Giải pháp ERPNext phân phối: Số hóa toàn diện từ văn phòng tới thị trường

Trong bối cảnh thị trường phân phối ngày càng khốc liệt, cùng với kỳ vọng ngày càng cao từ phía khách hàng, doanh nghiệp không chỉ cần vận hành ổn định mà còn phải linh hoạt thích ứng với biến động, kiểm soát chi phí chặt chẽ và tối ưu hóa lợi nhuận theo từng kênh phân phối, từng dòng sản phẩm.

Để giải bài toán kép tối ưu vận hành – giảm chi phí, tăng cường lợi nhuận này, ngày càng nhiều doanh nghiệp tiên phong lựa chọn chuyển đổi sang hệ thống quản trị tổng thể ERP (Enterprise Resource Planning) – nơi tất cả quy trình nghiệp vụ được tích hợp và vận hành trên một nền tảng thống nhất. Trong số các giải pháp ERP hiện có, ERPNext nổi bật nhờ khả năng tùy biến linh hoạt theo đặc thù doanh nghiệp Việt Nam, tích hợp đầy đủ quy trình cốt lõi, chi phí triển khai hợp lý và dễ dàng mở rộng, đặc biệt tích hợp sẵn với phần mềm Mobiwork DMS, phù hợp với các doanh nghiệp phân phối quy mô vừa và lớn.

1. Quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp phân phối hàng hóa

Doanh nghiệp phân phối vận hành trong hệ sinh thái đa lớp, mọi hoạt động từ dự báo nhu cầu, mua hàng, kiểm soát tồn kho, đến phân phối đa kênh và thu hồi công nợ đều gắn kết chặt chẽ và ảnh hưởng lẫn nhau. Chính vì vậy, mức độ phức tạp trong quản trị vận hành là rất cao, đặc biệt khi doanh nghiệp tăng quy mô, mở rộng danh mục sản phẩm và phát triển nhiều kênh phân phối song song.

Áp lực không chỉ đến từ chuỗi cung ứng mà còn từ kỳ vọng của khách hàng về tốc độ giao hàng, tính minh bạch và khả năng phản ứng nhanh với thay đổi thị trường. Tất cả những yếu tố này đòi hỏi một hệ thống quản trị tổng thể, linh hoạt và chính xác.

Quy trình dưới đây mô tả chung cách một doanh nghiệp thương mại phân phối đang vận hành. Hãy cùng chúng tôi phân tích những điểm trọng yếu để trả lời cho câu hỏi: tại sao việc số hóa toàn bộ quy trình lại trở thành yếu tố then chốt để nâng cao năng lực cạnh tranh?

thêm diagram

Trọng điểm 1. Dự báo nhu cầu & lập kế hoạch cung ứng

Khởi đầu chuỗi giá trị là dự báo nhu cầu thị trường và lập kế hoạch cung ứng hàng hóa. Quy trình này dựa trên dữ liệu lịch sử bán hàng, xu hướng tiêu thụ mùa vụ và kế hoạch kinh doanh để xác định chính xác lượng hàng cần nhập hoặc sản xuất gia công, cũng như mức tồn kho an toàn. Kế hoạch chuẩn giúp doanh nghiệp tránh thiếu hụt hàng trong mùa cao điểm hoặc tồn dư hàng hóa, tối ưu vốn lưu động.

Trọng điểm 2: Mua hàng & kiểm soát đầu vào

Tiếp theo là quy trình mua hàng và kiểm soát chất lượng đầu vào. Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ nhà cung cấp (NCC), từ hồ sơ năng lực, hợp đồng cho tới các chứng từ nguồn gốc (CO, CQ) và kết quả kiểm định chất lượng của từng lô hàng nhập. Việc phê duyệt NCC, thương lượng giá mua hợp lý giúp đảm bảo nguồn hàng đầu vào đạt chuẩn với chi phí tối ưu.

Trọng điểm 3: Quản lý tồn kho & kho bãi

Hệ thống kho hàng đóng vai trò xương sống trong doanh nghiệp phân phối. Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết nhập – xuất – tồn tại từng kho trung tâm và kho chi nhánh, theo từng lô hàng, batch, hạn sử dụng. Các chiến lược xuất kho như FIFO/FEFO (nhập trước – xuất trước, hết hạn trước – xuất trước) được áp dụng nhằm duy trì tồn kho hợp lý, tránh hàng hết hạn, giảm thiểu hàng tồn kho “chết” gây lãng phí vốn.

Trọng điểm 4: Quản lý truy xuất nguồn gốc lô hàng

Trước yêu cầu minh bạch và tuân thủ ngày càng cao, doanh nghiệp phân phối phải theo dõi được xuất xứ và lịch sử di chuyển của từng lô hàng – từ lúc nhập kho (hoặc sản xuất gia công) cho đến khi giao đến khách hàng cuối. Điều này không chỉ đáp ứng quy định của cơ quan quản lý mà còn giúp doanh nghiệp sẵn sàng thu hồi sản phẩm nhanh chóng khi có sự cố. (Thực tế, đầu năm 2025, Bộ KH&CN đã đề xuất bắt buộc truy xuất nguồn gốc đối với 8 nhóm sản phẩm, trong đó có bia rượu, nước giải khát – cho thấy tính cấp thiết của minh bạch chuỗi cung ứng).

