Chuyển đổi số không còn là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu tất yếu. Việc ứng dụng hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả từ sản xuất, chuỗi cung ứng đến tài chính và phân phối. Tuy nhiên đối với ngành nông nghiệp, chuyển đổi số diễn ra như thế nào? Kiên Thịnh, một doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực này, đã lựa chọn ERPNext để số hóa toàn bộ quy trình, nâng cao năng suất và tối ưu vận hành. Hành trình chuyển đổi số này mang đến những bài học thực tế về cách ERPNext giúp doanh nghiệp nông nghiệp thích ứng với thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh.

1. 5 xu hướng chuyển đổi số ngành Nông nghiệp

Khi một công ty nông nghiệp bắt đầu áp dụng chuyển đổi số, họ sẽ phải đối mặt với rất nhiều yếu tố tạo ra sự thay đổi lớn trong quy trình vận hành và chiến lược kinh doanh. Tuy nhiên, những xu hướng nào có thể được áp dụng để cải thiện hiệu quả sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa dịch vụ khách hàng?

1.1 Xây dựng hệ sinh thái nông nghiệp số

Trong bối cảnh ngành nông nghiệp ngày càng phát triển, việc vận hành doanh nghiệp một cách rời rạc giữa các phòng ban như sản xuất, tài chính, nhân sự, và phân phối sẽ gây ra nhiều bất cập. Tình trạng phân mảnh thông tin khiến dữ liệu không được cập nhật đồng nhất, dẫn đến sai sót trong quá trình ra quyết định và làm chậm quy trình vận hành. Ví dụ, bộ phận sản xuất không nắm được thông tin tồn kho từ bộ phận kho vận, gây dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ sinh thái nông nghiệp số, nơi toàn bộ dữ liệu từ các phòng ban được thu thập và quản lý tập trung. Nhờ đó, thông tin được liên kết chặt chẽ, giảm thiểu sai lệch và hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, việc kết nối quy trình từ sản xuất đến phân phối sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành, giảm thất thoát và nâng cao hiệu quả sản xuất.

1.2 Ứng dụng AI và phân tích dữ liệu (Big Data) trong Quản lý Sản xuất

Ngành nông nghiệp chịu tác động lớn từ các yếu tố ngoại cảnh như thời tiết, dịch bệnh và biến động thị trường. Điều này khiến việc dự báo sản lượng và lập kế hoạch sản xuất gặp nhiều khó khăn. Nếu không có công cụ hỗ trợ phân tích dữ liệu, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro như sản xuất dư thừa, gây lãng phí tài nguyên hoặc không đáp ứng đủ nhu cầu thị trường. Do đó, việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào quản lý sản xuất giúp doanh nghiệp phân tích khối lượng dữ liệu khổng lồ từ cảm biến môi trường, thiết bị IoT, và dữ liệu thời tiết. AI có thể dự đoán chính xác sản lượng mùa vụ, phát hiện sớm sâu bệnh, và tối ưu hóa quy trình gieo trồng. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và tận dụng tối đa tài nguyên, nâng cao năng suất và giảm chi phí sản xuất.

1.3 Tự động hóa quản lý Kho vận và vận chuyển

Quản lý kho vận trong ngành nông nghiệp đòi hỏi sự chính xác cao do đặc thù sản phẩm dễ hỏng và yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt. Tuy nhiên, các phương pháp quản lý thủ công thường không đảm bảo tính chính xác, dễ dẫn đến thất thoát hoặc tồn đọng hàng hóa. Bên cạnh đó, việc kiểm soát chuỗi cung ứng cũng gặp nhiều thách thức khi dự báo sai nhu cầu thị trường, gây ra tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng tồn kho, làm lãng phí nguồn lực và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Để khắc phục những hạn chế này, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp quản lý chuỗi cung ứng thông minh nhằm kiểm soát hàng tồn kho theo thời gian thực, tối ưu hóa vận chuyển và giảm thiểu thất thoát. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo nguồn cung ổn định mà còn linh hoạt thích ứng với biến động thị trường, nâng cao hiệu quả vận hành và khả năng cạnh tranh.

