Ngày càng có nhiều quy định mới được ban hành, song song với đó là sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường thì doanh nghiệp ngành Bia – Rượu – Nước giải khát không chỉ cần đảm bảo vận hành ổn định mà còn phải chủ động thích ứng nhanh, kiểm soát chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận trên từng điểm bán, từng lô hàng. Các hệ thống phần mềm rời rạc như kế toán offline, quản lý kho thủ công, bán hàng qua file excel tuy giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán cục bộ nhưng khi doanh nghiệp tăng quy mô, đa kênh phân phối, đa dạng sản phẩm và cần tính minh bạch quản trị xuyên suốt, thì sự thiếu kết nối, phân mảnh dữ liệu trở thành điểm nghẽn lớn nhất cản trở phát triển.

Đó cũng là lý do các doanh nghiệp lớn trên thế giới và tại Việt Nam đã chuyển dịch dần sang hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP). Trong đó, ERPNext bia rượu đồ uống nổi bật nhờ khả năng tùy biến sâu cho đặc thù Việt Nam, tích hợp đầy đủ quy trình, tối ưu chi phí, mở rộng linh hoạt, và phù hợp cả doanh nghiệp sản xuất lẫn thương mại – phân phối.

1. Quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp ngành bia, rượu, nước giải khát là gì?

Doanh nghiệp sản xuất Bia – Rượu – Nước giải khát ngày càng yêu cầu khắt khe không chỉ đến từ chuỗi cung ứng, sản xuất và phân phối mà còn từ những yêu cầu pháp lý liên quan đến truy xuất nguồn gốc, tuân thủ thuế và kiểm soát chất lượng toàn diện. Dưới đây là quy trình vận hành thực tế được phần lớn các doanh nghiệp Bia – Rượu – Nước giải khát hiện đại tại Việt Nam đang áp dụng nhằm tối ưu hóa hiệu quả sản xuất – kinh doanh và đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý cũng như kiểm soát chất lượng toàn diện:

• Lập kế hoạch sản xuất & dự báo nhu cầu: Bước khởi đầu trong chuỗi giá trị là công tác lập kế hoạch sản xuất và dự báo nhu cầu. Quy trình này dựa trên số liệu bán hàng lịch sử, xu hướng tiêu thụ theo mùa vụ và các biến động của thị trường để hoạch định chính xác lượng hàng cần nhập, lượng nguyên vật liệu cần dự trữ cũng như kế hoạch sản xuất tối ưu nhất. Việc lập kế hoạch chuẩn xác giúp doanh nghiệp vừa tránh tình trạng dư thừa, vừa chủ động đáp ứng linh hoạt nhu cầu của thị trường.

• Mua hàng & kiểm soát đầu vào: Tiếp nối là quy trình mua hàng và kiểm soát chất lượng đầu vào. Doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ hồ sơ nhập khẩu, chứng từ xuất xứ (CO, CQ), các kết quả kiểm định chất lượng nguyên vật liệu. Đồng thời, việc phê duyệt nhà cung cấp (NCC) và thương lượng tối ưu giá thành đóng vai trò quan trọng nhằm bảo đảm nguồn nguyên liệu đầu vào vừa đạt chuẩn vừa tối ưu chi phí.

• Sản xuất & quản lý công đoạn: Khâu sản xuất đòi hỏi quản lý chi tiết từng công đoạn trong dây chuyền, từ lên men, chiết rót đến đóng chai, đóng thùng. Hiệu suất và chất lượng của từng ca sản xuất, từng lô hàng cần được kiểm soát nghiêm ngặt, nhằm đảm bảo thành phẩm đồng nhất về chất lượng và sẵn sàng cung ứng đúng tiến độ cho thị trường.

• Kiểm tra chất lượng (QA/QC): Chất lượng luôn là yếu tố sống còn của doanh nghiệp ngành đồ uống. Việc kiểm nghiệm nguyên liệu đầu vào, giám sát chất lượng trong từng khâu sản xuất và thành phẩm trước khi xuất xưởng phải được thực hiện đồng bộ. Mọi kết quả kiểm tra đều cần được lưu vết đầy đủ, vừa phục vụ kiểm toán nội bộ, vừa đáp ứng các yêu cầu truy vết khi có sự cố hoặc kiểm tra từ phía cơ quan chức năng.

• Quản lý kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm: Hệ thống kho của doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ mà còn là mắt xích quan trọng giúp tối ưu vốn lưu động và hạn chế rủi ro tồn kho chết. Việc theo dõi nhập – xuất – tồn chi tiết theo lô, batch, hạn sử dụng và áp dụng các chiến lược xuất kho FEFO/FIFO giúp doanh nghiệp duy trì lượng tồn kho hợp lý, giảm thất thoát và tăng hiệu quả sử dụng tài sản.

• Quản lý truy xuất nguồn gốc từng lô hàng: Trước áp lực về minh bạch và tuân thủ, doanh nghiệp bắt buộc phải quản lý được lịch sử di chuyển, xuất xứ của từng lô hàng – từ nguyên liệu đầu vào đến khi sản phẩm tới tay khách hàng cuối cùng. Điều này không chỉ đáp ứng yêu cầu của thị trường và cơ quan quản lý mà còn giúp doanh nghiệp chủ động xử lý khi cần thu hồi sản phẩm.

• Phân phối đa kênh, logistics, đối soát bán hàng & công nợ: Sau sản xuất, thành phẩm cần được phân phối đến hàng trăm, hàng nghìn điểm bán qua hệ thống đại lý, nhà phân phối, Horeca, GT, kênh thương mại điện tử… Việc quản lý logistics, giao nhận, đối soát bán hàng và kiểm soát công nợ khách hàng một cách chính xác giúp doanh nghiệp nâng cao dòng tiền, hạn chế nợ xấu và tối ưu hiệu quả kinh doanh.

• Phân tích dữ liệu – lập báo cáo quản trị – ra quyết định: Cuối cùng, dữ liệu được tổng hợp theo thời gian thực, hỗ trợ quá trình hoạch định chiến lược, xây dựng kế hoạch kinh doanh và dự báo thị trường. Chỉ với dữ liệu minh bạch, cập nhật và nhất quán, doanh nghiệp mới có thể đưa ra quyết định chính xác, kịp thời và nâng cao sức cạnh tranh.

Nếu dữ liệu từ các bước trên không được kết nối tự động trên một nền tảng thống nhất như ERPNext bia rượu đồ uống, doanh nghiệp chắc chắn sẽ đối mặt với sai số, lãng phí nguồn lực, mất kiểm soát chi phí và không loại trừ nguy cơ thất thoát, gian lận hoặc mất cơ hội tăng trưởng trong kỷ nguyên số.