Trọng điểm 5: Phân phối đa kênh & logistics

Sản phẩm sau khi nhập kho được phân phối qua nhiều kênh như hệ thống đại lý, nhà phân phối tỉnh, kênh bán lẻ (GT), siêu thị (MT), Horeca, và cả thương mại điện tử. Doanh nghiệp phải tối ưu hoạt động logistics, điều phối vận chuyển giữa các kho, quản lý đội ngũ kinh doanh thị trường, theo dõi đơn hàng và giao nhận theo thời gian thực. Mục tiêu là giao hàng đúng hẹn, đúng số lượng, giảm chi phí vận chuyển và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Trọng điểm 6: Đối soát bán hàng & quản lý công nợ

Với hàng trăm khách hàng đại lý, việc đối soát doanh thu và công nợ là thách thức lớn. Doanh nghiệp cần theo dõi chính xác công nợ phải thu theo từng đơn hàng, từng khách hàng, tự động nhắc nhở khi đến hạn thanh toán. Kiểm soát chặt chẽ chính sách công nợ và chiết khấu thanh toán giúp giảm rủi ro nợ xấu và cải thiện dòng tiền.

Trọng điểm 7: Phân tích dữ liệu, báo cáo quản trị & ra quyết định

Cuối cùng, khi toàn bộ dữ liệu từ các khâu trên phải được tổng hợp kịp thời để phục vụ lãnh đạo hoạch định chiến lược. Chỉ khi có bức tranh tổng thể về tồn kho, doanh số, chi phí và lợi nhuận theo thời gian thực, ban lãnh đạo mới có thể đưa ra quyết định chính xác, nhanh chóng và nâng cao sức cạnh tranh.

Khi dữ liệu và quy trình vận hành của doanh nghiệp phân phối vẫn còn tách biệt, được xử lý qua nhiều phần mềm rời rạc, bảng tính thủ công hoặc hệ thống không đồng bộ thì nguy cơ sai sót và mất kiểm soát sẽ ngày càng gia tăng.

Sự thiếu liên kết sẽ khiến thông tin dễ bị sai lệch giữa các phòng ban, từ mua hàng, kho vận đến bán hàng và tài chính. Chỉ một sai số nhỏ trong việc nhập liệu hoặc đối chiếu thủ công cũng có thể dẫn đến những quyết định sai lầm, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng phù hợp, không phải phần mềm nào cũng hiệu quả cao.

Bài viết này sẽ giúp CEO có hình dung rõ nét hơn về ERPNext – phần mềm ERP mã nguồn mở có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù của doanh nghiệp, chính là nền tảng cần thiết để doanh nghiệp phân phối vững vàng trong thời kỳ chuyển đổi số và cạnh tranh toàn diện.

2. Thực trạng và nhu cầu số hóa trong ngành phân phối

Trong những năm gần đây, ngành phân phối tại Việt Nam chứng kiến tốc độ mở rộng nhanh chóng về quy mô, danh mục sản phẩm và mạng lưới kênh bán hàng. Tuy nhiên, sự phát triển này cũng đi kèm với những giới hạn vận hành ngày càng lộ rõ, đặc biệt ở các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn.

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang duy trì hệ thống quản lý manh mún, thiếu liên kết g

iữa các phòng ban. Mỗi bộ phận – từ kho vận, bán hàng đến kế toán, tài chính – sử dụng phần mềm riêng biệt hoặc thậm chí vẫn còn phụ thuộc vào Excel. Hệ quả là dữ liệu bị phân mảnh, nhập liệu thủ công lặp lại, phát sinh sai sót, chậm trễ và thiếu minh bạch. Việc tổng hợp thông tin phục vụ ra quyết định quản trị trở nên rườm rà, thụ động và kém hiệu quả.

Thực trạng này càng trở nên nghiêm trọng khi doanh nghiệp vận hành mô hình phân phối đa kênh, kéo theo nhiều hệ lụy:

Không kiểm soát hiệu quả chính xác trên từng từ kênh truyền thống (GT), hiện đại (MT) đến thương mại điện tử và Horeca.
Rối rắm trong việc áp dụng chính sách bán hàng, giá bán, chiết khấu, khuyến mại cho từng kênh
Không đồng bộ được đơn hàng, khách hàng hay tồn kho chính xác
Gặp khó khăn trong truy xuất nguồn gốc lô hàng, tối ưu tuyến giao hàng hay phân tích hiệu suất từng điểm bán…

Một trong những điều đáng lo ngại là khi nhiều doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ về mức độ rủi ro từ việc thiếu tích hợp hệ thống, dẫn đến mất kiểm soát chi phí, sai lệch số liệu, nợ xấu tăng cao, và quan trọng hơn – đánh mất cơ hội tăng trưởng trong thời đại chuyển đổi số.

Trong bối cảnh đó, việc triển khai một hệ thống quản trị tổng thể ERP không còn là lựa chọn xa xỉ, mà trở thành nền tảng bắt buộc để doanh nghiệp phân phối nâng cao năng lực quản trị, phản ứng linh hoạt trước thị trường và phát triển bền vững.

Đọc thêm: Giải pháp ERP phân phối, chuyên sâu, có phân hệ DMS: X2 hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp

3. ERPNext – Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp phân phối

Ngành phân phối có đặc điểm nổi bật là mô hình vận hành phức tạp khi chuỗi giá trị kéo dài, phân phối đa kênh, đa điểm chạm, nhiều mắt xích liên kết và yêu cầu đặc biệt nghiêm ngặt về quản lý tồn kho, giá bán, công nợ và logistics. Trong bối cảnh đó, ERPNext nổi bật như một giải pháp quản trị tổng thể nhờ khả năng tùy biến sâu, cấu trúc linh hoạt và công nghệ phù hợp với đặc thù doanh nghiệp tại Việt Nam.