1.4 Số hóa quản lý Tài chính và Chi phí

Ngành nông nghiệp hãy gặp biến động lớn về chi phí sản xuất, giá nguyên liệu và nhu cầu thị trường. Việc quản lý tài chính thủ công dễ dẫn đến sai sót, thiếu minh bạch, gây khó khăn trong việc kiểm soát chi phí và lập kế hoạch tài chính. Do đó, doanh nghiệp cần sử dụng các giải pháp quản lý tài chính tự động để kiểm soát dòng tiền, phân tích chi phí và lập kế hoạch tài chính hiệu quả. Hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí từng khâu sản xuất, tối ưu hóa nguồn vốn và đảm bảo dòng tiền luôn ổn định. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng lập kế hoạch tài chính dài hạn, phân bổ nguồn vốn hợp lý và thu hút nhà đầu tư.

1.5 Phát triển kênh bán hàng đa kênh và tiếp cận khách hàng

Phụ thuộc vào các kênh bán hàng truyền thống như đại lý, chợ đầu mối khiến doanh nghiệp khó mở rộng thị trường và tiếp cận khách hàng mới. Trong khi đó, xu hướng mua sắm trực tuyến ngày càng phát triển. Tuy nhiên, việc mở rộng sang các kênh bán hàng trực tuyến đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống quản lý đồng bộ để kiểm soát đơn hàng, tồn kho và chăm sóc khách hàng. Áp dụng các giải pháp quản lý bán hàng đa kênh giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp dữ liệu từ nhiều nền tảng như website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ mở rộng thị trường mà còn tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, đảm bảo trải nghiệm mua sắm liền mạch cho khách hàng.

Chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trong bối cảnh thị trường ngày càng biến động. Việc xây dựng hệ sinh thái số giúp kết nối dữ liệu giữa các phòng ban, giảm sai sót và tăng hiệu quả ra quyết định. Đồng thời, ứng dụng AI và phân tích dữ liệu lớn giúp doanh nghiệp dự báo chính xác sản lượng, kiểm soát rủi ro và tối ưu hóa tài nguyên. Quản lý kho vận tự động, số hóa tài chính và phát triển kênh bán hàng đa nền tảng cũng là những xu hướng quan trọng giúp doanh nghiệp thích ứng linh hoạt và tối ưu chi phí. Để triển khai hiệu quả các chiến lược này, một hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc đồng bộ và quản lý toàn diện các quy trình nông nghiệp. 

2. Tổng quan về ERP trong chuyển đổi số ngành nông nghiệp 

Từ những xu hướng chuyển đổi số ngành Nông nghiệp có thể thấy việc áp dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) có thể giải quyết được nhiều vấn đề phức tạp như quản lý chuỗi cung ứng, dự báo sản xuất, tối ưu hóa tài chính và nguồn lực, từ đó tạo ra một hệ sinh thái nông nghiệp số thông minh. Cụ thể:

2.1 Giải pháp Quản lý Tài chính & Hoặc định nguồn lực (ERP)

Đối với ngành nông nghiệp, do tính chất thay đổi theo mùa vụ hoặc điều kiện thời tiết, các doanh nghiệp đặt trọng tâm trong việc kiểm soát tài chính không chỉ cần sự chính xác mà còn phải linh hoạt. Đây là lý do tại sao các giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning) trở nên quan trọng.

Hệ thống ERP cung cấp các phân hệ kế toán và tài chính chuyên biệt giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết các hoạt động tài chính như thu chi, công nợ, và các giao dịch tài chính khác. Việc tự động hóa các quy trình kế toán như ghi nhận hóa đơn, lập báo cáo tài chính và theo dõi dòng tiền giúp giảm thiểu sai sót trong công tác kế toán, đồng thời tạo ra các báo cáo tài chính minh bạch và chính xác. Ngoài các phân hệ kế toán cơ bản, hệ thống ERP còn tích hợp các chức năng quản lý công nợ, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý các khoản phải thu, phải trả. 