2. Thực trạng và nhu cầu số hóa đối với Doanh nghiệp trong ngành Bia – Rượu – Nước giải khát

Do đặc thù ngành hàng phân phối đa kênh, đa dạng mặt hàng, mỗi dòng sản phẩm lại có những đặc điểm riêng biệt về truy xuất nguồn gốc, kiểm soát hạn sử dụng và tiêu chuẩn chất lượng khiến mô hình vận hành của doanh nghiệp trong lĩnh vực bia, rượu, nước giải khát vốn dĩ đã rất phức tạp lại càng khó khăn hơn. Khi quy mô mở rộng, chuỗi vận hành kéo dài từ nhập hàng, lưu kho, phân phối đến bán hàng và tài chính, những bất cập về dữ liệu, quản lý quy trình và phối hợp liên phòng ban càng trở nên rõ nét.

• Thiếu đồng bộ dữ liệu giữa kho, bán hàng, kế toán: Một thực tế phổ biến đối với các doanh nghiệp SMEs nói chung và doanh nghiệp ngành Bia – Rượu – Nước giải khát nói riêng là dữ liệu bị chia cắt, vận hành trên nhiều hệ thống rời rạc, buộc các bộ phận phải nhập liệu lặp đi lặp lại trên từng phần mềm nhỏ lẻ. Điều này không chỉ làm tăng nguy cơ sai sót, thiếu minh bạch trong kiểm toán mà còn kéo dài thời gian xử lý, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa nguồn lực.
• Khó kiểm soát tồn kho thực tế: Việc không thể theo dõi chính xác tồn kho theo lô, batch, hạn dùng khiến doanh nghiệp thường xuyên đối mặt với tình trạng tồn kho chết, hết hạn hoặc ngược lại là thiếu hụt hàng hóa trong những thời điểm cao điểm của thị trường. Hậu quả là chi phí lưu kho tăng, dòng tiền bị chôn vốn không cần thiết.
• Chính sách giá – chiết khấu – khuyến mãi phức tạp: Đặc thù ngành hàng Bia – Rượu – Nước giải khát là phải liên tục thay đổi chính sách giá, khuyến mãi, chiết khấu cho từng kênh, từng nhóm khách hàng hoặc từng chương trình theo mùa vụ. Nếu vẫn duy trì quản lý thủ công hoặc các bảng tính rời rạc, doanh nghiệp rất dễ gặp phải nhầm lẫn, thất thoát doanh thu hoặc phải xử lý khiếu nại phức tạp từ phía khách hàng.
• Công nợ khách hàng lớn, đối soát và thu hồi chậm: Trong môi trường cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp thường phải chấp nhận cho nợ lớn để duy trì hệ thống phân phối rộng khắp. Tuy nhiên, việc đối soát công nợ còn thủ công, thiếu cảnh báo tự động sẽ dễ dẫn tới việc thu hồi chậm, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và gia tăng rủi ro tài chính.
• Thiếu công cụ truy vết hàng hóa: Với mặt hàng rượu, đặc biệt là rượu nhập khẩu hoặc sản phẩm có tiêu chuẩn xuất khẩu cao, yêu cầu về truy xuất nguồn gốc từng lô, batch là bắt buộc. Nếu doanh nghiệp không có công cụ quản lý hiện đại, sẽ rất khó đáp ứng các đợt kiểm tra thị trường, nguy cơ bị phạt hoặc mất uy tín thương hiệu là rất lớn.
• Giao hàng & logistics thiếu tối ưu: Hệ thống kho phân tán nhưng thiếu liên kết dữ liệu khiến điều phối giao nhận gặp nhiều khó khăn. Doanh nghiệp khó kiểm soát lượng hàng tại từng kho, không chủ động được lịch giao hàng tối ưu, từ đó làm tăng chi phí vận chuyển, giảm hiệu quả phục vụ khách hàng.
• Khó phân tích dữ liệu – ra quyết định thiếu chính xác: Khi không có số liệu tổng hợp, chính xác, cập nhật real-time về vận hành, tài chính, bán hàng, doanh nghiệp khi ra quyết định chiến lược đều mang tính cảm tính hoặc bị động trước biến động của thị trường, khiến doanh nghiệp mất đi lợi thế cạnh tranh.

Giải pháp ERPNext bia rượu đồ uống không chỉ hợp nhất toàn bộ quy trình, dữ liệu mà còn đảm bảo khả năng tùy chỉnh sâu, “may đo” cho từng đặc thù vận hành, đáp ứng đồng thời yêu cầu quản trị hiện đại và các tiêu chuẩn pháp lý ngày càng chặt chẽ. Chỉ như vậy, lãnh đạo mới có thể kiểm soát doanh nghiệp từ “gốc đến ngọn”, chủ động tăng trưởng bền vững trong thị trường ngày một khốc liệt.

3. ERPNext – Giải pháp tổng thể, tùy chỉnh theo đặc thù Doanh nghiệp ngành Bia – Rượu – Nước giải khát

3.1 ERPNext – Nền tảng quản trị doanh nghiệp mở, toàn diện và linh hoạt

ERPNext là hệ thống quản trị doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) mã nguồn mở hàng đầu thế giới, được phát triển và không ngừng hoàn thiện bởi Frappe Technologies, Ấn Độ. Là phần mềm ERP “open source” cung cấp đầy đủ mô hình vận hành của doanh nghiệp từ sản xuất, mua hàng, quản lý kho, bán hàng, kế toán – tài chính, chăm sóc khách hàng, đến kiểm soát chất lượng, bảo trì thiết bị và phân tích dữ liệu quản trị. 

Vì sao ERPNext là bước tiến vượt bậc so với các phần mềm đóng hoặc giải pháp riêng lẻ?

• Mã nguồn mở, tự do phát triển và tuỳ chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp: Khác biệt cốt lõi của ERPNext là phần mềm ERP mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp hoàn toàn chủ động sở hữu hệ thống, tự do bổ sung, chỉnh sửa hoặc mở rộng mọi tính năng theo đúng thực tế vận hành mà không phụ thuộc vào bất kỳ nhà cung cấp độc quyền nào. Các quy trình, mẫu báo cáo, biểu mẫu nghiệp vụ, giao diện người dùng, quyền phân quyền – tất cả đều có thể “may đo”, bổ sung hoặc mở rộng để phù hợp với mô hình kinh doanh, yêu cầu pháp lý và đặc thù ngành nghề của từng doanh nghiệp tại Việt Nam.

• Tối ưu chi phí, minh bạch đầu tư: Với ERPNext, doanh nghiệp không phải đối mặt với các khoản phí license đắt đỏ, chi phí ẩn hoặc phụ thuộc lâu dài vào nhà cung cấp phần mềm quốc tế. Toàn bộ chi phí tập trung vào triển khai thực tế và đào tạo vận hành, giúp doanh nghiệp vừa và lớn tối ưu ngân sách chuyển đổi số, đồng thời hoàn toàn kiểm soát lộ trình mở rộng hệ thống khi phát triển quy mô.