Quản lý đồng thời đa kho, đa chi nhánh và đa đơn vị tiền tệ: ERPNext cho phép doanh nghiệp thiết lập và kiểm soát hệ thống nhiều kho hàng – chi nhánh trên toàn quốc, theo dõi luân chuyển nội bộ giữa các kho, điểm bán hoặc nhà phân phối tỉnh một cách minh bạch, tập trung. Đặc biệt, hệ thống hỗ trợ xử lý giao dịch bằng nhiều đơn vị tiền tệ, phù hợp với các doanh nghiệp nhập khẩu, và tự động ghi nhận chênh lệch tỷ giá trong sổ sách kế toán, giúp chuẩn hóa quy trình và đảm bảo tính chính xác tài chính.

Kiểm soát tồn kho theo lô, số serial, hạn sử dụng với chiến lược FIFO/FEFO: ERPNext cung cấp khả năng theo dõi chi tiết tồn kho theo từng lô hàng, mã serial hoặc hạn sử dụng. Nhờ đó, hệ thống có thể tự động đề xuất xuất kho theo nguyên tắc FIFO (nhập trước – xuất trước) hoặc FEFO (hết hạn trước – xuất trước), đảm bảo vòng quay hàng hóa hợp lý, giảm thiểu rủi ro tồn đọng và hư hỏng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp phân phối thực phẩm, đồ uống, dược phẩm hoặc các sản phẩm nhạy cảm về thời hạn sử dụng.

Quản lý danh mục sản phẩm linh hoạt, đa đơn vị tính: ERPNext hỗ trợ cấu trúc phân cấp danh mục sản phẩm theo nhóm ngành hàng, thương hiệu hoặc vùng miền. Doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều đơn vị tính cho cùng một mã hàng (ví dụ: chai – lốc – thùng; hoặc gram – kg – bao) và theo dõi chính xác số lượng quy đổi giữa các cấp. Điều này giúp đội ngũ bán hàng linh hoạt trong quy cách đóng gói, trong khi bộ phận kho vẫn đảm bảo kiểm soát số liệu tồn kho chính xác tuyệt đối.

Tự động hóa quy trình mua – bán – kế toán liên thông: ERPNext đồng bộ hoàn toàn các quy trình cốt lõi từ đơn hàng bán → xuất kho → hóa đơn → công nợ phải thu và từ đơn hàng mua → nhập kho → hóa đơn mua → công nợ phải trả. Nhờ làm việc trên một nền tảng dữ liệu thống nhất, các bộ phận như kinh doanh, kho vận, kế toán giảm thiểu thao tác thủ công, loại bỏ sai lệch số liệu và tăng tốc độ xử lý đơn hàng. Trường hợp triển khai thực tế tại Nissin Shoji – nhà phân phối dầu công nghiệp – cho thấy ERPNext có thể chuẩn hóa toàn bộ quy trình mua – bán, giúp kiểm soát tốt hơn công nợ, chiết khấu và hiệu quả bán hàng.

Báo cáo quản trị thời gian thực – hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Tất cả dữ liệu quan trọng như tồn kho, doanh số, chi phí, lợi nhuận… đều được ERPNext tổng hợp thành các dashboard trực quan, cập nhật theo thời gian thực. Ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi “sức khỏe” doanh nghiệp theo từng mặt hàng, khách hàng hoặc khu vực. Việc phân tích hiệu suất và xu hướng tiêu thụ không còn phụ thuộc vào các báo cáo thủ công lỗi thời, mà dựa trên dữ liệu minh bạch – hỗ trợ ra quyết định chính xác và kịp thời.

Sẵn sàng tích hợp hệ sinh thái phân phối: từ DMS đến POS: ERPNext dễ dàng kết nối với các hệ thống vệ tinh trong mô hình phân phối hiện đại thông qua API – bao gồm hệ thống DMS (quản lý kênh phân phối ngoài thị trường), POS (bán lẻ tại điểm bán), hoặc các nền tảng thương mại điện tử. Cụ thể, giải pháp tích hợp ERPNext + MobiWork DMS do MBW Digital triển khai hỗ trợ doanh nghiệp phân phối đồng bộ dữ liệu đơn hàng, tuyến bán và điểm bán thị trường về hệ thống ERP trung tâm, thiết lập chuỗi vận hành xuyên suốt từ kho đến kênh bán. Nhờ đó, việc mở rộng thêm kênh bán hoặc vùng thị trường mới diễn ra nhanh chóng, không gây gián đoạn hệ thống.

ERPNext không chỉ đơn thuần là một phần mềm ERP – mà là nền tảng quản trị trung tâm, giúp doanh nghiệp phân phối hợp nhất dữ liệu, tối ưu vận hành và nâng cao khả năng cạnh tranh dài hạn. Với cấu trúc linh hoạt, khả năng tùy biến cao và chi phí hợp lý, ERPNext đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp thương mại – phân phối tại Việt Nam, ở mọi quy mô và tốc độ phát triển. Trong kỷ nguyên mà dữ liệu là tài sản và tốc độ là lợi thế, việc sở hữu một hệ thống ERP như ERPNext chính là bước đi chiến lược để tăng trưởng bền vững.