Một điểm đáng chú ý là ERP còn có khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán khác thông qua API mở. Điều này mang lại sự linh hoạt cao cho doanh nghiệp trong việc sử dụng các phần mềm kế toán đã có sẵn hoặc kết nối với các hệ thống tài chính bên ngoài. API mở giúp doanh nghiệp dễ dàng đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống và duy trì tính liên kết chặt chẽ giữa các phần mềm quản lý tài chính mà không cần phải thay đổi toàn bộ hệ thống. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính mà không gặp phải các vấn đề về tích hợp hệ thống, đảm bảo tính hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

2.2 Giải pháp Quản lý Thu mua và Đối tác (Procurement Management)

Việc quản lý thu mua và đối tác giúp duy trì nguồn cung ổn định và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Do đó, việc áp dụng hệ thống ERP không chỉ đơn thuần là tự động hóa quy trình đặt hàng hay theo dõi đơn hàng mà còn giúp doanh nghiệp quản lý thông tin chi tiết của nhà cung cấp. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá và lựa chọn đối tác phù hợp với các tiêu chí của mình. 

Không chỉ vậy, doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý hợp đồng mua bán một cách minh bạch, các điều khoản hợp đồng luôn được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo thực hiện đúng hạn, giảm thiểu tối đa các rủi ro trong quá trình hợp tác với nhà cung cấp. Đồng thời, việc tự động hóa quy trình thu mua giúp giảm bớt sai sót thủ công và tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng. Thông qua các dữ liệu đã được cung cấp, ERP hỗ trợ xây dựng các chỉ số đánh giá hiệu suất (KPI) cho hoạt động thu mua, giúp doanh nghiệp dễ dàng đo lường hiệu quả hợp tác với các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và chi phí. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp không ngừng cải thiện quy trình thu mua, lựa chọn đối tác phù hợp và nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường.

2.3 Giải pháp Quản lý Kho hàng

Do đặc thù của nông sản dễ hỏng và yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt, quản lý kho cần được thực hiện chính xác và tối ưu. Hệ thống quản lý kho hiện đại cho phép doanh nghiệp theo dõi tồn kho theo thời gian thực, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng với số lượng phù hợp. Các tính năng như kiểm soát tồn kho, quản lý vị trí lưu trữ, dự báo nhu cầu hàng hóa và giám sát hạn sử dụng không chỉ giúp tối ưu không gian lưu kho mà còn giảm thiểu chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Ngoài ra, ERPNext hỗ trợ phân loại và sắp xếp hàng hóa theo các tiêu chí cụ thể như thời gian bảo quản hay mức độ tươi mới. Quy trình lấy hàng cũng được tự động hóa từ khâu tạo lệnh, xác nhận đơn hàng đến việc theo dõi và kiểm soát quá trình xuất kho. 

Quản lý kho và lấy hàng liên kết chặt chẽ và bổ trợ lẫn nhau. Thông tin chính xác từ hệ thống giúp việc lấy hàng diễn ra nhanh chóng và chính xác. Ngược lại, khi hàng được xuất kho, hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn, đảm bảo dữ liệu luôn đồng bộ. Đồng thời, phản hồi từ quá trình lấy hàng cũng giúp phát hiện kịp thời các sai lệch, từ đó điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình nhập xuất kho hiệu quả hơn.

2.4 Giải pháp tối ưu hóa Quản lý Bán hàng 

Hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa toàn diện quy trình bán hàng bằng cách tự động hóa từ khâu tạo đơn, xác nhận đến theo dõi thanh toán và vận chuyển. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát trạng thái đơn hàng, đảm bảo sản phẩm được giao đúng hạn, đúng số lượng, giảm thiểu sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bên cạnh đó, ERP tích hợp công cụ quản lý thông tin khách hàng (CRM), giúp bộ phận kinh doanh thiết lập các chương trình bán hàng, khuyến mãi hiệu quả và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Đối với ngành nông nghiệp, đặc thù sản phẩm dễ hỏng đòi hỏi quy trình xuất hàng phải diễn ra nhanh chóng và chính xác. ERP giúp tự động hóa toàn bộ khâu xuất kho, từ lập phiếu xuất, đối chiếu hàng tồn đến tạo lệnh giao hàng và giám sát quá trình vận chuyển. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế tối đa sai sót trong khâu đóng gói, giao nhận và tối ưu hóa thời gian xử lý cho nhân viên kho.