• Tùy biến linh hoạt, bám sát đặc thù Việt Nam: Từ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), quản lý hóa đơn điện tử, đối chiếu công nợ, tới các quy trình nội bộ “may đo” cho đặc thù doanh nghiệp phân phối, ERPNext đều đáp ứng linh hoạt. Không chỉ dừng ở các yêu cầu cơ bản, hệ thống còn cho phép điều chỉnh, mở rộng nghiệp vụ cho từng phòng ban, từng lĩnh vực mà không cần can thiệp sâu về kỹ thuật – đặc biệt phù hợp cho doanh nghiệp cần đổi mới hoặc tích hợp thêm hệ sinh thái số hóa mới (DMS, POS, ngân hàng điện tử…).

||Đọc thêm: ERPNext cho ngành Bia – Rượu – Nước giải khát

3.2 ERPNext – Lựa chọn tối ưu cho Ngành Thương mại – Phân phối có hoạt động sản xuất phức tạp, quy mô lớn

ERPNext bia rượu đồ uống đáp ứng mọi nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp bao gồm sản xuất, mua hàng, quản lý kho, bán hàng, tài chính – kế toán, chăm sóc khách hàng, kiểm soát chất lượng, bảo trì thiết bị cũng như phân tích dữ liệu phục vụ quản trị. Cụ thể:

Phân hệ Sản xuất (Manufacturing): Quản trị dây chuyền và kiểm soát chi phí

Giải pháp ERPNext cho ngành đồ uống không chỉ dừng lại ở việc tổ chức dây chuyền mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa từng công đoạn trong chuỗi giá trị.

• Định mức nguyên vật liệu (BOM) đa tầng: Hệ thống cho phép xây dựng BOM nhiều lớp, phản ánh chính xác từng cấu phần của sản phẩm, từ nguyên liệu thô đến bán thành phẩm và thành phẩm cuối cùng. Điều này đặc biệt quan trọng với các công thức pha chế, lên men và đóng chai vốn đa dạng của ngành bia, rượu, nước giải khát.
• Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning): Phối hợp dữ liệu đơn hàng, tồn kho, lịch sử tiêu thụ và kế hoạch marketing để chủ động xác định nhu cầu sản xuất, cân đối nguồn lực, hạn chế dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
• Lệnh sản xuất và kiểm soát tiến độ (Work Order Management): Mỗi Work Order đều bám sát từng bước sản xuất, gắn với nguồn lực sử dụng (máy móc, nhân công, nguyên liệu), giúp minh bạch chi phí và kịp thời phát hiện điểm nghẽn.
• Theo dõi hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE): Cho phép đo lường chính xác thời gian vận hành, downtime, năng suất từng dây chuyền – từ đó đưa ra các quyết định đầu tư, bảo trì, điều chỉnh quy trình phù hợp.
• Tích hợp kiểm soát chất lượng (QA/QC): Tự động hóa kiểm tra từng lô nguyên liệu, từng ca sản xuất, từng batch thành phẩm; lưu vết toàn bộ kết quả kiểm định để đáp ứng kiểm toán, truy xuất nguồn gốc hoặc xử lý thu hồi hàng hóa.

Phân hệ Quản lý kho (Inventory/Warehouse): Quản trị chuỗi cung ứng chặt chẽ, chống thất thoát

ERPNext quản lý sản xuất bia rượu giúp doanh nghiệp kiểm soát kho đa chiều, tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động và giảm tối đa các rủi ro liên quan đến tồn kho:

• Quản lý đa kho, đa vị trí: Dễ dàng theo dõi trạng thái và luồng hàng hóa giữa các kho trung tâm, kho vùng, kho đại lý hoặc hệ thống kho vệ tinh.
• Kiểm soát lô/batch/serial và hạn sử dụng: Mỗi mặt hàng đều được theo dõi chặt chẽ từ nhập – xuất – tồn theo từng lô, batch, serial number và hạn sử dụng, phục vụ kiểm soát chất lượng và truy vết khi cần thiết.
• Quy tắc xuất kho tự động (FEFO/FIFO): Hệ thống tự động ưu tiên xuất hàng gần hết hạn (FEFO) hoặc nhập trước xuất trước (FIFO), giúp giảm tồn kho chết và đảm bảo sản phẩm luôn tươi mới trên thị trường.
• Cảnh báo và tự động điều chuyển kho: Tự động cảnh báo tồn kho thấp, hàng sắp hết hạn, và gợi ý điều chuyển hàng hóa hợp lý giữa các kho để phục vụ tối ưu cho từng khu vực, kênh bán.
• Tích hợp với module sản xuất, bán hàng, mua hàng: Giúp luồng thông tin và vật tư luôn chính xác, đồng bộ trên toàn bộ hệ thống.

Phân hệ Mua hàng (Purchase): Tối ưu hóa chuỗi cung ứng và kiểm soát chất lượng đầu vào

Một chuỗi cung ứng mạnh đòi hỏi kiểm soát chặt từ lựa chọn nhà cung cấp đến chất lượng hàng hóa nhập kho. Giải pháp ERPNext cho ngành đồ uống mang đến:

• Quy trình mua hàng tự động, minh bạch: Hỗ trợ khởi tạo, phê duyệt, theo dõi từng yêu cầu mua hàng (Material Request) – giúp giảm thời gian, tăng kiểm soát và loại bỏ gian lận.
• Quản lý và đánh giá nhà cung cấp (Supplier Management): Theo dõi lịch sử giao dịch, chất lượng, thời gian giao hàng, giá cả từng NCC, tạo cơ sở dữ liệu đánh giá khách quan cho các quyết định mua hàng trong tương lai.
• Tích hợp kiểm soát chất lượng đầu vào: Liên kết với module Quality để kiểm tra, ghi nhận, lưu trữ kết quả kiểm nghiệm nguyên vật liệu; chỉ nhập kho khi đạt tiêu chuẩn.
• Lưu trữ toàn bộ chứng từ, hồ sơ nhập khẩu: Từ hợp đồng, hóa đơn, CO, CQ… giúp minh bạch hóa quá trình nhập hàng và phục vụ kiểm toán, khai báo thuế nhanh chóng.
• Đồng bộ với tồn kho và kế hoạch sản xuất: Đảm bảo luôn đủ nguyên vật liệu để đáp ứng kế hoạch sản xuất, hạn chế đứt gãy chuỗi cung ứng.

Phân hệ Bán hàng (Sales & Distribution): Quản lý bán hàng đa kênh, tự động hóa doanh thu

Doanh nghiệp ngành bia, rượu, nước giải khát thường phải vận hành cùng lúc nhiều kênh bán (GT, MT, Horeca, TMĐT…), mỗi kênh lại có chính sách giá, chiết khấu, khuyến mãi khác biệt.