4. Tổng quan Các phân hệ ERPNext phù hợp cho doanh nghiệp phân phối

Để chuyển đổi số thành công và kiểm soát toàn diện hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phân phối cần lựa chọn một phần mềm quản trị phù hợp, có thể tinh chỉnh theo đặc thù của doanh nghiệp. Việc triển khai các phân hệ then chốt sau trong hệ thống ERPNext không chỉ số hóa từng công đoạn, mà còn đảm bảo tính kết nối liên phòng ban – tạo ra một chuỗi vận hành xuyên suốt, minh bạch và hiệu quả.

Mua hàng (Purchasing): Đáp ứng mô hình mua hàng trong nước và nhập khẩu

Quản lý chặt chẽ từ yêu cầu mua hàng -> đơn đặt hàng -> nhập hàng nhà cung cấp. Hệ thống hỗ trợ phê duyệt nhiều cấp cho đơn mua, so sánh báo giá giữa các NCC và tự động đối chiếu chứng từ (PO – phiếu nhập – hóa đơn mua). Toàn bộ lịch sử giao dịch và đánh giá chất lượng từng NCC được lưu lại, làm cơ sở lựa chọn nhà cung cấp tối ưu trong tương lai. ERPNext cũng tích hợp kiểm tra chất lượng đầu vào như khi hàng về kho, bộ phận QC có thể nhập kết quả kiểm tra ngay trên hệ thống, chỉ cho phép nhập kho những lô đạt chuẩn.

Quản lý kho & tồn kho (Inventory/Warehouse) theo thời gian thực

Đây là phân hệ trọng tâm với doanh nghiệp phân phối. ERPNext cho phép quản lý nhiều kho hàng; mỗi phiếu nhập – xuất đều ghi nhận rõ kho đích, người thực hiện, thời gian, lô hàng. Tồn kho được cập nhật realtime sau mỗi giao dịch, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tồn kho tức thời tại từng kho. Các tính năng như đặt định mức tồn kho tối thiểu, cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc sắp hết hạn, và lập đề nghị nhập hàng tự động giúp tránh thiếu hàng bán hoặc tồn quá nhiều. Hơn nữa, việc quản lý theo batch/serial và hạn sử dụng được tích hợp ngay trong phân hệ kho, phục vụ đắc lực cho truy xuất nguồn gốc và quản lý chất lượng hàng hóa.

Bán hàng & Phân phối (Sales & Distribution) – Đáp ứng mô hình đa kênh

Phân hệ này giúp doanh nghiệp chinh phục mọi kênh bán hàng. ERPNext quản lý trọn vẹn quy trình từ báo giá -> đơn hàng -> giao hàng -> xuất hóa đơn trên một giao diện thống nhất. Doanh nghiệp có thể thiết lập chính sách giá linh hoạt (theo từng khách hàng, kênh phân phối hoặc số lượng mua), tự động áp dụng chiết khấu, khuyến mãi, quà tặng theo chương trình. Quản lý hợp đồng nguyên tắc với đại lý, đối soát công nợ và tính hoa hồng bán hàng đều được tự động hóa. Đặc biệt, tình trạng giao hàng cho từng đơn đều cập nhật liên tục – nhân viên CSKH hay sales có thể kiểm tra nhanh để thông báo khách, không còn cảnh “mù mờ” khi khách hỏi tiến độ giao hàng.

Kế toán & Tài chính – Quản trị tập trung thay cho phần mềm kế toán

ERPNext tuân thủ 100% chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), giúp bộ phận tài chính kế toán vận hành hiệu quả và minh bạch. Mọi nghiệp vụ từ mua – bán hàng khi cập nhật lên hệ thống sẽ tự động sinh bút toán vào sổ cái, giảm tối đa nhập liệu thủ công. Công nợ phải thu, phải trả được quản lý theo từng đối tượng khách hàng, NCC; tích hợp cổng ngân hàng giúp đối chiếu thu chi tự động. Hệ thống cũng hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay khi lập hóa đơn bán hàng, đáp ứng đầy đủ quy định của Tổng cục Thuế. Các báo cáo tài chính (BCTC, sổ cái, sổ chi tiết…) được thiết lập theo mẫu biểu Bộ Tài chính, giúp doanh nghiệp dễ dàng lập báo cáo thuế, báo cáo kiểm toán. Ngoài ra, ERPNext còn cung cấp bộ báo cáo quản trị đa chiều (lãi lỗ theo sản phẩm, khách hàng; dòng tiền; phân tích chi phí…), hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng.

CRM & Chăm sóc khách hàng

Giữ chân khách hàng và mở rộng thị phần là mục tiêu sống còn với doanh nghiệp phân phối. Phân hệ CRM của ERPNext cho phép quản lý tập trung toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, tương tác. Nhân viên kinh doanh có thể chủ động tạo lịch nhắc gọi điện/chăm sóc khách VIP, theo dõi tiến trình các cơ hội bán hàng mới. Tích hợp với phân hệ Sales, CRM cũng hỗ trợ quản lý các chương trình khuyến mãi, tri ân khách hàng và đánh giá hiệu quả chiến dịch marketing. Nhờ có CRM, doanh nghiệp phân phối xây dựng được cơ sở dữ liệu khách hàng đồ sộ – tài sản quý giá để phân tích hành vi và gia tăng doanh thu từ khách hàng hiện hữu.

