Đối với những doanh nghiệp ngành may mặc sẽ có nhiều đặc thù riêng biệt, đặc biệt là việc quản lý nhiều cửa hàng bán lẻ, kho hàng phân tán, quy trình sản xuất phức tạp và đội ngũ nhân viên đông đảo. Do đó, việc ứng dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp là một giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa quy trình sản xuất và bán hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí và dễ dàng quản lý. Dưới đây là những tính năng nổi bật của ERPNext, được thiết kế để giải quyết những bài toán đặc thù trong ngành may mặc.

1. Quản lý đơn hàng sản xuất theo mẫu (BOM)

Trong ngành may mặc, mỗi sản phẩm được sản xuất thường có rất nhiều thành phần khác nhau, từ vải, chỉ, nút, khóa kéo, cho đến các chi tiết nhỏ. Để đảm bảo rằng sản phẩm được tạo ra đúng với thiết kế và tiêu chuẩn, việc theo dõi các nguyên liệu cần thiết là rất quan trọng. ERPNext cung cấp tính năng Bill of Materials (BOM), giúp doanh nghiệp xây dựng và theo dõi cấu trúc chi tiết của từng sản phẩm.

• BOM cho từng sản phẩm: Tính năng BOM cho phép doanh nghiệp tạo ra danh sách các nguyên vật liệu cần thiết cho mỗi sản phẩm may mặc. Ví dụ, đối với một chiếc áo thun, BOM sẽ bao gồm vải, chỉ may, nhãn hiệu, nút, và các phụ kiện khác.
• Theo dõi nguyên liệu: ERPNext giúp quản lý chính xác lượng nguyên liệu sử dụng cho mỗi đơn hàng sản xuất, giúp giảm thiểu lãng phí và đảm bảo rằng các nguyên liệu luôn sẵn có khi cần.
• Tối ưu hóa sử dụng nguyên liệu: Với BOM, doanh nghiệp có thể tính toán và dự báo nhu cầu nguyên liệu cho các lô sản xuất lớn hoặc các đơn hàng đặc biệt, giúp tối ưu hóa việc mua sắm và lưu trữ nguyên vật liệu.
• BOM đa cấp: Quản lý chi tiết từ nguyên liệu thô (vải, chỉ, khóa kéo) đến thành phẩm hoàn chỉnh, đồng thời kiểm soát từng công đoạn sản xuất. Với đặc thù mẫu mã đa dạng, thay đổi nhanh theo xu hướng, BOM cần linh hoạt cập nhật khi có biến động về chất liệu, màu sắc, kích cỡ. BOM đa cấp trong ngành thời trang giúp doanh nghiệp quản lý nguyên liệu từ vải, chỉ, khóa kéo đến bán thành phẩm như thân áo, tay áo trước khi hoàn thiện sản phẩm. ERPNext hỗ trợ theo dõi biến thể theo màu sắc, kích cỡ mà không cần tạo BOM riêng cho từng mẫu. Hệ thống tự động cập nhật khi có thay đổi về nguyên liệu, giúp tối ưu hóa quy trình cắt may, giảm lãng phí và đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng cho sản xuất.

2. Quản lý sản xuất theo lô (Batch production)

Thường đối với những sản phẩm ngành may mặc sẽ được sản xuất số lượng lớn và bán hàng theo lô, mỗi lô có thể có sự khác biệt về chất liệu hoặc kiểu dáng nhưng phải tuân theo quy trình sản xuất nhất quán. ERPNext hỗ trợ quản lý sản xuất theo lô, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối.

• Lập kế hoạch sản xuất lô: Doanh nghiệp có thể lên kế hoạch sản xuất cho từng lô hàng, từ việc phân phối nguyên liệu cho đến việc theo dõi tiến độ từng công đoạn. ERPNext giúp quản lý thông tin về số lượng sản phẩm cần sản xuất, quy trình và thời gian sản xuất.
• Theo dõi tiến độ sản xuất: Mỗi lô sản xuất có thể được theo dõi chi tiết từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành. ERPNext cung cấp các công cụ để ghi nhận tiến độ sản xuất, giúp quản lý giám sát công việc và kịp thời điều chỉnh khi có sự cố.
• Quản lý chất lượng: ERPNext cũng hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất, từ việc kiểm tra nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm hoàn thiện.