• Quản lý báo giá, hợp đồng và đơn hàng: ERPNext lưu trữ trọn vẹn quá trình từ báo giá, ký hợp đồng, phát hành đơn hàng đến xuất hóa đơn, giao hàng, đối soát công nợ.
• Chính sách giá động, khuyến mãi đa dạng: Tự động áp dụng các chương trình khuyến mãi, chiết khấu, quà tặng… phù hợp từng nhóm khách hàng, mùa vụ, khu vực.
• Quản lý trạng thái giao hàng: Tích hợp với kho và logistics để cập nhật realtime tiến độ giao nhận, chủ động xử lý rủi ro trễ hẹn, thất lạc hàng.
• Tự động hóa chiết khấu, hoa hồng: ERPNext bia rượu đồ uống tự động tính toán, đối chiếu, báo cáo chiết khấu/hoa hồng cho từng đại lý, điểm bán theo các chương trình đã cài đặt – minh bạch, công bằng và tiết kiệm nhân sự xử lý.
• Liên kết quản lý công nợ khách hàng: Mỗi đơn hàng, hợp đồng đều tự động cập nhật công nợ phải thu, hỗ trợ cảnh báo nợ quá hạn, giảm rủi ro dòng tiền.

Phân hệ Kế toán & Tài chính (Accounting & Finance): Chuẩn hóa, minh bạch và chủ động dòng tiền

Khác với các phần mềm riêng lẻ khác, ERPNext bia rượu đồ uống đồng bộ dữ liệu với các phân hệ khác của hoạt động quản trị, tự động lấy dữ liệu, tránh sai sót và trùng lặp thông tin. ERPNext đem lại lợi thế cạnh tranh thông qua quản trị tài chính hiệu quả:

• Tự động ghi nhận công nợ, đối soát thu chi: Mỗi giao dịch phát sinh đều tự động cập nhật vào hệ thống công nợ phải thu/phải trả, đối soát realtime với ngân hàng, phiếu thu – chi, hóa đơn điện tử.
• Quản lý hóa đơn đầu ra/đầu vào: Hệ thống hóa đơn điện tử tích hợp, đáp ứng mọi yêu cầu về phát hành, lưu trữ, kê khai và kiểm toán.
• Báo cáo tài chính và quản trị đa chiều: Lập báo cáo lãi lỗ, dòng tiền, phân tích chi tiết hiệu quả theo từng lô sản xuất, từng đơn hàng, từng điểm bán.
• Chuẩn hóa 100% theo chuẩn VAS: ERPNext được Việt hóa sâu, đáp ứng toàn bộ các quy định về kế toán, thuế tại Việt Nam, hỗ trợ doanh nghiệp trong kiểm tra, kiểm toán, báo cáo tài chính.
• Kết nối tự động với phần mềm ngân hàng, thuế: Đối chiếu tự động giao dịch, nộp thuế, rút ngắn thời gian và giảm thiểu sai sót.

Phân hệ CRM/Chăm sóc khách hàng (Customer Relationship Management)

Một trong những yếu tố giữ chân khách hàng không chỉ là sản phẩm hay giá thành mà còn là chất lượng chăm sóc khách hàng, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp B2B có giá trị hợp đồng lớn.

• Lưu trữ và phân tích lịch sử giao dịch: Theo dõi đầy đủ mọi điểm chạm giữa khách hàng và doanh nghiệp, từ phản hồi, khiếu nại đến lịch sử mua hàng, tham gia chương trình khuyến mãi.
• Tự động hóa chăm sóc sau bán: Thiết lập các quy trình chăm sóc định kỳ, cá nhân hóa tương tác theo từng nhóm khách hàng, tăng tỷ lệ khách quay lại.
• Phân tích hiệu quả chương trình marketing, khuyến mãi: Đánh giá sâu sát các chiến dịch để tối ưu ngân sách marketing, giữ chân khách hàng trung thành.

Phân hệ Chất lượng (Quality): Đảm bảo tiêu chuẩn và nâng cao uy tín thương hiệu

Với lĩnh vực Thực phẩm – Đồ uống, đảm bảo chất lượng sản phẩm không chỉ bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng mà còn quyết định uy tín của doanh nghiệp. Chính vì thế, kiểm soát chặt chẽ từng chỉ số, từng kết quả kiểm nghiệm là nhiệm vụ bắt buộc trong quản trị vận hành.

• Kiểm tra chất lượng đầu vào, công đoạn, thành phẩm: Mọi khâu đều có thể tích hợp kiểm nghiệm, lưu vết toàn bộ kết quả; chỉ những lô đạt chuẩn mới được xuất bán.
• Đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế HACCP/ISO: Báo cáo kiểm nghiệm, phân tích lỗi và lịch sử chất lượng từng lô hàng luôn sẵn sàng phục vụ kiểm toán, truy xuất hoặc xuất khẩu.
• Hỗ trợ kiểm toán, truy xuất khi cần thu hồi sản phẩm: Giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý và bảo vệ uy tín doanh nghiệp.

Tính minh bạch trong quản lý vận hành là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp ngành Đồ uống hiện đại, đặc biệt khi áp lực từ cơ quan quản lý, thị trường và người tiêu dùng ngày càng gia tăng. Điều này thể hiện rõ nhất ở khả năng theo dõi xuyên suốt toàn bộ dòng chảy của nguyên vật liệu cho đến thành phẩm cuối cùng: mỗi lô hàng, từng batch, từng serial đều được ghi nhận và lưu trữ chi tiết ở từng khâu – từ lúc nhập kho, qua từng công đoạn sản xuất, lưu kho, vận chuyển cho đến khi sản phẩm được phân phối tới điểm bán. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể truy vết tức thời và nhanh chóng khi có yêu cầu kiểm tra, thu hồi hoặc phát hiện sự cố chất lượng trên thị trường, đảm bảo việc xử lý minh bạch, bảo vệ uy tín thương hiệu và củng cố niềm tin với khách hàng.

Triển khai ERPNext bia rượu đồ uống đồng nghĩa với việc xây dựng một nền tảng quản trị toàn diện – nơi dữ liệu, quy trình, con người và quyết định luôn đồng bộ, chính xác và minh bạch. Đây là cơ sở vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững, tự tin cạnh tranh ở bất cứ thị trường nào.