Quản lý Chất lượng & Truy xuất nguồn gốc hàng hóa:

Với doanh nghiệp phân phối các sản phẩm yêu cầu quản lý chất lượng nghiêm ngặt (như thực phẩm, dược phẩm, hàng nhập khẩu có kiểm định), ERPNext cung cấp phân hệ Quality để thiết lập các kế hoạch kiểm tra chất lượng ngay từ khâu nhập kho và trước khi xuất hàng. Kết quả kiểm tra (đạt/không đạt, chỉ số đo…) được lưu trữ gắn với lô hàng. Phân hệ Traceability thì cho phép truy vết nhanh một lô hàng đã bán đi những đâu, hoặc ngược lại truy ngược từ khách hàng/phân phối về lô hàng, nhà sản xuất. Những tính năng này đảm bảo doanh nghiệp luôn sẵn sàng dữ liệu khi có thanh tra hoặc sự cố phải thu hồi sản phẩm, nâng cao uy tín trong mắt đối tác và người tiêu dùng.

Doanh nghiệp phân phối có thể số hóa toàn bộ quy trình từ đầu vào đến đầu ra. Hơn nữa, các phân hệ trên đều liên thông dữ liệu với nhau, giúp dòng chảy thông tin tức thời, chính xác và minh bạch trên toàn doanh nghiệp.

5. Tính năng nâng cao của ERPNext đáp ứng đặc thù ngành phân phối

Bên cạnh các chức năng tiêu chuẩn, ERPNext còn nổi bật với nhiều tính năng nâng cao giúp giải quyết triệt để bài toán đặc thù của doanh nghiệp phân phối:

Quản lý giá bán, chiết khấu, khuyến mãi đa dạng – Linh hoạt theo mọi kịch bản: Doanh nghiệp có thể xây dựng các bảng giá khác nhau cho từng kênh (đại lý, bán lẻ, online…), áp dụng chiết khấu theo số lượng mua hoặc theo hạng khách hàng. Chương trình khuyến mãi (mua X tặng Y, giảm giá %, tích điểm, hoàn tiền…) cũng được cấu hình linh động. ERPNext tự động nhận diện điều kiện và áp dụng ưu đãi chính xác cho từng đơn hàng, loại bỏ hoàn toàn sai sót hoặc gian lận so với làm thủ công.
Theo dõi hàng hóa theo lô, serial – Đáp ứng truy xuất nguồn gốc 100%: Mỗi sản phẩm trong ERPNext có thể thiết lập yêu cầu quản lý theo lô/batch hoặc số serial riêng. Khi nhập hàng hoặc bán hàng, nhân viên bắt buộc chọn thông tin lô/serial từ danh sách có sẵn. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng truy xuất được lịch sử của một lô hàng cụ thể: nhập ngày nào, từ nhà cung cấp nào, đang tồn ở kho nào, đã bán cho ai, vào thời điểm nào. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần thu hồi sản phẩm lỗi hoặc cung cấp thông tin truy xuất cho cơ quan quản lý thị trường.
Kiểm soát chất lượng xuyên suốt chuỗi cung ứng: Không chỉ sản xuất mới cần quản lý chất lượng, doanh nghiệp phân phối cũng phải đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn khi đến tay khách hàng. ERPNext cho phép thiết lập tiêu chí kiểm tra chất lượng cho từng mặt hàng (ví dụ: rượu nhập khẩu cần kiểm tra nồng độ cồn, tem nhãn; dược phẩm kiểm tra chứng chỉ COA…). Hệ thống hỗ trợ lập phiếu kiểm tra tại nhiều điểm: khi nhập kho, khi xuất kho hoặc định kỳ trong lưu kho. Kết quả kiểm tra được lưu trữ làm cơ sở đánh giá nhà cung cấp và đảm bảo chỉ hàng đạt chất lượng mới được lưu thông.
Quản lý tồn kho thông minh, tự động điều phối hàng hóa: Tích hợp các quy tắc xuất kho (FEFO/FIFO) giúp giảm thiểu hàng hết hạn. ERPNext còn có khả năng đề xuất điều chuyển hàng giữa các kho khi nơi thì hết hàng, nơi còn tồn nhiều – dựa trên mức tồn tối ưu đã đặt. Nhờ đó, hàng hóa luôn được luân chuyển về đúng nơi có nhu cầu, giảm tồn kho dư thừa ở kho trung tâm và tránh thiếu hụt ở kho địa phương.
Cảnh báo tự động và phân tích xu hướng tiêu thụ: Hệ thống có cơ chế cảnh báo qua email/SMS khi xảy ra các tình huống: tồn kho chạm mức tối thiểu, công nợ khách hàng quá hạn, đơn hàng trễ tiến độ giao… Nhờ cảnh báo kịp thời, nhà quản lý chủ động xử lý vấn đề trước khi trở nên nghiêm trọng. Bên cạnh đó, các báo cáo phân tích của ERPNext giúp nhận diện xu hướng bán hàng theo mùa vụ, khu vực, kênh bán, đóng góp quan trọng vào việc lập kế hoạch kinh doanh và marketing cho những giai đoạn tiếp theo.
Nền tảng mở rộng không giới hạn – Low Code/No Code: ERPNext được xây dựng trên kiến trúc hiện đại, hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình và mở rộng tính năng dễ dàng. Với công cụ Workflow và Script có sẵn, người dùng có thể tùy chỉnh các luồng phê duyệt, thông báo, mà không cần lập trình. Giao diện kéo-thả cho phép thêm trường thông tin, chỉnh sửa form chứng từ ngay trên web. Nhờ tính Low Code, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê IT, đồng thời nội bộ có thể tự cải tiến hệ thống liên tục để theo kịp nhu cầu kinh doanh mới.
Tích hợp giải pháp quản lý kênh phân phối (DMS): Một điểm sáng của ERPNext tại Việt Nam là khả năng tích hợp với MobiWork DMS – giải pháp quản lý hệ thống phân phối và đội ngũ bán hàng thị trường. Sự kết hợp ERPNext + DMS đem lại lợi ích “2 trong 1”: ERPNext quản trị toàn diện nội bộ (mua hàng, kho, tài chính…), DMS tối ưu kênh phân phối bên ngoài (quản lý đơn hàng, tuyến bán hàng, nhân viên sales) và cả hai đồng bộ dữ liệu real-time. Nhờ đó, doanh nghiệp phân phối xây dựng được hệ sinh thái số hóa khép kín, từ văn phòng đến thị trường.