Sự kết nối chặt chẽ giữa quản lý bán hàng và xuất hàng trên nền tảng ERP tạo nên quy trình vận hành xuyên suốt, từ lúc tiếp nhận đơn hàng đến khi giao sản phẩm đến tay khách hàng. Hệ thống tự động kiểm tra tồn kho và xây dựng kế hoạch xuất hàng phù hợp, giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm sai sót trong giao nhận và tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa.

3. Case study: Kinh nghiệm triển khai ERPNext số hóa toàn diện ngành Nông nghiệp – Câu chuyện thành công của Kiên Thịnh

3.1 Nông nghiệp Kiên Thịnh và những vấn đề khó tháo gỡ

Công ty TNHH Thương mại Nông nghiệp Kiên Thịnh hoạt động chủ yếu trong ngành nông sản, với mục tiêu cung cấp các sản phẩm nông sản sạch và an toàn cho thị trường trong nước và quốc tế. Doanh nghiệp đang phát triển các mô hình nông nghiệp thông minh, ứng dụng công nghệ trong sản xuất và quản lý. Điều này giúp Kiên Thịnh đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và bảo vệ môi trường. 

Khách hàng của Kiên Thịnh là các doanh nghiệp, hoặc cửa hàng bán buôn trong việc phân phối sản phẩm nông sản. Mô hình này chủ yếu phục vụ các đối tác lớn như các nhà phân phối nông sản, chuỗi siêu thị, và các cửa hàng bán lẻ lớn trong và ngoài nước. Việc hợp tác với các đối tác này giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống phân phối rộng khắp, từ đó gia tăng khả năng tiếp cận và mở rộng thị trường.

Trước khi triển khai ERPNext, Kiên Thịnh gặp nhiều khó khăn trong công tác quản trị doanh nghiệp do chưa áp dụng bất kỳ phần mềm hỗ trợ nào. Mọi hoạt động đều được ghi chép thủ công, gây ra nhiều hạn chế trong việc quản lý, tối ưu hóa quy trình và mở rộng hoạt động kinh doanh. Cụ thể:

• Quản lý hệ thống: Hệ thống hiện tại chưa đáp ứng phân quyền cho các tài khoản khiến Công ty TNHH Thương mại Nông nghiệp Kiên Thịnh khó kiểm soát và gây ra rủi ro bảo mật khi các thông tin quan trọng của công ty có thể bị tiết lộ hoặc sửa đổi bởi những người không có quyền truy cập phù hợp.
• Quản lý CRM: Doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình quản lý thông tin, tín dụng và công nợ khách hàng, làm ảnh hưởng tới quá trình giao hàng, dễ dẫn tới việc không cung cấp dịch vụ hoặc hỗ trợ tốt, từ đó làm mất lòng tin của khách hàng.
• Quản lý kho: Kiên Thịnh sử dụng excel để quản lý tình trạng đơn hàng, điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề tiêu cực như: mất kiểm soát về lượng hàng tồn kho, không biết chính xác các mặt hàng đang có trong kho và số lượng tồn kho; mất mát hoặc thất thoát hàng hoá do việc không biết rõ về tình trạng và vị trí của từng mặt hàng trong kho; mất nhiều thời gian và công sức, và dễ gây ra sai sót. Điều này có thể làm giảm hiệu suất làm việc và tăng chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
• Quản lý mua hàng, bán hàng: Hiện hệ thống cũ không có khả năng phát triển tính năng mới theo các chương trình và cách thức quản lý bán hàng/mua hàng mới. Không có mobile app và không sử dụng trên các nền tảng web, thiết bị khác nhau được.
• Quản lý công nợ: Không áp dụng phần mềm quản lý phù hợp dẫn tới tình trạng mất kiểm soát công nợ của khách hàng, đặc biệt là khi có một số lượng lớn các hóa đơn phải thu. Từ đó, khiến việc thu hồi công nợ tốn nhiều thời gian và công sức, đồng thời cũng dễ gây ra sai sót và mất mát dữ liệu.
• Khó khăn trong việc mở rộng và phát triển: Kiên Thịnh thiếu một nền phần mềm quản trị doanh nghiệp gây ra rủi ro cho việc mở rộng và phát triển doanh nghiệp. 