4. Các tính năng nổi bật của ERPNext theo ngành Bia – Rượu – Nước giải khát

Quản lý BOM đa tầng, phiên bản hóa, tự động hóa định mức 

ERPNext bia rượu đồ uống cung cấp khả năng quản lý BOM (Bill of Materials) đa cấp linh hoạt, phù hợp với đặc thù sản xuất nhiều công đoạn, nhiều dòng sản phẩm. Mỗi thành phẩm hay bán thành phẩm đều có thể được định nghĩa bởi nhiều tầng BOM, thể hiện chi tiết cấu phần vật tư – phụ liệu, giúp doanh nghiệp kiểm soát nguồn lực từ gốc.

Đặc biệt, hệ thống cho phép phiên bản hóa BOM, lưu trữ lịch sử thay đổi qua từng lần cập nhật công thức, quy trình, định mức vật tư. Từ đó, khi có thay đổi về sản phẩm, cải tiến kỹ thuật hay biến động giá đầu vào, doanh nghiệp dễ dàng áp dụng nhanh định mức mới cho từng dòng sản phẩm hoặc từng batch sản xuất. Tính năng này không chỉ giúp tối ưu chi phí sản xuất mà còn nâng cao khả năng phản ứng linh hoạt trước yêu cầu đổi mới từ thị trường hoặc khách hàng lớn.

Theo dõi nguyên vật liệu – thành phẩm theo lô, batch, hạn sử dụng

Đặc thù ngành bia, rượu, nước giải khát yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt nguyên liệu và sản phẩm theo lô/batch, hạn sử dụng, số serial. Trong quá trình vận hành, mỗi khi doanh nghiệp thực hiện nhập, xuất hoặc kiểm kê tồn kho, ERPNext bia rượu đồ uống sẽ tự động ghi nhận đầy đủ thông tin chi tiết về từng lô hàng, từng batch cũng như hạn sử dụng của từng mặt hàng. Nhờ khả năng này, toàn bộ lịch sử di chuyển của nguyên vật liệu và thành phẩm đều được lưu trữ một cách hệ thống, cho phép các bộ phận dễ dàng tra cứu khi cần kiểm toán, truy xuất nguồn gốc xuất xứ hoặc xử lý các trường hợp thu hồi sản phẩm. 

Quản lý chất lượng tích hợp mọi khâu

Với Giải pháp ERPNext cho ngành đồ uống, doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình quản lý chất lượng xuyên suốt, đáp ứng nghiêm ngặt các tiêu chuẩn quốc tế như HACCP hoặc ISO. Ngay từ khâu đầu vào, ERPNext bia rượu đồ uống tích hợp module Quality Management cho phép kiểm định nghiêm ngặt nguyên vật liệu, chỉ cho phép nhập kho những lô hàng đạt chuẩn kiểm nghiệm. Trong quá trình sản xuất, mọi công đoạn đều được kiểm tra, ghi nhận đầy đủ chỉ số chất lượng của bán thành phẩm cũng như kịp thời phát hiện, lưu lại các sự cố phát sinh. 

Quản lý tồn kho theo FEFO/FIFO, tự động hóa điều chuyển kho 

ERPNext cho phép doanh nghiệp quản lý tồn kho theo các quy tắc như FEFO (xuất trước theo hạn dùng) hoặc FIFO (xuất trước theo ngày nhập), giúp giảm tối đa rủi ro tồn kho chết, hết hạn – nhất là với hàng hóa nhạy cảm như bia, rượu, nước giải khát. Hệ thống còn hỗ trợ tự động hóa điều chuyển hàng hóa giữa các kho, các vùng, dựa trên dữ liệu bán hàng thực tế và mức tồn kho tối ưu từng khu vực. Điều này giúp hàng hóa luôn được phân bổ hợp lý, giảm thiểu tồn kho dư thừa ở kho trung tâm, tăng khả năng đáp ứng thị trường và giảm chi phí vận chuyển.

Tích hợp quản lý khuyến mãi, chiết khấu, hoa hồng 

ERPNext bia rượu đồ uống cho phép doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và quản lý các chính sách khuyến mãi, chiết khấu, hoa hồng đa tầng với nhiều điều kiện khác nhau. Các chương trình này có thể được áp dụng tự động cho từng nhóm khách hàng, đại lý, kênh bán hàng, khu vực, nhóm sản phẩm hoặc theo từng chiến dịch marketing cụ thể. Nhờ khả năng tự động nhận biết và áp dụng chính xác các ưu đãi cho từng giao dịch, hệ thống giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ nhầm lẫn, thất thoát hay gian lận do thao tác thủ công. Đồng thời, quá trình chi trả hoa hồng cho nhân viên hoặc đối tác phân phối cũng trở nên minh bạch, kịp thời, góp phần thúc đẩy động lực kinh doanh và tăng hiệu quả quản trị tài chính.

Tự động hóa báo cáo, cảnh báo và phân tích xu hướng tiêu dùng 

Khả năng tự động tổng hợp dữ liệu và cảnh báo của ERPNext quản lý sản xuất bia rượu giúp lãnh đạo doanh nghiệp luôn chủ động trước mọi biến động của thị trường và vận hành nội bộ. Hệ thống liên tục gửi cảnh báo khi tồn kho xuống thấp, hàng hóa cận date hoặc phát sinh các trường hợp bất thường trong quá trình nhập xuất kho, đảm bảo quy trình sản xuất – phân phối luôn thông suốt và giảm thiểu rủi ro bị động khi nhu cầu tăng đột biến hoặc xuất hiện hàng lỗi. Ngoài ra, các báo cáo và dashboard trực quan của giải pháp ERPNext cho ngành đồ uống cho phép lãnh đạo nhanh chóng phân tích xu hướng tiêu thụ theo mùa vụ, khu vực, kênh bán hoặc từng nhóm sản phẩm, hỗ trợ hoạch định sản xuất, xây dựng chiến lược marketing và dự báo sát nhu cầu thị trường. Doanh nghiệp có bức tranh toàn cảnh vận hành, dữ liệu đa chiều và luôn được cập nhật real-time để ra quyết định nhanh chóng, chính xác, gia tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Khả năng tích hợp và mở rộng không giới hạn 

Giải pháp ERPNext cho ngành đồ uống hỗ trợ doanh nghiệp kết nối và tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống quản lý phân phối (DMS), điểm bán lẻ (POS), nền tảng logistics và các sàn thương mại điện tử thông qua API mở, tạo thành một hệ sinh thái số hóa đồng bộ. Nhờ khả năng đồng bộ hóa tức thời các thông tin như đơn hàng, trạng thái giao nhận, tồn kho và doanh số trên toàn bộ các kênh phân phối, ERPNext bia rượu đồ uống giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn tình trạng nhập liệu lặp lại, hạn chế tối đa sai sót, đồng thời tăng tốc độ xử lý giao dịch cũng như khả năng phục vụ khách hàng. Hệ sinh thái mở này tạo điều kiện cho doanh nghiệp luôn chủ động thích ứng với mọi mô hình phân phối hiện đại, triển khai linh hoạt bán hàng đa kênh hoặc tối ưu logistics phù hợp với từng thị trường, từng vùng miền.