Những tính năng nâng cao kể trên đã và đang giúp các doanh nghiệp phân phối tại Việt Nam kiểm soát chặt chẽ mọi mắt xích trong chuỗi giá trị. Doanh nghiệp không chỉ chủ động trước biến động thị trường mà còn sẵn sàng mở rộng quy mô, đa dạng hóa mô hình kinh doanh và dẫn đầu về chuẩn quản trị số trong ngành phân phối.

6. Tại sao ERPNext là TOP 1 lựa chọn của doanh nghiệp ngành Phân phối?

Theo Gartner, tỷ lệ thất bại trong triển khai ERP có thể vượt quá 75%. Trong khi đó, công ty tư vấn toàn cầu McKinsey ước tính rằng hơn 70% tất cả các chuyển đổi số đều thất bại. Do đó, việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp ảnh hưởng lâu dài đến hiệu quả vận hành và chi phí của doanh nghiệp. Vậy đâu là lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp phân phối triển khai ERPNext, so với các hệ thống ERP truyền thống:

Hợp nhất dữ liệu – Chấm dứt “ốc đảo thông tin”: Giá trị cốt lõi của ERPNext là hợp nhất 100% dữ liệu trên một nền tảng. Thay vì mỗi phòng ban một phần mềm riêng lẻ, mọi bộ phận từ kho, mua hàng, bán hàng đến kế toán, nhân sự đều dùng chung ERPNext. Điều này xóa bỏ hoàn toàn nhập liệu lặp lại, loại trừ sai sót do chuyển giao dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau. Lãnh đạo chỉ cần mở ERPNext là xem được bức tranh tổng thể của doanh nghiệp theo thời gian thực, không còn cảnh “mò mẫm” tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn.
Tùy biến sâu, mở rộng dễ dàng – Quy trình “may đo” theo sự phát triển: ERPNext được đánh giá rất cao bởi tính linh hoạt và tiện lợi, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh không giới hạn. Khi doanh nghiệp phát triển thêm dòng sản phẩm mới, mở kênh bán mới hoặc tái cấu trúc quy trình, ERPNext đều có thể nhanh chóng điều chỉnh để phù hợp. Khác với phần mềm đóng gói cứng nhắc, ERPNext như một “bộ khung linh hoạt” lớn lên cùng doanh nghiệp. Nhờ vậy, công ty có thể khai thác hệ thống lâu dài, tối ưu ROI đầu tư phần mềm.
Chi phí hợp lý, không lo phí ẩn: Triển khai ERPNext không đòi hỏi ngân sách “khổng lồ” như các ERP nước ngoài. Doanh nghiệp tiết kiệm được khoản phí bản quyền lớn hàng năm (vì ERPNext là mã nguồn mở miễn phí bản quyền), chỉ cần đầu tư cho dịch vụ triển khai và hỗ trợ. Đặc biệt, ERPNext không có chi phí ẩn, không tốn thêm tiền khi tăng user, không ép nâng cấp phiên bản trả phí. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động hoạch định tài chính cho chuyển đổi số, tránh tình trạng “tiền trảm hậu tấu” như một số dự án ERP khác.
Cộng đồng lớn, cập nhật liên tục: ERPNext có cộng đồng người dùng và nhà phát triển rộng khắp toàn cầu, đảm bảo hệ thống được cải tiến và cập nhật thường xuyên. Các phiên bản mới, tính năng mới của ERPNext được phát hành mỗi 6 tháng – 1 năm, tích hợp những xu hướng công nghệ (AI, IoT, dữ liệu lớn…) và bài học từ hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới. Doanh nghiệp dùng ERPNext tại Việt Nam nhờ đó không lo hệ thống bị lạc hậu; ngược lại, luôn bắt kịp những xu hướng quản trị hiện đại nhất.
Dễ sử dụng, hỗ trợ đa ngôn ngữ: Giao diện ERPNext thân thiện và đã được Việt hóa hoàn toàn. Nhân viên các phòng ban có thể làm quen hệ thống nhanh chóng nhờ thiết kế trực quan (giao diện web, có thể dùng trên mọi thiết bị). Việc đào tạo sử dụng ERPNext vì thế nhanh hơn 30-50% so với một số ERP phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu. Thêm vào đó, hệ thống có bản tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Trung… hỗ trợ doanh nghiệp Việt có vốn đầu tư nước ngoài hoặc cần làm việc với đối tác ngoại quốc.
Bảo mật và phân quyền chặt chẽ: ERPNext cho phép phân quyền người dùng chi tiết đến từng chức năng, báo cáo. Mỗi nhân viên chỉ thấy những phần hành liên quan công việc của mình, tránh lộ thông tin nhạy cảm. Dữ liệu được sao lưu và bảo mật nhiều lớp (theo chuẩn cloud hoặc on-premise tùy triển khai). So với việc quản lý dữ liệu manh mún trên nhiều file Excel hoặc phần mềm nhỏ lẻ (dễ bị mất hoặc truy cập trái phép), ERPNext đem lại sự an tâm tuyệt đối về an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp.