3. Quản lý kho hàng phân tán

Ngành may mặc thường có hệ thống kho hàng phân tán, với kho trung tâm và các kho tại các cửa hàng bán lẻ. Mỗi cửa hàng thường có nhiều kho hàng riêng biệt, và việc quản lý tồn kho tại từng địa điểm là yếu tố quan trọng giúp duy trì sự linh hoạt và giảm thiểu chi phí lưu kho. ERPNext cung cấp một hệ thống quản lý kho đa địa điểm, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát tồn kho chính xác tại mọi vị trí.

• Quản lý kho hàng tại từng địa điểm: Với ERPNext, doanh nghiệp có thể tạo và quản lý các kho ở nhiều địa điểm khác nhau, bao gồm kho trung tâm và kho tại từng cửa hàng. Mỗi kho có thể theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp dễ dàng duy trì lượng hàng hóa cần thiết tại mỗi cửa hàng. Bên cạnh đó, ERPNext hỗ trợ việc chuyển hàng hóa giữa các kho khác nhau một cách linh hoạt, giúp doanh nghiệp đảm bảo mức tồn kho hợp lý và tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa tại các cửa hàng.
• Chuyển hàng giữa các kho: Hệ thống cung cấp các báo cáo tồn kho chi tiết, giúp nhà quản lý theo dõi chính xác số lượng hàng hóa tại từng kho và có thể đưa ra quyết định kịp thời về việc nhập hàng hoặc điều chuyển hàng hóa giữa các kho.
• Báo cáo tồn kho: ERPNext hỗ trợ quản lý nhiều cửa hàng bán lẻ cùng một lúc. Mỗi cửa hàng có thể có nhu cầu và đặc điểm riêng biệt, và ERPNext cho phép theo dõi doanh thu, đơn hàng và hiệu quả bán hàng tại từng cửa hàng. Các báo cáo về doanh thu, chi phí và lợi nhuận có thể được tạo riêng cho mỗi cửa hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động tại từng điểm bán lẻ. Hơn nữa, hệ thống cũng hỗ trợ việc điều chỉnh tồn kho tại các cửa hàng, đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không gặp tình trạng tồn đọng.

4. Quản lý nhiều cửa hàng

Ngành may mặc thường có hệ thống bán lẻ đa kênh, với nhiều cửa hàng phân bố tại các khu vực khác nhau. Mỗi cửa hàng có thể phục vụ một nhóm khách hàng riêng, có đặc điểm kinh doanh khác nhau và cần được quản lý chặt chẽ để tối ưu hóa doanh thu, tồn kho và lợi nhuận. Việc quản lý tất cả các cửa hàng trong cùng một hệ thống giúp doanh nghiệp nắm bắt toàn bộ tình hình kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác.

ERPNext mang lại giải pháp toàn diện cho việc quản lý nhiều cửa hàng may mặc bằng cách tích hợp dữ liệu bán hàng, tồn kho và tài chính trên một nền tảng duy nhất. Dưới đây là những tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động bán lẻ đa chi nhánh:

• Theo dõi doanh thu và bán hàng tại từng cửa hàng: ERPNext cho phép theo dõi doanh thu, đơn hàng và hiệu quả bán hàng tại mỗi cửa hàng riêng biệt. Từ những dữ liệu này, doanh nghiệp có thể dễ dàng so sánh hiệu suất giữa các cửa hàng, phát hiện cửa hàng hoạt động tốt hoặc chưa hiệu quả để điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp. 
• Báo cáo bán hàng chi tiết: Các báo cáo về doanh thu, chi phí, và lợi nhuận có thể được tạo riêng cho từng cửa hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động tại từng điểm bán lẻ, hỗ trợ doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng hoặc thu hẹp quy mô dựa trên dữ liệu thực tế.
• Điều chỉnh tồn kho: ERPNext giúp các cửa hàng theo dõi và điều chỉnh tồn kho, đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không bị tồn đọng.