Bên cạnh đó, một điểm ưu việt nổi bật của </span>ERPNext bia rượu đồ uống là khả năng vận hành low-code/no-code – cho phép doanh nghiệp tự động hóa quy trình, xây dựng workflow, thêm trường dữ liệu mới hoặc tùy chỉnh biểu mẫu báo cáo mà không cần phụ thuộc vào đội ngũ IT chuyên sâu. Giao diện kéo thả trực quan giúp các bộ phận chủ động thay đổi quy trình, thử nghiệm các mô hình kinh doanh mới nhanh chóng, linh hoạt mà không phát sinh chi phí lập trình hay bảo trì phức tạp. Lợi thế này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự, nâng cao năng lực thích ứng và thúc đẩy sự sáng tạo nội bộ liên tục.

Nhờ các tính năng nâng cao và khả năng mở rộng không giới hạn, </span>ERPNext bia rượu đồ uống đã và đang giúp các doanh nghiệp sản xuất – thương mại – phân phối trong ngành kiểm soát chặt chẽ mọi mắt xích vận hành, chủ động trước mọi biến động thị trường, sẵn sàng mở rộng quy mô, đa dạng hóa mô hình kinh doanh và khẳng định vị thế dẫn đầu về chuẩn quản trị số toàn ngành.

5. Tại sao nên triển khai ERPNext thay cho các hệ thống ERP khác?

Một trong những giá trị cốt lõi của ERPNext chính là khả năng hợp nhất toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất. Từ sản xuất, kho, bán hàng, kế toán, tài chính đến chăm sóc khách hàng, mọi quy trình đều được kết nối tự động, dữ liệu cập nhật real-time.
Điều này loại bỏ hoàn toàn cảnh nhập liệu lặp lại giữa các phòng ban, chấm dứt tình trạng “mỗi bộ phận một file Excel”, hạn chế tối đa rủi ro sai sót, đối chiếu thủ công hoặc “mất dấu” thông tin khi chuyển giao giữa các khâu. Lãnh đạo chỉ cần một cái nhìn tổng thể trên dashboard là có thể nắm bắt tức thì mọi hoạt động, luồng tiền, hàng hóa và hiệu quả kinh doanh trên toàn doanh nghiệp.

Dễ dàng mở rộng, tùy biến sâu – Quy trình “may đo” cho từng mô hình phát triển

ERPNext được thiết kế với triết lý mở – luôn sẵn sàng tùy biến và mở rộng linh hoạt theo từng giai đoạn phát triển, từng thay đổi về mô hình kinh doanh hoặc tổ chức phân phối của doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp tăng trưởng, mở rộng sang các kênh bán mới, đa dạng hóa sản phẩm hoặc tối ưu lại quy trình nội bộ, hệ thống cho phép bổ sung, điều chỉnh nghiệp vụ nhanh chóng, không bị “gò bó” như các phần mềm đóng gói truyền thống. Chính vì vậy, doanh nghiệp luôn chủ động thích ứng với mọi biến động thị trường mà không cần tái đầu tư phần mềm từ đầu.

Chi phí hợp lý, không phí ẩn – Đầu tư bền vững cho chuyển đổi số

ERPNext mang lại hiệu quả tối ưu về chi phí, giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí triển khai ban đầu cũng như chi phí vận hành, bảo trì lâu dài so với các phần mềm ERP quốc tế.
Không có phí license phần mềm “ẩn” hay các khoản phụ phí ngoài dự toán. Toàn bộ nguồn lực tập trung vào triển khai thực tế, đào tạo và vận hành, tạo tiền đề vững chắc cho chuyển đổi số toàn diện mà không lo áp lực ngân sách.

Cộng đồng phát triển lớn, cập nhật công nghệ liên tục – Không ngừng đổi mới cùng thế giới

ERPNext sở hữu cộng đồng người dùng và phát triển toàn cầu hàng đầu trong lĩnh vực ERP mã nguồn mở với hơn 30.000 doanh nghiệp tại hơn 130 quốc gia đang sử dụng; cộng đồng đóng góp từ hơn 60.000 developer toàn cầu; hơn 500 đối tác triển khai chính thức ở các quốc gia và ở Việt Nam, MBW Digital là đơn vị tư vấn và triển khai duy nhất; hệ sinh thái hơn 10+ ứng dụng hỗ trợ đa dạng và hoán toàn miễn phí và đặc biệt là có hơn 10.000 topic thảo luận hàng tháng được chia sẻ trên diễn đàn Forum. 
Hệ sinh thái này giúp doanh nghiệp Việt Nam luôn được tiếp cận các cải tiến, xu hướng quản trị mới nhất – từ công nghệ AI, báo cáo thông minh đến tích hợp hệ thống bán hàng đa kênh hoặc quản lý chuỗi cung ứng số hóa. Doanh nghiệp sẽ không còn lo lắng bị lỗi thời hay “lạc hậu” về công nghệ, mà luôn sẵn sàng chuyển mình cùng xu hướng toàn cầu.

Dễ sử dụng, giao diện tiếng Việt – Đào tạo nhanh, tăng tốc vận hành

ERPNext được Việt hóa toàn diện về giao diện, tài liệu và quy trình thao tác. Điều này giúp đội ngũ nhân sự tại Việt Nam dễ dàng tiếp cận, học tập và sử dụng hệ thống mà không gặp rào cản ngôn ngữ. Quá trình đào tạo, chuyển giao công nghệ diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo mọi nhân sự đều có thể phát huy tối đa hiệu quả công việc trên nền tảng mới.

Bảo mật và phân quyền chặt chẽ – Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu doanh nghiệp

ERPNext tích hợp các lớp bảo mật hiện đại, cho phép phân quyền truy cập chi tiết tới từng nhóm người dùng, từng phòng ban. Hệ thống sẽ kiểm soát việc ai được xem, sửa hoặc khai thác dữ liệu quan trọng, giảm tối đa rủi ro rò rỉ, mất mát thông tin hoặc xung đột quyền truy cập. Đây là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản dữ liệu, đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật ngày càng khắt khe trong thời đại số.
ERPNext ngành Bia – Rượu – Nước giải khát không chỉ là một phần mềm quản trị, mà là một nền tảng chuyển đổi số toàn diện, đồng hành và bảo vệ doanh nghiệp trong suốt hành trình phát triển, mở rộng và hội nhập với thế giới.