Tóm lại, ERPNext không chỉ là một phần mềm ERP thông thường, mà là một nền tảng chuyển đổi số toàn diện đồng hành cùng doanh nghiệp. Với ERPNext, các công ty phân phối có được công cụ đắc lực để tối ưu vận hành, ra quyết định chính xác và tăng trưởng đột phá trong dài hạn.

7. Case Study: Doanh nghiệp phân phối Nissin Shoji chuyển mình nhờ ERPNext

Nissin Shoji Việt Nam là chi nhánh tại Việt Nam của Tập đoàn Nissin Shoji Nhật Bản – doanh nghiệp chuyên nhập khẩu và phân phối dầu công nghiệp cho khách hàng doanh nghiệp trên toàn quốc. Trước khi triển khai ERP, toàn bộ hoạt động tại Nissin Shoji Việt Nam đều được quản lý thông qua Excel. Mỗi bộ phận vận hành riêng biệt, không có hệ thống kết nối dữ liệu xuyên suốt:

Không có nền tảng số hóa tập trung: Mọi tác vụ như lên đơn hàng, theo dõi giao hàng, quản lý công nợ, tồn kho đều được xử lý thủ công, tiềm ẩn rủi ro sai sót và khó mở rộng khi quy mô tăng trưởng.
Không hỗ trợ tiếng Nhật: Đây là điểm yếu lớn trong việc báo cáo định kỳ cho công ty mẹ tại Nhật. Việc tổng hợp số liệu phức tạp và phải dịch thủ công gây tốn nhiều thời gian và thiếu tính đồng nhất.
Thiếu hệ thống theo dõi đơn hàng và tồn kho realtime: Dữ liệu về tồn kho giữa các kho không được cập nhật tức thời. Việc điều chuyển hàng hóa và đảm bảo giao hàng đúng hẹn gặp nhiều trở ngại.
Công nợ thiếu kiểm soát tập trung: Không có hệ thống tự động cảnh báo nợ quá hạn hoặc nhắc nhở theo hợp đồng, gây khó khăn trong theo dõi dòng tiền.

Trước thực trạng đó, ban lãnh đạo Nissin Shoji xác định cần một giải pháp ERP mạnh mẽ, linh hoạt và đa ngôn ngữ, vừa phục vụ vận hành nội bộ, vừa hỗ trợ báo cáo xuyên biên giới. Sau khi đánh giá các lựa chọn, Nissin Shoji đã tin tưởng lựa chọn ERPNext và được giới thiệu MBW Digital là đối tác được chứng nhận chính thức của Frappe tại Việt Nam.

bổ sung refer link về dự án phù hợp

8. Lợi ích khi triển khai ERPNext cho doanh nghiệp Phân phối

Nissin Shoji là một dự án điển hình mà MBW Digital đã thực hiện tư vấn – triển khai ERPNext cho doanh nghiệp phân phối. Theo đó, dự án đã mang về cho Nissin Shoji nhiều lợi ích rõ nét trong khâu quản trị, vận hành tới kinh doanh và phân phối.

8.1 Hợp nhất quy trình bán hàng – mua hàng trên một nền tảng duy nhất

Thay vì làm việc trên nhiều file Excel riêng lẻ, giờ đây toàn bộ nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, quản lý tồn kho, công nợ và tài chính đều được vận hành trên một nền tảng thống nhất. Từ đó, dữ liệu doanh nghiệp được cập nhật real-time:

Bộ phận kế toán – kinh doanh phối hợp chặt chẽ, không còn nhập liệu trùng lặp.
Nhân sự tại các chi nhánh dễ dàng tra cứu thông tin tồn kho, tình trạng đơn hàng, lịch sử giao dịch khách hàng.
Ban giám đốc theo dõi tức thời hiệu quả kinh doanh, đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên số liệu đáng tin cậy.

8.2 Kiểm soát tồn kho theo lô – tối ưu điều phối hàng hóa liên kho

ERPNext cho phép Nissin Shoji theo dõi tồn kho chi tiết theo từng kho khu vực (Hà Nội, Đà Nẵng, TP.HCM) và theo từng lô hàng. Khi một kho thiếu hàng, hệ thống sẽ đề xuất điều chuyển từ kho khác còn dư:

Nissin Shoji chủ động điều chuyển hàng giữa các kho để đáp ứng nhu cầu giao hàng nhanh tại từng khu vực.
Hệ thống đưa ra cảnh báo khi tồn kho dưới mức an toàn hoặc gần hết hạn, giúp phòng ngừa thiếu hụt và thất thoát hàng hóa.
Tính năng theo dõi theo batch/serial giúp truy xuất nguồn gốc hàng hóa khi cần.

8.3 Tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý công nợ

Với ERPNext, mỗi khi phát sinh đơn hàng, hệ thống tự động ghi nhận khoản phải thu tương ứng. Bộ phận kế toán theo dõi công nợ theo từng khách hàng và hợp đồng, đồng thời sử dụng báo cáo để chủ động nhắc khách thanh toán đúng hạn. Đặc biệt, ERPNext giúp rút ngắn thời gian đối soát công nợ với khách hàng đại lý – nhờ tích hợp phiếu xuất – hóa đơn – phiếu thu trên một luồng thống nhất. Điều này góp phần giảm thiểu rủi ro nợ xấu và tăng khả năng thu hồi công nợ đúng hạn.