Đọc thêm: Nông nghiệp Kiên Thịnh triển khai hệ thống ERPNext cho quản trị doanh nghiệp 

3.2 Yêu cầu chuyển đổi số cụ thể của nông nghiệp Kiên Thịnh

Việc quản lý vận hành thủ công gây ra nhiều khó khăn, vì vậy Kiên Thịnh quyết định chuyển đổi sang sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp. Mục tiêu cốt lõi không chỉ tự động hóa từng công đoạn mà còn tích hợp đồng bộ tất cả hoạt động trên một nền tảng duy nhất, tạo sự liên kết chặt chẽ và hiệu quả trong toàn bộ hệ thống. Cụ thể:

Tự động hóa Quy trình Bán hàng và Giao nhận

Quy trình bán hàng và giao nhận gặp nhiều khó khăn, việc cập nhật đơn hàng và điều phối giữa nhân viên thị trường và công ty chậm trễ, dễ xảy ra sai sót. Do đó, Kiên Thịnh mong muốn một hệ thống giúp tự động hóa quy trình từ việc tạo đơn hàng, xác nhận đơn hàng, lên lịch giao hàng đến theo dõi trạng thái của đơn hàng. Và phần mềm cần phải đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận liên quan nhằm xử lý yêu cầu nhanh chóng và chính xác, đồng thời cập nhật trạng thái theo thời gian thực.

Quản lý Tồn kho và Chi phí hiệu quả

Là một doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại mặt hàng, Kiên Thịnh gặp phải nhiều vấn đề trong việc kiểm soát hàng tồn kho. Do đó, họ yêu cầu hệ thống có thể theo dõi chính xác tình trạng tồn kho theo thời gian thực, quản lý chi phí vận hành chặt chẽ và hạn chế lãng phí nguồn lực. Ngoài ra, cần kiểm soát quy trình nhập/xuất kho để tránh thất thoát hàng hóa.

Liên tục cập nhật số liệu bán hàng để linh hoạt điều chỉnh kế hoạch

Công ty TNHH Thương mại Nông nghiệp Kiên Thịnh yêu cầu một phần mềm giúp doanh nghiệp cập nhật dữ liệu bán hàng liên tục, tạo báo cáo doanh số chi tiết theo từng khu vực, nhân viên để đánh giá hiệu quả kinh doanh và điều chỉnh kế hoạch phù hợp. Dựa vào những số liệu thực tế, doanh nghiệp có thể phân tích xu hướng thị trường để đưa ra các quyết định linh hoạt trong chiến lược kinh doanh.

3.3 Dự án triển khai ERPNext – Quyết tâm đổi mới vận hành từ trong ra ngoài 

Để đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số và tối ưu hóa quy trình quản trị, Kiên Thịnh đã lựa chọn ERPNext làm nền tảng quản lý doanh nghiệp toàn diện. Hệ thống không chỉ tích hợp tất cả các hoạt động từ quản lý kho, bán hàng, sản xuất, mua hàng đến nhân sự, mà còn được thiết kế tùy biến phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp. Với lộ trình triển khai chia thành hai giai đoạn – từ cài đặt và vận hành các phân hệ cơ bản đến nâng cấp và tùy chỉnh theo yêu cầu, ERPNext hứa hẹn sẽ mang lại một hệ thống quản trị thống nhất, đồng bộ và hiệu quả. Dưới đây là phân tích chi tiết về từng giai đoạn triển khai nhằm đảm bảo giải pháp được áp dụng thành công và tối đa hóa lợi ích cho Kiên Thịnh.

Dự án triển khai ERPNext cho Kiên Thịnh được chia thành hai giai đoạn chính, nhằm đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra hiệu quả và phù hợp với nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Giai đoạn đầu tiên tập trung vào việc triển khai các phân hệ cốt lõi như quản lý kho và kênh phân phối, quản lý mua hàng và sản xuất gia công, cùng với các chức năng quản lý nhân sự bao gồm thanh toán và lương. Đây là nền tảng để tự động hóa và đồng bộ hóa các quy trình hoạt động chính, giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất. Trong giai đoạn thứ hai, hệ thống sẽ được tùy chỉnh và nâng cấp để đáp ứng các yêu cầu đặc thù hơn. Các mẫu in như phiếu mua hàng, phiếu xuất kho, chứng từ kế toán sẽ được thiết kế riêng, đồng thời dashboard quản trị sẽ hiển thị các chỉ số tài chính, doanh thu, nợ phải thu, nợ phải trả và hàng tồn kho theo thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống cũng được nâng cấp với các chức năng tính toán chi phí gia công và vận chuyển, bổ sung bảng lương rút gọn, và tích hợp chương trình khuyến mãi linh hoạt. Dự án không chỉ giúp Kiên Thịnh thay đổi cách quản lý từ thủ công sang số hóa mà còn xây dựng một nền tảng quản trị mạnh mẽ và hiệu quả, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai.

Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ cơ bản 

1.1. Triển khai phân hệ Kho và SFA (Sales Force Automation)

• Quản lý kho:
  Phân hệ quản lý kho của ERPNext được thiết kế để giúp Kiên Thịnh tự động hóa toàn bộ quy trình vận hành trong kho hàng. Trước đây, việc theo dõi lượng hàng tồn kho thủ công dễ dẫn đến sai sót, gây ra thất thoát hoặc dư thừa. ERPNext cung cấp tính năng theo dõi tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện và chính xác về lượng hàng hóa trong kho. Hệ thống còn hỗ trợ kiểm soát luân chuyển hàng hóa bằng cách ghi nhận đầy đủ các hoạt động nhập, xuất, điều chuyển hàng giữa các kho, từ đó đảm bảo tính minh bạch và truy xuất dữ liệu dễ dàng. Đặc biệt, đối với ngành nông nghiệp, việc quản lý hạn sử dụng hàng hóa là rất quan trọng. ERPNext tích hợp cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hạn, giúp tối ưu hóa vòng đời sản phẩm và giảm thiểu rủi ro hàng hỏng.
• Quản lý kênh phân phối (SFA):
  Hệ thống SFA trong ERPNext cung cấp công cụ giúp giám sát hiệu suất làm việc của nhân viên thị trường một cách chi tiết. Mỗi đơn hàng từ thị trường được cập nhật trực tiếp lên hệ thống, đồng bộ với kho hàng để lập kế hoạch giao hàng chính xác hơn. ERPNext còn hỗ trợ tối ưu hóa tuyến đường giao hàng, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và cải thiện hiệu quả làm việc. Đồng thời, cấp quản lý có thể truy cập các báo cáo chi tiết về doanh số bán hàng theo thời gian thực, từ đó đưa ra quyết định chiến lược nhanh chóng và hiệu quả.

1.2. Triển khai phân hệ Mua hàng và Sản xuất

• Quản lý mua hàng:
  Phân hệ mua hàng trong ERPNext giúp tự động hóa quy trình từ khi tạo yêu cầu mua sắm đến khi thanh toán cho nhà cung cấp. Các yêu cầu mua hàng từ nhân viên hoặc bộ phận liên quan được tự động chuyển đến nhà cung cấp để phê duyệt, giảm thiểu thời gian chờ đợi. Hệ thống cũng lưu trữ và phân tích dữ liệu của các nhà cung cấp, hỗ trợ Kiên Thịnh đánh giá đối tác dựa trên các tiêu chí như giá cả, thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ lâu dài với những nhà cung cấp uy tín, đồng thời tối ưu hóa chi phí mua hàng.
• Quản lý sản xuất gia công:
  Trong sản xuất gia công, ERPNext hỗ trợ Kiên Thịnh lập kế hoạch sản xuất dựa trên dữ liệu tồn kho và đơn hàng đã nhận. Hệ thống ghi nhận chi tiết việc sử dụng nguyên vật liệu, lượng tồn dư và lãng phí, giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả chi phí sản xuất. Một điểm nổi bật là ERPNext có thể tổng hợp và tính toán tất cả các chi phí liên quan đến sản xuất, bao gồm cả chi phí vận chuyển và gia công, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng và đầy đủ hơn về hiệu quả hoạt động sản xuất.