5. Quản lý nhân viên

Ngành may mặc thường có một đội ngũ nhân sự đông đảo, bao gồm nhiều bộ phận khác nhau như nhân viên bán hàng, công nhân sản xuất, nhân viên kho, kế toán và quản lý. Việc theo dõi, quản lý hiệu suất làm việc, tiền lương, phúc lợi và chế độ đãi ngộ của toàn bộ nhân viên một cách hệ thống là điều cần thiết để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ.

ERPNext cung cấp mô-đun Quản lý Nhân sự (HR) giúp doanh nghiệp may mặc tối ưu quy trình quản lý nhân sự, từ việc lưu trữ thông tin nhân viên, chấm công, tính lương đến đánh giá hiệu suất làm việc. Dưới đây là những tính năng nổi bật của ERPNext trong việc quản lý nhân sự ngành may mặc:

• Quản lý thông tin nhân viên: ERPNext cho phép theo dõi thông tin chi tiết của nhân viên, bao gồm tên, chức danh, ngày làm việc, và các thông tin khác. Điều này giúp quản lý nhân sự dễ dàng hơn và giảm thiểu sai sót.
• Lương và phúc lợi: Hệ thống tự động tính toán lương cho nhân viên dựa trên số giờ làm việc, hiệu suất và các khoản phụ cấp khác. ERPNext cũng hỗ trợ các chế độ phúc lợi như bảo hiểm y tế, nghỉ phép, giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các khoản chi phí nhân sự.
• Đánh giá hiệu suất nhân viên: ERPNext cung cấp công cụ để theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp doanh nghiệp đánh giá năng lực và đưa ra các chương trình đào tạo hoặc khen thưởng phù hợp.

6. Quản lý quá trình bán hàng và khuyến mãi

Ngành may mặc là một trong những lĩnh vực có tính cạnh tranh cao, đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục triển khai các chương trình khuyến mãi, giảm giá để thu hút khách hàng và gia tăng doanh số. Tuy nhiên, việc quản lý nhiều chương trình ưu đãi cùng lúc, theo dõi hiệu quả của từng chiến dịch và đảm bảo lợi nhuận không bị ảnh hưởng là một bài toán không hề đơn giản. ERPNext cung cấp các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp may mặc xây dựng và quản lý các chương trình khuyến mãi một cách linh hoạt, giúp tối ưu doanh thu và đảm bảo hiệu quả kinh doanh.

• Tạo chương trình khuyến mãi linh hoạt: ERPNext cho phép doanh nghiệp tạo các chương trình khuyến mãi theo nhiều hình thức khác nhau. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ thiết lập các điều kiện áp dụng khuyến mãi, như chỉ áp dụng cho một số mặt hàng cụ thể, khách hàng thành viên, hoặc một vài cửa hàng đơn vị.
• Theo dõi kết quả khuyến mãi: Bên cạnh các chương trình khuyến mãi cố định, ERPNext hỗ trợ doanh nghiệp triển khai các chương trình ưu đãi cá nhân hóa thông qua mã giảm giá (coupon) và chương trình khách hàng thân thiết (loyalty program). Doanh nghiệp có thể theo dõi lịch sử sử dụng mã giảm giá để kiểm soát tình trạng lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích.

7. Thương hiệu thiết kế thời trang cao cấp GoBross (Montsand) chuyển đổi số cùng ERPNext

7.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Gobross (Monstand)

Công ty TNHH GoBross hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và gia công các sản phẩm may mặc, phụ kiện thời trang. Công ty chuyên cung cấp các mặt hàng như quần áo, giày dép, túi xách và phụ kiện thời trang cho thị trường trong nước và quốc tế. Hệ thống sản xuất của công ty có sự kết hợp cả inhouse và hợp tác với các nhà cung cấp bên ngoài. Tuy nhiên, hiện tại công ty đối mặt với nhiều khó khăn trong quản lý sản xuất, kiểm soát nguyên vật liệu, tối ưu kho hàng và quản lý chất lượng sản phẩm, như:

