERPNext cung cấp các Module chuyên sâu về mua hàng – Bán hàng giúp các doanh nghiệp thương mại tự động hóa quy trình từ việc tạo yêu cầu mua hàng, so sánh báo giá, đặt hàng từ nhà cung cấp đến việc xử lý đơn hàng bán, theo dõi giao hàng và quản lý kho thường gặp nhiều sai sót nếu không có hệ thống hỗ trợ. 

Module mua hàng trên ERPNext bao gồm các tính năng:

• Tạo và phê duyệt yêu cầu mua hàng (Purchase Request): Khi có nhu cầu mua hàng, nhân viên có thể tạo yêu cầu mua hàng trực tiếp trên hệ thống, điền thông tin sản phẩm cần mua, số lượng và lý do mua hàng. Yêu cầu này có thể được gửi đến cấp quản lý để phê duyệt, giúp kiểm soát ngân sách và tránh mua sắm lãng phí.
• Tự động gửi yêu cầu báo giá (Request for Quotation – RFQ) đến nhà cung cấp: ERPNext cho phép doanh nghiệp gửi RFQ đến nhiều nhà cung cấp cùng lúc, từ đó tiết kiệm thời gian và dễ dàng so sánh giá cả, điều kiện giao hàng trước khi ra quyết định.
• Quản lý báo giá nhà cung cấp (Supplier Quotation Management): Các báo giá từ nhà cung cấp được hệ thống lưu trữ và hiển thị dưới dạng danh sách, doanh nghiệp có thể dễ dàng so sánh, lựa chọn nhà cung cấp có giá tốt nhất, điều khoản hợp lý nhất.
• Tạo và quản lý đơn đặt hàng mua (Purchase Order – PO): Khi quyết định mua hàng từ nhà cung cấp, hệ thống tự động tạo đơn đặt hàng với đầy đủ thông tin về số lượng, giá cả, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán. PO có thể được gửi trực tiếp cho nhà cung cấp qua email ngay trên hệ thống.
• Nhập kho và kiểm tra chất lượng hàng hóa: Khi hàng được giao đến, hệ thống hỗ trợ quy trình kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa. Nếu đạt yêu cầu, nhân viên có thể xác nhận nhập kho, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho và ghi nhận công nợ với nhà cung cấp.
• Tích hợp quản lý công nợ phải trả (Accounts Payable): Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn, hệ thống tự động đối chiếu với đơn hàng đã đặt và hàng đã nhận.

Nhờ những tính năng này, quy trình mua hàng của doanh nghiệp trở nên minh bạch, giúp tiết kiệm chi phí, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng mà không bị thiếu hụt hoặc dư thừa.

Module bán hàng trên ERPNext bao gồm các tính năng:

• Tạo báo giá chuyên nghiệp (Quotation Management): Khi khách hàng yêu cầu báo giá, nhân viên kinh doanh có thể tạo báo giá nhanh chóng trên hệ thống, tự động điền thông tin sản phẩm, giá bán, chiết khấu theo từng loại khách hàng. Báo giá có thể được gửi ngay cho khách hàng qua email với mẫu PDF chuyên nghiệp.
• Quản lý đơn hàng bán (Sales Order – SO): Khi khách hàng đồng ý với báo giá, ERPNext hỗ trợ tự động chuyển đổi báo giá thành đơn hàng bán (SO), giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu và tránh sai sót.
• Kiểm tra hàng tồn kho trước khi xác nhận đơn hàng: Hệ thống tự động kiểm tra số lượng tồn kho trước khi xác nhận đơn hàng để đảm bảo có đủ hàng để giao cho khách. Nếu hàng không đủ, ERPNext sẽ thông báo để nhân viên có phương án bổ sung hàng kịp thời.
• Xuất kho và theo dõi giao hàng (Delivery Note): Sau khi đơn hàng được duyệt, hệ thống hỗ trợ xuất kho, tạo phiếu giao hàng và cập nhật trạng thái để theo dõi.
• Tạo hóa đơn và quản lý công nợ khách hàng: Khi đơn hàng hoàn tất, hệ thống tự động tạo hóa đơn bán hàng và ghi nhận công nợ khách hàng.
• Theo dõi hiệu suất bán hàng và doanh thu: ERPNext cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu, hiệu suất từng nhân viên kinh doanh, sản phẩm bán chạy, tỷ lệ chuyển đổi báo giá thành đơn hàng để doanh nghiệp có chiến lược kinh doanh hợp lý.

Đặc biệt với các doanh nghiệp có hoạt động bán hàng đa kênh (website, sàn TMĐT, bán lẻ tại cửa hàng, bán hàng qua kênh phân phối,…), ERPNext giúp đồng bộ dữ liệu đơn hàng, bán hàng từ mọi kênh đổ về trên hệ thống quản lý đơn hàng của ERPNext. 

Với ERPNext, CEO có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh trên toàn doanh nghiệp, giải quyết vấn đề sai sót trong tổng hợp số liệu. Đặc biệt kho hàng hóa được trừ tồn realtime giúp phản ánh chính xác tình trạng hàng tồn, sức bán và hỗ trợ mua hàng sớm nhằm đáp ứng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

5. Kết luận

Việc tích hợp quy trình báo giá vào ERPNext giúp doanh nghiệp thương mại giảm thời gian xử lý, tối ưu hóa lợi nhuận và tăng khả năng cạnh tranh. Với hệ thống tự động hóa này, doanh nghiệp có thể phản hồi khách hàng nhanh chóng, quản lý nhà cung cấp hiệu quả và ra quyết định chính xác hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp các vấn đề về quản lý báo giá, liên hệ ngay với MBW Digital để được tư vấn chi tiết về cách triển khai ERPNext và cải thiện hiệu suất kinh doanh của bạn. Đừng để quy trình báo giá thủ công làm chậm bước tiến của bạn trên thị trường!