6. Case Study: Triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp ERPNext do công ty Rượu Thế Giới

Để phân tích rõ nét hơn giá trị thực tiễn mà ERPNext khi triển khai với ngành Bia – Rượu – Nước giải khát, hãy cùng nhìn vào hành trình chuyển đổi số tại Công ty TNHH Rượu Thế Giới (RTG) – một trong những doanh nghiệp tiên phong áp dụng giải pháp ERPNext bia rượu đồ uống tại Việt Nam. Từ một hệ thống vận hành rời rạc, thiếu kết nối, gặp nhiều bất cập trong quản lý kho, bán hàng, công nợ và kiểm soát chính sách giá, RTG đã lựa chọn ERPNext như một nền tảng tổng thể để tái cấu trúc toàn bộ quy trình quản trị. Những kết quả đạt được sau triển khai không chỉ thể hiện ở hiệu quả vận hành và tối ưu hóa chi phí, mà còn khẳng định vai trò của giải pháp ERPNext cho ngành đồ uống trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng tốc phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt.

6.1 Trước khi triển khai ERPNext

Trước khi triển khai ERPNext, Công ty TNHH Rượu Thế Giới đang gặp khó khăn với việc đạt được hiệu quả trong quản lý do không có phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể. Điều đó dẫn đến hạn chế cho doanh nghiệp trong việc quản lý, tối ưu hóa và phát triển hoạt động kinh doanh của mình:

• Hệ thống phân quyền yếu: Dữ liệu quản lý hệ thống không được kiểm soát chặt – nhiều tài khoản không phân quyền rõ ràng, khiến nhân sự có thể truy cập hoặc chỉnh sửa thông tin nhạy cảm ngoài phạm vi cho phép, gây rủi ro bảo mật.
• CRM & quản lý khách hàng: Không kiểm soát được hạn mức công nợ và tín dụng khách hàng; hồ sơ khách hàng không đầy đủ khiến quy trình giao hàng lộn xộn, dịch vụ hỗ trợ kém chuyên nghiệp, dẫn đến mất lòng tin và khách hàng tiềm năng.
• Quản lý kho: Không có hệ thống quản lý kho bài bản khiến RTG thường xuyên bị mất kiểm soát về tồn kho – không biết chính xác sản phẩm, số lượng, vị trí lưu trữ; mất mát hàng hóa do sai sót thủ công, giảm hiệu suất và gia tăng chi phí hoạt động.
• Mua – bán hàng kém linh hoạt: Hệ thống hiện tại không hỗ trợ phát triển tính năng mới theo yêu cầu kinh doanh (ví dụ: chương trình khuyến mãi mới, bán hàng đa kênh, app mobile); không dùng nền tảng web hoặc di động khiến nhân sự nhiều chi nhánh bất tiện khi vận hành.
• Quản lý công nợ: Hóa đơn phải thu lớn nhưng không có công cụ đối soát tự động, dễ bỏ sót hóa đơn, mắc nợ xấu đến hạn rất cao – dẫn tới rủi ro tài chính lớn.
• Khả năng tích hợp: Hệ thống rời rạc, không tích hợp liền mạch giữa các phòng ban khiến hiệu suất làm việc kém, dữ liệu phân mảnh, không có nền tảng mở để mở rộng quy trình với phần mềm khác khi cần.
• Khó mở rộng và phát triển: Khi RTG muốn mở rộng mô hình phân phối hoặc nâng cấp quy trình nội bộ, không có nền tảng ERP tổng thể khiến mọi cải tiến đều phải xử lý thủ công hoặc phát sinh chi phí cao.

6.2 Kết quả đạt được

Sau khi ứng dụng giải pháp ERPNext bia rượu đồ uống, RTG đã đồng nhất dữ liệu toàn bộ các hoạt động quản trị từ kho, bán hàng, mua hàng, CRM, kế toán đến công nợ – lên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, mọi thông tin quan trọng về hàng hóa, khách hàng, tài chính hay chương trình bán hàng đều được cập nhật realtime và hiển thị trực quan trên dashboard tổng hợp. Ban lãnh đạo chỉ mất 1–2 phút là có thể theo dõi toàn cảnh hoạt động doanh nghiệp, thay vì phải rà soát hàng chục file, bản in hoặc liên hệ từng phòng ban như trước.

• Phân quyền chuẩn xác và bảo mật mạnh mẽ: Hệ thống </span>ERPNext bia rượu đồ uống cho phép RTG phân quyền chi tiết đến từng vị trí công việc, từng tính năng, đảm bảo dữ liệu chỉ có thẩm quyền được phép truy cập hoặc sửa đổi. Trước đây đã từng có trường hợp nhân viên tự ý thay đổi chương trình khuyến mãi của công ty nhưng nhờ tính năng truy vết dữ liệu đã chủ động kiểm soát và giảm thiểu rủi ro thất thoát, lộ lọt thông tin. Bên cạnh đó, mỗi quy trình duyệt đơn hàng, xuất kho, hoặc thay đổi giá bán đều có workflow rõ ràng và được kiểm soát nghiêm ngặt trên hệ thống.

• CRM: Nhờ tích hợp module CRM trong ERPNext quản lý sản xuất bia rượu, RTG không chỉ kiểm soát tốt các hạn mức tín dụng khách hàng mà còn chủ động cảnh báo các trường hợp khách hàng sắp hết hạn mức hoặc chậm thanh toán. Lịch sử giao dịch, phản hồi, khiếu nại đều được lưu trữ tự động, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, chăm sóc khách hàng chủ động và giảm thiểu rủi ro mất khách. 

• Kho vận chuẩn quốc tế, kiểm soát tồn kho chặt chẽ: RTG kiểm soát kho hàng theo từng lô, batch, hạn sử dụng và serial một cách bài bản, đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về truy xuất nguồn gốc trong ngành rượu nhập khẩu. ERPNext hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hệ thống kho hàng chi tiết theo dạng cây và đánh dấu từng đặc điểm kho hàng riêng biệt. Hệ thống cũng hỗ trợ tốt việc quản lý Tờ khai hải quan, Tem hải quan – tất cả dữ liệu về nhập khẩu, tờ khai đều được lưu trữ tập trung, minh bạch và dễ tra cứu, giúp quá trình kiểm tra, báo cáo với cơ quan chức năng trở nên thuận tiện và nhanh chóng. Các line hàng hóa trên kho, chi tiết từng mặt hàng đều được quản lý tập trung, giảm thiểu tối đa tình trạng thất lạc, nhầm lẫn hay nhập xuất thủ công. Trước đây, khi kiểm tra hàng tồn thì có thể mất nhiều ngày nhưng hiện tại quy trình diễn ra nhanh chóng hơn chỉ mất 1-2 giờ đồng hồ và khi thâm hụt sẽ biết nguyên nhân là do đâu..

