Trong bối cảnh giá nguyên vật liệu và chi phí vận hành ngày càng biến động, doanh nghiệp cần không chỉ mua hàng đúng lúc mà còn cần biết đang chi tiêu như thế nào, cho ai và có hiệu quả không. Tuy nhiên, việc thiếu công cụ báo cáo chi tiết khiến nhiều CEO phải “quyết định mù” khi phân bổ ngân sách cho mua sắm.
Với ERPNext, bộ công cụ báo cáo chi phí mua hàng ERPNext giúp doanh nghiệp nhìn rõ chi phí từ cấp độ từng mặt hàng, từng nhà cung cấp đến từng phòng ban đề xuất – từ đó tối ưu từng đồng chi tiêu.
❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu phân hệ mua hàng ERPNext
Tại sao cần báo cáo chi phí mua hàng ERPNext
“Không đo được – thì không tối ưu được.” – Chuyên gia vận hành tại MBW Digital
Việc không nắm được chi phí cụ thể dẫn đến:
-
Chi tiêu trùng lặp ở nhiều phòng ban
-
Khó đàm phán vì thiếu lịch sử giao dịch nhà cung cấp
-
Không có căn cứ để lập ngân sách năm tiếp theo
Ngược lại, khi ứng dụng báo cáo chi phí mua hàng ERPNext:
-
Chi phí được ghi nhận tự động từ Purchase Invoice và Purchase Order
-
Có thể xem chi tiết từng đơn hàng, từng mặt hàng, theo từng thời kỳ
-
Tối ưu hóa nguồn cung và chính sách mua hàng
Thiết lập chuẩn dữ liệu mua hàng
Trước khi phân tích chi phí hiệu quả, bạn cần chuẩn hóa đầu vào:
-
Mã vật tư (Item Code): mỗi mặt hàng cần có mã riêng biệt, mô tả rõ
-
Nhà cung cấp (Supplier): thông tin đầy đủ, phân nhóm rõ ràng
-
Chi phí liên quan: như phí vận chuyển, thuế, chiết khấu phải được ghi rõ trong đơn hàng và hóa đơn
→ Việc này đảm bảo số liệu trong báo cáo phản ánh đúng thực tế chi phí đã chi tiêu.
Các loại báo cáo phân tích chi phí mua hàng trên ERPNext
ERPNext cung cấp các mẫu báo cáo mặc định, có thể tùy biến dễ dàng:
-
Purchase Analytics: phân tích tổng thể theo nhà cung cấp, nhóm hàng, người tạo đơn
-
Purchase Order Trends: thống kê chi phí theo tháng, quý, năm
-
Item-wise Purchase Report: xem chi phí chi tiết theo mặt hàng
Các báo cáo này có thể lọc theo:
-
Thời gian (month/year)
-
Nhà cung cấp
-
Bộ phận/phòng ban đề xuất
-
Loại mặt hàng
Báo cáo chi phí mua hàng ERPNext theo nhà cung cấp và nhóm hàng
Một trong những tính năng nổi bật là:
-
So sánh giá mua trung bình theo từng nhà cung cấp
-
Phân tích số lượng đơn hàng, giá trị đơn hàng theo nhóm hàng
Từ đó, bạn có thể:
-
Ưu tiên nhà cung cấp có đơn giá tốt và lịch sử giao hàng ổn định
-
Tìm ra nhóm hàng đang tiêu tốn nhiều ngân sách nhất
-
Đàm phán giảm giá với nhà cung cấp dựa trên tổng số mua hàng
❯❯ Tham khảo thêm: Theo dõi lịch sử giá mua ERPNext
Phân tích xu hướng chi phí mua hàng theo thời gian
Với báo cáo Purchase Trend, bạn có thể:
-
So sánh chi phí giữa các kỳ
-
Phát hiện thời điểm tăng đột biến chi phí (ví dụ: cuối năm)
-
Kiểm soát chi tiêu theo mùa vụ
→ Từ đó, phòng mua hàng có thể lập kế hoạch đặt hàng sớm, tối ưu giá và dòng tiền.
Mẹo khi sử dụng báo cáo chi phí mua hàng ERPNext
-
Đảm bảo tất cả chi phí liên quan được ghi rõ trong Purchase Invoice
-
Gắn đúng tài khoản kế toán khi mua hàng để thống kê chi phí đúng nhóm
-
Sử dụng báo cáo theo bộ phận để đánh giá hiệu quả từng đơn vị
-
Xuất báo cáo định kỳ hàng tháng để kiểm soát ngân sách theo thời gian thực
Kết luận
Báo cáo chi phí mua hàng ERPNext không chỉ là công cụ kế toán, mà là nền tảng giúp CEO ra quyết định thông minh, kiểm soát dòng tiền và tối ưu chiến lược mua sắm.
Nếu doanh nghiệp bạn vẫn đang tổng hợp chi phí thủ công hoặc không rõ đang mua gì từ ai – đã đến lúc để ERPNext giúp bạn thay đổi điều đó.
Mời bạn đọc thêm:
ERPNext giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai chiến lược bán hàng đa kênh mà không lo hệ thống phức tạp hay rời rạc. Tất cả quy trình từ báo giá – đặt hàng – giao hàng – thu tiền đều được đồng bộ hóa và dễ dàng thiết kế lại theo nhu cầu thực tế. Hệ thống hỗ trợ phân tích doanh thu, lợi nhuận theo kênh, khách hàng, nhân viên kinh doanh. Khả năng tùy chỉnh linh hoạt là điểm cộng lớn cho doanh nghiệp cần mở rộng quy mô nhanh chóng.
Liên hệ với MBW Digital – Đối tác chính thức duy nhất của ERPNext tại Việt Nam để được tư vấn giải pháp phù hợp với doanh nghiệp bạn.