8.4 Linh hoạt báo giá – kiểm soát chính sách giá hiệu quả

Nissin Shoji Việt Nam hoạt động hoàn toàn theo mô hình B2B, phục vụ hệ thống đại lý phân phối dầu công nghiệp trên toàn quốc. Mỗi đại lý là một đối tác lâu dài, có hợp đồng nguyên tắc riêng với các điều khoản về mức giá, phương thức thanh toán và cam kết mua hàng theo kỳ. Tuy nhiên, trước khi triển khai ERPNext, toàn bộ quá trình báo giá và quản lý chính sách giá tại Nissin Shoji đều thực hiện qua file Excel và trao đổi nội bộ bằng email, dẫn đến nhiều bất cập. Sau khi áp dụng ERPNext với sự tư vấn triển khai từ MBW Digital, Nissin Shoji đã thiết lập được một hệ thống báo giá chuẩn hóa, minh bạch và có khả năng mở rộng linh hoạt:

Quản lý hợp đồng nguyên tắc theo từng đại lý: Trên ERPNext, mỗi đại lý đều có một bản hợp đồng điện tử kèm theo thông tin mức giá cố định, thời hạn áp dụng, điều khoản thanh toán và các ưu đãi kèm theo. Khi tạo đơn hàng, hệ thống tự động đối chiếu với hợp đồng đã ký để áp dụng chính xác mức giá và chiết khấu, đảm bảo đúng cam kết với đối tác và loại bỏ hoàn toàn sai sót thủ công.
Lịch sử báo giá và thay đổi giá được lưu trữ tập trung: Mỗi lần cập nhật bảng giá hay chính sách chiết khấu đều được hệ thống ghi nhận theo thời gian và người thực hiện. Điều này giúp ban lãnh đạo dễ dàng tra cứu, kiểm tra tính hợp lệ của mọi quyết định giá bán, cũng như theo dõi hiệu quả từng đợt điều chỉnh giá.
Tự động hóa quy trình duyệt giá mới: Khi có nhu cầu cập nhật giá do biến động chi phí hoặc chiến lược thị trường, ERPNext hỗ trợ thiết lập luồng phê duyệt nội bộ (workflow) để đảm bảo việc thay đổi giá được kiểm soát chặt chẽ và có sự đồng thuận của các cấp quản lý.

Nhờ chuẩn hóa chính sách giá bằng ERPNext, Nissin Shoji đã đạt được các kết quả đáng ghi nhận:

Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp trong báo giá, củng cố niềm tin với đại lý.
Giảm thiểu sai lệch giá giữa các khu vực, tránh tình trạng xung đột nội bộ hay khiếu nại từ khách hàng.
Tăng tốc độ xử lý đơn hàng, nhờ loại bỏ quy trình báo giá qua Excel và email.

Từ một quy trình phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân, báo giá tại Nissin Shoji đã trở thành một phần trong hệ thống vận hành có tính kỷ luật, minh bạch và sẵn sàng mở rộng. Đây là bước đệm quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho các giai đoạn tăng trưởng tiếp theo trong lĩnh vực phân phối dầu công nghiệp.

9. Kết luận

Việc triển khai ERPNext đã giúp Nissin Shoji chuẩn hóa toàn bộ chuỗi vận hành, từ mua hàng, bán hàng, tồn kho đến công nợ và báo cáo quản trị. Đây cũng là minh chứng để doanh nghiệp hiểu rõ chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà là yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp phân phối. ERPNext chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp bứt phá, nhờ khả năng tùy chỉnh sâu để phù hợp 100% với đặc thù vận hành và đáp ứng mọi yêu cầu quản trị – pháp lý tại Việt Nam:

Tuân thủ chuẩn mực kế toán & thuế Việt Nam: ERPNext đã được Việt hóa theo chế độ kế toán VAS, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong hoạt động tài chính.
Quản trị “may đo” theo mô hình phân phối: Dù doanh nghiệp phân phối ngành hàng nào (tiêu dùng nhanh, công nghiệp, nông nghiệp…), ERPNext đều có thể tùy biến quy trình cho phù hợp. Từ chính sách giá nhiều cấp, quản lý khu vực bán hàng, đến theo dõi khuyến mãi, công nợ theo kênh… mọi nghiệp vụ đặc thù đều có giải pháp trong ERPNext.
Kết nối đa kênh, mở rộng hệ sinh thái dễ dàng: ERPNext sẵn sàng tích hợp API với các hệ thống bên ngoài như DMS, sàn thương mại điện tử, phần mềm kho vận, giúp doanh nghiệp phân phối vận hành linh hoạt trong hệ sinh thái số. Việc mở rộng thêm chi nhánh, thêm kênh bán mới chỉ cần cấu hình trên ERPNext, không phải đầu tư hệ thống mới.
Hỗ trợ từ đối tác triển khai uy tín: Tại Việt Nam, MBW Digital tự hào là đối tác chính thức và đầu tiên của ERPNext. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc nghiệp vụ phân phối và luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi giai đoạn của dự án. Từ khảo sát bài toán quản trị đặc thù, tùy chỉnh ERPNext “sát” nhu cầu, đến hỗ trợ sau go-live, MBW Digital cam kết mang lại giá trị thực tiễn và sự hài lòng cho khách hàng.

Hãy để ERPNext trở thành nền tảng xương sống cho doanh nghiệp phân phối của bạn vươn lên trong thời đại số. Liên hệ MBW Digital ngay hôm nay để nhận tư vấn giải pháp, demo miễn phí và cùng chúng tôi xây dựng lộ trình ERP thành công cho doanh nghiệp của bạn!