• BOM: GoBross hiện áp dụng quy trình tạo định mức nguyên vật liệu dựa trên nghiên cứu ban đầu của bộ phận R&D. Định mức này là một chỉ số áng chừng ban đầu (tham khảo) dựa trên một sản phẩm mẫu. Từ định mức áng đến định mực thực tế cần phải kiểm soát hoạt động cung ứng nguyên vật liệu và lưu kho. 
• Gia công ngoài: GoBross có các trường hợp cần gia công một số công đoạn sản xuất ở các nhà cung cấp bên ngoài, việc này đòi hỏi sự linh hoạt trong quản lý BOM để điều chỉnh định mức khi có nhiều nguồn cung cấp tham gia vào cùng một sản phẩm bán thành phẩm​. 
• Công đoạn sản xuất: Công ty hiện quản lý một số công đoạn sản xuất chính như: ép, thêu, đính, giặt, xử lý co, cắt, máy…. Các công đoạn này có thể bao gồm cả việc gia công ngoài và sản xuất in-house. Các bán thành phẩm / sản phẩm sau khi hoàn thành từng công đoạn sẽ được nhập lại để tiếp tục chu trình sản xuất. 
• Quản lý chất lượng: GoBross áp dụng quản lý chất lượng ở giai đoạn cuối của quá trình sản xuất. Mục tiêu là đảm bảo rằng sản phẩm hoàn thiện đạt tiêu chuẩn và phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó còn có các tiêu chí quản lý chất lượng khác đối với NPL đầu vào.
• Quản lý kho: Hệ thống quản lý hàng chờ xuất, kiểm soát tồn kho khả dụng, và quy trình nhập/xuất kho giữa các kho sản xuất thành phẩm và cửa hàng. Cần được được thiết lập để giảm thiểu thất thoát và quản lý tồn kho hiệu quả.
• Quản lý bán hàng:Đang sử dụng nhiều kênh bán hàng như B2B, E-commerce (Shopify) và POS tại cửa hàng. Nhu cầu là cần tích hợp dữ liệu bán hàng và tồn kho trên một nền tảng​.
• Quản lý tài chính:Quản lý phân bổ chi phí sản xuất để tính giá thành, khấu hao tài sản và quản lý hệ thống tài khoản kế toán để đảm bảo hiệu quả trong quản lý chi phí và báo cáo tài chính​.

7.2 Hành trình hợp tác giữa MBW Digital và Monstand

Công ty TNHH Gobross đối mặt với nhiều vấn đề trong việc quản lý quy trình kinh doanh hiện tại, bao gồm việc mất kiểm soát nguyên vật liệu, tối ưu kho hàng và nâng cao chất lượng sản phẩm, GoBross cần một giải pháp toàn diện, đồng bộ. MBW Digital đã triển khai hệ thống ERPNext nhằm tự động hóa và tối ưu các quy trình cốt lõi, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, giảm sai sót và cải thiện khả năng quản lý dữ liệu theo thời gian thực. Quá trình triển khai dự án diễn ra thành 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Khảo sát và tư vấn

Trong giai đoạn này, MBW Digital tiến hành khảo sát chi tiết các quy trình kinh doanh hiện tại của Gobross, phân tích các vấn đề mà công ty đang gặp phải, và đánh giá các công cụ quản lý đang được sử dụng. Qua đó, MBW Digital đưa ra một chiến lược chuyển đổi số toàn diện, trong đó ERPNext đóng vai trò là giải pháp trung tâm giúp kết nối và tối ưu hóa các quy trình, từ sản xuất đến quản lý tài chính, kho hàng và khách hàng. Các mục tiêu chính trong giai đoạn khảo sát bao gồm:

• Đánh giá các quy trình hiện tại và xác định các điểm yếu, từ đó xác định rõ ràng yêu cầu cụ thể của Gobross đối với hệ thống ERP.

• Xây dựng chiến lược chuyển đổi số, xác định các ưu tiên cần triển khai và lên kế hoạch chi tiết cho các giai đoạn tiếp theo.