• Tự động hóa quy trình xuất hàng phức tạp: Việc xuất hàng – đặc biệt với các đơn hàng phức tạp, nhiều mặt hàng, nhiều lô, hoặc theo yêu cầu đặc biệt của các chuỗi siêu thị, đại lý lớn – nay đã được ERPNext tự động hóa. Nhân viên kho chỉ cần thao tác trên hệ thống, tất cả các bước – từ kiểm tra tồn kho, chọn lô xuất, in phiếu giao hàng, cập nhật công nợ – đều thực hiện trên một quy trình liền mạch, giảm 80–90% thao tác thủ công, gần như loại bỏ nhầm lẫn.

• Tối ưu quản lý công nợ – phân tách theo chuỗi siêu thị, cửa hàng: Một điểm nổi bật là ERPNext cho ngành đồ uống giúp RTG kiểm soát chi tiết công nợ đến từng chuỗi siêu thị, từng khách hàng lớn và từng cửa hàng nhỏ lẻ. Công nợ được theo dõi, cảnh báo theo từng đầu mối giao dịch, giúp bộ phận tài chính chủ động thu hồi nợ, đối chiếu chính xác, giảm rủi ro nợ xấu. Đối với RTG, đặc thù bán hàng qua nhiều kênh phân phối và chuỗi siêu thị, việc kiểm soát công nợ từng điểm bán là yếu tố quyết định đến dòng tiền và sự ổn định tài chính. Bên cạnh đó, đội ngũ MBW Digital cần hỗ trợ tùy chỉnh chuyên sâu quản lý công nợ theo cụm khách hàng, tức là khi giao hàng cho cùng hệ thống chỉ tính công nợ cho một công ty mẹ, việc này tránh tình trạng xuất quá nhiều hóa đơn hay sai sót dữ liệu.

• Tự động hóa áp dụng hơn 400 quy tắc giá, chương trình khuyến mãi: Một trong những “điểm nghẽn” lớn trước đây của RTG là quản lý các chương trình giá, khuyến mãi, chiết khấu cực kỳ phức tạp với số lượng lớn, thay đổi liên tục theo từng mùa vụ, nhóm khách hàng hoặc sản phẩm. Sau triển khai ERPNext, toàn bộ hơn 400 quy tắc giá và chương trình khuyến mãi của RTG được cài đặt tự động trên hệ thống. Khi tạo đơn hàng, hệ thống tự động nhận diện điều kiện và áp dụng đúng chương trình, đúng nhóm khách, đúng sản phẩm, giúp loại bỏ nhầm lẫn, gian lận và giảm gánh nặng cho bộ phận bán hàng.

• Quản lý điều hành và thực thi sản xuất liền mạch: ERPNext đã giúp RTG chuyển toàn bộ quy trình sản xuất – từ lập kế hoạch, điều chuyển nguyên vật liệu, kiểm soát công đoạn, theo dõi tiến độ, kiểm tra chất lượng – lên hệ thống điện tử. Tất cả các ca sản xuất, lệnh điều chuyển, và kết quả kiểm nghiệm đều được lưu trữ, phân tích theo thời gian thực, tạo nên chuỗi điều hành liền mạch từ “đầu vào đến đầu ra”. Điều này không chỉ nâng cao năng suất, giảm thất thoát mà còn giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh các yêu cầu thay đổi của thị trường.

Tại Webinar “Ứng dụng ERPNext trong doanh nghiệp phân phối – Case-study: Công ty Rượu thế giới”, Ông Đặng Thanh Hùng – Trưởng ban dự án phía RTG đã có những chia sẻ trực tiếp, từ khi ứng dụng giải pháp ERPNext cho ngành đồ uống, doanh nghiệp đã rút ngắn đến 70% thời gian đối soát công nợ, tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành, loại bỏ gần như hoàn toàn rủi ro mất dữ liệu hoặc thao tác sai do làm việc thủ công. Đặc biệt, việc đồng bộ dữ liệu, quản lý minh bạch và truy xuất nguồn gốc từng lô hàng đã nâng cao uy tín thương hiệu, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường rượu nhập khẩu. Đội ngũ lãnh đạo cũng đánh giá cao tính linh hoạt, khả năng thích ứng và tốc độ phản hồi khi doanh nghiệp cần thay đổi mô hình kinh doanh, phát triển thêm kênh phân phối hoặc mở rộng quy mô. Toàn bộ các yêu cầu vận hành – từ nhỏ nhất đến lớn nhất – đều có thể cài đặt và điều chỉnh nhanh chóng, không cần tái đầu tư phần mềm hay phụ thuộc vào bên thứ ba.

7. Kết luận

ERPNext không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp Thương mại – Phân phối mà còn mang lại lợi thế vượt trội cho các doanh nghiệp trong ngành Bia – Rượu – Đồ uống, giúp chủ động thích ứng trước mọi biến động của thị trường và xây dựng nền tảng quản trị hiện đại, vững chắc cho tăng trưởng dài hạn.

Điểm nổi bật nhất của ERPNext bia rượu đồ uống là khả năng “may đo” các quy trình nghiệp vụ quản trị và vận hành, đảm bảo phù hợp tuyệt đối với đặc thù thực tế tại Việt Nam. Hệ thống giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi mắt xích – từ quy trình mua hàng, nhập khẩu, kiểm soát chất lượng, bán hàng đa kênh, truy xuất nguồn gốc lô hàng, tối ưu tồn kho, đến quản lý chương trình khuyến mãi, giá bán động, chính sách chiết khấu và chăm sóc khách hàng. Toàn bộ dữ liệu được kết nối liền mạch, minh bạch và realtime, hỗ trợ nhà quản trị dễ dàng ra quyết định nhanh, chính xác.

Ngoài ra, giải pháp ERPNext cho ngành đồ uống còn đáp ứng tốt các yêu cầu pháp lý theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS). Hệ thống cũng hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế mẫu báo cáo quản trị, vận hành, tồn kho, doanh thu… theo nhu cầu riêng của từng mô hình kinh doanh; đồng thời kết nối trực tiếp với các nền tảng ngân hàng, giúp tự động hóa các giao dịch thu/chi, thanh toán hoặc nộp thuế điện tử, hạn chế rủi ro và tiết kiệm thời gian.

ERPNext được Việt hóa toàn diện, sở hữu giao diện thân thiện cùng hệ thống tài liệu hướng dẫn chi tiết, giúp các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và làm chủ hệ thống. Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có đội kỹ thuật mạnh, MBW Digital – đối tác chính thức và duy nhất của ERPNext tại Việt Nam – với đội ngũ tư vấn, triển khai giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc đặc thù ngành phân phối, luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp Bia – Rượu – Đồ uống trong quá trình chuyển đổi số thực tiễn và hiệu quả nhất. Liên hệ ngay với chúng tôi tại đây hoặc qua hotline 0983-492-716 để được khảo sát quy trình miễn phí cùng MBW Digital – nhận giải pháp ERPNext tối ưu, cá nhân hóa theo mô hình doanh nghiệp của bạn.