1.3. Triển khai phân hệ Nhân sự

• Quản lý thanh toán:
  ERPNext tự động hóa toàn bộ quy trình thanh toán cho nhân viên, từ việc tạo đề nghị tạm ứng đến thanh toán cuối kỳ. Hệ thống cho phép lưu trữ các giao dịch chi tiết, giúp doanh nghiệp minh bạch hóa thông tin và kiểm soát tài chính hiệu quả hơn.
• Quản lý lương:
  ERPNext hỗ trợ tính lương tự động dựa trên thông tin về chấm công, phụ cấp và các khoản khấu trừ. Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt khối lượng công việc thủ công, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc trả lương. Hệ thống còn tích hợp bảng lương rút gọn, giúp cấp quản lý duyệt lương nhanh chóng mà không cần xử lý qua nhiều bước phức tạp.

Giai đoạn 2: Tùy biến và nâng cấp hệ thống ERPNext 

2.1. Tùy biến các mẫu in theo yêu cầu doanh nghiệp

Kiên Thịnh yêu cầu tùy biến các mẫu in để đồng bộ với quy trình vận hành và tiêu chuẩn nội bộ của doanh nghiệp. ERPNext sẽ được tùy chỉnh để tạo ra các biểu mẫu chuyên nghiệp như phiếu mua hàng, bán hàng, nhập kho, xuất kho, và phiếu giao hàng. Các mẫu phiếu thu, chi, tạm ứng, thanh toán, và xuất hàng cũng sẽ được thiết kế để đảm bảo tính nhất quán trong quản lý nội bộ. Đặc biệt, chứng từ kế toán được thiết kế tùy chỉnh nhằm đáp ứng yêu cầu minh bạch và phù hợp với quy định kế toán hiện hành.

2.2. Tùy biến dashboard theo yêu cầu quản lý

ERPNext cung cấp khả năng tùy chỉnh dashboard theo yêu cầu của Kiên Thịnh, giúp lãnh đạo doanh nghiệp theo dõi các chỉ số quan trọng một cách dễ dàng và trực quan. Dashboard bao gồm các thông tin về tình hình tài chính, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ phải thu, nợ phải trả, hàng tồn kho, và các mặt hàng bán chạy. Tất cả dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.

2.3. Nâng cấp chức năng phần mềm ERPNext

ERPNext sẽ được nâng cấp để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của Kiên Thịnh. Chức năng quản lý chi phí gia công và vận chuyển sẽ được tích hợp, đảm bảo tất cả chi phí liên quan được tính toán và hiển thị trong hệ thống. Hệ thống cũng sẽ bổ sung thêm bảng lương rút gọn vào quy trình duyệt lương, giúp đơn giản hóa và tăng tốc độ xử lý. Đối với các chương trình khuyến mãi, ERPNext cho phép lựa chọn linh hoạt giữa việc tặng tiền hoặc giảm giá trực tiếp vào giá bán, giúp doanh nghiệp xây dựng các chiến lược bán hàng hiệu quả hơn.

4. Hợp tác MBW Digital – Đơn vị triển khai ERPNext chính thức ở Việt Nam

MBW Digital là đơn vị tư vấn và triển khai ERPNext duy nhất tại Việt Nam, được Frappe công nhận, chuyên cung cấp giải pháp ERP mã nguồn mở toàn diện cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về nhu cầu doanh nghiệp, MBW Digital không chỉ giúp tối ưu quy trình vận hành mà còn đảm bảo sự linh hoạt trong việc tùy chỉnh hệ thống phù hợp với đặc thù của từng ngành nghề.

Khác với các giải pháp ERP truyền thống thường tốn kém và phức tạp, MBW Digital cam kết mang đến một nền tảng ERPNext tinh gọn, dễ triển khai và mở rộng theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Các dịch vụ chính bao gồm:

• Tư vấn chiến lược chuyển đổi số giúp doanh nghiệp định hướng và hoạch định kế hoạch triển khai ERP hiệu quả.
• Triển khai hệ thống ERPNext với quy trình chuẩn hóa, giảm thiểu thời gian và chi phí.
• Đào tạo và chuyển giao công nghệ, giúp đội ngũ nội bộ của doanh nghiệp nhanh chóng làm chủ hệ thống.
• Bảo trì, nâng cấp và phát triển tính năng mở rộng, đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru theo thời gian.

Liên hệ ngay với MBW Digital tại đây để được tư vấn kỹ hơn !