Giai đoạn 2: Thiết kế giải pháp

Sau khi hoàn tất khảo sát, MBW Digital bắt đầu thiết kế giải pháp ERPNext tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu và đặc thù của Gobross. Giai đoạn này bao gồm:

• Phân tích nghiệp vụ: Xác định rõ các yêu cầu từ các phòng ban từ đó phát triển các tính năng phù hợp với nhu cầu của từng bộ phận.
• Tùy chỉnh các module ERPNext:
  • Module Bán Hàng quản lý đơn hàng B2B, B2C và POS từ các kênh trực tuyến (Shopify) và cửa hàng. Hệ thống theo dõi công nợ phải thu và chi phí bán hàng, đảm bảo quản lý dòng tiền. Ngoài ra, ERPNext giúp dự báo nhu cầu bán hàng và tối ưu hóa chiến lược sản xuất.
  • Module Mua Hàng: quản lý đơn hàng từ các nhà cung cấp, đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp dựa trên chất lượng và giá cả. Hệ thống theo dõi công nợ phải trả và các chi phí phát sinh trong quá trình mua sắm, giúp kiểm soát chi phí đầu vào.
  • Module Sản Xuất hỗ trợ GoBross lập kế hoạch sản xuất và theo dõi tiến độ sản xuất từ lệnh sản xuất đến khi thành phẩm. Hệ thống quản lý công đoạn sản xuất và gia công ngoài, điều chỉnh định mức nguyên vật liệu, và theo dõi chất lượng sản phẩm qua các công đoạn.
  • Module Tài Chính – Kế Toán giúp GoBross tính toán giá thành sản phẩm, theo dõi báo cáo tài chính và quản lý công nợ, tự động phân bổ chi phí sản xuất và bán hàng.
  • Module Kho Hàng quản lý tồn kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, theo dõi nhập xuất kho và điều chuyển hàng hóa giữa các kho sản xuất và kho bán thành phẩm.
  • Module CRM: theo dõi thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch, hỗ trợ chăm sóc khách hàng, dự báo nhu cầu và quản lý các kênh liên lạc.

Giai đoạn 3: Triển khai và đào tạo

MBW Digital tiến hành cài đặt và cấu hình hệ thống ERPNext, đồng thời đồng bộ hóa dữ liệu từ hệ thống cũ vào ERPNext để đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng được chuyển giao một cách chính xác. Các bước quan trọng trong giai đoạn triển khai bao gồm:

• Cài đặt hệ thống: Cấu hình các module ERPNext theo nhu cầu cụ thể của Gobross, đảm bảo rằng hệ thống hoạt động trơn tru và dễ dàng sử dụng.
• Đồng bộ hóa dữ liệu: Chuyển giao và đồng bộ hóa dữ liệu từ hệ thống cũ vào ERPNext, đảm bảo không có thông tin quan trọng bị mất.
• Đào tạo nhân viên: Các buổi đào tạo được tổ chức cho nhân viên của RTG, giúp họ làm quen với hệ thống ERPNext và học cách sử dụng các module như bán hàng, tài chính, sản xuất, và kho hàng.
• Thử nghiệm và tối ưu hóa: Sau khi hệ thống được triển khai, các buổi thử nghiệm được thực hiện để kiểm tra tính ổn định và hiệu suất của hệ thống. Trong giai đoạn này, hệ thống được tối ưu hóa để đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh được thực hiện hiệu quả nhất.

8. Kết luận

Đối với ngành may mặc, việc triển khai các phần mềm quản trị hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc gia tăng doanh số và củng cố vị thế thương hiệu. Với ERPNext, doanh nghiệp may mặc có thể tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý khuyến mãi từ A đến Z. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể ra quyết định chính xác hơn, điều chỉnh chiến lược kịp thời để đảm bảo các chương trình khuyến mãi mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất mà không ảnh hưởng đến lợi nhuận. Việc sử dụng một nền tảng ERP toàn diện như ERPNext giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tự động hóa quy trình và cải thiện hiệu suất hoạt động.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý các chương trình khuyến mãi hoặc muốn tối ưu toàn bộ quy trình kinh doanh, ERPNext chính là giải pháp mà bạn cần. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi tại đây để được tư vấn chi tiết về cách triển khai ERPNext cho doanh nghiệp may mặc của bạn.