Quản lý yêu cầu mua hàng (Purchase Request) trong ERPNext

Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu mua sắm nội bộ ngày càng phức tạp. Việc thiếu hệ thống quản lý tập trung khiến quy trình yêu cầu mua hàng trở nên rời rạc, dễ gây lãng phí ngân sách và khó kiểm soát ưu tiên.

ERPNext mang lại một cách tiếp cận bài bản – giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời yêu cầu mua hàng (Purchase Request): từ khởi tạo, phê duyệt, cho đến khi chuyển thành đơn mua hàng. Quy trình này giúp chuẩn hóa hoạt động mua sắm, tăng tính minh bạch và đảm bảo mua đúng thứ, đúng lúc.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu phân hệ mua hàng ERPNext

Yêu cầu mua hàng (Purchase Request) trong ERPNext là gì?

Yêu cầu mua hàng (Purchase Request) trong ERPNext là bước khởi đầu của quy trình mua sắm, cho phép các phòng ban đề xuất nhu cầu mua vật tư, thiết bị hoặc dịch vụ. Tất cả đề xuất được tập trung tại một hệ thống duy nhất, giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách, tránh mua trùng lặp và thiết lập quy trình phê duyệt rõ ràng. Đây là công cụ quan trọng để tối ưu chi phí và minh bạch hóa hoạt động mua hàng.

Tại sao doanh nghiệp cần quản lý yêu cầu mua hàng bằng ERPNext?

Không kiểm soát đề xuất mua hàng – đồng nghĩa với thất thoát ngân sách ngay từ đầu vào.” Việc quản lý yêu cầu mua hàng (Purchase Request) trên ERPNext giúp doanh nghiệp:

Tập trung hóa tất cả yêu cầu từ các phòng ban về một hệ thống chung, dễ kiểm soát.

Ngăn chặn tình trạng mua trùng lặp, vượt ngân sách hoặc sai thứ tự ưu tiên, đặc biệt trong môi trường nhiều bộ phận cùng đề xuất.

Tăng cường tính minh bạch với quy trình phê duyệt rõ ràng, phân quyền theo cấp bậc.

Cho phép truy vết toàn bộ luồng đề xuất – phê duyệt – mua hàng, giúp dễ dàng đo lường hiệu quả và tối ưu chi phí mua sắm.

Thiết lập quyền và cấu hình mẫu yêu cầu mua hàng

Để triển khai hiệu quả:

Thiết lập quyền: vào User Permissions để xác định ai có quyền tạo, duyệt và xem yêu cầu
Tạo mẫu yêu cầu: trong Buying > Purchase Request, tạo mẫu có sẵn (template) gồm các trường như: Item, Quantity, Required Date
Thiết lập luồng duyệt (Workflow): tạo Workflow cho Purchase Request để phê duyệt theo cấp bậc (ví dụ: Trưởng phòng > Giám đốc mua hàng)

Quy trình tạo và phê duyệt yêu cầu mua hàng ERPNext

Nhân viên tạo Purchase Request từ menu Buying > Purchase Request
Điền thông tin chi tiết: mặt hàng, số lượng, thời hạn cần
Gửi lên cấp duyệt (tự động chuyển trạng thái Pending Approval)
Người duyệt nhận email + thông báo trên dashboard
Khi được duyệt → hệ thống tự động mở quyền tạo đơn mua hàng tương ứng

→ Toàn bộ quá trình có thể theo dõi trong Timeline và hoạt động nhật ký (Activity Log)

Chuyển đổi từ yêu cầu sang đơn mua hàng

Khi yêu cầu đã được duyệt:

Truy cập Purchase Request, chọn “Make” → “Purchase Order” hoặc “Request for Quotation”
Các thông tin được sao chép tự động (Item, Qty, Needed by Date…)
Có thể gộp nhiều yêu cầu vào 1 đơn hàng nếu cùng nhà cung cấp

❯❯ Tham khảo thêm tại Tự động hóa đặt hàng với ERPNext

Báo cáo và theo dõi yêu cầu mua hàng

Requested Items to be Ordered: danh sách các mặt hàng đã yêu cầu nhưng chưa đặt hàng
Purchase Request Trends: thống kê số lượng, chi phí đề xuất theo thời gian
Pending Approval Report: theo dõi các yêu cầu chưa được duyệt

Có thể lọc theo: thời gian, bộ phận đề xuất, trạng thái duyệt, người tạo.

Lưu ý khi sử dụng Purchase Request

Cấu hình rõ hạn mức từng bộ phận trước khi cho phép tạo yêu cầu
Sử dụng mẫu yêu cầu chuẩn (template) để đồng bộ
Thiết lập workflow phê duyệt phân cấp tránh bottleneck
Tạo báo cáo định kỳ để phân tích đề xuất không thực hiện

“Hệ thống càng tự động – kiểm soát càng dễ dàng.”

Kết luận

Quản lý yêu cầu mua hàng ERPNext không chỉ là công cụ hỗ trợ hành chính, mà là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính, tăng tốc xử lý đơn hàng và giảm thiểu rủi ro mua sắm.

Hãy bắt đầu cấu hình ngay từ hôm nay để chuẩn hóa mọi đề xuất mua hàng trong doanh nghiệp.

Đọc thêm các bài liên quan khác của Module Mua hàng

ERPNext là công cụ tối ưu cho doanh nghiệp đa kênh cần kiểm soát chính xác chính sách giá, chiết khấu và điều kiện thanh toán theo từng kênh. Hệ thống cung cấp các dashboard phân tích doanh số theo nhân viên, nhóm khách hàng, khu vực và thời gian. Với khả năng tùy chỉnh không giới hạn, doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược bán hàng riêng biệt, đồng thời đảm bảo minh bạch dữ liệu và hiệu quả vận hành.

Liên hệ với đội ngũ chuyên gia của MBW digital để nhận hỗ trợ và tư vấn ERPNext ngay hôm nay!